大學(xué)學(xué)科檔案管理體系建設(shè)研究

劉蓓蕾

（湖北工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 湖北十堰 442000）

大學(xué)學(xué)科檔案管理體系建設(shè)研究

劉蓓蕾

（湖北工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 湖北十堰 442000）

在大學(xué)的學(xué)科管理和建設(shè)中，學(xué)科的檔案管理占有十分重要的地位，對(duì)于推動(dòng)學(xué)校的學(xué)科建設(shè)具有積極的意義。學(xué)科檔案中包括高校的人才隊(duì)伍建設(shè)、學(xué)術(shù)研究情況等資料，這些資料是學(xué)科建設(shè)的成果，為今后的學(xué)科管理提供了有力的依據(jù)。但是當(dāng)前高校中，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和管理者對(duì)學(xué)科檔案的重視程度不夠，出現(xiàn)了許多問(wèn)題。本文就大學(xué)學(xué)科檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，探究如何加強(qiáng)大學(xué)學(xué)科的檔案管理工作。

大學(xué)學(xué)科檔案；管理體系；建設(shè)

檔案管理是高校日常管理工作中的一部分，檔案管理在學(xué)科建設(shè)中卻起著很大的作用。隨著學(xué)科的發(fā)展，學(xué)科檔案管理工作也逐漸受到重視。在大學(xué)中，經(jīng)常會(huì)有許多學(xué)科的研究成果，對(duì)這些成果的保存是十分重要的，它可以為以后的工作提供便利和學(xué)科支持，而且學(xué)科檔案也有助于更好規(guī)劃未來(lái)學(xué)科的發(fā)展方向，使所有的技術(shù)、科研學(xué)者積極的投身到學(xué)科建設(shè)中。

一、大學(xué)學(xué)科檔案管理建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.學(xué)科檔案管理意識(shí)淡薄。在高校學(xué)科檔案管理中，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和管理者缺乏對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，沒有意識(shí)到學(xué)科檔案管理對(duì)高校發(fā)展的積極作用，所以在檔案管理上缺乏人力、財(cái)力的投入。而且學(xué)科檔案管理人員的配備也不完善，沒有專業(yè)的管理人員，在學(xué)科研究后，沒有很好地對(duì)所用的資料進(jìn)行歸納整理，導(dǎo)致學(xué)科檔案不完整，反映的信息不可靠。學(xué)科檔案管理意識(shí)淡薄對(duì)學(xué)科建設(shè)有著很大的影響。[1]

2.缺乏學(xué)科檔案管理的有效機(jī)制。學(xué)科檔案要得到妥善的管理就要有一定的制度做保障，但是在實(shí)際的學(xué)科檔案管理中，高校缺乏有效的管理制度，管理工作無(wú)據(jù)可循，必然會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的問(wèn)題。有些高校即使有管理制度，但是在實(shí)際的實(shí)施過(guò)程中，不夠徹底，只是流于形式，無(wú)法從根本上解決管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，規(guī)范學(xué)科檔案管理。

3.學(xué)科檔案的管理手段滯后。目前的學(xué)科檔案管理中，還有很大一部分學(xué)校人工進(jìn)行操作，對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類、歸納等，由于工作的任務(wù)量比較大，人工操作很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。高校的學(xué)科檔案管理沒有適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需要，仍然采用原始的管理手段，效果必然會(huì)受到影響。

二、加強(qiáng)大學(xué)學(xué)科檔案管理建設(shè)的有效對(duì)策

1.逐步完善學(xué)科檔案管理制度。為加強(qiáng)高校學(xué)科檔案管理，就要建立完善的管理制度，為檔案的管理工作提供有力的依據(jù)，首先學(xué)校要建立各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)，分級(jí)對(duì)學(xué)檔案進(jìn)行管理，其次要建立完善的學(xué)科檔案管理制度，把學(xué)科檔案的管理工作納入到日常工作中來(lái)，使其更加規(guī)范、科學(xué)，能夠合理地反映學(xué)校的學(xué)科建設(shè)情況。學(xué)校的檔案管理部門的專家和學(xué)者，要定期到各級(jí)檔案管理部門進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，組織管理人員把學(xué)科檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，加強(qiáng)管理。

