論高職院校教學(xué)檔案電子化過程的質(zhì)量監(jiān)控

易著梁

教學(xué)檔案是高職院校檔案資料最為重要的一部分，是評估高職院校辦學(xué)水平的重要依據(jù)。隨著計(jì)算機(jī)的普及，大部分高職院校已實(shí)現(xiàn)了教學(xué)管理的電子化，從教學(xué)計(jì)劃的制訂、教學(xué)計(jì)劃的實(shí)施、教學(xué)過程監(jiān)控到教學(xué)結(jié)果的評價(jià)，基本上都可以通過電子教學(xué)管理系統(tǒng)來完成相關(guān)的處理，教學(xué)檔案電子化已是大勢所趨。但由于教學(xué)檔案電子化的過程中涉及的人員繁多、環(huán)節(jié)復(fù)雜，其質(zhì)量監(jiān)控問題常被忽視，電子教學(xué)檔案質(zhì)量整體不高，研究教學(xué)檔案電子化過程的質(zhì)量監(jiān)控途徑，對提高高職院校電子教學(xué)檔案質(zhì)量，強(qiáng)化教學(xué)管理有著非常重要的意義。

一、高職院校教學(xué)檔案電子化的步驟及意義

（一）高職院校教學(xué)檔案電子化的步驟

教學(xué)檔案電子化是對數(shù)字化教學(xué)信息資源的一種全新使用和傳播方式，即以計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)作為物質(zhì)基礎(chǔ)，將教學(xué)檔案數(shù)字化、系統(tǒng)化之后，利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息處理和傳播，體現(xiàn)了現(xiàn)代高技術(shù)的信息傳播過程和高效率的信息利用結(jié)果。

1.數(shù)字化。高職教學(xué)檔案包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)運(yùn)行、教學(xué)質(zhì)量與監(jiān)控、教學(xué)建設(shè)與教學(xué)研究等教學(xué)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等載體材料，這些材料要成為電子教學(xué)檔案，必然要經(jīng)過數(shù)字化過程，即將教學(xué)檔案以數(shù)字化的方式表現(xiàn)，并能夠存在于磁盤等介質(zhì)中，一般是磁盤防陣列或光盤庫，方便用計(jì)算機(jī)讀取。在龐大的教學(xué)檔案數(shù)字化過程中，任何從事教學(xué)和管理的人員都會有機(jī)會以不同方式參與到這個(gè)教學(xué)檔案數(shù)字化工作中，包括文字錄入、圖表掃描、聲像錄制等。

2.系統(tǒng)化。教學(xué)檔案數(shù)字化存儲在磁盤介質(zhì)中只是完成電子檔案的存儲問題。若要方便日后查詢和使用，就需要教學(xué)電子檔案系統(tǒng)化。各高職院校都已經(jīng)開發(fā)了各種形式的數(shù)字管理系統(tǒng)。教學(xué)檔案的管理系統(tǒng)通常是利用計(jì)算機(jī)應(yīng)用管理系統(tǒng)軟件，通過計(jì)算機(jī)檔案應(yīng)用管理系統(tǒng)與光盤庫的組合，可以實(shí)現(xiàn)電子教學(xué)檔案的保管、存儲、查詢等功能，為教學(xué)改革實(shí)踐和科研檔案利用提供了一個(gè)廣闊的平臺。

3.網(wǎng)絡(luò)化。高職院校教學(xué)檔案管理電子化的目的是實(shí)現(xiàn)教學(xué)改革成果、教案、教材、優(yōu)秀論文、實(shí)踐實(shí)習(xí)、學(xué)籍、畢業(yè)生名冊、學(xué)生就業(yè)情況等一系列教學(xué)信息資源的電子化管理。教學(xué)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化目的是實(shí)現(xiàn)教學(xué)信息資源共享，方便校內(nèi)外檔案利用者的使用。通常，高職教學(xué)檔案涉密范圍很小，教學(xué)信息資源的共享部分涉密可能性不大，因此，可以為廣大師生和社會學(xué)習(xí)者提供一個(gè)良好的檔案信息服務(wù)園地。教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)化后，借助這一信息資源寶庫，師生員工可以及時(shí)了解高校教學(xué)改革的最新成果和動(dòng)態(tài)，形成一個(gè)緊密的教育教學(xué)信息網(wǎng)絡(luò)體系。

（二）高職院校教學(xué)檔案電子化的意義

1.提高教學(xué)檔案的利用率。目前大部分高職院校基本完成了校園數(shù)字化工程，教學(xué)檔案電子化是必經(jīng)之路。利用校園計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案電子化管理，不僅可以讓師生員工、合作企業(yè)行業(yè)的相關(guān)人員及時(shí)共享大量的教學(xué)改革與實(shí)踐的成果與經(jīng)驗(yàn)，提高教學(xué)與科研工作的效率，同時(shí)也可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)面向社會提供相應(yīng)的檔案服務(wù)和教育資源。

