論高校辦公室管理網(wǎng)絡(luò)化

陳笑紅

(閩西職業(yè)技術(shù)學(xué)院環(huán)境藝術(shù)系 福建龍巖 364021)

論高校辦公室管理網(wǎng)絡(luò)化

陳笑紅

(閩西職業(yè)技術(shù)學(xué)院環(huán)境藝術(shù)系 福建龍巖 364021)

在學(xué)校事業(yè)發(fā)展中,辦公室作為學(xué)校的綜合辦事機(jī)構(gòu),是學(xué)校指揮系統(tǒng)的中樞,發(fā)揮著聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)內(nèi)外重要的作用。近年來(lái),隨著教育事業(yè)不斷的發(fā)展,教育系統(tǒng)面臨的新情況、新問(wèn)題不斷產(chǎn)生,對(duì)高校辦公室工作也提出了更高的要求。辦公室行政工作的最重要的內(nèi)容就是服務(wù)。在眾多的事務(wù)中,作為辦公室人員最重要的工作內(nèi)容就是要有服務(wù)理念。只有有了明確的服務(wù)意識(shí)和理念,才能將辦公室工作做的更好、更出色、更有成效。在信息高速發(fā)展的今天，各種信息的傳遞和處理已經(jīng)不是傳統(tǒng)辦公能夠承載的負(fù)荷，而高校是一個(gè)全方位高素質(zhì)高學(xué)歷人才的聚集地，對(duì)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用更加的熟練，所以高校辦公室管理網(wǎng)絡(luò)化就成了一種勢(shì)在必行的趨勢(shì)。高校辦公室管理網(wǎng)絡(luò)化，因其具有高效性、安全性、方便性，且不僅在辦公無(wú)紙化的道路前行，更能為高校的科研發(fā)展，教書育人添磚加瓦。本文通過(guò)對(duì)高校辦公室管理網(wǎng)絡(luò)化的必要性，必然性，優(yōu)越性等幾方面的論述，對(duì)高校辦公室管理網(wǎng)絡(luò)化的前景做一定的預(yù)測(cè)，并對(duì)其發(fā)展空間展開(kāi)了大膽猜測(cè)。

高校；辦公室管理；網(wǎng)絡(luò)化

本文通過(guò)對(duì)現(xiàn)階段高校辦公室管理網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)狀進(jìn)行分析和總結(jié)，對(duì)高校辦公室管理的優(yōu)越性、必要性、必然性的總結(jié)，以及對(duì)高校辦公室管理網(wǎng)絡(luò)化的憧憬，表達(dá)出筆者對(duì)現(xiàn)代高校辦公管理的認(rèn)識(shí)和高校辦公管理網(wǎng)絡(luò)化的創(chuàng)新想法。

一、高校辦公室管理網(wǎng)絡(luò)的現(xiàn)狀

(一)當(dāng)下高校辦公室管理網(wǎng)絡(luò)化的理念

高校辦公室要提高辦公效率和管理效率就必須實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，網(wǎng)絡(luò)的信息整合在科技飛速發(fā)達(dá)的今天是驚人的，管理中的安全問(wèn)題也是各個(gè)高?？蒲械姆较?，由此也可以促使各個(gè)高校加強(qiáng)科研。高效辦公室實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，將擺脫長(zhǎng)期以來(lái)基于紙質(zhì)辦公的傳統(tǒng)模式，逐步實(shí)現(xiàn)向依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和電子數(shù)據(jù)的無(wú)紙化辦公，真正體現(xiàn)出現(xiàn)代辦公室的方便、快捷、高效。如會(huì)議安排、通知、校內(nèi)文件、傳閱文件(主要是非機(jī)密文件)、校內(nèi)各部門的信息資料上報(bào)等都可通過(guò)辦公室管理網(wǎng)絡(luò)而準(zhǔn)確到達(dá)各個(gè)辦公室和校領(lǐng)導(dǎo)的手中，這樣既方便又準(zhǔn)確，避免了繁瑣的傳遞信息，以及傳遞中間出現(xiàn)的錯(cuò)誤。信息處理也更加具有時(shí)效性，能夠準(zhǔn)時(shí)的完成各種工作，并且能夠不將其漏掉。

