大數(shù)據(jù)時(shí)代：無需管理的管理

楊生文 強(qiáng)音 盧書欣

在南國花城廣州，有一所乍看起來與一般的高校無異、深入了解卻發(fā)現(xiàn)其頗具特點(diǎn)的高職院?！獜V州工程技術(shù)職業(yè)學(xué)院。該校的特別之處在于它的“透明”：從院系專業(yè)建設(shè)到老師職業(yè)發(fā)展?fàn)顩r；從部門的預(yù)算執(zhí)行情況到每一張具體的報(bào)銷單據(jù)；從實(shí)驗(yàn)室的設(shè)備狀況到每個(gè)學(xué)生的學(xué)習(xí)表現(xiàn)……只要是與學(xué)校管理相關(guān)的信息，只需借助一臺(tái)電腦甚至一部手機(jī)，從院長到一般老師以及教輔人員，都可以依照崗位和層級(jí)的權(quán)限規(guī)定非常方便地獲取所需信息，完全不受時(shí)空的限制，整所學(xué)校是以一種“透明”的狀態(tài)呈現(xiàn)于人前。

這么一所“透明”的學(xué)校，它的魔力來源于哪里？

全新信息化大學(xué)

與其他院校的校園信息化建設(shè)不同，學(xué)院“全新信息化大學(xué)”的炫彩之處在于自主研發(fā)的CRP（Campus Resource Planning即校園資源計(jì)劃）系統(tǒng)。這是一個(gè)以教育教學(xué)為核心、覆蓋行政管理、學(xué)生服務(wù)、后勤管理、安全校園等多個(gè)領(lǐng)域和環(huán)節(jié)，包含80多個(gè)功能模塊的“信息化體系”。依靠這個(gè)系統(tǒng)，學(xué)院實(shí)現(xiàn)了整個(gè)校園的相互貫通和無界化，徹底消除了信息的“孤島”現(xiàn)象。同時(shí)通過授權(quán)開放，實(shí)現(xiàn)了院內(nèi)外在統(tǒng)一平臺(tái)上的無障礙溝通，信息資源呈倍數(shù)增值，利用現(xiàn)代科技手段提高了管理效率，降低了管理成本。

但學(xué)院的信息技術(shù)是服務(wù)和服從管理需要的。學(xué)院的信息化建設(shè)始終把學(xué)生和老師的需求放在第一位，以服務(wù)于學(xué)生的自我管理、自我監(jiān)督、自我提高以及老師的職業(yè)發(fā)展為最終目標(biāo)，建成了一個(gè)只要有網(wǎng)絡(luò)信號(hào)師生就能學(xué)習(xí)、工作的環(huán)境，公開公平，無需刻意管理卻管理有方。

——為了學(xué)生“高素質(zhì)”的全方位動(dòng)態(tài)管理。學(xué)院建立了動(dòng)態(tài)跟蹤、全面記錄學(xué)生成長軌跡的“學(xué)生電子檔案”；推出了沒有時(shí)空限制方便學(xué)生隨時(shí)隨地學(xué)習(xí)的“空中課堂”；設(shè)計(jì)了集標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)、全面監(jiān)督和評(píng)估系院教學(xué)質(zhì)量于一體的“專業(yè)建設(shè)動(dòng)態(tài)電子書”；提供了一個(gè)集學(xué)習(xí)、生活、實(shí)踐、咨詢、辦事、服務(wù)、自我管理等為一體的“學(xué)生信息服務(wù)平臺(tái)”。信息技術(shù)提升了傳統(tǒng)的校園效率，擴(kuò)展了傳統(tǒng)的校園工能。

——資源共享的專業(yè)建設(shè)管理。以專業(yè)資源管理為內(nèi)容的“專業(yè)建設(shè)動(dòng)態(tài)電子書”、以課程教學(xué)活動(dòng)為切入點(diǎn)的“空中課堂”、以學(xué)生頂崗實(shí)習(xí)管理為目標(biāo)的“校外課堂”等系統(tǒng)，是學(xué)院及專業(yè)建設(shè)和管理的基本平臺(tái)。

——過程調(diào)節(jié)的教工業(yè)績管理。教職員工的業(yè)績管理是落實(shí)人才培養(yǎng)目標(biāo)的重要手段。學(xué)院按工作崗位的性質(zhì)、任務(wù)劃分考核類型，辦公平臺(tái)設(shè)置關(guān)鍵指標(biāo)警示和職業(yè)發(fā)展提醒，對(duì)教工業(yè)績進(jìn)行具有針對(duì)性的反饋，并提供具有可比性的個(gè)人排行數(shù)據(jù)，讓教工“跳出自己看自己”。人事部門以及教工所在部門則借助教工的業(yè)績數(shù)據(jù)，幫助教工完成自我認(rèn)識(shí)、分析、評(píng)價(jià)。