2.促進(jìn)教學(xué)管理，加強(qiáng)教學(xué)過程的監(jiān)控。目前高職院校教學(xué)檔案電子化方面已經(jīng)取得比較大的進(jìn)展，具體表現(xiàn)在普遍已經(jīng)使用教學(xué)管理系統(tǒng)、學(xué)生網(wǎng)上評教系統(tǒng)、教師人事檔案管理系統(tǒng)等電子化、網(wǎng)絡(luò)化的信息管理手段進(jìn)行教學(xué)管理。與此同時(shí)，高職院校的上級管理部門也往往通過對教學(xué)電子檔案的監(jiān)控與查閱，結(jié)合院校的辦學(xué)實(shí)際來評估院校的實(shí)際辦學(xué)水平。教育部2008年開始啟用的《高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺》，要求所有獨(dú)立設(shè)置的高職院校每學(xué)年須按要求填報(bào)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)很大一部分其實(shí)就是教學(xué)檔案內(nèi)容，填報(bào)平臺數(shù)據(jù)的過程也就是教學(xué)檔案電子化的一個(gè)過程。從這個(gè)角度看，教學(xué)檔案電子化加強(qiáng)了教學(xué)過程的監(jiān)控，提高了教學(xué)管理的效率，增強(qiáng)了管理部門與各院校及各院校之間的互動(dòng)，保證了高職院校的辦學(xué)水平。

二、高職院校教學(xué)檔案電子化過程中存在的問題

（一）教學(xué)檔案在電子化過程中的真實(shí)性難以保證

在教學(xué)檔案數(shù)字化的過程中，參與的人員紛繁復(fù)雜，所形成的電子教學(xué)檔案質(zhì)量參差不齊。另外，電子文件具有易刪改的特點(diǎn)，且修改后的痕跡不易被發(fā)現(xiàn)。擬稿者在使用電腦將教學(xué)檔案電子化的過程中，并沒有留下自己的筆跡或個(gè)性簽名，各環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人簽發(fā)也難以在教學(xué)檔案材料磁盤上體現(xiàn)，一是不能保證電子教學(xué)檔案在形成過程中不被篡改；二是教學(xué)檔案的原始性、真實(shí)性和權(quán)威性難以確認(rèn)與保持。篡改一旦發(fā)生往往又難以查證、追溯，可能給學(xué)校帶來直接或間接的損失。

（二）電子教學(xué)檔案的一致性難以保證

研制計(jì)算機(jī)軟件需要建立在相應(yīng)的硬件完備的基礎(chǔ)上，計(jì)算機(jī)軟件常常滯后于硬件。再加教學(xué)檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、學(xué)校之間無法使用統(tǒng)一的軟件，這勢必會影響到全國聯(lián)網(wǎng)檔案互相之間的使用。同時(shí)，高職院校內(nèi)部管理各種業(yè)務(wù)使用的系統(tǒng)不一且不兼容，使得來源于各個(gè)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)無法統(tǒng)一，如某高職院校教學(xué)管理使用青果教務(wù)管理系統(tǒng)，但是學(xué)校人事檔案則使用的是另一個(gè)系統(tǒng)，教師業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)檔案在這兩個(gè)系統(tǒng)中都會出現(xiàn)，但往往又很難統(tǒng)一。類似的情況還有不少，在這種情況下要保證教學(xué)電子檔案的統(tǒng)一性，需要付出更多的人力進(jìn)行對比、核實(shí)與鑒定。

（三）電子教學(xué)檔案的安全與穩(wěn)定性難以保證

一方面，教學(xué)檔案電子化最終必然會走向網(wǎng)絡(luò)化，一是通過網(wǎng)絡(luò)檢索存放在各種網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上的電子教學(xué)檔案，二是電子教學(xué)檔案文件通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞。近年來，隨著高職院校校企合作的縱深推進(jìn)，教學(xué)文件檔案中也有不少暫時(shí)需要保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容，檔案在網(wǎng)絡(luò)上存放和傳輸無疑就會產(chǎn)生一種安全隱患；另一方面，隨著大多高職院校無紙化辦公的實(shí)現(xiàn)，院校教學(xué)過程中一切情況、信息、決策方式與結(jié)果都習(xí)慣性存儲在網(wǎng)絡(luò)中，師生員工所需查找的信息大多數(shù)來自于網(wǎng)絡(luò)，簡化了教學(xué)檔案的歸檔存儲程序，方便了管理與利用，也突顯了網(wǎng)絡(luò)對教學(xué)檔案的潛在威脅，系統(tǒng)崩潰、網(wǎng)絡(luò)癱瘓、“黑客”襲擊、病毒入侵、硬件損壞，均可能使得電子教學(xué)文件消失于瞬間，造成難以彌補(bǔ)的損失。

