WORD長文檔編輯要點

劉愛科　謝春妮

摘 要 實際工作中經(jīng)常需要編輯長文檔，而長文檔的內(nèi)容、格式調(diào)整及各項編號的統(tǒng)一編號是長文檔編輯中的難點。本文將介紹長文檔編輯要點。

關鍵詞 Word 樣式 多級列表 域

中圖分類號：TP3 文獻標識碼：A

0前言

Microsoft Word是微軟公司開發(fā)的一款文章處理應用程序。利用Word提供的功能，能夠在非常短的時間內(nèi)創(chuàng)建優(yōu)雅而專業(yè)的文檔，尤其在創(chuàng)建長文檔、復雜文檔時其優(yōu)勢更明顯。為此，Microsoft Word是現(xiàn)今最流行的文字編輯程序，下文Word均指Microsoft Word。長文檔，如畢業(yè)論文、書籍等編輯過程中存在的常見問題有：長文檔分章分節(jié)，目錄自動生成，參考文獻自動生成，文本樣式的整體控制，公式、圖片的自動編號等。后文將介紹如何使用Word實現(xiàn)這些功能。

1長文檔編輯要點

長文檔通常包含豐富的內(nèi)容，通過對文檔分章節(jié)利于文檔寫作也利于讀者閱讀理解。長文檔通常包含豐富的目錄信息，Word提供了多級標題與目錄自動生成功能來完成該功能。多級標題的正確設置是文檔目錄自動生成的前提。通過開始->多級列表->定義新的多級列表，在彈出的表單中可以單擊選中需要修改的列表級別，通過下拉列表框可以選擇需要的編號樣式等。最后設置好的多級列表樣式在表單正中提供預覽。通過引用->目錄->插入目錄，可打開目錄生成表單，在該表單中可選擇需要在目錄中顯示的列表的級別，從而控制目錄的詳細程度。此外設置好多級列表的長文檔，可以打開文檔結(jié)構(gòu)圖，可以方便在各小節(jié)間快速跳轉(zhuǎn)。進入Word的大綱視圖模式，可以快速的整章、整節(jié)移動、刪除、復制文檔，對長文檔編輯非常有利。

文檔各部分采用豐富的格式能使文檔美觀，便于閱讀，Word提供了豐富的表單、按鈕用于設置文檔的字體、行間距、底色等格式細節(jié)。但逐一設置過于繁瑣，Word提供的格式刷，可以迅速的將已有格式應用到新的文本上。格式刷單擊可以復制格式一次，而格式刷雙擊能復制格式多次。當然最方便的是通過Word提供的樣式來完成文檔風格的統(tǒng)一。可以選中已設置好格式的文本，右擊，在彈出的快捷菜單里面選擇將選擇內(nèi)容另存為新快速樣式，并對其編輯，并設置快捷鍵?？梢詫φ?、摘要、參考文獻等分別建立快速樣式，在隨后的文本編輯中，選中文本，使用對應的快捷鍵即可迅速調(diào)整文本樣式。通過樣式創(chuàng)建的長文檔的最大好處是，通過一次修改樣式包含的格式細節(jié)，可以調(diào)整整個文檔中運用該樣式的文本，因此對長文檔編輯非常有利。

論文撰寫中引文標注的準確與否關系到科學論文的嚴謹性和可信度，因此這一工作非常重要。從某種意義上來說，一篇學位論文中分析引用文獻的數(shù)量往往反映了研究的深度和廣度，同時引文注明了重要參考資料，輔助讀者理解報道內(nèi)容?？萍颊撐牡淖珜懀绕涫蔷C述文章、專著和碩、博士學位論文的撰寫，文獻引用量大，引文的整理、標注和順序排列，格式調(diào)整的工作量巨大。而且論文撰寫過程中，需反復修改，引文的順序必然引起變動。投稿時，不同雜志期刊對于參考文獻的排列又有不同的要求，這使得引文的整理、標注及排序工作難度加大。Word提供了插入尾注、腳注的功能可以完成參考文獻的自動排序及交叉引用。也可以采用更專業(yè)的參考文獻編輯軟件如Endnote、NoteExpress等。

文檔編輯中通常需要對圖片、公式等自動編號，便于交叉引用。以圖片編號為例，可右擊需編號的圖片，在彈出的快捷菜單里面單擊插入題注打開題注對話框，進行對應格式選擇即可完成圖片自動編號。題注中的編號以及交叉引用的編號均為一種域。域是文檔中的變量，域中存放了域類型以及域代碼所代表的關鍵信息。長文檔編輯中的許多復雜工作，如頁碼、參考文獻編號、多級標題編號、圖標公式題注、郵件合并等均可通過域自動完成。

Word的菜單、按鈕很豐富，但使用快捷鍵能讓編輯文檔更輕松高效。如CTRL+A表示全選，CTRL+S保存文本，CTRL+E段落局中對齊，CTRL+F查找等。Word 2007提供了更統(tǒng)一的快捷鍵，點擊ALT鍵，菜單欄會彈出打開各菜單對應的字母或數(shù)字，點擊這些數(shù)字，能打該菜單開對應的子面板，而且子面板上的每一個按鈕均提供了調(diào)用的字母或數(shù)字。如依次按下ALT、H、V、P可以完成粘貼功能與CTRL+V快捷鍵等價。此外Word也可以自定義快捷鍵，使文檔編輯更容易。

2結(jié)論

本文介紹了Word文檔編輯中的常見功能，花較少時間練習這些功能能為文檔編輯工作節(jié)省大量時間。掌握這些功，能高效率完成長文檔的編輯，使工作人員從繁瑣的格式編輯中解放出來，專心于文檔內(nèi)容的寫作。

參考文獻

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[2] 楚葉峰，周海濤. Word2007在長篇文檔編輯中的幾個技巧. 長春大學學報， 2013（02）： 241-245.

[3] 王殿佑.NoteExpress 在參考文獻編輯加工中的應用. 編輯學報， 2010. 6： 525-527.