流程再造與學(xué)分制條件下的高校教務(wù)管理改革

李友良

一、實(shí)施學(xué)分制過(guò)程中面臨的問(wèn)題

學(xué)分制是—種以學(xué)分計(jì)算學(xué)生學(xué)習(xí)量的教學(xué)管理制度，作為一種新型的教學(xué)管理制度，學(xué)分制的實(shí)行盡管具有促進(jìn)學(xué)生個(gè)性化發(fā)展、調(diào)動(dòng)學(xué)生學(xué)習(xí)的自覺(jué)性與主動(dòng)性等優(yōu)點(diǎn)，但也存在著諸多弊端。目前我國(guó)高教管理體制中主要存在以下幾方面不利于學(xué)分制發(fā)展的弊端：

1.教育觀念落后。傳統(tǒng)的價(jià)值觀念注重權(quán)威，教學(xué)模式單向化制約了學(xué)分制的發(fā)展。學(xué)分制倡導(dǎo)的是個(gè)性發(fā)展與自我完善，在學(xué)習(xí)上注重發(fā)揮學(xué)生的主觀能動(dòng)性，改變過(guò)去以教師為主導(dǎo)、教師在教學(xué)中滿(mǎn)堂灌的呆板方式，采取諸如集體討論、演講答辯等形式活潑多樣的授課方式。學(xué)分制的這些特點(diǎn)恰恰與傳統(tǒng)的重權(quán)威、單向化教育觀念格格不入。此外，“中庸”的民族心理是中國(guó)培養(yǎng)“完人”“圣人”的客觀標(biāo)準(zhǔn)，是我國(guó)忽略個(gè)性、創(chuàng)造性的原因之一，同時(shí)也是我國(guó)教育以及教育所培養(yǎng)出的人才缺乏競(jìng)爭(zhēng)力的重要原因之一。

2.集權(quán)制下學(xué)生積極性和創(chuàng)造性的缺失。長(zhǎng)期以來(lái)我國(guó)高校在內(nèi)部管理體制上套用的是政府行政級(jí)別，因而從高校這個(gè)層面來(lái)看，高校自身并沒(méi)有多少自主權(quán)；而從學(xué)校內(nèi)部管理的層面來(lái)看，學(xué)校內(nèi)部職能部門(mén)的權(quán)力又相對(duì)過(guò)大，往往是職能部門(mén)的一般人員一個(gè)電話(huà)就能使各學(xué)院的分管院長(zhǎng)忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)。學(xué)校內(nèi)部的各級(jí)行政管理部門(mén)和教學(xué)管理部門(mén)，對(duì)廣大老師和學(xué)生強(qiáng)調(diào)過(guò)多的是管理和控制。這樣就形成了國(guó)家—學(xué)?！髀毮懿块T(mén)—教師和學(xué)生這樣單一、集權(quán)的直線(xiàn)職能管理體制。此外，在各級(jí)行政管理部門(mén)內(nèi)部也相應(yīng)與行政職務(wù)的高低而形成較為嚴(yán)格的等級(jí)制度?！霸趯W(xué)校里，行政部門(mén)越來(lái)越起主導(dǎo)作用，有的學(xué)校從一個(gè)教育學(xué)術(shù)單位變成了等級(jí)森嚴(yán)的機(jī)關(guān)?！雹俑骷?jí)官僚體制的存在已經(jīng)嚴(yán)重束縛了學(xué)生的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

3.條塊分割嚴(yán)重，信息流動(dòng)不暢。從系統(tǒng)論的角度來(lái)看，系統(tǒng)存在狀況如何與其內(nèi)部及外部的信息自由流動(dòng)程度關(guān)系密切。傳統(tǒng)的層級(jí)制管理因條塊分割過(guò)細(xì)使得信息在系統(tǒng)內(nèi)部流動(dòng)的節(jié)點(diǎn)增多，流動(dòng)的路線(xiàn)模糊，因而信息在沿眾多節(jié)點(diǎn)流動(dòng)時(shí)容易導(dǎo)致信息延誤乃至信息失真，同時(shí)因信息流動(dòng)路線(xiàn)的模糊會(huì)導(dǎo)致“大家管，大家都不管”的現(xiàn)象。此外，工作中由于種種原因存在分工不合理，也會(huì)導(dǎo)致工作流程的不盡合理的現(xiàn)象經(jīng)常存在。

4.重復(fù)勞動(dòng)嚴(yán)重，辦事效率低下。形成這一現(xiàn)象盡管有諸多的原因，但在很大程度上與集權(quán)及條塊分割的管理體制有關(guān)。條塊分割、多層管理必然出現(xiàn)重復(fù)勞動(dòng)，信息流動(dòng)的環(huán)節(jié)過(guò)多必然增加許多無(wú)用作業(yè)，進(jìn)而導(dǎo)致效率低下。