——基于“規(guī)則”的“三標(biāo)一體”標(biāo)準(zhǔn)化體系。學(xué)院建立起一整套行之有效的評(píng)價(jià)機(jī)制并形成反饋回路。評(píng)價(jià)機(jī)制的不斷完善以及以此為基礎(chǔ)的規(guī)則潛質(zhì)、過程受控和持續(xù)改進(jìn)，已成為學(xué)院信息化與標(biāo)準(zhǔn)化互為依存、相得益彰的學(xué)校管理和人才培養(yǎng)質(zhì)量保障的模式，使人才培養(yǎng)和學(xué)院管理全程調(diào)控，從而有效預(yù)防和及時(shí)糾正不合格“產(chǎn)品”的產(chǎn)生。也正因?yàn)槿绱?，在連續(xù)幾年在用人單位的反饋信息中，學(xué)院的畢業(yè)生合格率均達(dá)100%。

——自主參與的學(xué)生行為管理。學(xué)院人才培養(yǎng)的雙重定位是既“成人”又“成才”。

◇ “學(xué)生誠信電子銀行”：通過信息化手段全程記錄學(xué)生的在校表現(xiàn)，誠信積分實(shí)行“可存可取”的機(jī)制，信息系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)學(xué)生予以提示，激發(fā)學(xué)生自主性的行為調(diào)節(jié)，“誠信”教育由此從傳統(tǒng)的說教轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)踐性的引導(dǎo)，學(xué)生在誠信實(shí)踐中養(yǎng)成誠信品質(zhì)。

◇ 組建“中心”和“社團(tuán)”。學(xué)院組建了大學(xué)生事務(wù)服務(wù)中心、大學(xué)生新聞中心、大學(xué)生活動(dòng)中心、大學(xué)生督導(dǎo)中心等四大中心，以及對(duì)應(yīng)社會(huì)“職業(yè)”的17個(gè)職業(yè)型學(xué)生社團(tuán)，配備指導(dǎo)教師，實(shí)施模擬職場情景的標(biāo)準(zhǔn)化、職業(yè)化管理。

◇ 借鑒“人民代表大會(huì)”的工作機(jī)制，每年定期召開以組織和引導(dǎo)學(xué)生參與學(xué)校管理為目標(biāo)的“學(xué)生代表大會(huì)參議會(huì)”，學(xué)生代表通過征集議案、審議學(xué)院相關(guān)工作報(bào)告、提出合理化建議等形式“參政議政”。

——透明可靠的安全、設(shè)施與環(huán)境管理。學(xué)院將“數(shù)字校園”的有效信息與校園服務(wù)的內(nèi)容予以創(chuàng)造性結(jié)合，以單元網(wǎng)格管理微架構(gòu)，以數(shù)字化、閉環(huán)式、精細(xì)化和動(dòng)態(tài)式管理為特征，集成校園網(wǎng)格化管理與服務(wù)系統(tǒng)（以下簡稱為CGSS）。

網(wǎng)格管理就是將校園分成若干單元（格），每日由每個(gè)單元（格）的信息采集人通過CRP系統(tǒng)報(bào)送本區(qū)域（格）的安全、設(shè)施設(shè)備和環(huán)境衛(wèi)生三方面的數(shù)據(jù)，責(zé)任部門通過CGSS不斷提取每“格”的骨干信息，及時(shí)處理、排除安全隱患，解決設(shè)備和環(huán)境問題，并將處理情況反饋給信息采集人，然后對(duì)處理結(jié)果進(jìn)行滿意度評(píng)價(jià)，形成“閉環(huán)”。所有過程數(shù)據(jù)均在“安全與后勤管理模塊”（系統(tǒng)軟件）中實(shí)時(shí)顯示，全院師生均直觀可視。

“校園110”是學(xué)院設(shè)置的由學(xué)生自主管理，具有報(bào)警、求助、報(bào)修、咨詢、爆料和投訴等功能的服務(wù)平臺(tái)，借助CRP形成一個(gè)中心呼叫、多個(gè)校區(qū)響應(yīng)和聯(lián)動(dòng)的機(jī)制。

CGSS為校園安全編織了一張保障網(wǎng)，事事有人理，物物有人管，每位師生都是校園的守護(hù)者，使安全與后勤管理精細(xì)化真正“落地”，極大地提升了校園服務(wù)和管理的能力和水平。

