基于高校檔案管理的檔案利用價值研究

●樊振東

基于高校檔案管理的檔案利用價值研究

●樊振東

檔案是專門挑選出來的、經(jīng)過長期積累的、有特定價值的資料文件，并且在后續(xù)利用上具有經(jīng)濟(jì)和社會價值。檔案提供利用與利用檔案是兩個不同的概念，文章所涉及的檔案利用價值是指檔案提供利用所產(chǎn)生的社會經(jīng)濟(jì)效益研究方向，結(jié)合現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)學(xué)和檔案的社會性，引入數(shù)學(xué)方法和管理學(xué)方法對檔案利用的價值效益進(jìn)行評價。

高校檔案管理 檔案利用價值 經(jīng)濟(jì)效益

一、檔案利用效益概述

檔案利用價值的評估必然要涉及到兩個概念，即成本與效益，且評估的結(jié)果展現(xiàn)為效率和效果。通常效果是效益與成本之差，效率為效益與成本之比，效率與效果是評價檔案利用價值的兩個重要量化指標(biāo)。在高校檔案管理的檔案利用價值研究中，成本是檔案利用中所承擔(dān)代價或產(chǎn)生副作用的外在表征，是檔案利用效益評估的重要考量因素。

從檔案管理的本質(zhì)來看，高校投資并設(shè)立檔案部門的初衷是保存和開發(fā)利用有價值的信息，并非企業(yè)性質(zhì)的贏利目的，并且檔案管理的廣泛社會性也決定了檔案來源于社會并服務(wù)于社會，是社會資源的再分配。檔案不是現(xiàn)實財務(wù)，其所創(chuàng)造的價值和檔案利用效益是一種潛在的價值形式。尤其對于高校的檔案利用來看，高校本身所具有的的社會性和教育性，使得檔案利用所產(chǎn)生的價值是為高校發(fā)展、教育發(fā)展、人才培養(yǎng)服務(wù)的，因此其價值展現(xiàn)是隱性的、長期的。

按通常的效益分類來定義高校檔案利用效益并不合適，結(jié)合高校特點，以貨幣效益與非貨幣效益來描述高校檔案利用效益似乎更為現(xiàn)實。比如檔案利用所帶來的文化發(fā)展、教育進(jìn)步、人才素質(zhì)培養(yǎng)的提升等均可作為非貨幣效益來評價。

二、檔案利用工作創(chuàng)造價值的理論

就本文所研究的高校檔案利用價值而言，其管理及利用范圍多以學(xué)校為單位，結(jié)果展現(xiàn)呈長期性、隱蔽性特點，但按照勞動價值理論，檔案利用工作也是置身于生產(chǎn)性勞動的部門，同樣也創(chuàng)造價值。

首先，檔案利用工作作為服務(wù)勞動創(chuàng)造價值。傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)理論認(rèn)為商品價值產(chǎn)生于勞動過程中，檔案利用是社會資產(chǎn)的再分配形式，這個角度看，檔案利用不創(chuàng)造價值，也沒有效益。但從現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)學(xué)理論看，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步，人們對商品的需求更加多元化，服務(wù)作為無形商品展現(xiàn)了勞動和交換的過程，因此從這一角度看，檔案利用創(chuàng)造了價值。檔案利用本質(zhì)是一種服務(wù)勞動，服務(wù)作為一種獨立的商品是有價值和使用價值的，因此可以說檔案利用是服務(wù)性勞動，能夠滿足人們的需求，是可以創(chuàng)造價值的。

其次，高校檔案是以信息形式存在的，檔案信息的收集、整理、編目、加工、維護(hù)、利用等都是建立在勞動之上的，同時檔案所存儲的信息能夠滿足人們的需要，也有自己的使用價值，因此檔案利用在信息勞動中是可以創(chuàng)造價值的。