(二)當(dāng)下高校辦公室管理網(wǎng)絡(luò)化的作用

首先，它使得辦公室的管理更加的高效，能夠方便快捷的將上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示傳達(dá)給學(xué)校的各個(gè)部門，在這個(gè)講求高效的時(shí)代，高校辦公室管理網(wǎng)絡(luò)化使得高校的發(fā)展更加適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。然后，它減少了信息傳遞中的消耗與丟失，節(jié)省了大量的時(shí)間、經(jīng)歷和財(cái)力。正如尼葛洛龐帝所言；“在數(shù)字化的世界里，距離的意義越來(lái)越小。事實(shí)上，互聯(lián)網(wǎng)的使用者完全忘記了距離這回事?！币蚨透咝＾k公室管理而言，要提高辦公效率和管理效能，就必須實(shí)施高校辦公室管理網(wǎng)絡(luò)化。最后，它具有廣闊的發(fā)展空間，高素質(zhì)高學(xué)歷的教員和辦公人員，是高校實(shí)施高校辦公室網(wǎng)絡(luò)管理化的基礎(chǔ)，也是實(shí)施建立終身學(xué)習(xí)體系和實(shí)施遠(yuǎn)程教育的最終選擇。

(三)當(dāng)下高校辦公室管理網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)狀

目前，高校高效辦公室通過(guò)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，根據(jù)各自的學(xué)校情況研制和開(kāi)發(fā)各自所需的軟件，然而這種狀況尚處于初步的探索水平。高校辦公室管理網(wǎng)絡(luò)化依舊發(fā)展緩慢，各種原因制約著高校辦公室網(wǎng)絡(luò)化前進(jìn)的道路，例如網(wǎng)絡(luò)的安全性，高校的科研水平參差不齊，不能保證每個(gè)高校都有強(qiáng)大的實(shí)力保證自己的網(wǎng)絡(luò)堅(jiān)固不受打擊，而網(wǎng)絡(luò)崩潰，會(huì)讓學(xué)校信息崩潰化，這是傳統(tǒng)辦公不存在的問(wèn)題。

二、高校辦公室管理網(wǎng)絡(luò)化的意義

(一)選擇辦公室網(wǎng)絡(luò)管理的必要性

1.時(shí)代因素，隨著信息時(shí)代的到來(lái)和信息“高速路”的迅猛發(fā)展網(wǎng)絡(luò)化的管理運(yùn)用在各個(gè)領(lǐng)域，高校辦公室管理網(wǎng)絡(luò)化勢(shì)在必行。

2.高校的結(jié)構(gòu)性調(diào)整，隨著人事、分配制度的改革，要求辦公人員能夠更加高效的完成上級(jí)所給與的任務(wù)。

3.隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展也越來(lái)越順暢，學(xué)校硬件設(shè)施也在慢慢跟進(jìn)，對(duì)全網(wǎng)覆蓋的建設(shè)，以及電腦設(shè)備等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的配置，更加證明的高校辦公室網(wǎng)絡(luò)化是大勢(shì)。

(二)選擇辦公室網(wǎng)絡(luò)管理的優(yōu)越性

1.高校辦公室管理網(wǎng)絡(luò)化能夠加強(qiáng)部門之間、職員之間的共同協(xié)作以及辦公質(zhì)量，網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢(shì)，靈活的工作地點(diǎn)和靈活的工作方式，讓大家的頭腦得到解放，更加有創(chuàng)造力的進(jìn)行接下來(lái)的工作；

2.能夠及時(shí)的反映高校內(nèi)部的動(dòng)態(tài)信息的收集和反饋，加快辦公的速度，網(wǎng)絡(luò)記錄能將各個(gè)動(dòng)態(tài)更加容易的集合，并且傳輸速度的關(guān)系，辦公速度將會(huì)得到很大的提高，是傳統(tǒng)辦公無(wú)可比擬的。

