淺談采購業(yè)務(wù)購買環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

李建華/大慶市讓胡路區(qū)人民政府財政局

淺談采購業(yè)務(wù)購買環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

李建華/大慶市讓胡路區(qū)人民政府財政局

采購是指購買物資（或接受勞務(wù)）及支付款項等相關(guān)活動。采購業(yè)務(wù)需要由預(yù)算、采購、收貨、財會各部門共同協(xié)助完成。將采購業(yè)務(wù)中的預(yù)算、采購、驗收、付款等部門工作的授權(quán)審批分離開來，對購買、審批、驗收、付款等環(huán)節(jié)建立標準化業(yè)務(wù)處理程序，健全以采購申請、經(jīng)濟合同、結(jié)算憑證、入庫單據(jù)為載體的控制系統(tǒng)，加強購買、審批、驗收付款的控制。

購買是保證產(chǎn)品質(zhì)量的關(guān)鍵，是企業(yè)物流系統(tǒng)的第一關(guān)卡，也是控制產(chǎn)品質(zhì)量的第一環(huán)節(jié)，購買是降低成本提高利潤的重要環(huán)節(jié)，是能實現(xiàn)最大節(jié)約的領(lǐng)域。因此我們要加強購買環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，具體措施有：

1.企業(yè)應(yīng)當建立科學的供應(yīng)商評估和準入制度，確定合格供應(yīng)商清單，與選定的供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)，對供應(yīng)商提供物資或勞務(wù)的質(zhì)量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經(jīng)營善等進行實時管理和綜合評價，根據(jù)評價結(jié)果對供應(yīng)商進行合理選擇和調(diào)整。

2.企業(yè)應(yīng)當根據(jù)市場情況和采購計劃，采取招標采購、詢價或定向采購、直接購買等方式合理選擇采購方式。

大宗采購應(yīng)當采用招標方式，合理確定招投標的范圍、標準、實施程序和評標規(guī)則；一般物資或勞務(wù)等的采購可以采用詢價或定向采購的方式簽訂合同協(xié)議；小額零星物資或勞務(wù)等的采購可以采用購買等方式。

3.企業(yè)應(yīng)當建立采購申請制度，明確相關(guān)部門或人員的職責權(quán)限及相應(yīng)的請購和審批程序。

采購申請一般由使用部門提出或由倉儲部門提出，物資供應(yīng)部門根據(jù)采購單位的采購申請根據(jù)年度采購計劃，工程用料計劃和庫存消耗定額編制月度采購計劃，由部門主管審核是否合理，若合理則簽字認可交采購部門，金額巨大或特殊采購應(yīng)由主管或總經(jīng)理審批。

企業(yè)也可以根據(jù)實際需要設(shè)置專門的請購部門，對需要部門提出的采購需求進行審核，并進行歸類匯總，統(tǒng)籌安排企業(yè)的采購計劃。

4.企業(yè)應(yīng)當嚴格按照預(yù)算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，審批后辦理請購手續(xù)。

具有請購權(quán)的部門對于預(yù)算內(nèi)采購項目，應(yīng)當嚴格按照預(yù)算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)，并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。企業(yè)采購需求應(yīng)當與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃相適應(yīng)，具有必要性和經(jīng)濟性。需求部門提出的采購需求，應(yīng)當明確采購類別、質(zhì)量等級、規(guī)格、數(shù)量、相關(guān)要求和標準、到貨時間等。

