辦公信息化對(duì)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的影響

郭登攀 梁臣

引言：隨著現(xiàn)代社會(huì)的進(jìn)步和科技的發(fā)展，各企業(yè)之間的競爭也越來越激烈，為了達(dá)到現(xiàn)代化要求，為了使企業(yè)更有競爭力，現(xiàn)代辦公信息化已經(jīng)成為我國各企業(yè)的重中之重。本文就辦公信息化對(duì)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的影響作出幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)，以體現(xiàn)信息化發(fā)展對(duì)企業(yè)的重要性。

前言

自21世紀(jì)以來，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為我國國民生活的一部分，不僅與日常生活緊密相關(guān)，還普遍應(yīng)用于現(xiàn)代企業(yè)的工作當(dāng)中。21世紀(jì)企業(yè)的競爭就是現(xiàn)代信息化技術(shù)的競爭，若想要立足發(fā)展，就要不斷提升自身的信息技術(shù)能力。辦公室信息化是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，但如何提高員工自身素質(zhì)，更熟練地掌握信息技術(shù)，將信息技術(shù)和傳統(tǒng)辦公模式融合在一起成為現(xiàn)在企業(yè)的首要難題。

一、辦公信息化概述

辦公信息化，是指將現(xiàn)代信息技術(shù)和企業(yè)日常工作結(jié)合在一起，節(jié)約生產(chǎn)成本，提高工作效率，為企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略提供保障。企業(yè)辦公信息化的目的，不僅是要節(jié)約成本，更重要的是實(shí)現(xiàn)信息資源共享，及時(shí)了解市場(chǎng)需求，為企業(yè)獲取最大化的經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)辦公信息化是否能夠有效實(shí)施，這取決于兩方面，一是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息技術(shù)的重視程度，二是企業(yè)員工對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用能力，所以，為了信息技術(shù)在企業(yè)中有效開展，還需全員的共同努力。

二、辦公信息化對(duì)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的影響

（一）辦公信息化對(duì)工作方式的影響

1.使企業(yè)辦公具有靈活性

傳統(tǒng)的辦公方式主要以“紙、筆”等工具為主，工作數(shù)據(jù)往往是堆積如山、繁冗復(fù)雜，不便于攜帶，且計(jì)算時(shí)數(shù)目龐大，常易出錯(cuò)，而將現(xiàn)代信息技術(shù)引入企業(yè)辦公中，實(shí)現(xiàn)資源共享、網(wǎng)絡(luò)計(jì)算，既可以輕易攜帶，又可以提高效率?，F(xiàn)在利用信息技術(shù)，員工不僅可以在企業(yè)內(nèi)部完成工作，只要憑借一臺(tái)計(jì)算機(jī)，甚至可以在家工作，且計(jì)算機(jī)計(jì)算數(shù)據(jù)輕松快捷，既為員工節(jié)約了時(shí)間，又為工作提供了保障[1]。

2.使企業(yè)辦公具有交流性

交流性有兩方面：一是來自企業(yè)外界，二是來自企業(yè)內(nèi)部。傳統(tǒng)的企業(yè)辦公往往是自己做自己的工作，因?yàn)閿?shù)據(jù)較多，溝通起來較為麻煩，且沒有足夠的外界資源，不清楚外界同行業(yè)和市場(chǎng)情況?，F(xiàn)在企業(yè)辦公將信息技術(shù)和工作結(jié)合在一起，信息技術(shù)具有資源共享的有點(diǎn)，第一，員工不僅可以了解到外界同行業(yè)的情況，還可以隨時(shí)關(guān)注市場(chǎng)需求，擴(kuò)充行業(yè)知識(shí)；第二，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)據(jù)輕快便捷，員工內(nèi)部之間交流方便，不僅可以凝聚員工的團(tuán)結(jié)力，還可以促進(jìn)員工的共同進(jìn)步。

3.使企業(yè)辦公具有多樣性

自近十多年以來，互聯(lián)網(wǎng)逐步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)資源共享，普及到各行各業(yè)，現(xiàn)今的企業(yè)不再是獨(dú)自蠻干和閉門造車，而是開始與合作伙伴共同進(jìn)步，以節(jié)約成本、保證質(zhì)量、獲取效益，使其能夠互惠互利。通過現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，企業(yè)之間不僅能改善自身不足，還能借用他人長處，取其精華、去其糟粕，實(shí)現(xiàn)“共贏”，這也既有利于我過經(jīng)濟(jì)社會(huì)的和諧發(fā)展。

（二）辦公信息化對(duì)企業(yè)發(fā)展的影響

1.決定企業(yè)發(fā)展方向

企業(yè)的發(fā)展并不是盲目的，而是需要企業(yè)經(jīng)營者或者企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的決策，為企業(yè)發(fā)展制定合理性方向，而企業(yè)的發(fā)展方向不僅需要經(jīng)營者對(duì)內(nèi)部的了解，還需要其掌握外部信息和市場(chǎng)需求。信息技術(shù)正是起到了這方面作用，領(lǐng)導(dǎo)層可以通過信息技術(shù)了解同行業(yè)的發(fā)展目標(biāo)和市場(chǎng)需求，而基層工作人員可以通過信息技術(shù)學(xué)習(xí)更多的專業(yè)技能，這也影響著企業(yè)的發(fā)展[2]。