3.能夠高質(zhì)量的完成上級(jí)對(duì)下級(jí)的指令傳達(dá)，傳統(tǒng)辦公中的口耳相傳或者是紙上文件，有的時(shí)候在理解的時(shí)候會(huì)有一定偏差，而網(wǎng)絡(luò)化辦公當(dāng)中，指令下達(dá)迅速，問(wèn)題反饋及時(shí)，能夠方便快捷的解決其中的誤會(huì)，減少工作中的失誤，網(wǎng)絡(luò)的記錄方式在資源共享的時(shí)候能夠更加公開(kāi)和透明，這樣能夠減少工作中的誤會(huì)與摩擦；

4.能夠高效的整合信息，對(duì)于總結(jié)大會(huì)這樣形式的公務(wù)會(huì)議將會(huì)由網(wǎng)絡(luò)中的軟件來(lái)進(jìn)行，網(wǎng)絡(luò)辦公留下痕跡，能讓軟件整合過(guò)程真實(shí)，反應(yīng)出來(lái)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)真實(shí)可靠，不僅能夠提高現(xiàn)在的工作效率，還能夠在未來(lái)的工作中起到警示作用。這事傳統(tǒng)的紙質(zhì)化辦公沒(méi)有辦法進(jìn)行比較的地方。

(三)選擇辦公室網(wǎng)絡(luò)管理的必然性

1.無(wú)紙化辦公的推動(dòng)，無(wú)疑成為高校辦公網(wǎng)絡(luò)化的強(qiáng)大推動(dòng)力，環(huán)保是個(gè)老生常談的問(wèn)題，高校更應(yīng)該走在社會(huì)的前沿；

2.在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，有很多東西已經(jīng)不能用紙筆來(lái)進(jìn)行統(tǒng)籌，而網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，讓統(tǒng)籌計(jì)算變得非常方便；

3.信息化時(shí)代，各種信息琳瑯滿目，目不暇接，網(wǎng)絡(luò)化辦公能夠更好的讓信息分類，從而減少工作過(guò)程中的差錯(cuò)。

三、高校辦公室管理網(wǎng)絡(luò)化的前景

(一)高校辦公室管理網(wǎng)絡(luò)化的前瞻

1.效率的提高成為高校辦公室管理網(wǎng)絡(luò)化的一個(gè)重大進(jìn)步，各種消息的發(fā)布與反饋，將會(huì)是傳統(tǒng)化辦公的速度好幾倍，能加快高校辦公室人員的整體素質(zhì)；

2.場(chǎng)地的多元利用，高校辦公室網(wǎng)絡(luò)化之后，辦公人員的辦公地點(diǎn)不再拘泥于辦公室，能夠解放身體在自己喜歡的地方工作，也能讓高校中的各個(gè)辦公室成為科研圣地；

3.時(shí)效性提高，信息時(shí)代的人都生活在網(wǎng)絡(luò)里，每時(shí)每刻都在網(wǎng)絡(luò)里，高校辦公室管理網(wǎng)絡(luò)化將會(huì)使得各種辦公時(shí)效性增強(qiáng)，能在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間完成合適的事情。

(二)高校辦公室管理網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展空間

1.高校辦公人員各方面綜合素質(zhì)比較高，對(duì)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用與信息的截取比較熟悉，成為了高校辦公室管理網(wǎng)絡(luò)化管理的一大重要因素，使得高校辦公室網(wǎng)絡(luò)化管理的推進(jìn)變得更加容易，高素質(zhì)人才便利展露無(wú)遺。

2.各個(gè)高校擴(kuò)招學(xué)生，教室擁擠，高校辦公室管理網(wǎng)絡(luò)化的推進(jìn)，無(wú)疑可以解放辦公人員的場(chǎng)地，學(xué)生的教室數(shù)量將增加。高校乃育才教人之地，有更多可以學(xué)習(xí)知識(shí)，傳授知識(shí)的地方是我國(guó)高校向世界一流大學(xué)邁進(jìn)的有利之處。

