高校等級考試電子檔案的管理學(xué)解讀——以全國計算機等級考試為例

董傳奇

(南京審計學(xué)院教務(wù)處，江蘇南京 211815)

改革開放尤其是2001年底正式成為世界貿(mào)易組織(WTO)成員以來，中國逐漸融入世界經(jīng)濟體系，與世界全面接軌.同時，隨著計算機的普及、信息科學(xué)與計算機技術(shù)日新月異的發(fā)展，計算機在人類社會各個領(lǐng)城發(fā)揮著越來越重要的作用.在此背景之下，國際通用語言——英語與現(xiàn)代通用技術(shù)——計算機技術(shù)愈來愈受到重視.

為推動計算機技術(shù)和英語知識的學(xué)習(xí)，使中國培養(yǎng)的人才以共同語言和通用技術(shù)與世界發(fā)展保持同步，國家教育行政主管部門立足長遠(yuǎn)，從戰(zhàn)略高度發(fā)起并主辦以計算機和英語考試項目為主、以在校大學(xué)生為主要服務(wù)群體的等級考試，旨在培養(yǎng)具有國際性和現(xiàn)代性特征的人才，為國家經(jīng)濟社會發(fā)展和參與國際競爭服務(wù).等級考試是指由國家教育考試管理部門舉辦的、旨在檢測和考查考生計算機應(yīng)用技能與英語知識、考試成績以等級為區(qū)分要素的考試項目，主要包括全國計算機等級考試(National Computer Rank Examination，以下簡稱NCRE)、全國大學(xué)英語四六級考試、專業(yè)英語四八級統(tǒng)測與專業(yè)英語四八級口試、省級計算機等級考試(如江蘇省高等學(xué)校計算機等級考試)等.等級考試成績?yōu)閷W(xué)校頒發(fā)畢業(yè)證書和學(xué)位證書、“為用人部門錄用和考核工作人員提供了一個相對統(tǒng)一、客觀、公正的標(biāo)準(zhǔn)”[1].其中，以1994年由原國家教委考試中心推出的NCRE較具代表性.

自推出之日起，NCRE就受到了高校和大學(xué)生的重視.從普及計算機知識，提高高校畢業(yè)生就業(yè)能力和辦學(xué)質(zhì)量出發(fā)，不少高校將NCRE成績列為授予學(xué)位的基本資格，幾乎所有在校大學(xué)生都參加過NCRE.2010年全國NCRE報考總?cè)舜渭s500萬，一定程度上說明了NCRE的火爆.與此同時，高校等級考試管理中存在工作思路不清晰、實際工作盲目、被動、不可控等問題.

本文以NCRE為例，以2013年下半年NCRE考試模式為研究對象，以電子檔案為主線，以考試管理部門為管理主體，以考生、考場、監(jiān)考教師等要素為管理客體，從管理學(xué)角度對高校等級考試電子檔案的建設(shè)和利用提出建議，旨在推動等級考試管理工作走向科學(xué)化.

1 等級考試管理是一項系統(tǒng)的管理活動

管理學(xué)是適應(yīng)現(xiàn)代社會化大生產(chǎn)的需要而產(chǎn)生的、系統(tǒng)研究管理活動的基本規(guī)律和一般方法的科學(xué).高校等級考試管理是一項正式、系統(tǒng)、嚴(yán)肅的管理活動.

從管理客體角度出發(fā)，等級考試管理難度較大，需要科學(xué)化管理，需要找到科學(xué)化管理的突破口.一則考試數(shù)據(jù)量大，僅一名考生的關(guān)鍵數(shù)據(jù)就包括身份證號碼、學(xué)號、報名號、準(zhǔn)考證號、考試項目等，在考生人數(shù)增多、特別是部分高校考點設(shè)置多個校區(qū)分考點的情況下，考試數(shù)據(jù)重疊，涉及面更寬，存在較大的管理風(fēng)險.曾有一考點NCRE當(dāng)日千余考生準(zhǔn)考證號出錯.2013年下半年NCRE改革后，同一名考生可以同時報考多門考試科目，更增加了考試管理出錯的幾率.“教務(wù)管理中的等級考務(wù)工作責(zé)任重大，涉及面廣，一旦麻痹造成疏忽，會產(chǎn)生嚴(yán)重的社會影響”[2].二則考試違紀(jì)作弊現(xiàn)象屢禁不止.這都說明了等級考試管理的難度和復(fù)雜性，從側(cè)面反映了等級考試的高要求.從管理主體角度講，等級考試管理者的工作思路要清晰，而不可混雜、模糊、盲目.對等級考試進(jìn)行科學(xué)管控，是提高考試管理工作質(zhì)量的客觀需要.

