談收尾工作在軟件信息系統(tǒng)中的作用

許丹

引言：本文以該項目為例，探討了信息系統(tǒng)項目收尾工作的主要內(nèi)容：包括合同收尾和管理收尾，并給出了該項目的實施收尾的工作流程。還針對該項目在收尾過程中出現(xiàn)的一些問題，闡述了相應(yīng)的解決辦法；對于需求變更的問題，采取了版本控制、與用戶溝通及爭取用戶領(lǐng)導協(xié)商的辦法；對于用戶不愿意簽字的問題，在了解真實原因的基礎(chǔ)上，對癥下藥；項目資金不能到位的問題主要是爭取了公司領(lǐng)導和市場營銷部的支持，共同攻關(guān)。最后還討論了在驗收后如何在項目內(nèi)部進行認真的總結(jié)。

2007年3月，我所在的軟件公司承接了某市政府公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)項目的研發(fā)工作，我擔任項目經(jīng)理，負責項目管理工作。該項目主要完成某市政府的市領(lǐng)導、政府辦公廳、下屬40多個部辦委局的工作機構(gòu)之間的電子公文流轉(zhuǎn)和電子簽名工作，項目從啟動到成功收尾歷時10個月，順利達成了項目的目標。由于該項目的客戶方式政府機關(guān)，涉及的方方面面很廣，收尾比較困難，但我們采取了相應(yīng)的措施，在項目組內(nèi)部和外部收尾工作都進行得有條不紊。

信息系統(tǒng)項目的收尾時項目生命周期的最后階段、是軟件產(chǎn)品準備提交時，項目班子所做的收尾工作。收尾工作往往是零碎、繁瑣、費時、費力的。

收發(fā)過程是項目干系人和客戶對最終產(chǎn)品進行驗收，使項目或項目階段有序地結(jié)束的過程。許多軟件項目在尚未完成之前就被取消了，但項目收尾仍然是重要的，因為通過項目收尾可以總結(jié)經(jīng)驗教訓，能夠改進未來的項目。項目收尾包括合同收尾和管理收尾兩部分。

管理收尾涉及為了使項目干系人對項目產(chǎn)品的驗收正式化而進行的項目成果驗證和歸檔，具體包括收集項目記錄、確保產(chǎn)品滿足商業(yè)需求、并將項目信息歸檔，還包括項目審計在內(nèi)。管理收尾對降低信息系統(tǒng)項目失敗率有重大的意義。為什么會失?。坑惺裁吹胤娇梢愿倪M？獲得了什么經(jīng)驗？對一系列的問題應(yīng)進行分析，總結(jié)得越多，資源就越豐富，能形成適合企業(yè)自身的成熟的管理模式，以降低信息系統(tǒng)項目管理風險和管理成本。

合同收尾就是了結(jié)合同并結(jié)清賬目，包括解決所有尚未了解的事項。合同收尾需要對整個采購過程進行系統(tǒng)地審查，找出進行本項目其它產(chǎn)品或本組織內(nèi)其他項目采購時值得借鑒的成功和失敗之處。

在某市政府公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)當系統(tǒng)開發(fā)完成并經(jīng)過一個月的上線測試后，系統(tǒng)已基本穩(wěn)定低運行了，我覺得已經(jīng)進入可以開始收尾的時機了。于是我先用《驗收報告》模板給客戶觀看，做到雙方心中有數(shù)；然后開始細致地梳理相關(guān)的問題，準備移交的文檔資料、軟件程序清單等資料；在收尾過程中與客戶保持了持續(xù)的多次溝通；最后舉行了一場正式的驗收會議，邀請雙方的領(lǐng)導及項目組成員、相關(guān)單位的領(lǐng)導參加，完成了驗收工作；在項目組內(nèi)部也組織了一些正式的運動會議和非正式的談話，編寫的項目總結(jié)報告。

當然，我們在項目的驗收過程中也碰到了不少的問題：

“用戶需求的變更時不會變的”，項目要收尾了，需求還在變。主要是因為使用了開發(fā)的系統(tǒng)后，用戶由于對公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)認識有了提高又有了新的需求。系統(tǒng)使用的單位本來就比較多，每個單位提一點就相當多了，而且有的還提出了與公文流轉(zhuǎn)無關(guān)的業(yè)務(wù)需求。

