大型集團(tuán)企業(yè)檔案管理體系的構(gòu)建

鐘潔穎

摘 要：結(jié)合某集團(tuán)公司文章從檔案管理體系構(gòu)建的總體目標(biāo)和管理架構(gòu)、檔案管理實(shí)施方法和步驟、實(shí)施保障措施等方面分析了大型集團(tuán)企業(yè)檔案管理體系的構(gòu)建。

關(guān)鍵詞：檔案管理；大集團(tuán)企業(yè)；管理體系

中圖分類號：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-8937（2014）2-0072-02

F集團(tuán)有限公司成立于1980年，是與特區(qū)同齡的總部經(jīng)濟(jì)企業(yè)，是某市目前僅有的兩家總部經(jīng)濟(jì)企業(yè)之一。從成立之初的3 000元起家，最初的5人房地產(chǎn)經(jīng)理部開始，到2010年底，F(xiàn)集團(tuán)以房地產(chǎn)開發(fā)為主，以住宅地產(chǎn)、商用地產(chǎn)、物業(yè)管理服務(wù)、國際化教育配套、公益性生態(tài)環(huán)境建設(shè)、汽車貿(mào)易銷售、創(chuàng)意文化傳播等多元化全面發(fā)展的全價值鏈，形成房地產(chǎn)開發(fā)、金融投資業(yè)務(wù)、文教旅游業(yè)務(wù)、城市綜合服務(wù)業(yè)四大業(yè)務(wù)板塊，發(fā)展成為一家多元化控股企業(yè)集團(tuán)，擁有資產(chǎn)總額550億元，凈資產(chǎn)250億，員工總數(shù)超過5 000人。

隨著資產(chǎn)規(guī)模不斷發(fā)展壯大，市場上多元化的戰(zhàn)略機(jī)遇層出不窮，F(xiàn)集團(tuán)下屬企業(yè)數(shù)量日益增多，到2013年止，擁有超過80家控股或全資子公司。但是由于發(fā)展迅猛、組織架構(gòu)過快膨脹，內(nèi)部來不及配備像樣的檔案管理工作隊(duì)伍，仍停留在相對隨意性和粗放化管理，導(dǎo)致了盡管集團(tuán)總體上步入高速發(fā)展成熟期，而在檔案管理方面則相去甚遠(yuǎn)。在現(xiàn)代企業(yè)管理下集團(tuán)公司檔案管理工作指的是集團(tuán)公司檔案的宏觀管理和檔案業(yè)務(wù)的內(nèi)部微觀管理。本文著重于構(gòu)建集團(tuán)公司的宏觀管理體系。

1 F集團(tuán)檔案管理體系構(gòu)建的總體目標(biāo)和管理架構(gòu)

1.1 F集團(tuán)檔案管理體系的總體目標(biāo)

根據(jù)不同企業(yè)所在行業(yè)特點(diǎn)及發(fā)展程度不同，通過對F集團(tuán)檔案管理現(xiàn)存問題的綜合分析，借鑒先進(jìn)企業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合F集團(tuán)未來發(fā)展規(guī)劃，我們提出了檔案管理的總體目標(biāo)：建立F檔案信息中心，高效安全利用信息資源，力爭一級甲等管理標(biāo)準(zhǔn)。

1.2 F集團(tuán)檔案管理體系的架構(gòu)及主要內(nèi)容

根據(jù)已經(jīng)制定的檔案管理體系的總體目標(biāo)，結(jié)合F集團(tuán)檔案管理現(xiàn)狀和特點(diǎn)，在綜合評估適應(yīng)未來管理需要的各項(xiàng)管理制度的基礎(chǔ)上，提出了檔案管理體系的架構(gòu)及其相關(guān)內(nèi)容。

1.2.1 體系組織架構(gòu)

集團(tuán)下屬各分公司設(shè)專門檔案管理員，每個管理員負(fù)責(zé)不同的管理工作。

1.2.2 管理職責(zé)定位

集團(tuán)檔案管理員：以編章定規(guī)、監(jiān)督檢查、指導(dǎo)服務(wù)為主，分類整理以集團(tuán)名義發(fā)文呈文的所有資料及被委托檔案。

下屬公司檔案管理員：分類整理檔案，統(tǒng)籌指導(dǎo)分支資料員，參照集團(tuán)規(guī)范編制細(xì)則，接受集團(tuán)檔案室監(jiān)督指導(dǎo)。

