校園O A系統(tǒng)中工作流技術(shù)的設(shè)計(jì)及應(yīng)用

周來劉丙利

（鄭州財(cái)經(jīng)學(xué)院，河南鄭州450044）

1.引言

辦公自動(dòng)化（OA）是基于Internet/Intranet和工作流技術(shù)，使各部門工作人員，在共享和傳遞以及使用信息時(shí)，更為方便、實(shí)時(shí)、快捷、高效地協(xié)同工作。應(yīng)用OA之后，改變相對復(fù)雜的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅捷、全面的信息采集和處理，為學(xué)校整體的管理工作和領(lǐng)導(dǎo)的決策提供科學(xué)的依據(jù)。

2.校園OA系統(tǒng)

隨著新經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，教育行業(yè)實(shí)施信息化是國家信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，校園OA系統(tǒng)建設(shè)是信息化建設(shè)中的重要內(nèi)容之一。它把計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)手段很好地結(jié)合到高校教學(xué)和管理工作中，根據(jù)高校教務(wù)、校務(wù)等管理特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、無紙化的現(xiàn)代化辦公管理，從而提升高校教務(wù)、校務(wù)等各項(xiàng)管理水平，提升學(xué)校的整體實(shí)力。

針對本校的特點(diǎn)和高校辦公自動(dòng)化應(yīng)用現(xiàn)狀，設(shè)計(jì)了一套采用三層B/S結(jié)構(gòu)、使用ASP.NET、C#作為主要開發(fā)語言、使用SQL Server 2000進(jìn)行數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)、運(yùn)用面向?qū)ο蟮南冗M(jìn)技術(shù)信息管理平臺(tái)，并通過研究借鑒國內(nèi)外相關(guān)產(chǎn)品的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和成果，設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)一個(gè)功能較為完善且方便高效的校園辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。本系統(tǒng)主界面如圖1所示。本文主要在設(shè)計(jì)OA系統(tǒng)的工作流方面進(jìn)行探討。

圖1 系統(tǒng)主界面圖

3.工作流技術(shù)

工作流是指能夠通過計(jì)算機(jī)將一系列的工作自動(dòng)執(zhí)行的過程，它依據(jù)特定的工作定義、工作文檔以及工作要求和任務(wù)等活動(dòng)，在不同的機(jī)構(gòu)或是不同的操作者之間執(zhí)行與傳遞。工作流的概念來源于針對日常工作中進(jìn)行獨(dú)立活動(dòng)而提出的一個(gè)程序概念。也就是說，工作流是工作過程的一個(gè)計(jì)算機(jī)應(yīng)用實(shí)現(xiàn)。它的目標(biāo)是將一完整的工作根據(jù)任務(wù)或者是角色，按照特定的規(guī)則和過程來劃分，以此形成有效監(jiān)控，并使工作的效率得到提升。

那么，工作流技術(shù)就是計(jì)算機(jī)技術(shù)在工作流程管理過程中的應(yīng)用。應(yīng)用工作流技術(shù)所體現(xiàn)的形式是工作流管理系統(tǒng)。工作流實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的軟件，就是工作流管理系統(tǒng)，它提供工作流運(yùn)行控制和設(shè)計(jì)優(yōu)化的功能。它由一組工具組成，這組工具提供了對工作流產(chǎn)生、運(yùn)行及其執(zhí)行過程管理和監(jiān)視的功能。在OA系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)工作流技術(shù)主要采用電子郵件模式、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫模式、混合模式三種模式。

4.校園OA系統(tǒng)中工作流技術(shù)的實(shí)現(xiàn)

辦公自動(dòng)化能否成功，取決于工作流的設(shè)計(jì)。在校園OA系統(tǒng)中工作流程管理主要應(yīng)用工作流技術(shù)實(shí)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)各工作流程自動(dòng)化處理，是本系統(tǒng)的核心模塊。它的主要功能是管理系統(tǒng)中所有的工作項(xiàng)目，這種管理貫穿了從工作創(chuàng)建到工作存檔的整個(gè)生命周期。工作流程管理界面如圖2所示。

圖2 工作流程管理界面圖

工作管理：采用列表形式，方便用戶查詢在過去做了什么，現(xiàn)在要做什么，而且在時(shí)間條件滿足的情況下，及時(shí)給用戶一個(gè)明確的提示信息。最后將當(dāng)前用戶所需完成的任務(wù)詳細(xì)列出，并直接鏈接到相應(yīng)的處理界面。表單定義：用戶可以自定義的工作界面。流程管理：便于用戶定義工作流的處理過程。印章管理：提供電子印章管理功能。

工作流程管理主要包括公文的發(fā)送、接收和流程定制工作，其中工作流轉(zhuǎn)功能最為靈活和復(fù)雜，它決定了工作管理模塊的執(zhí)行效率和可用性。在此，以本校教務(wù)處安排實(shí)踐教學(xué)課表為例來描述工作流轉(zhuǎn)。教務(wù)處工作人員先查看教學(xué)計(jì)劃，確定下個(gè)學(xué)期各專業(yè)實(shí)踐教學(xué)的課程名稱、課時(shí)、所需要軟件及其他特殊要求，然后匯總以上信息并擬定好排課方案，提交給教務(wù)處長審核，通過后流轉(zhuǎn)給實(shí)驗(yàn)中心具體落實(shí)這些課程的上課地點(diǎn)和時(shí)間，實(shí)驗(yàn)中心要把最終安排好的課程表再提交給教務(wù)處會(huì)審，兩個(gè)部門確認(rèn)可行后，提交給主管教學(xué)的院長復(fù)審。院長同意后，通知各系部查看實(shí)踐教學(xué)課程表。如果審閱不成功，工作流轉(zhuǎn)處理程序會(huì)將該公文返回上一級(jí)審批人員重新核稿。教務(wù)處完成公文發(fā)送后，在“我的工作”列表會(huì)顯示公文的發(fā)送處理狀態(tài)。通過此功能可以明確公文流轉(zhuǎn)到哪個(gè)節(jié)點(diǎn)，當(dāng)前審核的情況，實(shí)現(xiàn)公文管理的透明化，提高部門之間協(xié)同工作的能力。公文流轉(zhuǎn)情況如圖3所示。

圖3 公文流轉(zhuǎn)圖

上述公文審核通過，該公文會(huì)自動(dòng)流轉(zhuǎn)到審批列表中的下一個(gè)成員，并提醒下個(gè)審批人有未辦事宜，確保公文在流轉(zhuǎn)過程中能讓審核人第一時(shí)間知道。此功能由btnsave_click()完成。實(shí)現(xiàn)審核功能的代碼如下：

5.結(jié)論

將工作流技術(shù)應(yīng)用于校園OA系統(tǒng)中的工作流程管理模塊，為學(xué)校提供現(xiàn)代化的日常辦公條件，使辦公事務(wù)處理自動(dòng)化，提高辦公效率，實(shí)現(xiàn)學(xué)校各部門日常業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，最終實(shí)現(xiàn)“無紙化”辦公。

參考資料：

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