9承諾18層面：

讓學(xué)生有教養(yǎng)有本領(lǐng)

“給我三年，還你一個(gè)有教養(yǎng)、有本領(lǐng)的孩子！”這是廣州工程技術(shù)職業(yè)學(xué)院對(duì)家長、對(duì)社會(huì)的鄭重承諾。為了這個(gè)承諾，學(xué)院采取了很多獨(dú)特而又有效的措施：在發(fā)給新生錄取通知書時(shí)，學(xué)院會(huì)同時(shí)發(fā)出一份《承諾書》，其中有9條告誡新生不能違犯的“天條”，包括違反法紀(jì)、校內(nèi)處分、未能取得職業(yè)資格證書、課程不及格、缺課、未修滿學(xué)分、誠信銀行分未達(dá)標(biāo)、工作實(shí)踐學(xué)分未過線、沒有創(chuàng)新成果等等。這9條承諾書就是9條不能踩踏的做人和求學(xué)底線，如果學(xué)生觸碰了就不能夠畢業(yè)?！斑M(jìn)來容易，出去不易”。由于學(xué)院嚴(yán)格執(zhí)行9條標(biāo)準(zhǔn)，因此每年都有學(xué)生因?yàn)檫_(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)遭到淘汰。在這樣的機(jī)制下，能夠留下來的學(xué)生都是對(duì)自己、對(duì)未來負(fù)責(zé)任的人。

為了讓學(xué)生更加嚴(yán)格地遵守9條承諾書，學(xué)院從18個(gè)層面來評(píng)定一個(gè)學(xué)生，數(shù)據(jù)每天自動(dòng)更新，全員參與全覆蓋。每一名學(xué)生的個(gè)人情況均能在電腦中全部調(diào)出。只要在網(wǎng)站中點(diǎn)開一個(gè)同學(xué)的信息檔案，包括個(gè)人的導(dǎo)師、兼職、學(xué)習(xí)成績，誠信程度，社團(tuán)參與度、學(xué)校消費(fèi)情況等18個(gè)層面的信息便一覽無遺了。再打開輔導(dǎo)員界面，哪個(gè)學(xué)生缺課、曠課、什么專業(yè)的什么學(xué)生、老師缺課也全都能記錄下來。

CRP系統(tǒng)自動(dòng)管理：

打造“沒有邊界的校園”

有一個(gè)著名的比方：傳統(tǒng)管理是象牙塔，現(xiàn)代管理是玻璃屋。前者難知就里，后者則一目了然。要管理，就需要分層級(jí)、設(shè)部門，不同層級(jí)之間、部門與部門之間信息要對(duì)稱，以免形成一個(gè)個(gè)難以貫通的“信息孤島”。

CRP系統(tǒng)指的是一個(gè)集“日常管理”、“工作評(píng)估”、“規(guī)劃決策”三位一體的數(shù)字化校園平臺(tái)。它通過識(shí)別和規(guī)劃校園資源，從而有效地實(shí)現(xiàn)和完成學(xué)院教育教學(xué)、招生就業(yè)、校企合作、行政后勤保障管理等任務(wù)。

當(dāng)一所學(xué)院變得透明以后，它所表現(xiàn)出來的特色和優(yōu)勢(shì)就非常明顯：首先，透明的學(xué)院以“儀表盤”方式對(duì)學(xué)校日常工作進(jìn)行管理和監(jiān)控，使校園始終處于“可控和安全的狀態(tài)”。其次，CRP系統(tǒng)可將復(fù)雜的工作變得簡單化、常態(tài)化，便于應(yīng)對(duì)評(píng)估（學(xué)院的CRP系統(tǒng)，在軟件編寫的時(shí)候就已充分考慮了評(píng)估因素，所有數(shù)據(jù)已經(jīng)與“評(píng)估數(shù)據(jù)平臺(tái)”作了對(duì)接）。當(dāng)學(xué)院需要“評(píng)估”或需填報(bào)相關(guān)報(bào)表時(shí)，系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)在各個(gè)功能模塊中提取相關(guān)信息，自動(dòng)導(dǎo)入“評(píng)估狀態(tài)數(shù)據(jù)平臺(tái)”之中，使學(xué)院的評(píng)估工作從繁瑣變?yōu)楹唵危奖銓W(xué)院經(jīng)常性的自我測評(píng)，讓“評(píng)估”成為學(xué)院日常管理的一部分，成為管理者管理學(xué)院、確保學(xué)院健康發(fā)展和人才培養(yǎng)質(zhì)量提高的重要手段。再次，CRP系統(tǒng)可對(duì)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行深加工，為學(xué)院發(fā)展規(guī)劃和科學(xué)決策提供依據(jù)。高透明度的操作保證了學(xué)院該項(xiàng)工作的公平性，多年來都是“零投訴”。