分支兼職資料員：收集、簡單整理資料，登記臺帳，定期移交檔案室審核入庫。

1.2.3 管理模式與主要業(yè)務(wù)流程

①管理模式：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、統(tǒng)一方式、定期報備?！敖y(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”是指集團(tuán)檔案室負(fù)責(zé)履行集團(tuán)檔案工作的宏觀管控職能?！胺旨壒芾怼笔侵敢怨緸閱挝粚?shí)行檔案集中統(tǒng)一管理；由于公司的所有制、規(guī)模、管理形態(tài)及經(jīng)營范圍的不同， 可以建立自己的檔案管理機(jī)構(gòu)， 也可以委托集團(tuán)公司檔案室集中統(tǒng)一管理?！敖y(tǒng)一方式”是指“集中統(tǒng)一管理”的形式統(tǒng)一化；即由集團(tuán)統(tǒng)一制定檔案管理制度和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，各子公司根據(jù)本單位實(shí)際情況，制定檔案管理辦法或細(xì)則；參照集團(tuán)發(fā)布的檔案分類方案示范文本，編制檔案分類方案；與集團(tuán)統(tǒng)一管理方式，如統(tǒng)一呈批文件臺帳，或購買同一檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化管理等?！岸ㄆ趫髠洹笔侵付ㄆ趯⒈竟緳n案管理信息上報集團(tuán)備案。

②檔案宏觀管理流程如圖1所示。流程描述了文件資料從收集、整理直至審核、入庫的歸檔過程。

③F集團(tuán)檔案管理相關(guān)配套管理政策。為保證體系順利運(yùn)行，還需要一系列配套的制度支持和完善該體系，包括檔案工作責(zé)任追究制度、文書檔案管理制度、基建管理制度、專業(yè)檔案管理制度、聲像檔案管理制度、檔案歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案查閱、借用制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案利用制度、電子檔案管理制度、檔案管理系統(tǒng)操作制度、檔案庫房管理制度等，還要編寫業(yè)務(wù)規(guī)范，如文件檔案整理規(guī)范、檔案分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規(guī)范、檔案管理應(yīng)急預(yù)案等。

2 F集團(tuán)檔案管理實(shí)施方法和步驟

①摸底調(diào)查，目的掌握企業(yè)檔案的具體情況。包括檔案載體的基本構(gòu)成和通常流向、常規(guī)業(yè)務(wù)檔案、行政管理類檔案及涉及商業(yè)機(jī)密的技術(shù)檔案等門類，以及相關(guān)管理人員的流動頻率等基本情況。

②考察學(xué)習(xí)，借鑒經(jīng)驗(yàn)。由集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)，檔案相關(guān)人員參加，到檔案管理水平先進(jìn)的企業(yè)學(xué)習(xí)。

③召開集團(tuán)檔案知識普及培訓(xùn)，著重增強(qiáng)全公司特別是高管的檔案意識。可內(nèi)訓(xùn)，也可邀請外聘老師。

④成立集團(tuán)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，隸屬于集團(tuán)檔案室管理，小組配備滿足需要的專兼職檔案人員，并及時根據(jù)人員變動情況進(jìn)行調(diào)整。明確專兼職檔案管理人員的職責(zé)，細(xì)化管理程序，為各公司檔案人員提供一個經(jīng)驗(yàn)交流的平臺和機(jī)會，每年開展經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、學(xué)習(xí)交流、外出學(xué)習(xí)等活動，增進(jìn)檔案同行的互相了解、溝通，共同提高管理技能和水平。

⑤編制“檔案管理體系人員名單”臺賬，并根據(jù)人員變化情況隨時調(diào)整，不間斷地保持與各單位有關(guān)人員的業(yè)務(wù)聯(lián)系，隨時解決他們遇到的各種難題，使檔案在所有的企業(yè)中能夠有人管，確保日后與集團(tuán)總體發(fā)展同步、不滯后，及時準(zhǔn)確記錄集團(tuán)發(fā)展的每一個足跡。

⑥定期召開檔案工作例會，搭建溝通信息、互相協(xié)調(diào)的平臺，及時發(fā)現(xiàn)、提出問題，展開討論，商定對策。

⑦完善的檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，編寫集團(tuán)檔案管理工作指南。結(jié)合檔案工作實(shí)際，根據(jù)《廣東省企業(yè)檔案工作規(guī)范測評標(biāo)準(zhǔn)》要求，參考檔案局發(fā)布的《房屋建筑工程竣工檔案驗(yàn)收整理指南》、《市政工程竣工檔案驗(yàn)收整理指南》、《機(jī)關(guān)文書檔案歸檔范圍和保管期限表》等業(yè)務(wù)指南，建立一系列相應(yīng)的檔案管理制度，從制度上明確規(guī)定文書、基建、設(shè)備、聲像等檔案的歸檔范圍和要求。同時把集團(tuán)公司文件的形成、積累、歸檔納入工作程序中，納入工作計劃管理中，納入有關(guān)人員的崗位責(zé)任制中。完善動態(tài)管理，落實(shí)獎懲工作，確保集團(tuán)公司檔案材料的完整，更好地為集團(tuán)各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展服務(wù)。endprint