再次，檔案利用作為知識勞動創(chuàng)造價值。從知識勞動理論看，高校檔案利用處于知識的轉(zhuǎn)移者角色，檔案作為知識的載體在提供者和需求者之間進(jìn)行交換，說明其具有作為商品交換的價值，這也從側(cè)面印證了知識也是商品的理論。

三、檔案利用經(jīng)濟(jì)效益評價

（一）對經(jīng)濟(jì)效益各評價指標(biāo)的確定

根據(jù)國家檔案局的相關(guān)規(guī)定文件，檔案利用效益的計算基本公式為：

其中：J-檔案利用經(jīng)濟(jì)效益量；α-檔案利用效益系數(shù)；S-檔案利用后增加的經(jīng)濟(jì)效益；C-檔案利用成本。

由公式1可知，檔案利用效益進(jìn)行量化的主要指標(biāo)是α，α是用來表示檔案利用中產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益程度的，檔案性質(zhì)屬性不同、利用方式和條件不同都會影響到α值，因此在高校檔案利用勞動中，α值一般可通過專家調(diào)查法結(jié)合平均數(shù)法、專家調(diào)查法結(jié)合加權(quán)平均數(shù)法兩種方式。兩種方法公式分別為：

其中：n-評估專家數(shù)量；Di-結(jié)合專家地位給出的加權(quán)值。

專家的選取結(jié)合檔案利用的情況來定，一般涉及利用部門、形成部門、和管理部門的專家，人數(shù)10人左右為宜，α值的計算可采用模糊數(shù)學(xué)中關(guān)于隸屬度的取值方法。

高校檔案利用類型一般可分為三類，一類是起憑證、復(fù)用或套用作用的，一類是起提高勞動者綜合素質(zhì)的，最后一類是提升高校綜合教學(xué)素質(zhì)及人才培養(yǎng)質(zhì)量作用的。確定高校檔案利用后增加的經(jīng)濟(jì)效益S，第一類較為直接，帶來的經(jīng)濟(jì)效益是顯而易見的。第二類和第三類的確定較為復(fù)雜，檔案利用后產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益是隱性的、長期的，因此對于S的確定也應(yīng)進(jìn)行加權(quán)計算，以長久影響為評價基礎(chǔ)。

（二）檔案利用創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價值的幾種不同情況

a.檔案利用于憑證或避免損失、增加收入時的經(jīng)濟(jì)效益為：J1=α·B-C，其中B為避免損失或增加的收入值；

b.檔案利用于科研開發(fā)、成果轉(zhuǎn)讓、成果推廣時，檔案利用的經(jīng)濟(jì)效益為：J2=α·Z-C，其中Z為檔案利用后所獲得的經(jīng)濟(jì)效益；

c.檔案利用于設(shè)計工作時，檔案利用效益為：J3=α·E-C，其中E為檔案利用后，某項設(shè)計所帶來的經(jīng)濟(jì)收入值；

d.某項經(jīng)濟(jì)活動中檔案利用帶來材料或能源的節(jié)省，這種情況下檔案利用創(chuàng)造的價值為：J4=α·M·D-C，其中M為節(jié)約材料或能源數(shù)量單位，D為單位價格；

e.檔案利用于某項經(jīng)濟(jì)活動時，項目提前完成，此種情況檔案利用的價值為：J5=α·T·S-C，其中，T為提前的時間量，S為單位時間的經(jīng)濟(jì)效益；

f.高校檔案利用于某項活動，提高該活動目標(biāo)的質(zhì)量，比如教學(xué)質(zhì)量、科研質(zhì)量等，此種情況檔案利用效益為：J6=α·Q· （D2-D1）-C，其中Q為提高量，D2-D1為檔案利用前后的效益或經(jīng)濟(jì)量差額；

