宏在Excel2010中的應(yīng)用

李小遐

摘要：Excel電子表格軟件是應(yīng)用最廣泛的軟件之一，它的數(shù)據(jù)處理、圖表功能及各種函數(shù)和工具深受廣大用戶的喜愛，通過使用Excel宏，不僅能使Excel的很多操作自動化，更能通過VBA編程對Excel進(jìn)行二次開發(fā)，實(shí)現(xiàn)很多高級功能，提高工作效率。

關(guān)鍵詞：宏；Excel 2010；VBA

中圖分類號：TP37 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2014）07-1537-03

1 宏的概念

1.1 宏

宏（Macro）是微軟公司為其OFFICE軟件包設(shè)計(jì)的一個(gè)特殊功能，設(shè)計(jì)者為了讓人們在使用軟件進(jìn)行工作時(shí)，避免一再地重復(fù)相同的動作而設(shè)計(jì)出來的一種工具，它利用簡單的語法，把常用的動作寫成宏，當(dāng)在工作時(shí)，就可以直接利用事先編好的宏自動運(yùn)行，去完成某項(xiàng)特定的任務(wù)，而不必再重復(fù)相同的動作，目的是讓用戶文檔中的一些任務(wù)自動化。例如，在Excel打印輸出時(shí)，紙張大小默認(rèn)設(shè)置為A4，如果經(jīng)常需要將紙張大小設(shè)置為B5，則可將該操作錄制為一個(gè)宏，在打印輸出前執(zhí)行該宏，即可快速設(shè)置紙張大小，節(jié)省操作時(shí)間。

宏是可用于自動執(zhí)行任務(wù)的一項(xiàng)或一組操作，但其實(shí)質(zhì)是由一系列VBA命令組成的程序。宏類似于計(jì)算機(jī)程序，但與其他用于軟件開發(fā)的編程語言不同，宏只能“寄生”于Excel文件之中，而且宏代碼不能編譯為可執(zhí)行文件。

1.2 VBA

VBA（Visual Basic for Application）是新一代宏語言，是基于Visual Basic發(fā)展起來的、支持面向?qū)ο蟮木幊陶Z言。由于它具有直接應(yīng)用Office套件的各項(xiàng)強(qiáng)大功能，而且宏錄制器可以將用戶操作自動轉(zhuǎn)換成VBA代碼，因此VBA使Excel形成了獨(dú)立的編程環(huán)境。

Excel VBA作為一種擴(kuò)展工具，得到了越來越廣泛的應(yīng)用，原因在于，很多實(shí)際應(yīng)用中復(fù)雜的Excel操作都可以利用VBA得到簡化。一般來說，Excel VBA可以應(yīng)用在如下幾個(gè)方面：1）自動執(zhí)行重復(fù)的操作；2）進(jìn)行復(fù)雜的數(shù)據(jù)分析對比；3）生成報(bào)表和圖表；4）個(gè)性化用戶界面；5）Offic組件的協(xié)同工作；6）Excel二次開發(fā)。

2 創(chuàng)建宏

Excel提供了兩種創(chuàng)建宏的方法，一種是利用Excel操作環(huán)境中的宏錄制器錄制用戶的操作；另一種是使用VBA語言在VBE（Visual Basic Editor，VBA集成開發(fā)環(huán)境）中編寫宏代碼。

2.1錄制宏

在Excel2010中，宏錄制功能在“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡中，這與早期的Excel版本有所不同。Excel2010的默認(rèn)環(huán)境中，“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡是隱藏的，因此在錄制宏或編寫宏之前，需要將“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡顯示出來，操作方法是點(diǎn)擊“文件-選項(xiàng)-自定義功能區(qū)”，選中“開發(fā)工具”復(fù)選框，確定后即可在Excel窗口中看到“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡。

利用“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡中“代碼”組中的“錄制宏”按鈕，在“錄制新宏”對話框中，設(shè)置宏的名稱、保存位置以及快捷鍵，再單擊“確定”按鈕，就可以開始宏錄制，此時(shí)“錄制宏”按鈕狀態(tài)變成了“停止制”，點(diǎn)擊該按鈕即可完成宏錄制。為了使錄制的宏有效，在宏錄制時(shí)需要注意以下事項(xiàng)。

1）在錄制宏之前，應(yīng)先制定計(jì)劃，確定宏要執(zhí)行的步驟和命令。錄制前最好先執(zhí)行一次，確定每個(gè)步驟的詳細(xì)操作過程，因?yàn)槿绻阡浿坪陼r(shí)出現(xiàn)失誤，改正失誤的操作也會被Excel錄制到宏中。

2）如果在錄制宏時(shí)執(zhí)行了選擇單元格的操作，則每次運(yùn)行該宏時(shí)都將選中對應(yīng)的單元格，因?yàn)楹暧涗浀氖菃卧竦慕^對引用。要讓宏選擇單元格時(shí)不考慮活動單元格的位置，可以點(diǎn)擊“代碼”組的“使用相對引用”按鈕，將宏設(shè)置為記錄單元格相對引用；再次點(diǎn)擊該按鈕，又將按絕對引用方式記錄宏。用戶在錄制過程中可根據(jù)需要改變該按鈕的狀態(tài)。