管理一級組織需要科學(xué)的管理理念和規(guī)范化的操作流程，管理一場大型考試同樣需要引入科學(xué)概念.一場NCRE少則幾千人，多則上萬人甚至幾萬人，考試數(shù)據(jù)量大、考試管理責(zé)任大，是一個名副其實的系統(tǒng)管理工程.“高校考試管理是一門系統(tǒng)科學(xué)，是學(xué)校管理中的一個重要環(huán)節(jié)，是反映學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平高低的窗口”[3].等級考試管理要實現(xiàn)經(jīng)驗化向科學(xué)化轉(zhuǎn)變，粗放型向精細(xì)化轉(zhuǎn)變，不可控向可控轉(zhuǎn)變.系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范的管理策略，對提高NCRE管理水平有一定指導(dǎo)意義.

2 考試數(shù)據(jù)鏈?zhǔn)堑燃壙荚嚳茖W(xué)化管理的體現(xiàn)

考試數(shù)據(jù)鏈?zhǔn)前匆欢ㄒ?guī)則有機排布的等級考試電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng).等級考試電子檔案是留存在電腦上的與等級考試全流程相關(guān)的記錄.等級考試周期性、流程化、系統(tǒng)性、規(guī)范性的本質(zhì)特征，是考試數(shù)據(jù)鏈得以建立運行和利用的基礎(chǔ)[4].

在建立考試數(shù)據(jù)鏈之前，先要對數(shù)據(jù)鏈中所有文件和文件夾的名稱進(jìn)行標(biāo)注，以便于區(qū)分、識別和管理.從某種程度上講，管理文件就是管理文件名.其中，標(biāo)注文件(Word、Excel、Powerpoint、Access、Txt等文件類型)名稱時要遵循“五個標(biāo)明”原則，即標(biāo)明序號、按序排列;標(biāo)明文件名稱、明晰內(nèi)容(亦可簡寫，能明白即可);標(biāo)明版本、便于區(qū)分;標(biāo)明作者、明確責(zé)任;標(biāo)明寫作時間、易于追溯.如文件名稱可標(biāo)注為“1－2013年上半年NCRE報名考生明細(xì)表(原始版)張三/20130218”，意為張三于2013年2月18日制作的《2013年上半年NCRE報名考生明細(xì)表》，版本為原始數(shù)據(jù)，系文件夾內(nèi)第一份表格.其中，版本名稱要嚴(yán)格區(qū)分原始版與正式版、錯誤版與正確版，不應(yīng)混淆，亦不能刪除.在“五個標(biāo)明”基礎(chǔ)上，對所有考試數(shù)據(jù)建立數(shù)據(jù)鏈.從等級考試內(nèi)在邏輯和考試流程連貫性兩個角度出發(fā)，考試數(shù)據(jù)鏈可分為以下九個步驟或九個環(huán)節(jié).

2.1 報名數(shù)據(jù)

報名數(shù)據(jù)包括集體報名、社會報名與其它報名相關(guān)數(shù)據(jù)三部分，要特別區(qū)分報名的原始數(shù)據(jù)與正式數(shù)據(jù).在校大學(xué)生通過學(xué)校教務(wù)管理平臺報名產(chǎn)生的數(shù)據(jù)為集體報名數(shù)據(jù)，社會考生在上級考試管理機構(gòu)等級考試管理平臺產(chǎn)生的報名數(shù)據(jù)為社會報名數(shù)據(jù).從學(xué)校教務(wù)管理平臺下載的考生報名數(shù)據(jù)和各二級單位上報的報名數(shù)據(jù)是原始報名數(shù)據(jù)，上傳到上機考試管理機構(gòu)管理平臺的報名數(shù)據(jù)是正式報名數(shù)據(jù).正式報名數(shù)據(jù)建立在對原始數(shù)據(jù)加工和編輯的基礎(chǔ)之上.考生報名信息(身份證號碼、性別、學(xué)號、報名項目、考生照片等)有誤的說明材料等屬于其它報名相關(guān)數(shù)據(jù).