3.如今各個(gè)高校正在全網(wǎng)覆蓋校園，這樣可以使得高校辦公室網(wǎng)絡(luò)化管理更進(jìn)一步，只要是教員走在學(xué)校里，能夠更加快捷簡(jiǎn)便的到消息，及時(shí)處理完畢，不會(huì)造成不必要的損失。

4.國(guó)家“四風(fēng)運(yùn)動(dòng)”的政策指引之下，高校辦公司網(wǎng)絡(luò)化管理也是其精神的領(lǐng)悟。高校辦公室管理網(wǎng)絡(luò)化不僅能夠節(jié)約紙張和場(chǎng)地的結(jié)余，更能夠記錄在網(wǎng)絡(luò)上留下痕跡，辦公的速度與方式透明的呈現(xiàn)，在之后的工作中也能夠?yàn)楹髞?lái)人提供經(jīng)驗(yàn)，是傳統(tǒng)辦公室管理做不到的。

信息爆炸時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)是人們生活的背景，人們生活在網(wǎng)絡(luò)社會(huì)里，工作也會(huì)朝著網(wǎng)絡(luò)的方向發(fā)展，這事數(shù)字時(shí)代不可避免的發(fā)展趨勢(shì)。高校是籠絡(luò)人才，讓被挑選中的樹木成為棟梁之才的一道重要加工方式，在這樣一個(gè)及其中要的步驟中，不僅需要有良好的知識(shí)傳授，更要有良好的信息溝通的體系存在，才能支撐著教員們安心努力教書育人的臂膀。高校辦公室網(wǎng)絡(luò)化，不僅可以讓工作地點(diǎn)更加的多樣化，網(wǎng)絡(luò)的靈活性也能激發(fā)大家的創(chuàng)作力，網(wǎng)絡(luò)化辦公有其雁過(guò)留聲的優(yōu)越性。能夠把辦公中出現(xiàn)的錯(cuò)誤，或者是處理事情優(yōu)秀的方式展現(xiàn)出來(lái)，在后來(lái)的工作當(dāng)中取其精華，棄其糟粕?？萍硷w速發(fā)展的時(shí)代，我們已經(jīng)不是成為巨人的時(shí)候，而是站在巨人的肩上，更高更遠(yuǎn)更好的完成我們的工作，為我們的生活精彩而進(jìn)行各種探索。

[1]米密.關(guān)于高校辦公室網(wǎng)絡(luò)化管理的思考.渝州大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2002-12-15.

[2]秦華.試論高校辦公室信息工作的網(wǎng)絡(luò)化.現(xiàn)代情報(bào),2003-12-25.

Theory of university office management network

Chen Xiao-hong
(Environment Art of Minxi Vocational and Technical College, Longyan Fujian, 364021, China)

In the school development, the office as a comprehensive school offices, is a school of the central command system, play a contact, coordination inside and outside the important function of up and down. In recent years, with the development of education enterprise constantly, education system facing the new situation, new problems emerge, office work in colleges and universities are also put forward higher request. Office administrative work of the most important is the content of the service. In numerous affairs, as one of the most important job is to office workers have service concept. Only have a clear idea and service consciousness, to do office work better, better, more productive. In today's information high speed development, all kinds of information transmission and processing is not traditional office can carry load, is a comprehensive and high-quality talents in the field of higher education in colleges and universities, the application of network is more skilled, so university office management network has become an inevitable trend. University office management network, because of its high efficiency, safety, convenience, and in the path of the paperless office, not only can help the university scientific research development, teaching and educating. Through office management, the necessity of network in colleges and universities, the necessity, superiority and so on, the prospect of the network to the university office management do certain prediction, and the space has launched a bold speculation of the development.

colleges and universities; office management; networked

G647

A

1000-9795（2014）09-000166-02

[責(zé)任編輯：周 天]

陳笑紅(1980-)，女，漢族，福建龍巖人，本科，研究實(shí)習(xí)員。研究方向：教育管理。