項(xiàng)目總監(jiān)如何管理好監(jiān)理項(xiàng)目部

吳智平

（南昌華路建設(shè)咨詢監(jiān)理有限公司， 江西 南昌 330002）

0 引 言

我國自 1988 年在工程建設(shè)領(lǐng)域進(jìn)行監(jiān)理試點(diǎn)，1996 年全面推廣監(jiān)理制度，到如今已歷 26 個(gè)年頭。監(jiān)理的定位已由“獨(dú)立的第三方”演變成“業(yè)主工作的延伸”，性質(zhì)發(fā)生了實(shí)質(zhì)性的改變。現(xiàn)在的監(jiān)理公司是為業(yè)主服務(wù)的。監(jiān)理公司一方面要承擔(dān)工程質(zhì)量的責(zé)任，另一方面又要圍著業(yè)主的指揮棒運(yùn)轉(zhuǎn)。這種運(yùn)作模式使監(jiān)理行業(yè)成為了一種高風(fēng)險(xiǎn)的行業(yè)。

有一個(gè)玩笑說，監(jiān)理項(xiàng)目部是“一個(gè)光桿司令，帶一群烏合之眾，搭一個(gè)草臺班子，破鑼一敲，粉墨登場”。此話雖糙，但理不糙。監(jiān)理項(xiàng)目部都為臨時(shí)組建，是流水的營盤流水的兵。對項(xiàng)目質(zhì)量的終身負(fù)責(zé)制使得總監(jiān)始終站在了懸崖邊上。面對這樣的現(xiàn)狀，作為項(xiàng)目總監(jiān)，一方面需要監(jiān)理公司在人力、財(cái)力、協(xié)調(diào)方面給予大力的支持，給予足夠的權(quán)限和活動資金；另一方面也要積極應(yīng)對，盡量將工作做好。要管好監(jiān)理項(xiàng)目部，必須解決“作為臨時(shí)組建的監(jiān)理項(xiàng)目部，其前期準(zhǔn)備工作如何開展”、“監(jiān)理項(xiàng)目部人員流動性大、素質(zhì)參次不齊，如何快速磨合，在短期內(nèi)提高人員素質(zhì)，盡快進(jìn)入工作狀態(tài)”、“‘戲’是唱給業(yè)主聽的，怎樣唱得讓業(yè)主滿意”三個(gè)方面的問題。

1 做好監(jiān)理項(xiàng)目部的前期準(zhǔn)備

1.1 監(jiān)理項(xiàng)目部的定位

合理定位是成本控制的關(guān)鍵，同時(shí)也是監(jiān)理項(xiàng)目部能否有效運(yùn)行的關(guān)鍵。監(jiān)理項(xiàng)目部定位可從以下三個(gè)方面考慮。

(1)監(jiān)理公司對項(xiàng)目在經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的期望值。

(2)對標(biāo)書的響應(yīng)。為了響應(yīng)招標(biāo)文件，監(jiān)理公司在項(xiàng)目投標(biāo)時(shí)，對監(jiān)理項(xiàng)目部組織、監(jiān)理人員數(shù)量、監(jiān)理人員資質(zhì)和應(yīng)用于現(xiàn)場的監(jiān)理設(shè)備情況均作了承諾。

(3)建設(shè)項(xiàng)目的性質(zhì)、項(xiàng)目組成、投資規(guī)模、建設(shè)周期和工程地點(diǎn)等情況。項(xiàng)目總監(jiān)應(yīng)根據(jù)上述情況對項(xiàng)目進(jìn)行分析，并向監(jiān)理公司提出自己的設(shè)想和建議。

1.2 前期監(jiān)理準(zhǔn)備

(1)監(jiān)理項(xiàng)目部組織結(jié)構(gòu)的確立。合理的組織結(jié)構(gòu)可以規(guī)范個(gè)人行為，理順工作流程，產(chǎn)生良好的執(zhí)行力。組織結(jié)構(gòu)的確立應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的大小、性質(zhì)、特點(diǎn)和施工單位的構(gòu)成情況(在同一監(jiān)理項(xiàng)目部存在多家施工單位時(shí)，為了便于對應(yīng)監(jiān)理，在組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置時(shí)也作為考慮的因素之一)來考慮，采用成本最小且最有利于現(xiàn)場管理的原則。

