淺談國稅檔案管理理論與方法

張小燕

摘 要：國稅檔案是國家稅務機關在工作中形成的、需要保存下來的各種記錄，數(shù)量很大、種類繁多，因此，檔案管理是國稅部門的一個重要工作。當前很多國稅機關的檔案管理存在不少問題，這些問題會影響檔案管理的效率，本文研究國稅檔案管理的方法，對提高檔案管理效率有很大的實際意義。

關鍵詞：國稅；檔案管理；理論；方法

一、國稅檔案的類型和特點

1、國稅檔案的類型。根據(jù)檔案的形成過程，可將國稅檔案分為文書檔案、稅收業(yè)務檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案、聲像檔案、電子檔案盒實物檔案。

2、國稅檔案的特點。了解國稅檔案的特點，可以更有效的進行檔案管理。國稅檔案的特點有：由于各項稅務活動的專業(yè)性，各項稅務檔案也具有很強的專業(yè)性；由于稅收征管過程復雜，導致稅收檔案的形成過程也較為復雜；稅收征管的對象較多，頻率也不一致，因此檔案也是種類繁多、數(shù)量較大。

二、當前我國國稅機關檔案管理的現(xiàn)狀

1、有些單位對檔案管理的認識不夠，沒有專門的人員進行檔案管理。

2、有些單位對檔案資料的界定不明確， 檔案資料和一般的資料混合在一起，這給檔案管理增加了難度，無法進行有效管理。

3、大多數(shù)國稅機關檔案管理沒有統(tǒng)一的系統(tǒng)，各科室管理各科室的檔案。

4、各科室的檔案管理沒有統(tǒng)一的管理方法，各種方法交叉使用，管理比較混亂。

三、更新檔案管理的理念

1、國稅機關的領導需要重視檔案管理，充分認識到檔案管理對當前和以后工作的作用，并將檔案管理的重要性傳達到整個機構，落實到每個人員，讓每個人員都形成對檔案管理的正確認識，并落實到實際工作中。

2、不斷更新檔案管理的理念。隨著計算機技術的不斷發(fā)展，以計算機為基礎的各種應用系統(tǒng)不斷出現(xiàn)在各種工作中，各種檔案也都以電子信息的形式存在，因此，傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)陳舊，國稅機關的管理人員需要與時俱進，更新觀念，接受并應用新工具，實現(xiàn)檔案管理的信息化，這一形式對提高檔案管理的效率和實現(xiàn)共享等有著重要意義。

四、完善國稅檔案管理的方法

1、加強檔案管理的統(tǒng)一制度建設。統(tǒng)一的制度可以保證整個檔案管理工作的規(guī)范性，保證檔案管理工作的有序進行。統(tǒng)一的制度可以明確責任，規(guī)范檔案的立卷、歸檔和檔案的收集、整理等環(huán)節(jié)的操作。在檔案制度中，要明確規(guī)定各類檔案的種類和形式，以保證檔案管理人員在工作中明確區(qū)分檔案和一般文件，以降低檔案管理的難度和繁瑣程度；另外，做好各類資料的分類，按照形成的方式等將稅務檔案進行分類，根據(jù)各類檔案的特點進行管理，以實現(xiàn)管理的規(guī)范化。在進行統(tǒng)一管理時，要做好各類檔案的編號工作，編號的設置科學化、有序化，保證查找的便捷性；同時，不同類別的檔案要設置不同的編號，以體現(xiàn)其差異性。

2、設立專門的檔案管理人員。隨著信息化程度的不斷提高，稅收征管的形式也不斷調(diào)整，檔案資料的形式也隨之變化，因此，檔案管理工作的專業(yè)性也不斷加強，難度也隨之提高。而且，傳統(tǒng)的檔案管理沒有專門的人員，檔案管理混亂，不能很好的發(fā)揮資料的作用。設置專門的檔案管理人員，可以保證檔案管理的有序化、準確性和規(guī)范化，利于其后期的使用；并且加強對專業(yè)管理人員的培訓教育，強化其對檔案管理工作重要性的認識，保證其積極進行檔案管理工作，并且提高檔案管理工作的質量。

3、實現(xiàn)檔案管理的流程化。國稅機關可以合理設置每個業(yè)務崗位的職責，保證每個崗位職責的明確和與上下游崗位的業(yè)務銜接，進而實現(xiàn)流程化管理。流程化管理在檔案管理中有很大的作用，首先明確檔案的傳遞流程，可以對檔案資料的流轉路徑有清晰的了解，便于出現(xiàn)問題時進行追蹤和修改，順利找到責任個人；而且，流程化管理便于實現(xiàn)專業(yè)化管理，不同的人負責不同的管理職責，有助于每個職員充分了解自身的專業(yè)崗位業(yè)務，專職做好自己崗位的工作，進而可以保證每個流程工作的質量；最后，流程化管理便于檔案資料的傳遞，簡化檔案管理的程序，便于檔案資料的傳遞。

4、實現(xiàn)檔案管理的信息化。首先要加強信息化管理的基礎設施建設，提高檔案信息化管理的硬件條件，保證檔案管理的基礎環(huán)境。其次，加強對檔案管理人員的信息化培訓，提高管理人員的業(yè)務能力和綜合素質，以保證檔案信息化管理的軟件環(huán)境。在具體的操作過程中，要健全電子文件的歸檔制度，同時保存紙質檔案和電子檔案，并且對檔案進行分級管理，提高檔案的利用率。再者，電子檔案的安全性是需要注意的問題。電子形式檔案的安全性是信息化檔案的一個重要問題，檔案管理人員需要增強安全意識，落實安全管理制度，做好身份驗證、數(shù)據(jù)備份等工作。同時，國稅機關要加強網(wǎng)絡安全建設，做好防御黑客和病毒的工作。最后，要不斷更新檔案管理信息化的理念和方式。因為計算機技術發(fā)展迅速，各類管理技術也在不斷的發(fā)展，檔案管理人員需要與時俱進，不斷更新理念，關注新技術，更新自身的知識和能力儲備，提高綜合素質，進而提高檔案管理工作的效率。

結語：總之，國稅機關的檔案是一種重要的資源，對當前和以后都有著重要的作用，要想發(fā)揮國稅檔案的積極作用，提高檔案資料的利用效率，就要從理念認識和方法上進行改進，從制度建設、崗位設置、職員培訓等方面進行完善。只有這樣才能不斷提高國稅檔案管理工作的水平，不斷促進檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

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