檔案管理工作的作用意義與措施

姚遠(yuǎn)

在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，對每一種活動的開展及相關(guān)過程的記錄與管理，對文字、圖片、音像等諸多材料的整理規(guī)范，建檔立案，是對歷史的負(fù)責(zé)，是對今后工作的指導(dǎo)。

檔案管理工作是一項重要的基礎(chǔ)工作，是開發(fā)管理工作的重要組成部分。隨著農(nóng)業(yè)綜合項目任務(wù)和資金投入的逐年遞增，以及項目規(guī)范化管理的需要，開發(fā)檔案工作重要性越發(fā)顯現(xiàn)，對檔案管理的要求不斷提高，認(rèn)真及時做好檔案工作，提升檔案管理工作水平，并使項目檔案更好的服務(wù)于各項工作顯得尤為重要。

1 強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)

檔案管理工作是一項重要的基礎(chǔ)工作，它既是以往工作成敗的真實反映，也是全面做好其它各項工作的前提條件，做好檔案管理工作，必須按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理的原則，建立檔案管理制度，明確專人，統(tǒng)一管理。

首先要正確認(rèn)識檔案在項目管理中的重要性，才能增強(qiáng)責(zé)任感，樹立認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。在平時的工作中要認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理辦法，使檔案資料的收集、整理、編制工作有切實可行的依據(jù)，在項目實施過程中明確項目各參與單位在檔案管理工作中的所負(fù)的責(zé)任。為確保檔案建立工作與建設(shè)同步進(jìn)行，要求項目管理部門在工程建設(shè)前，對施工單位提出文件資料歸檔的要求，工程管理部門在檢查工程質(zhì)量、進(jìn)度的同時，檢查資料的收集情況，使檔案管理自始至終貫穿整個項目實施過程中，把檔案管理作為項目管理工作的重點，不斷的增強(qiáng)檔案意識，提高對檔案工作的認(rèn)識。在檔案工作中，針對不同地區(qū)、不同行業(yè)的檔案管理有所不同，但其作用與管理措施是一樣的。搞好檔案管理對于順利開展相關(guān)工作具有重大的現(xiàn)實意義，管理工作不能松解。

2 提高管理質(zhì)量

例如，項目管理部門在項目立項、審批、實施、竣工驗收和移交管護(hù)活動中所形成的各種形式的文件資料應(yīng)列入歸檔范圍。因而，我們每一位檔案工作者要明確自己肩負(fù)的職責(zé)，嚴(yán)格按要求及時收集文件資料，使每一個項目從立項前準(zhǔn)備到確定立項、從申報審批到建設(shè)實施、從竣工驗收到移交管護(hù)等各個環(huán)節(jié)，都有專兼職檔案管理人員跟蹤，及時收集整理資料，確保項目各類原始資料的完整性。對于各環(huán)節(jié)要及時保證檔案資源的連續(xù)性和完整性，避免差錯，以免今后工作的損失。

檔案工作是一項專業(yè)性較強(qiáng)的工作，要求從事檔案工作的人員，既要有扎扎實實的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識。隨著當(dāng)今社會和經(jīng)濟(jì)生活的快速發(fā)展，對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作也提出了新的要求和挑戰(zhàn)，如果檔案人員知識過于老化單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，因此檔案人員要適應(yīng)新形勢，把學(xué)習(xí)作為工作生活中的第一需要，做到努力學(xué)習(xí)，不斷提高自身綜合技能，不僅要熟悉工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，要拓寬視野，了解產(chǎn)業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，努力去多思考，多研究，運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型的轉(zhuǎn)變。

3 分類歸檔

收集整理資料是檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，在檔案管理工作中處于基礎(chǔ)地位，只有認(rèn)真做好檔案資料的收集整理工作，才能使檔案資料齊全，內(nèi)容豐富，滿足各方面對檔案信息的需求。在整理過程中，要明確立卷歸檔材料的重點，按開發(fā)項目大類進(jìn)行合理劃分，并按長期和永久兩大保管期限準(zhǔn)確把握立卷歸檔的時效性。同時，在實際操作中，還要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都有很多相似之處的文件資料，做到具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，有效提高檔案的利用效率和效果。

3.1 在管理過程中及時收集、整理每個階段形成的材料，嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真進(jìn)行核查驗證，剔除不真實不規(guī)范的材料，根據(jù)檔案建設(shè)的要求及時督促有關(guān)部門或人員在規(guī)定的時間內(nèi)形成完整、規(guī)范的材料，杜絕后記、補(bǔ)記、偽造等現(xiàn)象的發(fā)生。

