試談住房公積金檔案

呂偉

住房公積金檔案是住房公積金管理中心在履行工作職責(zé)中形成的具有查考利用價值的各種門類和載體檔案的總稱。是隨著住房公積金業(yè)務(wù)的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，同時因其業(yè)務(wù)的發(fā)展、延伸和完善，其內(nèi)容上更加豐富，數(shù)量上不斷增長。它是繳存單位及職工住房公積金賬戶設(shè)立、繳存、提取、使用、變更、注銷等活動中形成的，具有參考利用價值的各種形式和載體的原始記錄。它是住房公積金管理工作的基礎(chǔ)，是承擔(dān)住房公積金管理的職能部門、經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和繳存單位做好工作的依據(jù)。它具有檔案的普遍特點，但也有公積金的獨特性：

1 住房公積金檔案的來源

住房公積金檔案形成的單位很多，有承擔(dān)住房公積金籌集、營運(yùn)和管理的職能部門，即中央和地方的住房公積金管理中心、中心管理部等；有住房公積金經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，如工商銀行、建設(shè)銀行、農(nóng)村信用合作社等；有具體負(fù)責(zé)報批辦理住房公積金開戶、繳存、注銷、變更等業(yè)務(wù)的單位；也有辦理貸款、住房公積金提取等業(yè)務(wù)的個人?？梢哉f，每一個繳存單位、繳存職工，都是住房公積金檔案的形成者。

2 住房公積金檔案的主要內(nèi)容

住房公積金業(yè)務(wù)目前主要有開戶、賬戶轉(zhuǎn)移、銷戶、繳存、提取、變更、對賬及查詢、繳存基數(shù)調(diào)整、繳存比例調(diào)整、個人住房政策性貸款等。在住房公積金業(yè)務(wù)辦理和管理過程中，單位和個人賬戶是不同的。因此在每種業(yè)務(wù)類型，具體還有細(xì)分，如開戶業(yè)務(wù)分為單位開戶、單位預(yù)繳開戶、個人開戶三種；賬戶轉(zhuǎn)移業(yè)務(wù)分為個人賬戶并戶、個人賬戶轉(zhuǎn)移、單位賬戶合并、單位賬戶分立四種；銷戶業(yè)務(wù)分為個人銷戶、單位預(yù)繳戶銷戶、單位賬戶銷戶三種；繳存業(yè)務(wù)分為單位預(yù)繳、單位匯繳、單位補(bǔ)繳、個人退繳四種；提取分為正常提取、特殊部分提取、銷戶提取三種；變更業(yè)務(wù)分為個人基數(shù)調(diào)整、比例調(diào)整、封存、啟封、匯繳類型、單位資料、個人資料變更七種。因業(yè)務(wù)類型的不同，形成的住房公積金檔案內(nèi)容豐富，種類多樣。

另外，對新建商品房項目的客戶發(fā)放個人住房政策性貸款前，還必須由住房公積金管理職能機(jī)構(gòu)審查開發(fā)商五證一書，現(xiàn)場考察樓盤是否已經(jīng)封頂，核實開發(fā)項目的實際投資情況，并形成書面報告，審批通過以后才能與開發(fā)商簽訂合作協(xié)議。為了防范風(fēng)險，保障資金安全，要求逐年續(xù)簽，直到清盤。否則不予受理該項目客戶的個人住房政策性貸款申請。

總之，建立個人住房政策性貸款檔案是防備住房公積金貸款風(fēng)險的憑證。貸款檔案保留了貸款人的材料，具備必定的法律效用。如果當(dāng)事人違約，或者未能實行任務(wù)，就可根據(jù)貸款檔案采用必定的行為來降低風(fēng)險，因此個人住房貸款檔案是增強(qiáng)貸后跟蹤管理的依據(jù)。

