企業(yè)物資供應(yīng)中的合同管理探討

朱濤/中石化管道儲(chǔ)運(yùn)公司湛江輸油處

企業(yè)物資供應(yīng)中的合同管理探討

朱濤/中石化管道儲(chǔ)運(yùn)公司湛江輸油處

央企作為我國(guó)國(guó)有經(jīng)濟(jì)的重要的組成部分，它的發(fā)展直接關(guān)系到國(guó)家經(jīng)濟(jì)整體的發(fā)展。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)激烈競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境下，要想取得長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，必須從企業(yè)的各個(gè)方面做好管理，物資供應(yīng)中的企業(yè)合同管理就是其中之一。

物資供應(yīng)；企業(yè)合同；合同管理；探討

物資供應(yīng)是企業(yè)正常運(yùn)行的保證，但是為了能夠在市場(chǎng)中更有優(yōu)勢(shì)，必須優(yōu)化各個(gè)方面的管理，尤其是物資供應(yīng)中的企業(yè)合同管理。因?yàn)楹贤芾淼暮脡闹苯雨P(guān)系到企業(yè)經(jīng)營(yíng)的優(yōu)劣。只有采取有效的措施來(lái)管理合同，才能有可能減少因?yàn)楹贤a(chǎn)生的糾紛，避免浪費(fèi)不必要的人力物力。接下來(lái)，筆者就物資供應(yīng)中的企業(yè)合同管理進(jìn)行研究。

一、物資供應(yīng)中的企業(yè)合同管理現(xiàn)狀

雖然物資供應(yīng)中的企業(yè)合同管理非常的重要，但是不可否認(rèn)，在這方面的管理不盡如人意，還存在著很多問(wèn)題，當(dāng)然近些年來(lái)，領(lǐng)導(dǎo)管理層已經(jīng)意識(shí)到了這個(gè)問(wèn)題的重要的性，并且在不斷的改進(jìn)管理辦法，取得了一些成效，但是物資供應(yīng)中的企業(yè)合同管理出現(xiàn)的問(wèn)題，并不能夠馬上解決，因此就目前的物資供應(yīng)中的企業(yè)合同管理來(lái)說(shuō)，依然存在著很多問(wèn)題，筆者總結(jié)如下：

1.資信審查程序。鑒定的合同能夠生效的一個(gè)關(guān)鍵前提就是雙方必須都是合同主體，但是企業(yè)沒(méi)有嚴(yán)格按照這個(gè)規(guī)定，尤其是在對(duì)外交往中，對(duì)方有時(shí)并不是合同主體鑒定合同，而是其下屬的公司，但是卻沒(méi)有提出任何異議，這樣就為后期雙方執(zhí)行合同時(shí)帶來(lái)很多麻煩，所以與外企業(yè)鑒定合同時(shí)一定要詳細(xì)的審查對(duì)方的資信情況，是否具有簽約的能力等。

2.合同管理人才儲(chǔ)備。合同管理一項(xiàng)要求很?chē)?yán)格的管理，合同管理人才不僅要熟悉合同管理的相關(guān)法律法規(guī)，還要了解合同管理所涉及的所有內(nèi)容。但是，因?yàn)槠髽I(yè)對(duì)合同管理人才重視程度不夠，因此在人才儲(chǔ)備這方面遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，也沒(méi)有加大培養(yǎng)的力度。我國(guó)對(duì)外開(kāi)放的程度越來(lái)越深入，在與國(guó)家企業(yè)進(jìn)行交往時(shí)，如果沒(méi)有充足的合同管理人員，很難在談判中獲得上風(fēng)，在具體鑒定合同時(shí)也很難找出合同紕漏，這會(huì)給企業(yè)帶來(lái)很大的損失。

3.合同履行監(jiān)管。這主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，企業(yè)鑒定合同之后，有時(shí)為了雙方的利益有變更合同的情況，如果出現(xiàn)這種情況，合同的管理人員應(yīng)該把有關(guān)的證據(jù)資料全部都整理保存起來(lái)，這樣在變更時(shí)才不會(huì)被對(duì)雙牽著走。但是，就是因?yàn)槟承┕芾砣藛T并不細(xì)心，沒(méi)有很好的保存原始資料，使得很多的資料在關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮不了作用；第二，在合同履行時(shí)，并沒(méi)有相關(guān)管理人員進(jìn)行合同過(guò)程控制，監(jiān)管不到位，不能充分利用合同中的條款來(lái)監(jiān)督產(chǎn)品的質(zhì)量，尤其是一些管理人員并沒(méi)有認(rèn)真的研究合同，合同中規(guī)定的內(nèi)容也不清楚，這就使得對(duì)方出現(xiàn)質(zhì)量或者其他問(wèn)題時(shí)，根本不能及時(shí)有效的采取措施，這對(duì)企業(yè)的發(fā)展非常不利。

4.企業(yè)法律顧問(wèn)。企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，必然會(huì)遇到很多的法律糾紛，為了盡可能的減少這種糾紛的發(fā)生，企業(yè)的法律顧問(wèn)在合同簽訂、履行、糾紛過(guò)程中扮演著很重要的角色，企業(yè)的法律顧問(wèn)應(yīng)該與合同管理人員放在同等重要的位置上進(jìn)行培養(yǎng)或者引進(jìn)?，F(xiàn)在企業(yè)管理人員在不出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)從來(lái)意識(shí)不到法律顧問(wèn)和合同管理人員的重要性，等到出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，又沒(méi)有可以真正利用的人才，使企業(yè)陷入尷尬的境地。在企業(yè)中，有一點(diǎn)非常的明顯，那就是無(wú)論是高層領(lǐng)導(dǎo)還是底層員工都缺乏必要的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，都不太熟悉相關(guān)的法律知識(shí)。