3.2 在年度項目竣工、自查自驗后，及時進(jìn)行材料的全面整理，拾遺補(bǔ)缺。在上級驗收后，針對存在的問題和不足，認(rèn)真整改，及時歸檔。

3.3 年度工作結(jié)束后，按相關(guān)要求，及時形成期總檔案，做好迎接總檢查驗收的準(zhǔn)備，并扎實做好歸檔、保管工作。

4 檔案的利用與相關(guān)管理

檔案管理工作的目的，是要更好地為開發(fā)工作服務(wù)。在每期開發(fā)項目結(jié)束后，認(rèn)真及時地建好每期項目的總檔案十分重要。通過系統(tǒng)、全面地反映該期項目的全貌，能為今后開發(fā)工作提供完整的參考資料，隨著項目檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的不斷推進(jìn)，它在開發(fā)中的重要性也將越來越凸現(xiàn)。

檔案的質(zhì)量，與檔案的規(guī)劃設(shè)計密不可分，檔案規(guī)劃是檔案建設(shè)的前提，在規(guī)劃設(shè)計中應(yīng)該做到：

一是明確相關(guān)文件的內(nèi)容及其深度，在整理歸檔上要符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。

二是確保文件的內(nèi)容全面、真實、準(zhǔn)確、及時，層級清晰，手續(xù)完備；做到項目檔案圖、文、表相符，并相互映證、完整統(tǒng)一；內(nèi)業(yè)資料嚴(yán)格與工程實際相符合。

三是進(jìn)入檔案材料的材質(zhì)要符合要求。要采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，確保字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備，圖紙采用國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)圖。

四是檔案要制定進(jìn)度表，檔案隨項目立項產(chǎn)生，隨項目竣工移交結(jié)束，有其特定的進(jìn)程，在各個環(huán)節(jié)要及時收集、建檔，項目結(jié)束要及時驗收和移交。

五是項目檔案要分類明確保留期限。一般性的文件保留期較短3～5年即可，涉及項目批復(fù)、工程驗收材料、資金決算等重要材料一般保留期較長，可達(dá)30年或永久保存級別。

六是確保項目檔案的安全。檔案的安全應(yīng)該專人、專職、專個場所的保管，具體包括檔案場所的防火、防盜、防有害生物和溫濕度控制措施的建設(shè)，及檔案柜與閱覽、辦公用房分開情況；歸檔文件材料的制成材料要耐久；要建立借閱制度；要采取有效措施保證檔案實體和信息的安全等情況。

5 做好檔案管理的要素

一是“勤”。做為檔案管理工作者，一定要勤勞扎實，對于日常檔案資料勤于收集整理，同時要勤于學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)檔案管理的經(jīng)驗，熟悉項目管理的各個環(huán)節(jié)。

二是“細(xì)”。檔案是各項工作的全面體現(xiàn)，檔案管理者心要深入細(xì)致，能認(rèn)真鑒別資料的真假、優(yōu)劣，確保資料不缺失、不破損、不遺漏。同時資料收集要注重細(xì)節(jié)，要從最能反映項目情況的細(xì)節(jié)入手，才能充分反映項目的真實面貌。

三是“全”。首先是檔案資料要完整齊全，各個項目工作環(huán)節(jié)，所有能反映項目建設(shè)情況圖、文、表、音像等資料要全面，并做到完整統(tǒng)一、前后呼應(yīng)。其次是檔案管理員知識技能要“全”，是一個多面手，能熟悉相關(guān)軟件的操作，掌握電腦、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等設(shè)備的使用。

四是“及時”。項目檔案特定的時效性，要求對不同的資料進(jìn)行及時收集、分類、組卷、裝訂、編目，及時整理、移交保管。

五是“效用”。應(yīng)該發(fā)揮檔案的作用，檔案不僅來源于項目建設(shè)，而且要利用檔案來發(fā)現(xiàn)項目建設(shè)工作中的一些具體問題，服務(wù)指導(dǎo)項目建設(shè)。

檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，既可以其真實、詳細(xì)、準(zhǔn)確的信息，幫助決策者解決一些實際難題，避免決策失誤，也可讓人們見證開發(fā)工作光輝歷史。因此，項目檔案管理是全面做好工作一個必不可少的組成部分。在工作中的地位越來越凸現(xiàn)，作用將越來越不可替代。

為各項工作的進(jìn)一步發(fā)展和實際效果的實現(xiàn)必將起到極大的促進(jìn)作用。