淺談中學教學檔案管理的意義及科學管理

連華英

(漳平第一中學，福建漳平，364400)

一、學校教學檔案的意義

檔案可以說是一面鏡子，反映過去，預示未來。一份檔案就是一份歷史的見證。教學檔案是反映一所學校學生、教學、科研和其他各項工作情況的原始材料。如學籍檔案記載著一個學生在校期間各方面表現(xiàn)和發(fā)展狀況。一所中學的教學檔案除了為教學、教改等方面提供便利外，還為學校的課程改革和創(chuàng)建特色校園提供可行的決策依據(jù)。中學教學檔案管理雖然起步較晚，但是近幾年，隨著素質(zhì)教育理念的深入，以往被忽視的中學檔案管理工作正在成為實施素質(zhì)教育的重要組成部分，對學校工作產(chǎn)生了重要影響，成為一所學校總結(jié)辦學經(jīng)驗、繼往開來的重要依據(jù)。中學檔案管理的飛速發(fā)展一方面是教育改革發(fā)展的必然，另一方面也是素質(zhì)教育在學校管理方面的體現(xiàn)。從某種意義上說，一所中學教學檔案的質(zhì)量即教學檔案的完整性、歷史性和連續(xù)性直接影響到它的使用價值。在學校中，連續(xù)、完整地保存和管理教學檔案，適當利用有關(guān)材料，充分利用學校的資源，特別有益于創(chuàng)建特色校園，促進學生學習。

人不可能把自己的全部活動信息都保存在記憶中，只能記住其中的一部分內(nèi)容。作為一所中學，從建校之初許多資料都需要錄入檔案，任何一位校長所熟悉、所參與的都只是某一時期的活動內(nèi)容。校長們?yōu)榱耸箤W校各項工作能有效地開展，需要了解學校過去的狀況，而學校檔案特別是教學檔案是其進行調(diào)查研究的重要資料。在充分了解學校歷史的基礎(chǔ)上，才能作出正確的決策，決策才更具科學性和歷史性。學校領(lǐng)導只有充分了解學校的師資、校園特色、實驗室建設、畢業(yè)生情況等多方面信息甚至一個學校辦學成功的經(jīng)驗和失敗的教訓，才能根據(jù)這些信息調(diào)整辦學方針和教學工作。學校的中心工作是教學管理，是一個相當細致、復雜的系統(tǒng)工程，而教學檔案為教學管理工作提供了可靠的依據(jù)。

二、學校教學檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題

首先，收集、整理學校教學檔案是檔案管理的基礎(chǔ)工作，應該保證材料來源的真實性和原始性。在學校具體工作中，存在一些問題，如有的學校憑空編造材料。學校有關(guān)工作沒有實施或沒有完成，為了應付檢查而編造虛假材料。有的學校則是材料過后補，記錄不及時。這些學校在落實工作中只有實際操作，雖然工作做了很多，成效也很好，有工作過程卻沒有記錄，從計劃、方案、措施到工作過程都是事后補的。以上問題造成每年的歸檔工作不能如期完成，材料收集不齊全，嚴重影響了教學檔案的準確性和原始性。

其次，立卷歸檔不及時，存在錯歸現(xiàn)象，且方式老化。立卷歸檔是將收集整理的檔案材料進行分類匯總，為的是確保檔案材料的完整性。而在中學教學檔案管理中，有些管理人員不能及時將檔案材料歸檔，甚至出現(xiàn)歸錯教學檔案的嚴重問題。此外，教學檔案管理中還存在方法陳舊、手段落后、不會使用計算機等問題，造成效率低下，讓學校教學檔案不能得到長期、安全的保存和便捷的使用。

再次，軟件材料的整理歸檔與實際情況脫節(jié)。很多學校對電腦軟件管理中的檔案材料建設不夠重視或認識上有偏差，因而，工作過程中，與之相應的軟件材料歸檔不及時或材料組織得不規(guī)范、不完整、質(zhì)量差，沒有真實反映出實際工作過程和內(nèi)容，與教育教學管理實際工作脫節(jié)。一些學校認為由教師整理或總結(jié)軟件材料會影響或沖擊教學工作，因而安排一個專職檔案員，不僅收集和管理檔案，還要編制各項工作材料。這樣一來，學校工作的檔案軟件材料不是出自工作實施者之手，更不是在工作實踐中形成的，使得材料與實際工作脫節(jié)，造成了實際工作和材料兩層皮的現(xiàn)象，材料的真實性和實效性大打折扣。

最后，教學檔案的日常維護和科學使用沒有得到足夠的重視?？梢哉f，教學檔案保存的最終目的是能夠被保管和利用，可是，現(xiàn)實中常常出現(xiàn)涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實等問題。

三、加強檔案管理的對策

首先，學校領(lǐng)導要高度重視教學檔案管理工作，充分認識到教學檔案管理在學校管理工作中的重要性。一套齊全的教學檔案對總結(jié)工作經(jīng)驗、探索辦學規(guī)律、開展教研、實行目標管理起著重要作用。如漳平第一中學從1984年開始整理教學檔案資料，并建立了教學檔案室。學校充分認識到檔案工作是教育事業(yè)的重要組成部分，也是研究改進、發(fā)展教育事業(yè)的不可多得的寶貴史料，必須加強對檔案工作的領(lǐng)導。為此學校專門成立了相應的領(lǐng)導機構(gòu)，組建了一支由校領(lǐng)導牽頭，辦公室主任主抓，各處室領(lǐng)導和兼職檔案員參加的檔案隊伍。

其次，要加強教學檔案管理隊伍建設，提高教學檔案員的待遇和素質(zhì)。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，教學檔案管理工作呈現(xiàn)出自動化和計算機化的趨勢，要求檔案管理員不僅要學習有關(guān)法律法規(guī)等專業(yè)知識，更要懂得使用電腦軟件管理檔案。

再次，建立健全教學檔案管理制度。教學是學校的中心工作，教學檔案要圍繞中心工作并為之服務。因此，要建立一套完整的教學檔案管理制度和崗位責任制度。只有有規(guī)章制度的約束，教學檔案管理工作才有保證。漳平第一中學在教學檔案管理工作中做到了制度化、規(guī)范化，定點、定人、定期檢查，使各項工作有章可循，教學檔案管理跨上了一個新臺階。

總之，中學教學檔案管理是整個學校工作的一個重要組成部分，在學校管理中具有不可低估的地位。因此，我們要做好中學教學檔案管理工作，提高學校檔案管理工作水平。這樣，中學教學檔案才能更好地為學校的承前啟后、不斷發(fā)展提供良好的服務和信息保障。

[1] 幸書楓.學校檔案管理工作之我見[J].教學與管理，2003(4).

[2] 孫毅.再跨學校檔案管理工作的新臺階[J].華章，2012(10).

[3] 侯萍.談談學校檔案的管理和利用[J].長沙大學學報，1997(9).