數(shù)字校園檔案管理信息化建設(shè)

■馮 潔

數(shù)字校園檔案管理信息化建設(shè)

■馮 潔

校園檔案管理是國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分，主要是指學(xué)校的檔案管理部門和管理人員對(duì)學(xué)校的教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作的檔案進(jìn)行管理和利用。隨著我國(guó)科技的不斷發(fā)展，信息化也在檔案管理中有著越來越重要的應(yīng)用。結(jié)合現(xiàn)階段我國(guó)校園檔案信息化建設(shè)中所存在的一些問題，筆者對(duì)如何推進(jìn)校園檔案管理的信息化建設(shè)做出以下簡(jiǎn)要分析。

檔案管理信息化建設(shè)的必要性

在國(guó)內(nèi)高校，隨著校園檔案數(shù)據(jù)增加、保管條件差、查找利用率低、管理人員管理概念的缺乏等問題頻繁出現(xiàn)，我們逐漸意識(shí)到實(shí)現(xiàn)校園檔案管理信息化建設(shè)的必要性和緊迫性。校園檔案信息化建設(shè)是利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)工具對(duì)檔案資源進(jìn)行有效的管理，使檔案充分發(fā)揮其自身的價(jià)值和對(duì)學(xué)校、學(xué)生、社會(huì)的作用，真正的共享資源。校園檔案信息化是以學(xué)校的檔案資源建設(shè)為中心，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)對(duì)電子文件的管理，充分發(fā)掘和利用檔案資源，以實(shí)現(xiàn)校園檔案的信息化。

當(dāng)前，我國(guó)各學(xué)校的管理者和師生對(duì)于學(xué)校檔案管理信息化缺乏足夠認(rèn)識(shí)，沒有形成校園檔案信息化的管理理念，大都認(rèn)為檔案管理工作只是簡(jiǎn)單的整理和保管，甚至有些學(xué)校的管理者對(duì)檔案管理工作漠不關(guān)心，也不給予經(jīng)費(fèi)支持，嚴(yán)重影響了學(xué)校檔案管理的效應(yīng)。筆者認(rèn)為，在進(jìn)行學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中，最基礎(chǔ)設(shè)備就是硬件基礎(chǔ)設(shè)施和檔案信息網(wǎng)絡(luò)。而一些學(xué)校缺乏功能強(qiáng)大的硬件設(shè)施和檔案存儲(chǔ)設(shè)備，滿足不了信息化建設(shè)對(duì)校園檔案信息處理的需求，也嚴(yán)重阻礙了校園檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

目前，教育部和各省級(jí)教育主管部門對(duì)高職院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺(tái)的推行，對(duì)高職院校的檔案信息化建設(shè)與管理提出了新的要求。將信息技術(shù)應(yīng)用于高職院校檔案管理的全過程，采用計(jì)算技術(shù)處理和保存教學(xué)檔案信息，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為教學(xué)管理提供更好的服務(wù)，不僅能進(jìn)一步提高檔案的利用價(jià)值，而且為學(xué)校教學(xué)評(píng)估提供了重要的依據(jù)和憑證，還成為衡量高職院校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)識(shí)之一。

信息化建設(shè)的基本條件

其一，計(jì)算機(jī)可以促進(jìn)設(shè)備管理的全面化，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的覆蓋率，提高檔案管理的質(zhì)量與效率，這也就為檔案管理的發(fā)展提供了相應(yīng)的基礎(chǔ)。通過計(jì)算機(jī)建立的檔案管理系統(tǒng)可以做到：檔案進(jìn)行自動(dòng)編目和檢索、檔案業(yè)務(wù)工作上的管理、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案自動(dòng)標(biāo)引、計(jì)算機(jī)輔助立卷以及文檔一體化管理等。這就要求在校園檔案管理的過程中要對(duì)學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施進(jìn)行不斷完善，提高計(jì)算機(jī)的使用程度，以此來提高檔案管理的效果與質(zhì)量。

其二，在構(gòu)建信息化的檔案管理機(jī)制的過程中，首先應(yīng)該明確的就是權(quán)責(zé)的分配，只有這樣才能提高各部門之間的溝通與合作，從根本上保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行。同時(shí)，還應(yīng)該對(duì)現(xiàn)階段檔案管理的狀況進(jìn)行研究與分析，以此來建立相應(yīng)的管理規(guī)范，對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行約束，提高檔案管理的效率。一方面，我們要積極創(chuàng)新檔案管理制度。校園相關(guān)的檔案管理部門應(yīng)該按照國(guó)家的要求與規(guī)范制定適應(yīng)校園信息化建設(shè)的檔案管理制度。另一方面，要建立健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，對(duì)電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟進(jìn)行細(xì)化；要制定相應(yīng)的安全措施，尤其是在電子文件和電子檔案方面應(yīng)該予以重視，確保電子檔案的安全性、有效性以及完整性。此外，還要統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是完善校園檔案信息化管理的重要方式，它也是衡量管理工作人員工作效率高低的重要依據(jù)。反之，學(xué)校就難以建立有效的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息資源。如果沒有對(duì)檔案管理的工作進(jìn)行約束與管理，就容易導(dǎo)致檔案管理的工作流于形式，難以起到相應(yīng)的作用與效果，檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法正常與穩(wěn)定地運(yùn)行，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。

