做好綜合辦公室工作之我見

郭麗紅

摘 要：綜合辦公室是廠礦企業(yè)組織系統(tǒng)中的神經(jīng)中樞，它具有上情下達(dá)、下情上達(dá)和意見反饋的工作機(jī)能，是一個不可或缺的機(jī)關(guān)部門。將復(fù)雜繁瑣的辦公室工作條理化，總結(jié)出它的工作規(guī)律和經(jīng)驗，有利于提高辦公室的工作效率，一改辦公室的被動局面為主動。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理 煤礦企業(yè) 辦公室 工作效率

中圖分類號：TH112.5；TH113 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）09（c）-0115-01

綜合辦公室在廠礦企業(yè)中肩負(fù)著承上啟下、機(jī)關(guān)服務(wù)、工農(nóng)關(guān)系的功能，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，是保障機(jī)關(guān)事務(wù)正常運行的基礎(chǔ)力量。如何才能有效地開展工作，最大限度地發(fā)揮辦公室的作用呢。筆者認(rèn)為，綜合辦公室的工作必須體現(xiàn)與時俱進(jìn)的特點，不同時段要有不同的工作側(cè)重點，有的放矢地開展工作，在不變中適應(yīng)多變，才能變被動為主動，掌控住綜合辦公室工作的主動性和穩(wěn)定性，推動綜合辦公室工作質(zhì)量和水平的穩(wěn)步提升。具體說主要把握以下幾個方面。

1 把握好三個原則

一是服務(wù)大局的原則。要時刻牢記綜合辦公室的工作職責(zé)，把服務(wù)于全局作為一切工作的出發(fā)點和落腳點。綜合辦公室涵蓋文秘資料、會議管理、文件印刷、信訪穩(wěn)定、檔案管理、后勤服務(wù)等工作，工作上千頭萬緒，紛繁復(fù)雜，看似雞毛蒜皮的小事，一旦釀成大的后果，就會是天大的事情。正如一名老辦公室工作人員所說：“辦公室的工作都是小事，但是如果出現(xiàn)問題那就是大事?！彼裕谵k公室工作人員必須牢記肩上責(zé)任，胸有全局，把每一項工作都上升到全局的高度，大處著眼，小處著手，竭力做好工作，要有“一字不妥，繞室終日”的敬業(yè)精神，力避各類事故。二是主觀能動的原則。綜合辦公室的特性決定了它的工作內(nèi)容，也就是說綜合辦公室的工作具有被動性和不可預(yù)見性。如何在被動中掌握主動，在被動中做優(yōu)工作，這就要求工作人員要先知先試的主動性，從工作中尋找規(guī)律和經(jīng)驗，在被動中尋找主動，在工作中尋找捷徑。要做到這一點，必須改變“領(lǐng)導(dǎo)交辦就辦”的思維方式，增強(qiáng)“該干什么、怎么去干、怎樣干好”的主動性。對一些常規(guī)性、規(guī)律性、階段性的工作，要主動著手，提前準(zhǔn)備，備足“知識倉庫”，才會有主動權(quán)。對領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的任務(wù)、應(yīng)急事件和突發(fā)事件等非常性工作，要有靈活的應(yīng)變能力，做到忙而不亂。同時要積極適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作思路，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，謀領(lǐng)導(dǎo)之所謀，與領(lǐng)導(dǎo)“合拍”，把問題想在前面，把工作做在前頭，工作中膽大心細(xì)，主動做好超前工作。三是團(tuán)隊整體的原則。木水桶最短的一塊板決定著它的容量。綜合辦公室也是一個整體，在“零碎、多雜性”的基礎(chǔ)上搞好工作，單靠一個或幾個人的力量難以奏效，必須凝聚全體人員的力量，激勵全體人員的熱情，形成強(qiáng)有力的整體。在具體實施的過程中，又要做到“既有分工，又有合作”，一方面各司其職，又要形成整體合力。這就要求辦公室工作人員在思想上同心、目標(biāo)上同向、行動上同步，擰成一條繩，發(fā)揮整體優(yōu)勢，確保各項工作任務(wù)的圓滿完成。

2 強(qiáng)化作風(fēng)建設(shè)