3 住房公積金檔案的留存

住房公積金業(yè)務(wù)辦理，均要求單位或個人事先提供與業(yè)務(wù)相關(guān)的各種材料，由住房公積金管理機(jī)構(gòu)審查合格后，再辦理其報審的具體業(yè)務(wù)，同時留存紙質(zhì)載體材料。材料在流轉(zhuǎn)過程中，經(jīng)過數(shù)道程序，但是同一業(yè)務(wù)的材料，留存件基本相同。

如住房公積金開戶業(yè)務(wù)，單位開戶主票據(jù)為開戶登記表，附件內(nèi)容有：單位住房公積金開戶回單、營業(yè)執(zhí)照（或成立批文）復(fù)印件、組織機(jī)構(gòu)代碼復(fù)印件、單位申請等。如果要進(jìn)行個人開戶，則主票據(jù)為匯繳清冊，附件內(nèi)容也相應(yīng)隨之變更為：職工住房公積金開戶回單、審批聯(lián)絡(luò)單、職工明細(xì)表等。

對于個人住房政策性貸款業(yè)務(wù)來說，借款人除提出貸款申請，并提供合法的身份證明外，還需要出具購建房證明材料，但因購買房屋性質(zhì)不同，要求提供的審核材料也是有區(qū)別的。購買商品房，需提供商品房買賣合同、權(quán)屬轉(zhuǎn)移登記申請書、商品房預(yù)付款發(fā)票、維修基金收據(jù)；購買二手房，需提供房地產(chǎn)買賣契約、房屋所有權(quán)證、房地產(chǎn)評估報告、房地產(chǎn)交易契稅完稅發(fā)票；購買現(xiàn)住房，需提供公有住房買賣合同、購買公有住房付款通知單；購買無房屋所有權(quán)房，需提供買賣合同或投資代建協(xié)議書、房屋所有權(quán)證（抵押房）、房地產(chǎn)評估報告（抵押房）、交易過戶的發(fā)票；購買拍賣房，需提供房屋所有權(quán)證、房地產(chǎn)評估報告、拍賣成交確認(rèn)書。

4 住房公積金檔案的形成周期

絕大部分住房公積金的運(yùn)用方式，目前是以個人住房政策性貸款為主。公積金貸款是為在一定行政區(qū)域內(nèi)參加住房公積金繳存的在職職工購買、建造、翻建、大修自住普通住房設(shè)立的政策性專項貸款，其檔案材料是在貸款業(yè)務(wù)過程中形成的，記錄和反映貸款申請、審查、審批、發(fā)放、管理和收回全過程的重要文件和憑據(jù)，主要由相關(guān)契約、憑據(jù)及借款人的基本資料等組成。它是進(jìn)行貸款分析、回避風(fēng)險、搞好管理的主要依據(jù)，又是依法收貸、維護(hù)債權(quán)權(quán)益的主要法律依據(jù)。一個借款人檔案，從貸前審查、簽定協(xié)議、發(fā)放、變更、提前部分還款到最后全部還款，需要幾年或者十幾、二十幾年的時間，這個過程中，有時會不斷補(bǔ)充新的材料，在全部還款后，還要形成相應(yīng)的材料。材料形成周期就是貸款運(yùn)轉(zhuǎn)周期。

因此，個人住房公積金貸款檔案是具有長期性、龐雜性、動態(tài)性的特點。

長期性：公積金貸款檔案是須要長期保留的文件，檔案內(nèi)容須要不斷完美、修正、彌補(bǔ)，直到貸款還清為止，體現(xiàn)了檔案管理的長期性。

龐雜性：公積金貸款檔案是在不斷完美各種手續(xù)的進(jìn)程中逐漸完成的，其中涉及到的部門眾多，資料龐雜多樣，來自不同業(yè)務(wù)部門的各類憑證、票據(jù)以及不同行業(yè)的材料，很難做到外觀上和格局上的完整統(tǒng)一。

動態(tài)性：公積金貸款檔案會依據(jù)個人需求和懇求的轉(zhuǎn)變而轉(zhuǎn)變，到還清貸款時檔案不可能一成不變，這就要求檔案管理者眼勤手勤，對每一卷檔案都要履行動態(tài)化管理。