5.信息技術(shù)利用不夠，管理人員業(yè)務(wù)技能亟待提高。學(xué)分制是一種流動(dòng)管理，原有的班級(jí)觀念淡化，學(xué)生的離合頻度增加，是一種“牽一發(fā)而動(dòng)全身”的系統(tǒng)工程。②加之近幾年我國(guó)高校迅速擴(kuò)招，使得在校生人數(shù)急劇增加，僅就選課而言，每學(xué)期學(xué)生都要進(jìn)行選課，同時(shí)還要接受學(xué)生的退選和改選，工作量很大，教學(xué)秩序控制的難度加大，因而教務(wù)管理中依靠傳統(tǒng)的手工操作已經(jīng)無(wú)法解決問(wèn)題，必須借助于現(xiàn)代信息技術(shù)。因此進(jìn)行學(xué)分制改革必須做到：一是充分利用信息技術(shù)，搭建教務(wù)管理的信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)；二是要有能夠熟練利用信息技術(shù)進(jìn)行教務(wù)管理的管理人員。目前盡管?chē)?guó)內(nèi)不少高校都自主研發(fā)了自己的教學(xué)管理系統(tǒng)，如清華大學(xué)、東南大學(xué)、合肥工業(yè)大學(xué)等，但是沒(méi)有很好搭建信息管理平臺(tái)的仍然不在少數(shù)。此外，我國(guó)高校管理人員在這方面的技能也普遍不盡如人意，有的管理人員甚至連基本辦公軟件的使用都不是十分熟練，所以更談不上編輯、使用程序?qū)σ恍┲匾臄?shù)據(jù)進(jìn)行處理了。由于高校管理中普遍缺乏合理的激勵(lì)機(jī)制，也使得那些信息技術(shù)水平較高的畢業(yè)生不愿意加入到高校的管理隊(duì)伍中來(lái)，而愿意加入的往往又缺乏這方面的能力。

二、流程再造與學(xué)分制條件下的高校教務(wù)管理改革

被稱(chēng)為“管理的第二次革命”的企業(yè)流程再造思想主要是通過(guò)對(duì)企業(yè)原有的管理流程、業(yè)務(wù)流程進(jìn)行根本性的重新思考和徹底翻新，通過(guò)科學(xué)的流程再造及同時(shí)對(duì)流程再造的支撐要素進(jìn)行再造，能夠突破原有的基于專(zhuān)業(yè)化分工的、以職能為核心的組織形式的缺點(diǎn)，從而提高企業(yè)的管理與運(yùn)營(yíng)效率，提高組織的競(jìng)爭(zhēng)力，使企業(yè)重新進(jìn)入一個(gè)最佳的存在與發(fā)展?fàn)顟B(tài)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體效益的顯著提高。目前，很多企業(yè)都熱衷于請(qǐng)咨詢(xún)公司進(jìn)行“流程重組”，這甚至成為國(guó)內(nèi)的一種管理時(shí)尚，足見(jiàn)其“魅力”所在?；诹鞒淘僭炖碚撆c高校教務(wù)管理在管理形式、管理環(huán)節(jié)、管理目標(biāo)等方面具有相似性的基礎(chǔ)上，主張?jiān)谶M(jìn)行教務(wù)管理流程再造的時(shí)候引入企業(yè)流程再造理論，是一種有益的嘗試與創(chuàng)新。

1.樹(shù)立現(xiàn)代教育理念——管理觀念的再造。在實(shí)施學(xué)分制之前的傳統(tǒng)教務(wù)管理活動(dòng)中，由于涉及面廣、頭緒多、手工操作量大，因此在工作中往往是“以物為中心”，容易出現(xiàn)管理與師生實(shí)際需求相脫離，與教學(xué)實(shí)施中的實(shí)際情況相脫離，進(jìn)而形成管理流于形式，甚至是嚴(yán)重滯后的現(xiàn)象。利用流程再造理論對(duì)高校管理體制的改革中，管理觀念的再造是首當(dāng)其沖的。因?yàn)閷W(xué)校管理理念支配和指導(dǎo)著學(xué)校管理行為，在不同管理理念的作用下，產(chǎn)生的管理行為方式是截然不同的。具體到學(xué)分制管理當(dāng)中來(lái)說(shuō)，管理觀念再造的核心則是：轉(zhuǎn)變教育思想，樹(shù)立以人為本的教育理念。為此學(xué)校必須樹(shù)立面向市場(chǎng)、服務(wù)學(xué)生的觀念。因?yàn)橹挥袑W(xué)校管理部門(mén)自上而下真正樹(shù)立起服務(wù)于師生的觀念，才能在實(shí)際運(yùn)行中真正體現(xiàn)并做到以人為本，也只有這樣高校的發(fā)展才能實(shí)現(xiàn)可持續(xù)。真正樹(shù)立以人為本、注重個(gè)性、靈活多樣的適應(yīng)學(xué)分制條件下的現(xiàn)代教育管理觀念。

