淺談檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與實(shí)際效益

婁從梅

摘要：收集和管理檔案的根本目的 ，主要是為了開發(fā)與利用。而在檔案信息資源開發(fā)利用工作中 ，存在著傳統(tǒng)式的被動(dòng)服務(wù)形式和不重視檔案利用信息反饋的問(wèn)題 ，嚴(yán)重影響著檔案信息資源的開發(fā)與利用，以及信息的反饋。據(jù)此 ，筆者重點(diǎn)對(duì)檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與檔案實(shí)際效益作以探討。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)實(shí)際效益

一、當(dāng)前，在檔案信息資源開發(fā)和信息反饋工作中存在的主要問(wèn)題

（一）局限于檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，不求檔案的實(shí)際效益。各地各級(jí)檔案行政管理部門，每到年終在要求基層檔案館（室，下同）編制年報(bào)，了解檔案利用情況時(shí)，只需統(tǒng)計(jì)幾個(gè)利用數(shù)據(jù)，如利用人數(shù)、利用檔案卷（冊(cè)）數(shù)、頁(yè)數(shù)及復(fù)印數(shù)據(jù)數(shù)等，而不了解通過(guò)檔案信息資源的開發(fā)與利用，影響所獲得的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。統(tǒng)計(jì)幾個(gè)數(shù)據(jù)只能揭示表現(xiàn)現(xiàn)象，而不能揭示檔案利用的實(shí)質(zhì)，即實(shí)際效益。這是各地各級(jí)檔案部門普遍存在的一個(gè)問(wèn)題。

（二）在檔案館查（借）閱利用時(shí)，只要求填寫其利用目的，不求深層次了解，失去檔案利用信息反饋的機(jī)會(huì)。檔案信息資源的開發(fā)與利用，可分兩個(gè)階段。第一階段，又可稱初級(jí)階段，即利用者到檔案館查（借）閱檔案或檔案館主動(dòng)為利用者提供檔案，這時(shí)只反映檔案利用情況；第二階段，又可稱為高級(jí)階段，即檔案通過(guò)利用者在工作、學(xué)習(xí)、生產(chǎn)等社會(huì)實(shí)踐中的利用，不同程度會(huì)產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，也就是體現(xiàn)了利用檔案的作用和價(jià)值，通過(guò)信息反饋而求得。而要取得這種信息，事先必須有所了解和掌握，即在利用時(shí)有目的地作些深層次了解，并一一記錄在案，以利日后跟蹤調(diào)查。

（三）有了利用實(shí)例，不求匯集編發(fā)重返社會(huì)。有些館雖也注重檔案利用信息反饋工作，收集有價(jià)值的檔案利用實(shí)例，但只是作為檔案目標(biāo)管理認(rèn)證和達(dá)標(biāo)的材料，因此收集后就將實(shí)例束之高閣，不匯編發(fā)表，重返社會(huì)，影響檔案信息資源的開發(fā)與利用。如果將利用實(shí)例編發(fā)，不但會(huì)促進(jìn)檔案的開發(fā)利用，使社會(huì)和全民更加認(rèn)識(shí)檔案、了解檔案，使檔案的使用價(jià)值得到進(jìn)一步發(fā)揮，而且可大大提高檔案館的社會(huì)地位和知名度。

（四）編研工作的滯后，跟不上檔案信息資源的開發(fā)利用。因此，檔案管理人員必須了解信息社會(huì)動(dòng)向和需求，結(jié)合館藏實(shí)際，有目的、有計(jì)劃地編研一些參考性、指導(dǎo)性的資料，提供社會(huì)利用。然而，各地各級(jí)檔案館編研工作滯后，跟不上社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需求，影響檔案信息資源的開發(fā)與利用。

二、檔案館應(yīng)在了解和掌握檔案利用實(shí)際效益上下功夫。

（一）有利于了解檔案的價(jià)值和作用。《檔案法》第二條稱：“本法所稱的檔案是……對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！钡私鈾n案是否具有保存價(jià)值，最重要的一點(diǎn)是要提供利用。如果檔案不再利用，最有價(jià)值的檔案也就失去保存的意義。而只有通過(guò)檔案的利用和開發(fā)，才能了解檔案的價(jià)值。過(guò)去不少單位和領(lǐng)導(dǎo)，為什么對(duì)檔案工作不夠重視和支持，主要一個(gè)原因是檔案部門長(zhǎng)期處在“封閉”狀態(tài)，單位和領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)為檔案不能給本單位出效益、出成果。其實(shí)無(wú)數(shù)事例證明，這完全是一種偏見和誤解。有保存價(jià)值的檔案，一般都具有利用價(jià)值，但其價(jià)值的大小，必須通過(guò)利用，一旦利用一定會(huì)產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

（二）有利于檔案的鑒定工作。眾所周知，檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期、短期三種，對(duì)于保管期限已滿的檔案，就要對(duì)它們組織再次鑒定，判定銷毀與否。而檔案利用實(shí)效的統(tǒng)計(jì)情況，是再次鑒定時(shí)必須考慮的一個(gè)重要因素。對(duì)于那些利用頻率高、周期長(zhǎng)的檔案，即使已到規(guī)定的保管期限，也應(yīng)繼續(xù)延長(zhǎng)其保管期限；反之，檔案利用率較低，利用周期短的檔案到期后即可進(jìn)行銷毀。

