淺析事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化

張立芝/黑龍江省鶴崗市興山區(qū)人民政府

淺析事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化

張立芝/黑龍江省鶴崗市興山區(qū)人民政府

事業(yè)單位作為我國重要的行政職能機(jī)構(gòu)，事業(yè)單位的發(fā)展歷史都會通過檔案的形式記載下來，為事業(yè)單位的以后發(fā)展提供有效的借鑒，所以強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理工作，對管理工作進(jìn)地優(yōu)化，這對于事業(yè)單位健康、持續(xù)的發(fā)展具有極為重要的意義。文中從事業(yè)單位檔案管理應(yīng)遵循的優(yōu)化原則入手，對事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化中需要注意的問題進(jìn)行了具體的闡述。

事業(yè)單位；檔案管理；優(yōu)化原則

一、事業(yè)單位檔案管理應(yīng)遵循的優(yōu)化原則

（一）統(tǒng)一、靈活及差異化兼顧原則

事業(yè)單位在檔案管理工作中，通過制度嚴(yán)格的管理制度來提高檔案管理的水平，而檔案管理制度則需要嚴(yán)格遵循統(tǒng)一和靈活性兼顧的原則，在國家相關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，還對事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行完善。但事業(yè)單位由于其性質(zhì)不同，所以在制定檔案管理制度時也會存在著較大的差異性，需要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理工作的性質(zhì)和特點(diǎn)來采取具有針對性的檔案管理制度，而且由于事業(yè)單位規(guī)模的不同，其在檔案管理制度上也會存在著一定的差異性，所以在統(tǒng)一化的原則下，還要兼顧到差異性的特點(diǎn)，根據(jù)事業(yè)單位自身的性質(zhì)、特點(diǎn)和實(shí)踐經(jīng)驗來進(jìn)行深入的研究，從而對自身檔案管理制度進(jìn)行不斷完善。

（二）重視制度的落實(shí)和執(zhí)行

要想加快推動事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化，使其檔案管理工作向規(guī)范化方向發(fā)展，則在重視檔案管理制度制定的基礎(chǔ)上，還要對制度的落實(shí)和執(zhí)行給予充分的重視。這就要求事業(yè)單位無論是領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理人員，都要對檔案管理工作充分的重視和關(guān)注，使檔案管理制度能夠在實(shí)際工作中得到更好的落實(shí)和執(zhí)行，這就需要與監(jiān)督制度、獎懲制度和績效考核制度有效的結(jié)合起來，從而更好的調(diào)動檔案管理人員的工作積極性和主動性，使其主觀能動性更好的發(fā)揮出來，以檔案管理制度作為出發(fā)點(diǎn)，從而開展相關(guān)工作，在管理工作實(shí)踐中對檔案管理制度進(jìn)行不斷完善，使檔案管理制度更加規(guī)范化和合理化。

（三）明確檔案管理工作人員的權(quán)益和職責(zé)

事業(yè)單位檔案管理工作的開展，檔案管理人員作為主體，其工作的積極性直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量。但在實(shí)際工作中，由于檔案管理人員職責(zé)和權(quán)益不明確，而使喚其自身的合法權(quán)益得不到有效的保障，這就分對工作人員的工作積極性帶來較大的影響。所以在檔案管理工作中，需要明確檔案管理人員的職責(zé)和權(quán)益，使檔案管理人員在工作中能夠在履職責(zé)的過程中使其自身合法權(quán)益得到保障。同時事業(yè)單位還要建立健全激勵機(jī)制，從而更好的調(diào)動檔案管理人員的工作熱情。

二、事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化中需要注意的問題

（一）處理好中心工作與檔案管理工作的關(guān)系

事業(yè)單位由于其性質(zhì)不同，所以作為非檔案管理性質(zhì)的事業(yè)單位，其檔案管理工作只是其諸多工作的一個方面，而所有工作都需要圍繞事業(yè)單位的中心工作來開展。所以需要認(rèn)識到事業(yè)單位檔案管理的服務(wù)性和輔助性特點(diǎn)，同時對其對事業(yè)單位發(fā)展的重要作用也要有一個清醒的認(rèn)識。而且事業(yè)單位檔案管理工作，還可以為事業(yè)單位的各項建設(shè)工作及各項決策和管理等提供科學(xué)的依據(jù)，為事業(yè)單位的發(fā)展提供必要的信息支持，使喚其能夠更好的對外宣傳或?qū)ν忾_展咨詢工作。所以事業(yè)單位檔案管理工作為事業(yè)單位中心工作的完成具有非常關(guān)鍵的作用，而且在長期的檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗中也充分的證明了這一點(diǎn)。所以事業(yè)單位無論是管理層和決策層，都要認(rèn)可事業(yè)單位檔案管理工作的重要性，從而為檔案管量工作的發(fā)展提供必要的支持。檔案管理人員更需要不斷提升自身的綜合素質(zhì)，與時俱進(jìn)，在工作中不斷創(chuàng)新，從而更好的推動事業(yè)單位檔案工作的開展，使其為事業(yè)單位中心工作的完成提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，加快檔案管理工作優(yōu)化的實(shí)現(xiàn)。