2.2 報名費用

報名費用包括學(xué)校財務(wù)管理部門接收的報名款項與上報給上級考試管理機構(gòu)的報名款項兩部分.學(xué)校財務(wù)管理部門接收的報名款項:在校大學(xué)生報名費由學(xué)校財務(wù)管理部門從校園銀行卡劃轉(zhuǎn)，留存的電子檔案是考試管理部門上報給財務(wù)管理部門的報名費表及在學(xué)校公告欄網(wǎng)頁發(fā)布的繳納報名費通知;社會考生報名費由考試管理部門收齊后存入學(xué)校賬戶，上繳給學(xué)校財務(wù)管理部門的報名費存款憑證和財務(wù)管理部門收取報名費存款憑證后開具的收據(jù)，均應(yīng)掃描后形成JPG格式文件留存.上繳給上級考試管理機構(gòu)的報名費以報名費表的形式留存.因等級考試報名費數(shù)額較大，需掃描所有財務(wù)來往票據(jù)后以電子檔案留存在單列的“報名費用”文件夾內(nèi).

2.3 模擬練習(xí)

NCRE為使考生考前熟悉考試系統(tǒng)和考試題型，專門安排了上機模擬練習(xí)，材料包括:上機考試管理機構(gòu)下發(fā)的模擬上機考試系統(tǒng);模擬上機報名庫，系考試管理部門根據(jù)考生報名數(shù)據(jù)制作，僅用于模擬上機練習(xí);機房使用表，告知機房系統(tǒng)管理員上機考試時間、地點、場次與監(jiān)考教師等信息(有兩個校區(qū)的，還需分開通知);模擬上機通知，在學(xué)校公告欄網(wǎng)頁發(fā)布，告知考生模擬上機練習(xí)時間、地點.

2.4 考務(wù)材料

需要打印并下發(fā)的所有考試材料，如下發(fā)給考生的準(zhǔn)考證;下發(fā)給機房的機房使用表、正式上機報名庫;下發(fā)給監(jiān)考教師和考務(wù)人員的上機監(jiān)考安排表;考試管理部門留存的機房使用表、考生信息表、上機簽到表、上機座位表等.

2.5 考試成績

將考試成績分為原始版、正式基礎(chǔ)版與下發(fā)版三個版本.原始版是指上級考試管理機構(gòu)轉(zhuǎn)發(fā)的考點所有考生的原始成績.正式基礎(chǔ)版是指對原始版成績整理后的考生考試成績明細(xì)表，可以作為下發(fā)各單位的基礎(chǔ)數(shù)據(jù).下發(fā)版包括錄入成績證明版與導(dǎo)入學(xué)生信息系統(tǒng)版，前一張表錄入歷年成績的Access表內(nèi)，用于向證書遺失考生開具成績證明;后一張表經(jīng)調(diào)整格式后直接上傳到學(xué)生的個人信息系統(tǒng)，向考生發(fā)布.

2.6 證書下發(fā)

一是考試管理部門留存的簽收記錄單.各二級學(xué)院及校外社會考生領(lǐng)取考試證書的簽字記錄.如果校外社會人員代為領(lǐng)取證書，還需附上委托書和身份證復(fù)印件.二是各二級學(xué)院留存的考生領(lǐng)取證書后的簽收表.簽收記錄單和簽收表須有簽收人簽名和簽收時間，防止證書下發(fā)過程中的隨意性、避免證書遺失.

2.7 上報數(shù)據(jù)

考試管理部門按照上級考試管理機構(gòu)關(guān)于報名、考試工作的要求上報的資料，分報名上報數(shù)據(jù)、考前上報數(shù)據(jù)和考后上報數(shù)據(jù)三部分.

2.8 考辦下發(fā)

上級考試管理機構(gòu)下發(fā)的報名工作通知、考務(wù)會及考務(wù)培訓(xùn)會通知、考試系統(tǒng)軟件培訓(xùn)稿、考試大綱、上機系統(tǒng)及模擬上機系統(tǒng)等.