2.實(shí)現(xiàn)信息化的學(xué)科檔案管理。在以往的學(xué)科檔案管理中，經(jīng)常是人工操作，在管理中很容易出現(xiàn)不必要的失誤和錯(cuò)誤，為加強(qiáng)管理工作的質(zhì)量和效率，高校要積極利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，以提高管理工作的整體效果。在學(xué)科檔案管理工作中，可以利用計(jì)算機(jī)收集和整理相關(guān)的學(xué)科檔案信息，建立學(xué)科檔案的信息庫(kù)，整合所有學(xué)科信息資料，建立完善的信息管理體系，并且建立校內(nèi)各院校之間的信息溝通和聯(lián)系，能夠及時(shí)找到自己所需的學(xué)科信息。[2]由于高校的人數(shù)逐年增多，學(xué)科檔案的數(shù)量也逐漸增多，面對(duì)龐大的信息量，如果靠人工進(jìn)行整理和查找，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，結(jié)果也不一定理想，為此，我們可以利用計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)學(xué)科檔案進(jìn)行保管，在需要時(shí)，能夠及時(shí)準(zhǔn)確的找到相關(guān)資料，提高工作的效率。

3.加強(qiáng)對(duì)學(xué)科檔案的評(píng)估和檢查力度。在高校管理中，為了提高學(xué)科檔案的管理，就要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)學(xué)科檔案的評(píng)估和檢查，提高廣大教育工作人員的檔案意識(shí)，促進(jìn)檔案管理工作的有效進(jìn)行，在檔案管理工作中，加強(qiáng)評(píng)估和檢查，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中存在的錯(cuò)誤，并加以改進(jìn)，使檔案管理工作更加規(guī)范、科學(xué)。在學(xué)校的整個(gè)考核中，要把學(xué)科檔案管理工作的審查作為其中的一項(xiàng)，切實(shí)提高各級(jí)管理人員的學(xué)科檔案的管理意識(shí)，促進(jìn)學(xué)科建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展。[3]

4.提高學(xué)科檔案管理人員的素質(zhì)能力。加強(qiáng)學(xué)科檔案的管理工作，也要切實(shí)提高學(xué)科檔案管理人員的素質(zhì)和能力，使檔案管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的知識(shí)，明確網(wǎng)絡(luò)化管理和操作的流程和步驟，在實(shí)際的工作中能夠更加高效，能夠完美的處理各種問(wèn)題，強(qiáng)化學(xué)科檔案的管理工作。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，新技術(shù)的不斷應(yīng)用，就要求檔案管理人員具有一定的創(chuàng)新精神和能力，能夠適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，促使檔案管理工作更加順利的開展。

三、結(jié)束語(yǔ)

學(xué)科檔案的管理工作在整個(gè)高校管理中占有十分重要的地位和作用，為提高工作效率，加強(qiáng)管理，我們要及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，用有效的對(duì)策加以解決，推動(dòng)高校學(xué)科建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展。

[1]黃紅富,王兵.大學(xué)學(xué)科檔案管理體系建設(shè)初探[J].中國(guó)科教創(chuàng)新導(dǎo)刊,2010(17).

[2]周彩蓮.對(duì)學(xué)科建設(shè)中加強(qiáng)檔案管理的思考[J].蘭臺(tái)世界,2011(6).

[3]畢娟.加強(qiáng)學(xué)科檔案管理全面為學(xué)科建設(shè)服務(wù)[J].前沿,2012(10).

Research on construction of archives management system of university discipline

Liu Bei-lei
(Hubei industrial Career Technical College, Shiyan Hubei,442000, China)

In the discipline management and construction of university, archives management discipline play a very important role, which is of positive significance to promote the school discipline. Discipline files include construction of talents in university, academic research data, these data are academic achievements, provides a strong basis for the discipline management in the future. But in current college leadership and management of the school, they attach not enough importance to the discipline file, there are many problems. This article analyzes the problems in the archives management of university discipline, to explore how to enhance the discipline of university archives management work.

university discipline archives; management system; construction

G271

A

1000-9795（2014）02-0198-01

［責(zé)任編輯：劉麗杰］

2013-12-25

劉蓓蕾（1964-），女，湖南婁底人，館員，從事檔案管理研究。