（二）處理好檔案管理部門與其他部門的關(guān)系

事業(yè)單位檔案管理工作特別是檔案資料收集工作以及檔案歸檔工作僅僅依靠檔案管理部門是難以高質(zhì)量完成的，這需要事業(yè)單位中其他部門的積極配合，所以處理好事業(yè)單位中其他部門與檔案管理部門之間的關(guān)系有助于檔案管理工作的優(yōu)化。這需要檔案管理部門能夠通過爭取事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層和決策層對檔案管理工作的支持與重視來確保各個部門之間的協(xié)調(diào)與配合，并做到各個部門責(zé)任的明確。在檔案資料收集以及歸檔的過程中，應(yīng)當(dāng)讓各個部門明確自身所需要履行的歸檔職責(zé)，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在加強(qiáng)對檔案工作重視程度的基礎(chǔ)上帶頭做好本部門的檔案收集工作。同時在事業(yè)黨委領(lǐng)導(dǎo)支持的基礎(chǔ)上，檔案管理部門有必要對各個部門開展檔案收集、整理、歸檔、利用等方面的指導(dǎo)與教育，從而確保事業(yè)部門檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性與規(guī)范性。

（三）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展變化需要檔案管理人員素質(zhì)與其相適應(yīng)

隨著信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，檔案管理工作呈現(xiàn)出了網(wǎng)絡(luò)化、信息化和數(shù)字化的發(fā)展趨勢，而這些趨勢也決定了事業(yè)單位中的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)也會產(chǎn)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，這種轉(zhuǎn)變對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了較高的要求。當(dāng)前形勢下的事業(yè)單位檔案管理人員不僅要掌握傳統(tǒng)的檔案管理方法和技術(shù)，同時要具備電子檔案管理能力。在此種情況下，事業(yè)單位可以采用輪崗制度、外出培訓(xùn)制度、在職進(jìn)修制度、在職培訓(xùn)制度等在確保事業(yè)單位檔案管理工作有序開展的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案管理人員素質(zhì)的提升。同時事業(yè)單位有必要建立合理的激勵制度以及建立學(xué)習(xí)型檔案管理部門來提高檔案管理人員的學(xué)習(xí)積極性并為檔案管理人員的學(xué)習(xí)和進(jìn)修創(chuàng)造良好的環(huán)境。

（四）處理好電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理之間的關(guān)系

紙質(zhì)檔案管理方式在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中仍舊處在主要地位，但是檔案管理數(shù)字化已經(jīng)成為了檔案管理工作的必然趨勢，并且這種趨勢在提高檔案管理工作效率以及管理水平方面具有重要的意義。在當(dāng)前電子化檔案管理沒有完全普及的情況下，事業(yè)單位中的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)采用電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理相結(jié)合的管理形式，尤其是在利用計算機(jī)開展檔案管理工作方面要具有積極的態(tài)度以促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的發(fā)展。在實(shí)際工作中可以采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案材料的收集，通過將收集的材料錄入計算機(jī)來進(jìn)行快速的分類并生成電子檔案資料等，從而發(fā)揮出現(xiàn)代技術(shù)在提高檔案管理效率方面的作用。

三、結(jié)束語

近年來，隨著事業(yè)單位體制改革的深入進(jìn)行，事業(yè)單位檔案管理工作取得了較快的發(fā)展，但仍然還存在著一些不完善的地方，需要事業(yè)單位管理者和決策者能夠給予檔案工作充分的重視和支持，而檔案管理人員也要不斷的提升自身綜合素質(zhì)，加快檔案管理工作優(yōu)化的實(shí)現(xiàn)，推動檔案管理工作的健康發(fā)展。

[1]楊虹.對事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討.科技資訊.2010-12-03.

[2]孫鳳玲.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討.改革與開放.2012-02-25.

[3]吳清越.農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理存在的問題與改進(jìn)對策[J.廣西農(nóng)學(xué)報，2010.