5.企業(yè)應(yīng)當建立采購定價機制，采取協(xié)議采購、招標采購、談判采購、詢比價采購等多種方式合理確定采購價格。

為確保價格機制透明，企業(yè)應(yīng)制定合理的詢價程序，并重點了解供應(yīng)商的相關(guān)情況?？刂拼胧┯校憾ㄆ诹私夤?yīng)商的基本資料，如產(chǎn)品價格、質(zhì)量、供貨條件、信譽、售后服務(wù)以及供應(yīng)商的設(shè)備狀況、技術(shù)水平和財務(wù)狀況等，為企業(yè)采購決策提供可靠信息；對潛在供應(yīng)商應(yīng)就其質(zhì)量、技術(shù)、財務(wù)狀況的可行性進行調(diào)查；對于大宗和重要物品的采購，應(yīng)建立由采購、技術(shù)等部門參與的比質(zhì)比價體系，綜合考慮價格、質(zhì)量、供貨條件、信譽和今后服務(wù)等；對某些采購可以采用招標方式，在滿足采購方物品質(zhì)量、送貨時間等要求的情況下，以公開方式進行，招標不能以價格作為唯一因素；對于零星物品的采購，由于采購量低、價格也不高，采用上述方式采購成本會過高，一般授權(quán)直接采購，但也應(yīng)形成由獨立的人員抽樣暗訪制度；就以上各因素確定目標價格并與相關(guān)供應(yīng)商協(xié)商以達到最優(yōu)價格。

6.企業(yè)應(yīng)當根據(jù)確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價格等情況擬訂采購合同，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責任，并按照規(guī)定權(quán)限簽訂采購合同。

采購部門根據(jù)簽批后的請購單，應(yīng)及時與確定的供應(yīng)商簽訂符合國家法規(guī)的附有編號的購銷合同，在合同中要列出所購物品的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價、交貨日期、交貨方式、折扣條件、售后服務(wù)等人，作為供銷雙方共同遵守的契約。對采購合同必須按照采購權(quán)限規(guī)定，由各級授權(quán)人進行審核，審核同意后，才能加蓋合同專用章。在訂貨單向供應(yīng)商發(fā)出之前，還必須由專人核查，訂貨單是否授權(quán)審批，以及是否有經(jīng)批準的請購單作為支持憑證，確保訂貨單的有效性。

7.企業(yè)應(yīng)當加強物資采購供應(yīng)過程的管理，做好采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄，確保采購業(yè)務(wù)的可追溯性。及時跟蹤合同履行情況，對有可能影響生產(chǎn)或工程進度的異常情況，應(yīng)出具書面報告并及時提出解決方案。

采購部門接到驗收單后與采購合同核對，相符則登記采購登記簿；不相符，如數(shù)量缺少則與供應(yīng)商聯(lián)系要求實踐，如質(zhì)量問題則應(yīng)考慮是退貨還是要求供應(yīng)商給予折讓。決定退貨的應(yīng)填制退貨通知單，授權(quán)運輸部門退回，在取得物資供應(yīng)站的退貨單后編制借項憑單，借項憑單連同退貨單送交財務(wù)部門。借項憑單內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、退貨數(shù)量、價格、日期以及金額計算等。

8.企業(yè)應(yīng)當建立嚴格的采購驗收制度，確定檢驗方式，由專門的驗收機構(gòu)或驗收人員對購買物資進行驗收，驗收證明。驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負責驗收的機構(gòu)或人員應(yīng)當及時報告，查明原因并及處理。

貨物到達后，由倉儲部門指派員對貨物進行實物計量，并與貨運單、訂購單進行核對，需要時質(zhì)檢部門對貨物進行檢驗。正確無誤后填制驗收單。驗收單的內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運貨人名稱、原訂購單位編號等。

企業(yè)應(yīng)當根據(jù)規(guī)定的驗收制度和經(jīng)批準的訂單、合同協(xié)議等采購文件，由專門的驗收部門或人員、采購部門、請購部門以及供應(yīng)商等各方共同對所購物品或服務(wù)等的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進行驗收，出具檢驗報告、計量報告和。涉及大宗和新、特物資采購的，還應(yīng)進行專業(yè)測試。

對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負責驗收的部門或人員應(yīng)當立即向有關(guān)部門報告，有關(guān)部門應(yīng)當查明原因，及時處理。

為了達到控制目的，驗收入庫的職能必須由獨立于請購、采購和會計部門的人員來承擔。