教學(xué)秘書(shū)工作中應(yīng)具備的溝通技巧

沈文婷

(吉林華橋外國(guó)語(yǔ)學(xué)院 吉林長(zhǎng)春 130000)

教學(xué)秘書(shū)工作中應(yīng)具備的溝通技巧

沈文婷

(吉林華橋外國(guó)語(yǔ)學(xué)院 吉林長(zhǎng)春 130000)

教學(xué)秘書(shū)作為教學(xué)管理和教學(xué)服務(wù)的組織者和直接參與著，其工作成效直接影響到高校教學(xué)工作能否正常、有序地進(jìn)行。高效溝通是每一名合格的教學(xué)秘書(shū)，必備的技能和素質(zhì)。如何高效溝通需要在敘述、匯報(bào)、有效解釋方面多加注意和學(xué)習(xí)。

教學(xué)秘書(shū)；敘述；匯報(bào)；有效解釋；溝通技巧

高校教學(xué)秘書(shū)是各級(jí)教務(wù)管理工作的具體執(zhí)行者實(shí)施者，各項(xiàng)教學(xué)工作的組織者，安排者、溝通者作為聯(lián)系教師和學(xué)生，教師和教師、糸與系教學(xué)工作的橋梁和紐帶，其作用不容忽視。一名合格的教學(xué)秘書(shū)應(yīng)俱備一定的溝通技巧，這樣才能高效完成工作，得到學(xué)生的信賴、老師的認(rèn)可、領(lǐng)導(dǎo)的賞識(shí)。

溝通1是指為達(dá)到一定的目的，將信息、思想和情感傳送給對(duì)方，并期望得到對(duì)方做出相應(yīng)反應(yīng)效果的過(guò)程。聽(tīng)和說(shuō)是溝通的重要形式之一，其特點(diǎn)具有即時(shí)性。囗頭溝通具有流動(dòng)性和流暢性，與寫(xiě)文章不同，文章不滿意可以多次修改，最終達(dá)到要求。，即一旦表述完畢就無(wú)法將表達(dá)內(nèi)容進(jìn)行修改。

敘述是溝通最基本的環(huán)節(jié)，是溝通的基礎(chǔ)。敘述是指通過(guò)對(duì)事實(shí)的篩選，將事實(shí)按次序講給別人，有目的影響別人，使別人接受你的觀點(diǎn)，影響他所得出出的結(jié)論，進(jìn)而影響他的行為。

教學(xué)秘書(shū)在工作中，有學(xué)生來(lái)詢問(wèn)自己的學(xué)分績(jī)點(diǎn)問(wèn)題，應(yīng)如何和學(xué)生溝通呢？若是直接和學(xué)生說(shuō)“你的必修課學(xué)分績(jī)點(diǎn)不足2.0，將面臨得不到學(xué)位證的情況?！笨峙潞?jiǎn)單的一句話敘述不能使學(xué)生明白、信服并認(rèn)可這一事實(shí)。因?yàn)檫@段話都是觀點(diǎn)沒(méi)有講求事實(shí)和細(xì)節(jié)。

如“你的必修課學(xué)分績(jī)點(diǎn)不足2.0，是因?yàn)樵谶@四年中你的《歷史文化》和《文化通論》兩門(mén)必修課沒(méi)有得到相應(yīng)的學(xué)分，對(duì)應(yīng)學(xué)期的期初的補(bǔ)考，成績(jī)沒(méi)有通過(guò)，在四年中可以選擇重修，但是很遺憾，你依然沒(méi)有通過(guò)。根據(jù)學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，必修課的通過(guò)科目要達(dá)到16門(mén)，但你只通過(guò)了14門(mén)，根據(jù)這一點(diǎn)，你沒(méi)有達(dá)到授予學(xué)位證的要求”。

學(xué)生根據(jù)以上事實(shí)、細(xì)節(jié)的敘述，清楚的了解到自己?jiǎn)栴}所在，并接受未獲得學(xué)位證的事實(shí)。在工作中想打動(dòng)聽(tīng)你敘述的人，需要對(duì)信息進(jìn)行篩此通過(guò)“事實(shí)+觀點(diǎn)”的方式從而影響溝通對(duì)象。

合適的匯報(bào)是教學(xué)秘書(shū)必備的素質(zhì)之一。匯報(bào)是指綜合材料向上級(jí)報(bào)告，也指綜合材料向群眾匯報(bào)。表達(dá)一個(gè)明確的主題，提出一定的建議，達(dá)到預(yù)期的效果，要讓聽(tīng)的人受到影響和觸動(dòng)。匯報(bào)是工作中使領(lǐng)導(dǎo)了解工作進(jìn)展的有效方式。匯報(bào)主要分會(huì)議匯報(bào)和工作進(jìn)程匯報(bào)，現(xiàn)在普遍現(xiàn)象是教學(xué)秘書(shū)參加完會(huì)議后不會(huì)匯報(bào)，或是懶得匯報(bào)。造成會(huì)后沒(méi)有回音，沒(méi)有動(dòng)靜，沒(méi)有養(yǎng)成一種自覺(jué)落實(shí)的習(xí)慣。教學(xué)秘書(shū)把會(huì)議內(nèi)容就裝在自己的腦袋里和口袋里，沒(méi)有再交接，傳達(dá)，造成工作無(wú)法落實(shí)。教學(xué)秘書(shū)應(yīng)系統(tǒng)地匯報(bào)一下會(huì)議大致內(nèi)容，然后重點(diǎn)匯報(bào)新精神、新提法、新動(dòng)向，更重要的是要匯報(bào)會(huì)議的要求，并提出具體的初步的貫徹落實(shí)會(huì)議精神的意見(jiàn)。匯報(bào)應(yīng)有事實(shí)、觀點(diǎn)和建議，使領(lǐng)導(dǎo)能夠清晰的了解會(huì)議內(nèi)容，明確匯報(bào)的目的，基于匯報(bào)事實(shí)得到結(jié)論。