5 住房公積金檔案的整理

住房公積金檔案基本上是在前臺業(yè)務(wù)窗口辦理的，因此它的整理具有隨時性，不能滯后。這與文書檔案隨時收集、第二年上半年整理完全不同。對于住房公積金管理機(jī)構(gòu)而言，每個辦事處每個窗口都在開辦住房公積金業(yè)務(wù)，類型多種多樣，具有不確定性，同一個前臺柜員，可能今天辦理匯繳業(yè)務(wù)較多，明天辦理提取業(yè)務(wù)較多。為了日后查找方便，避免材料不積壓，當(dāng)天形成的住房公積金材料由前臺柜員自行粘貼、集中，第二天復(fù)核柜員復(fù)核完畢后，應(yīng)以本辦理機(jī)構(gòu)為單元，及時訂卷，以辦理日期為準(zhǔn)加以區(qū)分。

同時在一卷內(nèi)部，可以以固定順序排列票據(jù)。比如，可以按柜員號先后順序，將其辦理的材料集中一處，按匯繳、變更、提取等業(yè)務(wù)順序，每筆業(yè)務(wù)主票據(jù)在前，然后再集中下一個柜員辦理的材料。

6 住房公積金檔案利用

住房公積金雖然成千上億，但它的存在和歸屬不象實體資產(chǎn)那樣明確，必須依靠各種票據(jù)、數(shù)據(jù)、賬戶等載體予以證明。同時因為住房公積金本身是老百姓的血汗錢，是一種強(qiáng)制性和返還性的住房儲蓄金，不允許出現(xiàn)風(fēng)險損失，它的繳存、使用必須有嚴(yán)格的監(jiān)管體系，住房公積金業(yè)務(wù)的審計、監(jiān)察、內(nèi)控，都需要以當(dāng)時辦理的業(yè)務(wù)票據(jù)來說話。

住房公積金管理機(jī)構(gòu)形成的住房公積金檔案，除為本單位各項工作提供服務(wù)外，因其職能性質(zhì)，同時也為承擔(dān)或者辦理過相關(guān)業(yè)務(wù)的單位或個人，提供檔案利用?？梢哉f，每一個繳存單位、繳存職工都是住房公積金檔案的潛在利用者。

住房公積金數(shù)據(jù)查詢目前可以通過網(wǎng)站、客服電話、觸摸屏、窗口進(jìn)行，原則上針對的是繳存單位和職工本人，不得查詢其它繳存單位或其他繳存職工的住房公積金賬戶信息。

單位經(jīng)辦人可憑介紹信或辦理住房公積金業(yè)務(wù)的有關(guān)憑證，直接到窗口查詢本單位住房公積金繳交情況及賬戶余額，也可于每年6月30日結(jié)息后預(yù)約打印住房公積金年度對賬單，進(jìn)行定期住房公積金對賬工作，核對一個住房公積金年度中的繳交情況及結(jié)息情況。

職工可以查詢住房公積金個人賬戶信息，了解個人賬戶狀態(tài)、余額、最后匯繳月、匯繳基數(shù)、匯繳比例、是否提取過等，也可以對有疑問的提取行為、貸款行為、單位匯補(bǔ)繳行為等，要求承辦機(jī)構(gòu)進(jìn)行答復(fù)、確認(rèn)、落實。

研究和認(rèn)識住房公積金檔案的特點，對于開展住房公積金業(yè)務(wù)，加強(qiáng)住房公積金檔案管理，具有極為深遠(yuǎn)的意義。首先是保障繳存單位和職工的切身權(quán)益，其次是保證承辦單位和機(jī)構(gòu)的正常業(yè)務(wù)，“取之于民，用之取民”，共同促進(jìn)住房公積金的健康、有序發(fā)展，使更多的職工能夠增加住房消費(fèi)能力，改善居住條件，切實解決城鎮(zhèn)居民的住房狀況。