其三，應(yīng)該對(duì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行建設(shè)，完善管理隊(duì)伍的復(fù)合型，提高檔案管理人員的信息化意識(shí)。信息時(shí)代高校檔案管理主要是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全，這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要對(duì)自身的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平進(jìn)行不斷提高，以此來進(jìn)行規(guī)范的操作與系統(tǒng)的管理。同時(shí)，還應(yīng)該對(duì)管理人員的安全意識(shí)與安全防范能力進(jìn)行不斷提高，以此來確保檔案信息的完整性與信息的安全性，這就要求檔案管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷更新相關(guān)專業(yè)知識(shí)與自身的綜合素質(zhì)，從根本上提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。

相關(guān)建議

加強(qiáng)校園檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè) 首先應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)校管理者和師生對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的意識(shí)，引起大家的高度重視，將檔案信息化建設(shè)提上日程。同時(shí)，要提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平，加強(qiáng)學(xué)校局域網(wǎng)的建設(shè)，使檔案網(wǎng)絡(luò)和學(xué)校的辦公檔案實(shí)現(xiàn)資源共享。在檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，引入相關(guān)的檔案管理軟件。各個(gè)基層的部門將本部門的歸檔文件按照相關(guān)要求自行錄入檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，既分擔(dān)檔案管理工作人員的工作，又能夠使各部門的檔案及時(shí)、完整地進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高資源共享的速度。另外，管理人員將檔案目錄通過人工輸入的方式轉(zhuǎn)化為機(jī)檢數(shù)據(jù)，利用電子信息技術(shù)對(duì)各部門的電子檔案進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，使其電子檔案具有真實(shí)性和完整性。在檔案管理工作中，還應(yīng)該注重對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中信息資源的監(jiān)督和管理。在學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)主頁(yè)上，檢錄檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)站，為師生提供檔案的檢索和下載功能，實(shí)現(xiàn)電子信息對(duì)檔案管理的全面覆蓋，方便師生對(duì)檔案的使用，完善校園檔案管理系統(tǒng)。

加強(qiáng)資金的投入力度 資金的投入不足，嚴(yán)重地影響檔案管理信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、見效慢的工作，需要大量的資金投入來緩解一些矛盾突出的問題。檔案管理部門的經(jīng)費(fèi)一般都是由學(xué)校的財(cái)務(wù)部門提供，其自身不能創(chuàng)造資金。所以，檔案管理部門需要爭(zhēng)取學(xué)校管理者和財(cái)務(wù)部門的支持，進(jìn)一步擴(kuò)大籌資的途徑，加大資金的投入力度，使檔案管理信息化建設(shè)得到有效落實(shí)。

加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范和安全體制建設(shè) 按照相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校的具體情況，制定有效的管理措施和規(guī)范，保證校園檔案管理信息化建設(shè)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)工作中，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)的監(jiān)管，確保檔案信息的安全，防止泄密等事件的發(fā)生。一些非公開的檔案信息嚴(yán)禁在網(wǎng)上發(fā)布，一些已經(jīng)在網(wǎng)上公開的信息，也必須要求使用者通過身份認(rèn)證、采用防火墻等安全措施，使檔案信息系統(tǒng)能夠安全、正常地運(yùn)轉(zhuǎn)。

強(qiáng)化管理人員的管理結(jié)構(gòu)和專業(yè)素質(zhì) 學(xué)校應(yīng)該建立一個(gè)完善統(tǒng)一的管理機(jī)制，集中處理校內(nèi)各個(gè)基層部門的檔案信息。要以分管校長(zhǎng)為領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員，組成一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)小組，全面負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)學(xué)校檔案信息化建設(shè)。在進(jìn)行新舊數(shù)據(jù)的處理時(shí)，要盡量采用新的方式先處理新的檔案數(shù)據(jù)，把舊的檔案放在新檔案后面處理。在進(jìn)行館藏檔案的處理時(shí)，也要注意先處理重點(diǎn)檔案。基于對(duì)檔案的分析，重要價(jià)值的檔案應(yīng)優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化處理；為避免不必要的工作，一些沒有使用價(jià)值的檔案可以按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。另外，要注重專業(yè)人才的引進(jìn)和培訓(xùn)，提高整個(gè)檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)。改善人才的結(jié)構(gòu)，引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員，加強(qiáng)對(duì)骨干管理人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)整個(gè)管理部門的學(xué)習(xí)氛圍，對(duì)檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)行定期指導(dǎo)和檢查，提高管理人員的整體工作能力，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的加快發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)

筆者認(rèn)為，高職學(xué)院應(yīng)從本校的實(shí)際情況出發(fā)，以檔案信息為主體，結(jié)合具體的問題，加強(qiáng)校園檔案管理信息化建設(shè)，加快推進(jìn)校園檔案管理信息化進(jìn)程，從而實(shí)現(xiàn)校園檔案管理信息化的全面普及，真正對(duì)我國(guó)檔案管理的發(fā)展起到促進(jìn)作用。

[1]郭志敏.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的幾個(gè)問題[J].山東檔案，2003（5）

[2]王曉敏.淺談如何做好檔案管理工作[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2010（1）

[3]趙屹.檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)[M].北京：北京圖書館出版社，2003

（作者單位：濟(jì)南職業(yè)學(xué)院）