三、加強(qiáng)高職院校教學(xué)檔案電子化過程質(zhì)量監(jiān)控的途徑

（一）重視監(jiān)控強(qiáng)化教學(xué)檔案的意識

首先，各高職院校應(yīng)增強(qiáng)各層領(lǐng)導(dǎo)以及師生員工對教學(xué)檔案的正確意識。讓所有教學(xué)成員認(rèn)識到教學(xué)檔案是教學(xué)過程的憑證，是上級管理機(jī)構(gòu)了解及評估院校辦學(xué)水平的最重要渠道之一，同時(shí)也是高職院校教學(xué)改革的經(jīng)驗(yàn)寶庫。因此，各院校應(yīng)將教學(xué)檔案的收集工作作為常規(guī)工作來考核，加強(qiáng)教學(xué)檔案過程質(zhì)量監(jiān)控的意識和力度。其次，在教學(xué)檔案管理部門設(shè)置質(zhì)量監(jiān)控以及技術(shù)支持等崗位，對教學(xué)檔案電子化過程進(jìn)行必要的監(jiān)控，并按教學(xué)基層的需要提供技術(shù)咨詢與幫助。

（二）建章立制強(qiáng)化檔案法律意識

一是制定科學(xué)的電子教學(xué)檔案工作管理制度。隨著高職院校規(guī)模不斷擴(kuò)大，教學(xué)業(yè)務(wù)日益增長，電子教學(xué)檔案數(shù)量急遽增加，建立一套適合高職院校教學(xué)特點(diǎn)的、科學(xué)規(guī)范的電子教學(xué)檔案管理制度，用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范將電子教學(xué)文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式、查閱方式固定下來，使電子教學(xué)檔案從誕生之初就得以科學(xué)、有序、規(guī)范地管理，這是高職院校目前首先要解決的問題，也是保證電子教學(xué)檔案質(zhì)量的最基礎(chǔ)的工作。二是規(guī)范教學(xué)檔案電子化過程的審核程序。通過制度規(guī)范教學(xué)檔案在電子化過程中的審核程序，從源頭上保證教學(xué)檔案的真實(shí)性，主要針對教學(xué)實(shí)踐中形成的原始性教學(xué)檔案，在數(shù)字化的環(huán)節(jié)上設(shè)置審核環(huán)節(jié)，比如，可以由骨干教師來審核一般教師上傳的材料，專業(yè)帶頭人審核整個(gè)教學(xué)團(tuán)隊(duì)的教學(xué)檔案。經(jīng)過這兩個(gè)環(huán)節(jié)，教學(xué)檔案在數(shù)字化這個(gè)環(huán)節(jié)質(zhì)量就更有保障。教學(xué)檔案在進(jìn)入相應(yīng)的系統(tǒng)前，應(yīng)該由管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的審核，不符合要求的一律要求整改后方可進(jìn)入系統(tǒng)。三是從立法角度維護(hù)高職院校電子教學(xué)檔案的真實(shí)性和安全性。鑒于教學(xué)檔案電子化過程復(fù)雜，相對過硬的信息安全技術(shù)恐怕也無法保證其過程不出問題，因此，為維持電子教學(xué)檔案的原始性、真實(shí)性，保證其安全，建立并完善相關(guān)法規(guī)和管理制度的意義就顯得十分重要。主要有兩種途徑：一是通過有效文件形式將電子教學(xué)檔案管理和利用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定下來，促使人們能夠自覺地遵守這些規(guī)定；二是通過立法的形式確認(rèn)電子文件、電子檔案的法律憑證作用，有效保障電子教學(xué)檔案的質(zhì)量。

（三）培訓(xùn)人員減少過程性失誤

一是要進(jìn)行精英培養(yǎng)。目前，讓高職院校求賢若渴的是懂檔案業(yè)務(wù)又精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才。可通過外引、內(nèi)培等形式培養(yǎng)電子教學(xué)檔案管理應(yīng)用人才，既會操作計(jì)算機(jī)還能設(shè)計(jì)程序，甚至能夠開發(fā)軟件，有這樣的人才投身于高職院校教學(xué)檔案建設(shè)中，才能促進(jìn)電子教學(xué)檔案建設(shè)管理。二是進(jìn)行全員培訓(xùn)。由于教學(xué)檔案電子化過程涉及的人員繁多，特別是教學(xué)檔案數(shù)字化階段，高職院校的師生員工乃至教學(xué)合作的企業(yè)、行業(yè)方成員，都參與了教學(xué)檔案電子化的過程，為了保證電子教學(xué)檔案的質(zhì)量，分層次、分階段對各類人員進(jìn)行培訓(xùn)，減少在電子教學(xué)檔案的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的干擾與失誤，這也是質(zhì)量監(jiān)控的一個(gè)重要途徑與措施。

（四）研發(fā)兼容性系統(tǒng)軟件提高管理效率

目前高職院校使用的管理系統(tǒng)五花八門，各個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)來源不一，格式不同，如能夠充分利用高職院校自己的技術(shù)資源，根據(jù)各自的實(shí)際情況，自己組織技術(shù)力量，如參照教育部高職院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺的目錄建立教學(xué)檔案的索引目錄，綜合開發(fā)應(yīng)用數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、兼容性高的電子教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化軟件，一來方便本校人員點(diǎn)擊查閱，二來還可以聯(lián)網(wǎng)為社會提供服務(wù)，提高電子教學(xué)檔案利用效率。