對于需求在收尾時還在變更的問題，并不能不允許變更，而應(yīng)是把變更控制在可接受的范圍內(nèi)。在本項目中，我從以下幾個方面入手解決：一是運用版本控制的方法，向用戶聲明，當前的軟件是Version1.0的（或者是某一版本的），不可能包羅萬象，哪些功能我們將放在下一個版本中去實現(xiàn)。作為開發(fā)方，不能一味的答應(yīng)下來，否則很有可能陷入變更的反復，被其束縛；二是取得用戶的理解，對不甚合理的地方作出解釋，讓其知道我們做出了多大的犧牲去幫助他們實現(xiàn)愿望，爭取談判和開發(fā)上的主動性；三是和用戶方的領(lǐng)導小組進行了協(xié)商，統(tǒng)一定了提出需求的最后期限，大大減少了變更的數(shù)量。

在項目進行驗收的過程中，我發(fā)現(xiàn)用戶并不喜歡在正式的文檔上簽字。經(jīng)過仔細的調(diào)查，找出了原因，原來用戶希望能讓開發(fā)方多呆些時日，以讓公司方多做一些功能，自己多發(fā)現(xiàn)一些問題，用戶方普遍不愿意承擔正式簽字的后果。對此，為了消除用戶心中的顧慮，我讓項目組花些時間細心地給用戶準備了詳細的維護方案和手冊；特別留意在每個單位培養(yǎng)了至少一名用戶方技術(shù)人員達到可維護系統(tǒng)的水平；為了保證簽字的有效性，經(jīng)與用戶方領(lǐng)導小組協(xié)商確定了簽字責任人，有的在領(lǐng)導小組就可以解決簽字的問題；同時我也向公司的領(lǐng)導做了匯報，讓公司領(lǐng)導與用戶方領(lǐng)導小組有橫向的接觸；最后組織召開一次成功的驗收會議，雙方的領(lǐng)導、項目組成員及用戶單位的領(lǐng)導都參加了會議，最終獲得了用戶的一致肯定和高度評價。

項目在驗收會議表示驗收通過后，項目的資金卻遲遲不能到位。資金沒有到位，說明收尾還沒有完成。我馬上向公司領(lǐng)導進行請示，請求支持，并向公司市場營銷部們要求協(xié)助，共同重點攻關(guān)。本項目標的并不高，只有100萬，但用戶方財務(wù)手續(xù)審批繁瑣，造成了時間上的延時，經(jīng)用戶方領(lǐng)導小組組長的拍板，最后在驗收通過的地20天拿到了合同規(guī)定的款項，并保持了和用戶的良好合作關(guān)系。

項目只是更大范圍的組織環(huán)境中的一部分，許多對項目的影響因素是不受項目經(jīng)理所控制的。項目經(jīng)理對管理事務(wù)部熟悉，因為在國內(nèi)項目經(jīng)理大都是由程序員成長起來的，需要公司領(lǐng)導的培養(yǎng)和指導。在收尾階段，像科舉款項的收繳、項目結(jié)束時的會談、客戶關(guān)系出現(xiàn)危機等許多場合下是需要公司領(lǐng)導的支持和參與的。在一個公司領(lǐng)導很重視的環(huán)境下，收尾工作會是更為出色的。

通過驗收了，拿到資金還不能說項目收尾成功了，在項目組內(nèi)部還要進行認真的總結(jié)。文檔整理和項目經(jīng)驗的總結(jié)都是十分細致的工作，需要項目經(jīng)理組織人員耐心細致地去做?？山M織一次項目組的正式或非正式會議，暢談項目研發(fā)過程中的經(jīng)驗，會議中做記錄，會后做整理，將所有項目的文檔和源程序歸檔。

項目總結(jié)是項目可持續(xù)發(fā)展的必要，也是對項目和項目組成員的尊重。當前項目的經(jīng)驗對其他項目是有很好的借鑒意義的，特別是對類似的軟件項目，在管理上、技術(shù)上、開發(fā)過程上都是一筆財富。不僅要有對項目的程序代碼存儲地，所有相關(guān)文檔資料（包括合同、開發(fā)文檔、總結(jié)文檔等）也要歸檔。

我比較傾向于在飯桌上和同事們來總結(jié)經(jīng)驗，一方面是大家完成了項目了，代表公司要表示慰問，另一方面在這個時候談感想談經(jīng)驗是最好的時機，大家話也比較多，在談話后我編寫了項目總結(jié)報告，總結(jié)了同事們的各種觀點，為今后其他項目的開展提供了只是積累。“不斷地學習改進”，我把它作為項目團隊的工作信條。

總之，信息系統(tǒng)的收尾是一項需要細致、耐心而微妙的工作。項目的收尾包括合同收尾和管理收尾，在本項目中，出現(xiàn)了用戶需求仍在變更、用戶不愿意在正式的文檔上簽字、驗收后資金不能及時到位、內(nèi)部項目總結(jié)如何開展的問題，都比較好地得到了解決，成功地收尾。

（作者單位：長沙職業(yè)技術(shù)學院）