⑧根據(jù)新規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，選取時間節(jié)點(diǎn)，回溯調(diào)整歷史文檔，嚴(yán)格要求新生文檔。

⑨進(jìn)行檔案軟件需求調(diào)查、分析評價確定功能、篩選所需檔案軟件；選取試點(diǎn)實(shí)施檔案軟件信息化，逐步推廣。在系統(tǒng)中，文檔通過協(xié)同辦公自動化模塊實(shí)現(xiàn)電子文件的及時歸檔、保管、利用；工程、設(shè)備檔案通過在線系統(tǒng)、離線客戶端進(jìn)行多個項(xiàng)目、設(shè)備的收集、編目等工作，滿足工程檔案利用現(xiàn)代化工具進(jìn)行收集、整理、編目、打印、移交、借閱和利用等一整套功能。集團(tuán)檔案管理人員對歸檔文件進(jìn)行明晰化、系統(tǒng)化的梳理，在做好集團(tuán)文件分類的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)以某個知識為主題，分析與其他知識在橫向上縱向上的關(guān)系，將歸屬于不同分類的檔案在邏輯上組織和聯(lián)系起來，充分實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

⑩主動邀請檔案局領(lǐng)導(dǎo)視察，為集團(tuán)檔案室申請評級做準(zhǔn)備。

3 實(shí)施保障措施

①加強(qiáng)教育與宣傳力度，做好全面動員工作。推進(jìn)集團(tuán)公司檔案管理是涉及集團(tuán)全局的系統(tǒng)工作，是貫穿從管理層、到各職能部門和業(yè)務(wù)部門、直至相關(guān)一、二級子公司的全員性的工作，需要全員參與，所以在集團(tuán)內(nèi)部加強(qiáng)全面檔案管理的宣傳力度，對檔案管理的重要性、必要性進(jìn)行大力宣傳，強(qiáng)化全體員工的檔案知識教育和培訓(xùn)工作。

②集思廣益，廣納良言，保障信息暢通，不斷完善檔案管理的過程。檔案管理是一個持續(xù)，不斷反饋，不斷完善的過程，是一個動態(tài)的循環(huán)機(jī)制，只有開始，沒有結(jié)束，在實(shí)際工作中會隨集團(tuán)業(yè)務(wù)的變化而接觸到不同的行業(yè)，因此需要良好的溝通渠道，上下通達(dá)，及時調(diào)整或編制新的檔案管理規(guī)定和要求。

③加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高檔案管理的專業(yè)化水平。由于集團(tuán)業(yè)務(wù)繁雜，涉及行業(yè)廣泛，所以不僅要求檔案人員是檔案管理的專業(yè)人才，還應(yīng)是了解企業(yè)多方面知識的通才。只有掌握了相關(guān)行業(yè)知識，檔案人員才可嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。

④嚴(yán)格責(zé)任、強(qiáng)化執(zhí)行，加大考核力度，建立考核問責(zé)機(jī)制。為確保檔案管理各項(xiàng)制度落到實(shí)處，將檔案管理績效與崗位職責(zé)、責(zé)任追究制度相結(jié)合，將工作考評與檔案管理掛鉤，建立一套科學(xué)有效的評價和激勵機(jī)制，以保證在員工內(nèi)承受度下順利實(shí)現(xiàn)。

⑤強(qiáng)化檔案管理與其他業(yè)務(wù)管理體系的有機(jī)協(xié)同。檔案管理體系并不是孤立的管理體系，很難將它單獨(dú)模塊化，它是一項(xiàng)涉及各項(xiàng)管理活動的系統(tǒng)工程。因此，這項(xiàng)工作雖然由集團(tuán)檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌推進(jìn)，但是要將其滲透到各個管理層級、各業(yè)務(wù)管理崗位的具體業(yè)務(wù)管理者工作中去，融入到集團(tuán)的整個管理系統(tǒng)中去。作為集團(tuán)檔案管理者，必須擴(kuò)寬管理視野，及時更新知識結(jié)構(gòu)，扎根集團(tuán)各行業(yè)檔案工作中，努力探索完善檔案管理體系結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)檔案信息價值的最大化。

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