2.提高企業(yè)競爭力

傳統(tǒng)的企業(yè)運(yùn)作模式是閉門造車式的獨(dú)自蠻干，幾乎與外界脫軌，這也意味著企業(yè)無法與同行業(yè)進(jìn)行比較，自身的不足無法了解，導(dǎo)致許多企業(yè)經(jīng)營效益不佳甚至倒閉。而現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)達(dá)普及全國，辦公信息化可以將企業(yè)日常工作與外界信息緊密相連，使企業(yè)知己知彼，提高自身競爭力。

3.解決企業(yè)管理弊端

我國在十幾年以前，工作的模式幾乎都是上級(jí)將任務(wù)傳給中級(jí)，中級(jí)轉(zhuǎn)給下級(jí)，而向上匯報(bào)則是下級(jí)報(bào)告中級(jí)，中級(jí)傳給上級(jí)，這其中的轉(zhuǎn)達(dá)極易出現(xiàn)問題，甚至是耽誤工作時(shí)間，降低工作效率。在互聯(lián)網(wǎng)普及的今天，以計(jì)算機(jī)為主的工作模式大大減輕了企業(yè)不必要的工作量，例如上級(jí)交給下級(jí)一個(gè)文件，不比通過中級(jí)轉(zhuǎn)達(dá)，也不必親自下交，只需通過計(jì)算機(jī)傳輸給員工即可，這不僅使工作任務(wù)的要求得以正確轉(zhuǎn)達(dá)，還能夠節(jié)約工作時(shí)間，提高工作效率。

4.便于了解市場(chǎng)需求

在科技迅猛發(fā)展的今天，要求這各企業(yè)也必須跟上時(shí)代潮流，做好信息技術(shù)建設(shè)工作，企業(yè)為了提高自身競爭力，在社會(huì)中占有一席之地，就要了解同行業(yè)的業(yè)內(nèi)水平，認(rèn)識(shí)到自身和其他企業(yè)的差距所在，才可以做到長遠(yuǎn)發(fā)展。在這種社會(huì)競爭下，辦公信息化成為必然趨勢(shì)，通過信息技術(shù)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工可以隨時(shí)了解市場(chǎng)需求，根據(jù)市場(chǎng)的變化而變化。

三、中小企業(yè)辦公信息化的現(xiàn)狀及對(duì)策

目前，我國大型企業(yè)辦公信息技術(shù)較強(qiáng)，但中小企業(yè)的辦公信息技術(shù)還不夠完善，跟不上時(shí)代要求，其主要表現(xiàn)在兩方面：

（一）企業(yè)不夠重視

一方面，現(xiàn)今中小企業(yè)的主要目標(biāo)是以生產(chǎn)運(yùn)營為主，獲取利益，解決生存問題，這些都需要領(lǐng)導(dǎo)層的決策，因此對(duì)信息化建設(shè)是力不從心；另一方面，信息化建設(shè)涉及較廣，需要從投資、技術(shù)人才、實(shí)施等多方面入手，部分企業(yè)認(rèn)為其較為復(fù)雜，所以會(huì)有些敬而遠(yuǎn)之。除此之外，企業(yè)員工之間對(duì)信息技術(shù)也不夠重視，平時(shí)對(duì)于傳統(tǒng)工作模式習(xí)慣了的人，會(huì)對(duì)信息技術(shù)不得要領(lǐng)，大部分不愿意用信息技術(shù)完成工作。

（二）缺乏信息技術(shù)人才

據(jù)調(diào)查，在我國的中小企業(yè)中，有百分之五十企業(yè)的信息技術(shù)人員僅占總?cè)藬?shù)的百分之六，這說明企業(yè)的信息技術(shù)薄弱極其嚴(yán)重。信息技術(shù)絕不是一朝一夕就能掌握的，信息技術(shù)建設(shè)需要的是人力、財(cái)力和物力的高效結(jié)合，但在企業(yè)和人才雙向選擇的同時(shí)，人才往往都會(huì)選擇大型企業(yè)，所以造成了中小企業(yè)人才缺乏[3]。

對(duì)于以上兩方面的問題，需要有針對(duì)性的解決辦法。第一，企業(yè)將重心分散到信息建設(shè)一部分，或者專門指派一個(gè)崗位或部門督促信息建設(shè)；第二，大部分人才不愿意選擇中小企業(yè)，那么中小企業(yè)可以選擇第三方網(wǎng)絡(luò)營銷機(jī)構(gòu)，把企業(yè)需要的專業(yè)信息方面工作委托給第三方。

結(jié)論

綜上所述，現(xiàn)今的全球一體化推動(dòng)著各企業(yè)與時(shí)俱進(jìn)的步伐，現(xiàn)在已是時(shí)代信息技術(shù)的競爭，信息技術(shù)與人們的工作和生活息息相關(guān)。隨著通信技術(shù)的逐漸成熟，各企業(yè)應(yīng)當(dāng)愈加重視信息技術(shù)建設(shè)，加快辦公信息化的進(jìn)程，加強(qiáng)自身競爭力，為了企業(yè)更長遠(yuǎn)的發(fā)展而努力。

參考文獻(xiàn)

[1]丁寧.辦公信息化對(duì)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的影響[J].計(jì)算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用，2013，06（02）：258-259.

[2]李寧.辦公信息化對(duì)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的影響[J].企業(yè)研究，2011，24（06）：202.

[3]姜海虹.信息化對(duì)現(xiàn)代企業(yè)的影響[J].中國煤炭經(jīng)濟(jì)學(xué)院學(xué)報(bào)，2014，02（04）：37-39.

（作者單位：河南中源化學(xué)股份有限公司）