2.管理結(jié)構(gòu)扁平化——組織結(jié)構(gòu)的再造。高校原有組織結(jié)構(gòu)是傳統(tǒng)的金字塔式層級(jí)結(jié)構(gòu)，在這種結(jié)構(gòu)中，龐大的中間管理層起著上情下達(dá)、下情上呈的作用，客觀上它的存在是管理技術(shù)及信息技術(shù)落后的產(chǎn)物，大量中間管理層的存在實(shí)際上既減緩了信息傳遞的速度，又易造成信息的過(guò)濾、堵塞、失真或扭曲。因此高校教務(wù)管理流程再造勢(shì)在必行。把原來(lái)?xiàng)l塊分割的各個(gè)部門(mén)整合起來(lái)，改變過(guò)去職能型組織結(jié)構(gòu)為流程型組織結(jié)構(gòu)，管理業(yè)務(wù)辦理的各個(gè)環(huán)節(jié)形成一個(gè)完整的流程鏈條，并對(duì)應(yīng)于相應(yīng)的部門(mén)，每個(gè)部門(mén)管理并負(fù)責(zé)相對(duì)單一的業(yè)務(wù)。這樣在解決機(jī)構(gòu)重疊和業(yè)務(wù)重復(fù)問(wèn)題的同時(shí)，大大提高了工作效率。在現(xiàn)代信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，將條塊分割、各自為政的教務(wù)管理業(yè)務(wù)流程理順，建立適應(yīng)學(xué)分制改革需要的扁平管理結(jié)構(gòu)，將原來(lái)分由不同部門(mén)或同一部門(mén)多人完成的多道工序，改由同一部門(mén)（或團(tuán)隊(duì)）或一人負(fù)責(zé)，從而實(shí)現(xiàn)信息在流程中自由、準(zhǔn)確、適時(shí)、全面地流動(dòng)，提高管理效率，節(jié)省管理成本。如合肥工業(yè)大學(xué)實(shí)行行政大部制改革，通過(guò)管理重心下移，適度分離行政管理與行政服務(wù)，將事務(wù)性的部分從機(jī)關(guān)管理職能中分離，成立相應(yīng)的服務(wù)中心，如學(xué)生注冊(cè)中心、教師發(fā)展中心，財(cái)務(wù)結(jié)算中心和工業(yè)培訓(xùn)中心等。其目的是精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)、轉(zhuǎn)變職能，管辦分離、增強(qiáng)服務(wù)，活化機(jī)制、提高效率。還有些學(xué)校在此項(xiàng)工作中盡管沒(méi)有成立例如注冊(cè)中心這樣的機(jī)構(gòu)，但是在實(shí)際的工作中也按照流程再造理論在各單位內(nèi)進(jìn)行了相應(yīng)的職能劃分與整合。

3.以教務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)為核心，搭建教學(xué)管理信息化平臺(tái)。學(xué)分制管理是一種動(dòng)態(tài)管理，必須借助信息技術(shù)作為支撐，對(duì)原有學(xué)年制管理模式下的排課、學(xué)籍、考試、成績(jī)、畢業(yè)等管理方式進(jìn)行再造，研發(fā)基于先進(jìn)理念和現(xiàn)代信息技術(shù)手段的網(wǎng)上綜合教學(xué)管理信息平臺(tái)。目前很多高校都自行開(kāi)發(fā)了教學(xué)管理信息系統(tǒng)，其中合肥工業(yè)大學(xué)的系統(tǒng)包含了從教學(xué)計(jì)劃的安排、課程的排與選到學(xué)籍、成績(jī)、考試、評(píng)價(jià)、教室等管理模塊，再到最后的畢業(yè)審核等教學(xué)運(yùn)行必需的相關(guān)管理模塊。不同的使用者以不同的身份登錄，可以實(shí)現(xiàn)在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)、任何方式進(jìn)行交流，從而提升了師生對(duì)學(xué)校管理的滿(mǎn)意度，破除了長(zhǎng)期以來(lái)在高校管理中師生與管理部門(mén)之間的情感壁壘。