3）宏保存時(shí)需要從“文件類型”中選擇“Excel啟用宏工作?。?.xlsm）”類型來保存，否則錄制的宏無效。

宏錄制過程中，用戶進(jìn)行的相關(guān)Excel 的操作大部分將被自動記錄為宏代碼，單擊“代碼”組中的“Visual Basic編輯器”按鈕或按組合鍵就可以打開VBE窗口，查看到剛才錄制的宏代碼。但是這些代碼中會有很多多余的指令，需要經(jīng)過必要的修改才能得到更高效、更智能的代碼。以設(shè)置表頭格式為黑體、20號字并加粗為例進(jìn)行說明。

2.2 使用VBE創(chuàng)建宏

錄制的宏可以忠誠地記錄Excel 操作，但也有其本身的局限性，如錄制的宏無判斷或循環(huán)能力，只能簡單執(zhí)行，無人機(jī)交互能力。因此，對于很多無法錄制的復(fù)雜操作，如創(chuàng)建新的窗體等，在VBE中使用VBA代碼創(chuàng)建宏是唯一的方法。在創(chuàng)建宏之后，可以將宏分配給對象，如按鈕、圖形、控件和快捷鍵等，這樣執(zhí)行宏就像點(diǎn)擊按鈕或快捷鍵一樣簡單。

VBA的語言要素非常多，不論是使用VBA代碼創(chuàng)建宏，還是修改錄制宏時(shí)產(chǎn)生的代碼都需要具備一定VBA或VB編程基礎(chǔ)的用戶才能完成。在此僅通過一個(gè)應(yīng)用實(shí)例說明用VBA編程解決問題的思路。

實(shí)現(xiàn)功能：合同到期自動提醒。問題描述：Excel工作表中有100多名合同客戶信息，A列為姓名，B列為合同起始日期，C列為合同到期日期，要求在打開工作表的同時(shí)自動給出提示，每個(gè)合同到期前15天內(nèi)，每天都要有提示。

這是一個(gè)打開工作薄即自動運(yùn)行宏的問題，用錄制宏是無法完成的，必須在VBE環(huán)境中用VBA直接編寫宏代碼來解決，可以設(shè)置一個(gè)自動運(yùn)行的宏，名稱為Auto_Open，則每次打開包含此宏的工作薄時(shí)，宏代碼會在后臺自動運(yùn)行，給出提示對話框。用VBA編寫的宏代碼如下，打開VBE窗口，在模塊1的代碼窗體里輸入這段代碼后，保存工作薄為“Excel啟用宏工作?。?.xlsm）”類型，再次打開此工作薄時(shí)會自動彈出一個(gè)個(gè)對話框，顯示某某客戶的合同還有多少天到期，請盡快續(xù)約的提示信息。

3 宏的安全性

宏是由VBA代碼組成的。從Office軟件支持宏開始，宏病毒也隨之出現(xiàn)，許多病毒經(jīng)過專門設(shè)計(jì)，可以利用VBA宏對系統(tǒng)和數(shù)據(jù)文件進(jìn)行惡意操作，宏的安全性越來越受到用戶的重視。在Excel2010中，用戶可以選擇宏安全設(shè)置，以便控制打開包含宏的工作薄時(shí)的行為，能夠在大部分情況下杜絕宏病毒對工作薄造成的危害。

3.1 宏安全性設(shè)置

要設(shè)置宏的安全性，用戶可以通過點(diǎn)擊“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡中“代碼”組里的“宏安全性”，在打開的“信任中心”對話框的“宏設(shè)置”來設(shè)置宏啟用時(shí)的狀態(tài)。默認(rèn)情況下，宏是被禁止的，啟用時(shí)會發(fā)出通知，用戶需要選擇啟動內(nèi)容才可以運(yùn)行宏。

3.2 數(shù)字簽名

宏更安全的設(shè)置方法是數(shù)字簽名，就是給宏加上電子的基于加密的安全驗(yàn)證戳，以確認(rèn)宏是來自簽名者并且沒有被篡改。Excel2010的數(shù)字簽名有商用類型和個(gè)人類型兩種類型，商用類型需要付費(fèi)，對一般用戶來說，個(gè)人數(shù)字簽名就已經(jīng)比較安全。

在Office的安裝目錄中有一個(gè)名為“SELFCERT.EXE”的應(yīng)用程序，運(yùn)行這個(gè)程序就可以生成用戶的數(shù)字簽名。具體操作步驟為：第一步，在Windows7系統(tǒng)中，點(diǎn)擊“開始—運(yùn)行”命令，在“運(yùn)行”對話框中點(diǎn)擊“瀏覽”按鈕，在Office的安裝文件夾中的“Office14”文件夾中找到“SELFCERT.EXE”程序運(yùn)行，在打開的“創(chuàng)建數(shù)字證書”對話框中輸入證書的名稱；第二步，在VBE窗口，點(diǎn)擊“工具—數(shù)字簽字—選擇證書”，選擇在第一步輸入的數(shù)字證書；第三步，在宏安全設(shè)置中，選擇禁用無數(shù)字簽置的所有宏。

4 結(jié)論

如果在Excel中重復(fù)進(jìn)行某項(xiàng)工作，可用宏使其自動執(zhí)行。相對宏錄制，在Excel中使用VBA，可以更好地控制Excel，進(jìn)一步發(fā)掘Excel的強(qiáng)大功能，提高Excel的自動化水平。VBA不僅僅應(yīng)用在微軟的應(yīng)用程序中，在AutoCAD、CorelDRAW等應(yīng)用程序的新版本中也集成了，作為應(yīng)用程序自動化語言，VBA在各組件中是通用的。

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