在2009年、2010年的《高等教育年度報(bào)道》中，廣州工程技術(shù)職業(yè)學(xué)院都被作為案例而收入。

讓數(shù)據(jù)說話，用開放的理念辦現(xiàn)代學(xué)院

廣州工程技術(shù)職業(yè)學(xué)院自主研發(fā)的CRP系統(tǒng)，其中最重要的功能之一在于數(shù)據(jù)。所有數(shù)據(jù)都是實(shí)時(shí)采集、全員維護(hù)，經(jīng)過CRP系統(tǒng)的深加工，生成有用的數(shù)據(jù)供學(xué)院各個(gè)層面作為工作參考。“讓數(shù)據(jù)說話”已經(jīng)成為學(xué)院上下的共識(shí)并且形成了良好的工作習(xí)慣。譬如審批系院實(shí)驗(yàn)室建設(shè)預(yù)算，不再按照傳統(tǒng)的做法行事，即不能單憑系院遞交的報(bào)告加上領(lǐng)導(dǎo)班子成員的表決進(jìn)行決策，而是要看實(shí)驗(yàn)室的使用率，對(duì)使用率高的在資金的數(shù)額及投入的先后方面都更容易享有優(yōu)先權(quán)。再譬如助學(xué)金的發(fā)放，也不全是光憑學(xué)生的個(gè)人申請(qǐng)，其父母單位或街道、村鎮(zhèn)出具的證明就能獲準(zhǔn)，輔導(dǎo)員會(huì)抽取申請(qǐng)學(xué)生在學(xué)校的日常消費(fèi)數(shù)據(jù)作為重要參考。如果一個(gè)學(xué)生他的校園一卡通記錄中吃飯及其他校園消費(fèi)顯示出較高的水準(zhǔn)，那么他的助學(xué)申請(qǐng)不可能獲得通過。還有一個(gè)例子就是教工的評(píng)優(yōu)評(píng)先，這是一個(gè)令人頭疼棘手的老生常談問題。誰好誰不好，如果單憑主觀印象，標(biāo)準(zhǔn)實(shí)難把握，結(jié)果總難免被人詬病。但學(xué)院現(xiàn)在評(píng)優(yōu)評(píng)先，全部提取數(shù)據(jù)，個(gè)人的硬件（包括職稱、科研、論文等等）是否全部達(dá)標(biāo)，教學(xué)排名是否在線上，學(xué)生評(píng)價(jià)如何，有無特別業(yè)績等等，合乎要求的才可以入選，同時(shí)個(gè)人綜合分?jǐn)?shù)的高低也是評(píng)優(yōu)評(píng)先結(jié)果的重要依據(jù)。如此一來，質(zhì)疑的聲音少了很多，在數(shù)據(jù)面前，大家都比較服氣。

學(xué)院的CRP系統(tǒng)，現(xiàn)在每天的信息流轉(zhuǎn)量都在100萬條以上，通過對(duì)這些海量信息的挖掘，從中能夠獲得很多對(duì)學(xué)院各方面的管理均有珍貴價(jià)值的數(shù)據(jù)。學(xué)院非常清楚在大數(shù)據(jù)到來的時(shí)代，一定要從戰(zhàn)略上重視對(duì)這些數(shù)據(jù)的開發(fā)利用，將它作為完善學(xué)院管理、促進(jìn)學(xué)院發(fā)展的有效抓手。

中國職業(yè)教育的進(jìn)程不算久遠(yuǎn)，所有的職業(yè)院校都還很年輕，廣州工程技術(shù)職業(yè)學(xué)院也一樣。但學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)憑借著他們對(duì)信息化敏銳的觸角，將廣州工程技術(shù)職業(yè)學(xué)院打造成了院校中大數(shù)據(jù)的典范。他們清醒地知道，當(dāng)今世界，既是個(gè)高度信息化的社會(huì)，也是個(gè)信任危機(jī)前所未有地在全球蔓延的社會(huì)。有一位著名的管理思想家說過：出現(xiàn)信任危機(jī)之日，就是呼喚透明化之時(shí)。因此，把學(xué)校辦成透明的學(xué)校，是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，沒有退路，不容選擇。

“無需管理的管理”，實(shí)際上是用最先進(jìn)、最科學(xué)的手段，整合周邊資源，進(jìn)行最人性化、最高效的管理，解放了人力物力，達(dá)到了管理的最高境界。