利用流程再造理論，可以實(shí)現(xiàn)高校教務(wù)管理與其他相關(guān)部門(mén)聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)全校信息共享。然而現(xiàn)實(shí)中許多高校并沒(méi)有做到這一點(diǎn)，往往是各自使用自己的系統(tǒng)，使得辦事流程無(wú)法實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，進(jìn)而降低了辦事效率，甚至出現(xiàn)扯皮的現(xiàn)象，給師生帶來(lái)了不便。此外，教學(xué)管理信息化、無(wú)紙化提出已經(jīng)很久了，但是在實(shí)際運(yùn)行中，各單位因怕出問(wèn)題而要承擔(dān)責(zé)任，所以每次都是網(wǎng)上和紙制同時(shí)進(jìn)行，工作上出現(xiàn)重復(fù)，這不僅沒(méi)有達(dá)到提高辦事效率的初衷，反而出現(xiàn)了資源浪費(fèi)，師生無(wú)法適應(yīng)等新的問(wèn)題。對(duì)此必須進(jìn)一步整合和提高。只有這樣才能把“以人為本，服務(wù)師生”的理念落到實(shí)處。

4.流程再造基礎(chǔ)上的教學(xué)信息的反饋控制機(jī)制。高校教務(wù)管理活動(dòng)是動(dòng)態(tài)的、螺旋上升的過(guò)程，計(jì)劃的編制與運(yùn)行、課程的選擇、學(xué)籍的管理、學(xué)生畢業(yè)資格的審核等各個(gè)環(huán)節(jié)間的數(shù)據(jù)相互關(guān)聯(lián)。從計(jì)劃的編制到執(zhí)行，從運(yùn)行過(guò)程到結(jié)果數(shù)據(jù)的分析，再到計(jì)劃的調(diào)整整個(gè)過(guò)程中，計(jì)劃的合理性、教學(xué)運(yùn)行的質(zhì)量等隨著整個(gè)運(yùn)行過(guò)程中暴露出來(lái)的問(wèn)題的解決而不斷得以提升，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)螺旋上升。促使這一上升過(guò)程的動(dòng)力是來(lái)自多方面的，但其中非常重要的一點(diǎn)便是遍布整個(gè)過(guò)程中每個(gè)環(huán)節(jié)、來(lái)自不同層面、不同群體的信息反饋的控制作用。在此過(guò)程中，要求管理部門(mén)形成一種自下而上的信息反饋“綠色通道”。為此要求上層管理者能夠深入基層，從師生和一線(xiàn)教務(wù)管理人員那里獲取一手信息與資料，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行分析與研究，作為指導(dǎo)和調(diào)整教學(xué)運(yùn)行的參考依據(jù)。而要做到這一點(diǎn)又要求管理者能夠營(yíng)造一種良好的團(tuán)隊(duì)氛圍，關(guān)心一線(xiàn)人員的工作與生活，使他們?cè)敢庵鲃?dòng)進(jìn)行溝通，這樣才能及時(shí)排除教學(xué)運(yùn)行過(guò)程中存在的隱患，才能在第一時(shí)間里解決教學(xué)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，從而在管理中實(shí)現(xiàn)變被動(dòng)為主動(dòng)。

5.強(qiáng)化教務(wù)管理隊(duì)伍建設(shè)——管理者素質(zhì)再造。經(jīng)過(guò)流程再造后的學(xué)分制管理模式和現(xiàn)代信息技術(shù)條件下的教務(wù)管理新模式，對(duì)管理者的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)提出了更高的要求。因此必須建設(shè)一支優(yōu)秀的教學(xué)管理隊(duì)伍。教務(wù)管理人員除了要有良好的道德品質(zhì)、扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及先進(jìn)的教育理念之外，還應(yīng)當(dāng)掌握適應(yīng)現(xiàn)代化教育管理的方法和手段，自覺(jué)提高自身的綜合管理素質(zhì)。由于歷史、環(huán)境等諸多因素，高校教務(wù)管理隊(duì)伍的素質(zhì)與當(dāng)今高等教育改革和信息化社會(huì)發(fā)展的要求存在較大差距。因此必須通過(guò)不同形式的宣傳和教育，增強(qiáng)管理人員服務(wù)師生的意識(shí)；同時(shí)加強(qiáng)職業(yè)知識(shí)與技能培訓(xùn)，定期對(duì)教學(xué)管理人員進(jìn)行與現(xiàn)代教學(xué)管理模式相關(guān)的信息技術(shù)的培訓(xùn)；輔以適當(dāng)?shù)膬?yōu)勝劣汰政策，使無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代教學(xué)管理的人員分流到其他崗位或部門(mén)，從而形成一支觀念領(lǐng)先、技術(shù)先進(jìn)、充滿(mǎn)活力的適應(yīng)學(xué)分制管理模式的教學(xué)管理隊(duì)伍。

［注釋?zhuān)?/p>

①李亞彪，郭奔勝，顧立林.論文厚、學(xué)歷高、官味濃——三問(wèn)高校怪現(xiàn)狀［N］.新安晚報(bào)，2006-03-30.

②董宇艷.淺析高校實(shí)施學(xué)分制管理模式［J］.中國(guó)高教研究，2002（6）：60-61.