有效解釋2是職場(chǎng)中原理誤解的重要手段。解釋是用于解決誤解的一種說(shuō)話方式。超過(guò)一方以上的人之間對(duì)一些問(wèn)題。意見(jiàn)、話語(yǔ)有不同的理解，或者形成了人與人之間互動(dòng)與配合的障礙，此時(shí)便需要解釋。聽(tīng)得懂是解釋的核心，真正的聽(tīng)得懂有四個(gè)層次：一個(gè)是聽(tīng)懂對(duì)方，第二個(gè)是讓對(duì)方知道我聽(tīng)懂了，第三個(gè)是爭(zhēng)取讓對(duì)方聽(tīng)懂我，第四個(gè)是確認(rèn)對(duì)方聽(tīng)懂我了。這也是解釋的四個(gè)層次。

聽(tīng)懂對(duì)方，是聽(tīng)懂對(duì)方所講的事實(shí)，聽(tīng)懂對(duì)方所描述的細(xì)節(jié)、聽(tīng)懂對(duì)方所下的結(jié)論。需要聽(tīng)懂對(duì)方的邏輯，并通過(guò)頭腦加工，理解他通過(guò)這個(gè)事實(shí)是為了說(shuō)明哪些觀點(diǎn)。讓對(duì)方知道我聽(tīng)懂了需要把對(duì)方的話重復(fù)一遍。比如有經(jīng)驗(yàn)的教學(xué)秘書(shū)在接電話時(shí)，會(huì)復(fù)述對(duì)方的話，這既是為了確認(rèn)自己對(duì)對(duì)的意思沒(méi)有理解錯(cuò)誤，也是為了讓對(duì)方接收到自己已經(jīng)聽(tīng)懂的信息。讓對(duì)方聽(tīng)懂我，需要站在對(duì)方的角度上換位思考，如果讓對(duì)方聽(tīng)懂我，有經(jīng)驗(yàn)的教學(xué)秘書(shū)與教務(wù)處溝通要在教務(wù)系統(tǒng)里增加新課程時(shí)，會(huì)將增加新課程的原因、課程的編號(hào)、課程的名稱、授課教師姓名、授課課時(shí)等相關(guān)信息提供給對(duì)方，并在有需要的情況下，將以上內(nèi)容編輯成文字發(fā)給對(duì)方，使對(duì)方能夠聽(tīng)懂自己。確認(rèn)對(duì)方聽(tīng)懂需要雙方溝通，必要的回應(yīng)和解釋是確認(rèn)對(duì)方聽(tīng)懂的必要條件。讓對(duì)方聽(tīng)懂是一種技巧，方法是重復(fù)對(duì)方的問(wèn)題，把對(duì)方的話重新組織一遍、用自己的語(yǔ)言表達(dá)，并說(shuō)給對(duì)方聽(tīng)，如果對(duì)方認(rèn)同你的表達(dá)，就證明他明白你聽(tīng)懂了。

教學(xué)秘書(shū)作為教學(xué)管理和教學(xué)服務(wù)的組織者和直接參與著，其工作成效直接影響到高校教學(xué)工作能否正常、有序地進(jìn)行。因此，通過(guò)高效溝通，做好本職工作，是作為高校教學(xué)秘書(shū)須認(rèn)真思考的問(wèn)題。

[1]莫提莫艾德勒[M]如何聽(tīng),如何說(shuō),2008,(1)124-145.

[2]奧里森.斯威特.馬登[M]表達(dá)力練習(xí)題,2014,(1)100-120.

The communication skills the teaching secretary should possess

Shen Wen-ting
(Jilin Huaqiao Foreign Languages Institute, Changchun Jilin, 130000, China)

Teaching secretary as an organizer of teaching management and teaching service and directly involved in, its work efficiency directly affects the teaching work in colleges and universities can be normal and orderly manner. Effective communication is a qualified teaching secretary of necessary skills and qualities. If want to efficient communication will be explained in narrative, reporting, effective aspects pay more attention and study.

teaching secretary; narrative; report; effective explanation; communication skills

G444

A

1000-9795（2014）09-000182-01

[責(zé)任編輯：周 天]

沈文婷(1984-)，女，吉林長(zhǎng)春人，研究方向：教育心理學(xué)。