（三）有利于了解和掌握檔案利用信息，進(jìn)一步拓寬檔案利用工作的渠道，最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用。通過(guò)檔案利用實(shí)效的收集和統(tǒng)計(jì)，可以進(jìn)一步了解社會(huì)利用檔案的需求以及利用者的心理，從而改進(jìn)我們的服務(wù)方式，拓寬檔案提供利用渠道，使更多的利用者了解檔案，熟悉檔案，利用檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

（四）有利于編發(fā)檔案利用實(shí)例，加大檔案宣傳工作力度。通過(guò)調(diào)查和統(tǒng)計(jì)檔案利用實(shí)效，將一個(gè)又一個(gè)的利用實(shí)例篩選與整理出來(lái)，并編印成冊(cè)，發(fā)至單位領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)業(yè)務(wù)部門，使他們了解檔案的作用，這要比空喊幾句檔案工作如何重要強(qiáng)得多。尤對(duì)不太了解檔案、不熟悉檔案價(jià)值的同志來(lái)說(shuō)，更有一個(gè)有實(shí)際意義的宣傳和教育，通過(guò)檔案提供利用產(chǎn)生實(shí)際效益的例證，使他們了解檔案，并支持檔案工作。

（五）有利于檔案館業(yè)務(wù)工作實(shí)績(jī)的體現(xiàn)。檔案業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容很多，而開發(fā)利用檔案信息資源應(yīng)該是業(yè)務(wù)工作的“主體工程”，因?yàn)?，收集和管理檔案的根本目的，是為了利用，否則就失去保存檔案的意義。而要衡量一個(gè)館的工作與實(shí)績(jī)，在業(yè)務(wù)工作上，開發(fā)利用檔案信息資源最能說(shuō)明問(wèn)題了。用戶通過(guò)利用你的檔案，獲取了社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，這就是你工作的實(shí)績(jī)。

三、開發(fā)利用檔案信息資源，獲得檔案實(shí)際效益

（一）認(rèn)真做好查（借）閱登記工作。在提供利用檔案的過(guò)程中，檔案管理人員要督促需要者將查閱檔案的目的填寫詳細(xì)，應(yīng)填明查閱檔案具體是為那一項(xiàng)工作、哪一項(xiàng)工程服務(wù)、這些檔案將起到的什么樣的作用、取得怎樣的效益等內(nèi)容，這樣便于收集提供實(shí)效的線索和確定有否必要進(jìn)行跟蹤調(diào)查等，為利用實(shí)效統(tǒng)計(jì)工作積累素材。

（二）建立用戶聯(lián)系制度。檔案在查（借）閱時(shí)，一般不會(huì)直接產(chǎn)生效益，而要通過(guò)在工作中發(fā)揮的作用來(lái)體現(xiàn)出檔案的實(shí)？際價(jià)值，因此，為了及時(shí)取利用信息，可以建立用戶聯(lián)系制度，即把用戶的姓名、單位地址、聯(lián)系電話和郵編等一一登記在冊(cè)，以便與用戶聯(lián)系。檔案館亦可把自己的聯(lián)系人和聯(lián)系電話告訴用戶，以利用戶及時(shí)反饋信息。同時(shí)，也可定期召開用戶座談會(huì)，加強(qiáng)與用戶聯(lián)系，改進(jìn)我們的工作和服務(wù)。

（三）加強(qiáng)對(duì)檔案利用情況的信息反饋?？梢圆扇±谜咛顚憴n案利用信息反饋表，實(shí)地調(diào)查和電話等手段，加強(qiáng)對(duì)檔案利用情況的信息反饋。主要內(nèi)容包括利用單位、利用人、時(shí)間、案卷名稱和獲取的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益。特別是效益要寫得具體一點(diǎn)，應(yīng)有時(shí)間、地點(diǎn)、人物和具體事例。通過(guò)收集隨時(shí)了解和掌握利用檔案所產(chǎn)生的實(shí)效。

（四）及時(shí)編發(fā)檔案利用實(shí)效匯編。檔案部門應(yīng)每年編發(fā)檔案利用實(shí)效匯編，宣傳檔案的利用效果和產(chǎn)生的社會(huì)與經(jīng)濟(jì)效益。利用實(shí)效匯編是將利用者反饋的利用檔案產(chǎn)生的實(shí)際效益等信息，通過(guò)編輯成冊(cè)并再次反饋給社會(huì)，這樣可突出宣傳檔案的作用和價(jià)值。特別將產(chǎn)生重大效益的實(shí)例送給有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)，使他們認(rèn)識(shí)檔案作用，充分支持檔案部門的工作。

（五）實(shí)地調(diào)查和電話采訪。根據(jù)用戶查閱時(shí)登記在案的線索，可以及時(shí)到實(shí)地調(diào)查或電話采訪，掌握利用效果的第一手資料。許多用戶在各自不同的崗位上，都擔(dān)負(fù)著一定的工作和任務(wù)，有時(shí)沒有時(shí)間來(lái)編報(bào)利用實(shí)例，檔案人員應(yīng)主動(dòng)上門服務(wù)，把通過(guò)利用檔案后所產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益情況搞清楚，便于編寫。

綜上所述，檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)是必要的，也說(shuō)明了檔案利用工作的重要性，但更重要的是要了解、收集檔案的實(shí)際效益，以利進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為社會(huì)各界和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。轉(zhuǎn)貼于 233網(wǎng)校論文中心 http：//www.studa.net