四、提高高校檔案利用效益價值策略

（一）加強(qiáng)檔案利用者需求與行為心理研究

檔案利用的需求者存在個體差異，高校檔案統(tǒng)一的管理方式并沒有將潛在利用轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實利用，因此需要足夠的反饋信息來高效地開展檔案利用工作，其中需求者行為心理研究成為主要課題。通常對需求者的心理研究集中在利用者的查檔經(jīng)驗、自我形象維護(hù)心理、個性差異等方面進(jìn)行。

從需求者行為心理方面完善高校檔案利用工作的方法主要有以下幾種：第一，充分發(fā)揮需求者心理調(diào)研分析結(jié)果的作用，有針對性地完善檔案利用工作的服務(wù)方式，以滿足不同需求者對檔案利用的要求。比如延長開館時間、簡化查檔手續(xù)、提供平等公平服務(wù)等方式，提高利用者的滿意度；通過情緒調(diào)節(jié)，減輕利用者心理壓力等。第二，將檔案利用的宣傳工作放在重要位置，提高宣傳的力度，使?jié)撛谛枨笳吣軌蝽樌D(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實需求者和檔案利用者。第三，發(fā)揮需求者行為心理分析的作用，根據(jù)利用者的心理需求差異性，有針對性地搞好檔案編研工作。

（二）通過改善館藏結(jié)構(gòu)提高檔案利用效益

在高校的實際檔案管理工作中，檔案室保存的檔案一般不會直接提供給需求者，檔案館才是檔案利用的主要場所，因此改善檔案館藏結(jié)構(gòu)有助于提高高校檔案利用效益。檔案館藏結(jié)構(gòu)與檔案利用的時代差、供求差、科技差等是其主要影響因素。

（三）建立信息反饋機(jī)制提高檔案利用效益

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，在日新月異的社會面前，社會信息化已經(jīng)成為社會發(fā)展的大趨勢，檔案管理同樣緊隨信息發(fā)展的腳步，這些都使得檔案利用日趨復(fù)雜化、社會化和多元化，這也重新定義了檔案利用的社會價值和經(jīng)濟(jì)價值。檔案價值的展現(xiàn)要求檔案管理適應(yīng)社會變化和需求的不斷變化，建立信息反饋機(jī)制，及時獲取社會需求信息，有針對性地建設(shè)檔案事業(yè)，才能最大限度的發(fā)揮檔案利用的價值。

高校檔案管理信息反饋具有三個方面的含義，其一，檔案管理部門對整個檔案工作的反饋；其二，檔案利用者對整個檔案利用工作的反饋；其三，高校及社會對檔案利用工作的反饋。

針對高校檔案管理，建立高校檔案利用信息反饋機(jī)制的方法有：①結(jié)合檔案利用者的信息登記情況，有目的地進(jìn)行隨訪，獲取有效反饋信息；②對每位檔案利用者進(jìn)行信息登記，登記的內(nèi)容要有目的性，比如利用目的、方式、期望值、效果、要求、評價等；③結(jié)合宣傳工作，對檔案利用者進(jìn)行信息反饋的對接；④跟蹤式的檔案利用，針對目的性強(qiáng)的利用者，進(jìn)行后續(xù)檔案利用推薦，并追蹤詢問反饋信息。

結(jié)語

檔案利用是檔案管理工作的核心環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)檔案效益和體現(xiàn)檔案價值的關(guān)鍵所在，因此對檔案利用所產(chǎn)生的社會價值和經(jīng)濟(jì)價值評價需更為客觀和詳細(xì)，對高校檔案利用價值進(jìn)行更為深層的研究，將有利于高校建設(shè)的順利進(jìn)行，有利于高校教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，有利于高校專業(yè)高素質(zhì)人才培養(yǎng)模式的完善。檔案利用價值的研究是一個漫長的道路，需要多方關(guān)注和投入更大精力，才能推進(jìn)高校檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，為高校建設(shè)和社會建設(shè)貢獻(xiàn)應(yīng)有的力量。

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（作者單位：太原理工大學(xué) 山西太原 030024）

（責(zé)編：若佳）

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1004-4914（2014）09-223-02