高校圖書館業(yè)務(wù)外包問題研究

劉 芳

（北京工商大學(xué) 圖書館，中國 北京 100048）

業(yè)務(wù)外包，是指企業(yè)把內(nèi)部業(yè)務(wù)的一部分承包給外部專門機構(gòu)。業(yè)務(wù)外包實際上是一種企業(yè)的經(jīng)營策略，即指企業(yè)整合內(nèi)部業(yè)務(wù)，重新配置資源，把非核心業(yè)務(wù)交給專業(yè)化的外部企業(yè)，而將資源集中于自身的優(yōu)勢領(lǐng)域，塑造核心業(yè)務(wù)，提高競爭能力，最終使企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，國家對教育和科學(xué)研究的投入不斷加大，業(yè)務(wù)外包也越來越多的出現(xiàn)在了高校圖書館領(lǐng)域。

1 業(yè)務(wù)外包的背景

實際上，業(yè)務(wù)外包在歐美高校的圖書館中，已經(jīng)是一種被普遍應(yīng)用并且相對成熟的日常管理模式。這實際是由知識經(jīng)濟時代的到來，社會科技的發(fā)展所決定的，業(yè)務(wù)外包實際是高校圖書館適應(yīng)高等教育發(fā)展的一種現(xiàn)代化經(jīng)營戰(zhàn)略和管理理念。

1.1 科技發(fā)展的結(jié)果

信息時代的到來，使得科學(xué)技術(shù)在國家發(fā)展創(chuàng)新中的比重不斷加大，科技是第一生產(chǎn)力已不在只是一句口號，國家正在不斷的加大對于科學(xué)技術(shù)產(chǎn)業(yè)的投資。高校作為優(yōu)秀人才的培養(yǎng)基地，科學(xué)研究的孵化器，也得到了國家更多的重視和更高的投入。高校圖書館作為高校重要的組成部分，對于服務(wù)學(xué)校的教育和科研工作，起著不可替代的作用。憑借著穩(wěn)定的國家投入和自身對于人才和技術(shù)的不斷積累、互聯(lián)網(wǎng)和自動化技術(shù)的飛速發(fā)展，我國高校圖書館已經(jīng)逐步完成了自身業(yè)務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，圖書館部分業(yè)務(wù)正在從技術(shù)型、腦力型向機械型、體力型工作轉(zhuǎn)變。這就為外包工作的出現(xiàn)創(chuàng)造了可能。

1.2 業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)調(diào)整的必然

隨著我國高等教育事業(yè)的發(fā)展，高校圖書館也在不斷調(diào)整自身的定位和發(fā)展策略。圖書館既是學(xué)校培養(yǎng)學(xué)生的教室，也是各項科研項目的研究基地，它的各項服務(wù)直接影響著學(xué)校的教學(xué)和科研等工作，高水平的服務(wù)正是學(xué)校各項工作的保證。同時，高校的發(fā)展也在對圖書館的服務(wù)提出新的要求，圖書館以前單一的、低效率的文獻(xiàn)資源服務(wù)已經(jīng)難以滿足學(xué)校用戶的各種要求。高校圖書館資源使用率降低，服務(wù)得不到認(rèn)可，用戶明顯流失，這些問題不斷困擾著高校圖書館員。只有提高圖書館的整體業(yè)務(wù)能力，促使高校圖書館的業(yè)務(wù)重心由原來單純的為教學(xué)研究提供文獻(xiàn)和資源保障，向更為細(xì)化的輔助教育、輔助研究轉(zhuǎn)變，逐步適應(yīng)發(fā)展的要求，圖書館才能真正實現(xiàn)自身價值，與高校共同發(fā)展。然而，在總體資源增長緩慢的情況下，如果要加大新業(yè)務(wù)的資源投入，其它業(yè)務(wù)的投入則必然要被消減。業(yè)務(wù)外包，將現(xiàn)有的非核心業(yè)務(wù)交給專業(yè)化、效率化的外包公司，則是高校圖書館保證整體服務(wù)水平的最佳選擇。

1.3 國家政策影響的結(jié)果

業(yè)務(wù)外包也是圖書館在現(xiàn)有國家政策下的優(yōu)化選擇。為適應(yīng)信息時代的發(fā)展，國家逐步加大對高等教育的投入扶持。一方面，高校圖書館獲得了逐年增長的科研辦公經(jīng)費。另一方面，高校作為國家事業(yè)單位的一部分，其人才引進(jìn)、聘任都直接收到國家事業(yè)編制的約束。目前國家正在對調(diào)整事業(yè)單位進(jìn)行調(diào)整，很多高校，尤其是身處北上廣等一線城市的高校，普遍存在人員緊張的現(xiàn)象。高校圖書館受此影響，也面臨人員短缺、成員年齡老化的問題，業(yè)務(wù)外包就成為高校圖書館在人力資源短缺下的良好補充。

2 業(yè)務(wù)外包的內(nèi)容

圖書館業(yè)務(wù)外包一般是以合約的方式委托專業(yè)化的外部服務(wù)機構(gòu)，處理一些非核心的、次要的或輔助性的業(yè)務(wù)，來克服內(nèi)部人員不足，降低運營成本，強化核心服務(wù)，提高圖書館服務(wù)水平。圖書館業(yè)務(wù)外包從不同角度，可以劃分為多種類型。如，按照業(yè)務(wù)外包程度，可分為部分外包和整體外包等。結(jié)合工作實際和對北京市高校圖書館的調(diào)研，我認(rèn)為圖書館服務(wù)主要在三個領(lǐng)域進(jìn)行外包。

2.1 采編業(yè)務(wù)