綜合辦公室在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的同時，又要面向基層、面向職工群眾開展工作。它是體現(xiàn)綜合辦公室、機(jī)關(guān)乃至企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)形象的“窗口”。工作人員的一句話、一個動作都會給職工群眾中留下印象。因此，每個辦公室工作人員都要嚴(yán)格要求自己，從小事做起，從具體事做起，努力提高服務(wù)質(zhì)量和辦事能力，要把“您辛苦了、稍等、不客氣”作為日常工作用語，從根本上杜絕“門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦”現(xiàn)象，通過積極、熱情、務(wù)實、高效的工作，樹立辦公室、乃至煤礦企業(yè)的形象。執(zhí)行力建設(shè)事關(guān)作風(fēng)的養(yǎng)成。綜合辦公室的工作人員要加強(qiáng)執(zhí)行力建設(shè)，認(rèn)真遵守規(guī)章制度，做到令行禁止，確保上級要求落到實處。要堅守工作崗位，做到不遲到，不早退。工作中即堅持原則，又要充滿感情，讓每一個客戶和職工都能體會到家的味道。要以事業(yè)為重，工作中不分親疏彼此，做到公平、公正、公開。只有這樣，才能經(jīng)得起領(lǐng)導(dǎo)和職工群眾的檢查。

3 規(guī)范化管理

綜合辦公室的工作千頭萬緒、點多線長，要保證辦公室的工作有序開展，必須按照工作規(guī)范化的要求開展工作。工作規(guī)范化，就是要做到規(guī)章制度健全、工作重點明確、人員分工合理、工作關(guān)系順暢、整體效能明顯。俗話說“沒有規(guī)矩，不成方圓”。實現(xiàn)規(guī)范化，就是要不斷加強(qiáng)制度建設(shè)，保證各項工作的有效落實和開展。加強(qiáng)制度建設(shè)要把握三個方面：一是明確工作職責(zé)，要讓工作人員明白自己的工作內(nèi)容，對事情有一個輕重緩急的認(rèn)識，在紛繁的工作中做到統(tǒng)籌兼顧，先做什么，后做什么，保證本職工作穩(wěn)扎穩(wěn)打、有序開展，不受外界干擾。二是完善規(guī)章制度，確保辦公室的整體工作規(guī)范、有效運作，使各項工作有章可循、有規(guī)可依。三是加強(qiáng)執(zhí)行力建設(shè)。人人要增強(qiáng)執(zhí)行上級文件和領(lǐng)導(dǎo)的的自覺性和主動性，要把落實不到位作為事故對待，增強(qiáng)工作的自覺性，不折不扣地將上級要求和領(lǐng)導(dǎo)安排落實到位。

4 注重工作效率

辦公室的工作要體現(xiàn)“第一”的要求，即時間第一、質(zhì)量第一。領(lǐng)導(dǎo)安排的工作要在第一時間內(nèi)完成，完成的工作標(biāo)準(zhǔn)要有一流的水平。要牢固樹立“宜早不宜遲”的辦事理念，做到“不拖拉，不怠慢”，今日事今日畢；對于突如其來造成疊加的工作，不能亂了陣腳，要要按照輕重緩急，分類梳理，做到統(tǒng)籌兼顧，對于大的工作任務(wù)（或材料），不要忙于下手，要認(rèn)真分析，勾勒出大的輪廓，逐項安排、檢查、落實，推動工作有條不紊的開展。謀劃工作，要善于抓住主要矛盾，牽住龐雜工作的“牛鼻子”，尤其是在遇到有難度的工作，一定要冷靜思考，找出解決問題的方法，排出時間表逐一落實。要勤于思考、善于思考，不斷摸索事務(wù)存在和發(fā)展的規(guī)律，不為其表象所蒙蔽。要善于透過現(xiàn)象看到本質(zhì)，找到事務(wù)的癥結(jié)，給以有效的解決。

從煩雜的事務(wù)堆中解脫出來，并有效地駕馭事務(wù)，并非一朝一夕的事情，這就要求辦公室工作人員要養(yǎng)成一個好學(xué)勤思的習(xí)慣，積累自己的知識和閱歷，做一個政治強(qiáng)、有思想、作風(fēng)實、紀(jì)律嚴(yán)、懂業(yè)務(wù)、站起能講、坐下能寫、動手能做的多面手。只有如此，才不失為一名合格的辦公室工作人員，也才能夠勝任現(xiàn)代企業(yè)綜合辦公室的工作崗位。