2.9 其他資料

以上文件夾未能覆蓋的資料，如考試秩序冊(即工作小組名單).

從管理學(xué)角度來看，由以上九個環(huán)節(jié)銜接起來的考試數(shù)據(jù)鏈涵蓋了目標(biāo)管理、流程管理、計劃管理、進(jìn)度管理等四個方面.九個環(huán)節(jié)有明確的目標(biāo)，什么數(shù)據(jù)放在那個文件夾里面，一清二楚;前后有機銜接，完全契合等級考試周期性和流程化的特征;考試管理的一系列工作都有章可循，按計劃操作，不致盲目和被動;考試工作進(jìn)展到哪一步，看到了數(shù)據(jù)鏈哪一環(huán)節(jié)即可得知.考試數(shù)據(jù)鏈的建立和運行，使等級考試管理真正納入到精細(xì)化、流程化、系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道.

3 管理流程電子化是等級考試管理發(fā)展的必然趨勢

3.1 管理流程電子化是推進(jìn)考試工作的客觀需要

當(dāng)前，上級考試管理機構(gòu)下發(fā)上機考試系統(tǒng)、組織培訓(xùn)、招開考務(wù)會議、指導(dǎo)工作過程中的文檔資料，絕大部分通過QQ群傳送;上機考場編排、考生準(zhǔn)考證生成、報名及考試數(shù)據(jù)上報等工作均在NCRE考務(wù)管理平臺上完成;監(jiān)考教師監(jiān)考單制作在Word的郵件合并功能上實現(xiàn);標(biāo)準(zhǔn)化機房考試全程的錄像資料調(diào)取在網(wǎng)上進(jìn)行.電子檔案已介入考試工作全流程，須重視并用好電子檔案.

3.2管理流程電子化是明確各方責(zé)任的重要手段

自2013年下半年以來，NCRE取消筆試、上機相結(jié)合的考試方式，轉(zhuǎn)變?yōu)閮H上機的考試模式.上機考試一律在裝有攝像探頭的標(biāo)準(zhǔn)化機房內(nèi)進(jìn)行，考試結(jié)束之后的電子錄像由考點自行留存，一定時間期限之后方可銷毀.電子錄像為保障考生、考試工作人員的合法權(quán)益，防范作弊違紀(jì)，乃至認(rèn)定與處理違規(guī)作弊行為提供了依據(jù).

3.3 管理流程電子化是提高管理效率的必然要求

等級考試電子檔案有如下功用:考前是工作指南，包含一整套考試流程信息的考試數(shù)據(jù)鏈在每次考試報名前即可啟用，全流程有章可循，減少管理者時間、精力的投入，促進(jìn)考試工作的良性循環(huán).考中充當(dāng)預(yù)警方案，考試過程中出現(xiàn)突發(fā)事件，電子檔案可以提供解決方法.考后提供查閱憑據(jù)，電子檔案記錄了與考試相關(guān)的所有信息，包括不適于用紙質(zhì)檔案留存的信息，為查找管理漏洞、明晰責(zé)任提供了線索.等級考試電子檔案的建立有利于減少出錯幾率，減少管理資源浪費，提高考試管理效率和工作質(zhì)量.

為更好地適應(yīng)社會飛速發(fā)展的需要，各項等級考試項目在超前謀劃和不間斷改革創(chuàng)新中前行.但萬變不離其宗，只要管理主體保持清晰的工作思路，按照規(guī)范的管理流程，運行好考試數(shù)據(jù)鏈，做好電子檔案的收集、整理、保密和備份，高校等級考試管理工作就一定沿著科學(xué)、規(guī)范的道路前進(jìn).

[1]周立柱.十年育人與時俱進(jìn)[J].中國考試，2004(12).

[2]陳獻(xiàn).高校等級考試的管理[J].教育評論，2008(1).

[3]高艷紅.加強高校等級考試管理，提高學(xué)生綜合素質(zhì)[J].黑龍江科技信息，2010(14).

[4]黃擁軍，高志強，羅菁，等.論高校等級考試考務(wù)網(wǎng)絡(luò)化管理——基于湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)的調(diào)查[J].湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(社會科學(xué)版)，2008(3).