圖書館采編業(yè)務(wù)外包是指將文獻(xiàn)資源的采訪、編目、加工等業(yè)務(wù)部分或全部交給相關(guān)的專業(yè)化服務(wù)機構(gòu)來完成。圖書館既可以選擇將采訪業(yè)務(wù)整體外包，也可以只外包某些業(yè)務(wù)，又或者由圖書館提供工作材料如條碼、書標(biāo)、詞條等，而承包商提供勞動服務(wù)等。高校圖書館在開始業(yè)務(wù)外包管理的早期多選擇熟悉的書商承擔(dān)簡單的圖書到館加工工作，如貼磁條、貼書標(biāo)、打包等工作。然而隨著圖書館人才缺口的擴大，以北京地區(qū)高校為例，大部分圖書館已經(jīng)開始接受文獻(xiàn)編目外包，即由書商或信息公司提供完整的圖書MARC 數(shù)據(jù)直接作為館藏數(shù)據(jù)，甚至個別高校已經(jīng)采取了采編業(yè)務(wù)整體外包模式。

2.2 信息技術(shù)業(yè)務(wù)

圖書館為配合高等教育事業(yè)的發(fā)展，滿足廣大師生不斷增長的信息需要，增設(shè)或改進(jìn)了越來越多的信息服務(wù)，如學(xué)位論文、科研成果等數(shù)據(jù)庫建設(shè)，論文查新，課程導(dǎo)引，圖書館計算機軟硬件服務(wù)及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等。信息服務(wù)的增加也必然要求圖書館投入更多的人力物力，更多的計算機、更大的服務(wù)器、更快的網(wǎng)絡(luò)、更豐富的數(shù)據(jù)庫以及更專業(yè)的信息人才。因此，很多高校圖書館選擇外包信息技術(shù)業(yè)務(wù)，將計算機軟硬件的維護(hù)、數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)管理等工作交給信息服務(wù)公司，從而集中自己的人才優(yōu)勢投入更擅長的學(xué)科服務(wù)等領(lǐng)域，優(yōu)化了自身的資源配置。

2.3 非技術(shù)性工作

圖書館的日常管理中還有很多低技術(shù)含量的事物性或勞務(wù)性工作，如保潔綠化、安全安保、書架管理等工作。這類工作必不可少，但為圖書館提供的服務(wù)附加值卻相對較低，還要耗去館員大量的時間和精力。將之交給專業(yè)化管理團(tuán)隊是優(yōu)化高校圖書館管理的一種有力舉措。例如，書庫上書是每個圖書館都有的工作，要占用館員大量的時間。作為勤工助學(xué)的一種方式，現(xiàn)在很多圖書館選擇將書架交給學(xué)生團(tuán)隊管理，這也是業(yè)務(wù)外包的一種形式。這一方面為圖書館減輕了業(yè)務(wù)負(fù)擔(dān)，另一方面也可以增加學(xué)生對圖書館服務(wù)的了解。

3 業(yè)務(wù)外包管理建議

高校圖書館采取業(yè)務(wù)外包可以有效的改變資源分配，提高核心服務(wù)能力。但是，業(yè)務(wù)外包也存在很多問題和陷阱，圖書館在采取這種管理模式時，應(yīng)該注意以下幾點：

3.1 全面核算業(yè)務(wù)外包效益

圖書館在開展業(yè)務(wù)外包之前，應(yīng)該首先進(jìn)行成本核算和效益評價，確定將業(yè)務(wù)外包有益于提高圖書館的整體服務(wù)水平，才可以進(jìn)行外包。反之亦然，不應(yīng)盲目的開展外包，避免出現(xiàn)資源浪費。圖書館應(yīng)該根據(jù)學(xué)校和自身的整體發(fā)展規(guī)劃，結(jié)合本館的人力、經(jīng)費等資源具體分析，劃分出圖書館的核心業(yè)務(wù)和非核心業(yè)務(wù)，確定業(yè)務(wù)外包的范圍，選擇合適的外包形式和外包深度，要盡可能地避免業(yè)務(wù)外包產(chǎn)生的不良后果，利用現(xiàn)有的資源最大化地為讀者提供信息服務(wù)。

3.2 明確財務(wù)管理，建立監(jiān)管體系

從企業(yè)財務(wù)管理角度上講，業(yè)務(wù)外包也是圖書館與外部機構(gòu)的經(jīng)營性業(yè)務(wù)往來。其中，涉及到大量資金的流動，稍有不慎，則可能為學(xué)校帶來損失，甚至成為滋生腐敗的溫床，圖書館要做好財務(wù)監(jiān)管工作。圖書館要訂立嚴(yán)格的財務(wù)管理制度明確權(quán)責(zé)，對于涉及金額較大的外包業(yè)務(wù)，最好進(jìn)行公開招標(biāo)，對于金額較小的外包業(yè)務(wù)，也要做到現(xiàn)金票據(jù)往來齊全，便于監(jiān)管。

3.3 嚴(yán)格業(yè)務(wù)管理，建立反饋制度

在確定業(yè)務(wù)外包之后，圖書館也應(yīng)對外包業(yè)務(wù)的質(zhì)量、標(biāo)準(zhǔn)等做出明確規(guī)定，并且依照規(guī)定準(zhǔn)確掌握業(yè)務(wù)外包的全過程，保證最終取得預(yù)期效益。在開展業(yè)務(wù)外包的過程中也要隨時保持圖書館內(nèi)部之間、與讀者之間以及與承辦商之間的聯(lián)系，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋，及時解決，避免在服務(wù)過程中發(fā)生重大失誤。

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