5.信息化技術(shù)下，對(duì)合同管理的創(chuàng)新不足。盡管近年來(lái)企業(yè)在合同的信息化管理方面有了長(zhǎng)足進(jìn)步，但其功能仍有待于進(jìn)一步完善。其中主要問(wèn)題就是，在合同履行階段相關(guān)信息不完備。例如，物資供應(yīng)的現(xiàn)場(chǎng)用戶(hù)無(wú)法查詢(xún)合同文本內(nèi)容，并且無(wú)法識(shí)別合同是否違約；企業(yè)CMIS中沒(méi)有完成抽取EDW數(shù)據(jù)庫(kù)貨款信息，自動(dòng)完成合同閉環(huán)管理的功能。

二、物資供應(yīng)合同管理的優(yōu)化措施

1.健全企業(yè)法律事務(wù)機(jī)構(gòu)。解決合同管理問(wèn)題的重點(diǎn)就是健全企業(yè)法律事務(wù)機(jī)構(gòu)。近些年來(lái)，江漢油田在法律事務(wù)工作的組織體系建設(shè)方面作了大量工作，組織機(jī)構(gòu)上已基本滿(mǎn)足當(dāng)前企業(yè)合同管理的需要。但在高素質(zhì)合同管理員方面仍需加強(qiáng)，為此，可以定期開(kāi)展合同管理員培訓(xùn)、定期業(yè)務(wù)交流等，使合同管理者能學(xué)習(xí)到先進(jìn)的合同管理經(jīng)驗(yàn)提高業(yè)務(wù)水平。隨著我們企業(yè)在國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的機(jī)會(huì)越來(lái)越多，對(duì)企業(yè)內(nèi)部復(fù)合型合同管理人才的培養(yǎng)已成當(dāng)務(wù)之急。

2.完善合同管理制度。我們企業(yè)高度重視合同管理制度建設(shè)，如今，已經(jīng)形成了一套相對(duì)科學(xué)的合同管理制度。但在合同的履行監(jiān)管方面仍需要強(qiáng)調(diào)，其中，重要的是違約合同索賠管理制度還需完善。在合同違約索賠過(guò)程中必須規(guī)范索賠流程操作，堵塞管理漏洞。

3.推進(jìn)合同信息化管理。2007年，江漢油田開(kāi)發(fā)了法律事務(wù)管理信息系統(tǒng)，其中就涵蓋了合同管理模塊。這樣就實(shí)現(xiàn)了從合同草擬、生效直至失效全過(guò)程的信息化管理。合同信息化管理主要具備合同流轉(zhuǎn)、合同統(tǒng)計(jì)分析、合同歸檔查詢(xún)等功能，實(shí)用強(qiáng)且機(jī)動(dòng)靈活、操作便捷。通過(guò)CMIS系統(tǒng)的應(yīng)用，企業(yè)實(shí)現(xiàn)了合同的閉環(huán)管理，使用戶(hù)可隨時(shí)查詢(xún)合同條款內(nèi)容及相關(guān)索賠信息維護(hù)。成為信息社會(huì)合同管理的必備。然而，這僅僅是做到了信息化管理的初步，合同簽訂后并非一成不變，在其履行的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)合同更改的情況。因而，我們更需重視合同的動(dòng)態(tài)管理，合同履行中的變化，須由合同主辦部門(mén)及時(shí)向合同主管部門(mén)反饋信息，以確保主管部門(mén)對(duì)合同履行的監(jiān)督和結(jié)算管理。

4.加強(qiáng)各部門(mén)機(jī)構(gòu)溝通協(xié)調(diào)。鑒于物資采購(gòu)部門(mén)與總部法律事務(wù)部在合同管理的信息交流中存在時(shí)間差的問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)該在物資采購(gòu)過(guò)程中強(qiáng)化兩部門(mén)間的協(xié)調(diào)溝通，建立風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制。定期對(duì)合同管理業(yè)務(wù)做專(zhuān)業(yè)檢查，堵塞合同管理漏洞。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，我們知道國(guó)家重點(diǎn)企業(yè)加強(qiáng)物資供應(yīng)中的企業(yè)合同管理是非常重要的，它直接的影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。我們發(fā)現(xiàn)，企業(yè)之所以在物資供應(yīng)中對(duì)企業(yè)合同管理不重視，主要就是因?yàn)楣芾砣藛T的意識(shí)淡薄，相信隨著對(duì)外經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，管理人員一定加強(qiáng)物資供應(yīng)中的企業(yè)合同管理。

[1]吳昀：規(guī)范化合同管理與企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的關(guān)系[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊）。2010（02）

[2]范翠平：企業(yè)合同管理必須強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)[J].山西大同大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）。2008（02）

[3]譚亞明：企業(yè)合同管理中的常見(jiàn)問(wèn)題與對(duì)策 [J].江漢石油職工大學(xué)學(xué)報(bào)。2010 （06）