筆者將組織結(jié)構(gòu)分為組織構(gòu)架和流程分工。組織構(gòu)架是指監(jiān)理項(xiàng)目部的分級管理，各級機(jī)構(gòu)在監(jiān)理項(xiàng)目部的作用及管轄范圍。流程分工是指根據(jù)施工組織設(shè)計(jì)，結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)，按時(shí)間順序如何開展監(jiān)理、怎樣執(zhí)行、現(xiàn)場監(jiān)理人員的進(jìn)場方式等。監(jiān)理人員一般按工程形象進(jìn)度，成梯次漸進(jìn)式進(jìn)場；在各分部或單位工程或各專業(yè)結(jié)束后，妥善、及時(shí)確定退場人員。

(2)監(jiān)理項(xiàng)目部的選址。監(jiān)理項(xiàng)目部地址對現(xiàn)場監(jiān)理的時(shí)間效率和運(yùn)營成本有一定的影響。在確定地址時(shí)可從以下四方面考慮：滿足監(jiān)理項(xiàng)目部辦公和生活需要；交通便利且安全；盡可能接近施工現(xiàn)場，兼顧業(yè)主和施工單位的便利性；滿足對外宣傳的需要。

(3)試驗(yàn)室的設(shè)立。標(biāo)書要求設(shè)置試驗(yàn)室的，盡可能不要獨(dú)自設(shè)立，可將試驗(yàn)內(nèi)容委外或采用合作模式。從運(yùn)營成本考慮，這樣能減少項(xiàng)目結(jié)束后對試驗(yàn)人員和試驗(yàn)設(shè)備等固定資產(chǎn)的擁有量。

(4)辦公用品、監(jiān)理用具計(jì)劃以及交通設(shè)備的使用原則。及時(shí)做好辦公用品、監(jiān)理工具的需求計(jì)劃，盡量減少臨時(shí)性的設(shè)備采購。在交通設(shè)備上盡可能采用租賃模式，能減少對固定資產(chǎn)的擁有量和后期對設(shè)備的維修保養(yǎng)量，從而節(jié)省成本。

(5)監(jiān)理項(xiàng)目部宣傳圖牌、工作制度的準(zhǔn)備。監(jiān)理人員職責(zé)、守則圖牌上墻，項(xiàng)目總平面圖上墻；同時(shí)作好企業(yè)的適度宣傳，將企業(yè)成就、企業(yè)介紹上墻；制定相應(yīng)的監(jiān)理項(xiàng)目部管理制度。

(6)建立與業(yè)主及施工單位的聯(lián)系。

2 做好監(jiān)理隊(duì)伍建設(shè)

監(jiān)理的產(chǎn)品是“服務(wù)”，強(qiáng)化監(jiān)理隊(duì)伍建設(shè)是提高產(chǎn)品質(zhì)量的根本途徑。監(jiān)理人員流動性較大，個(gè)人業(yè)務(wù)水平參差不齊。目前整體水平較低，高素質(zhì)人才偏少，且每個(gè)人的職業(yè)道德水準(zhǔn)也參差不齊。應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)。

2.1 加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高監(jiān)理業(yè)務(wù)水平

(1)對監(jiān)理人員進(jìn)行適度的企業(yè)文化和業(yè)務(wù)教育，從公司價(jià)值觀、企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、公司經(jīng)營理念、公司管理制度、作業(yè)指導(dǎo)書、安全生產(chǎn)等方面進(jìn)行培訓(xùn)。

(2)做好監(jiān)理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)計(jì)劃。適時(shí)地進(jìn)行監(jiān)理人員業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和技術(shù)交底，使監(jiān)理人員熟悉監(jiān)理程序，掌握關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、關(guān)鍵工序控制要點(diǎn)，具備現(xiàn)場安全、質(zhì)量的掌控能力。定期開展現(xiàn)場監(jiān)理人員技能競賽，對做得好的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。

(3)灌輸監(jiān)理服務(wù)宗旨，提高監(jiān)理服務(wù)意識。

(4)總監(jiān)個(gè)人的專業(yè)素養(yǎng)、行為方法、做事準(zhǔn)則、敬業(yè)精神能夠起到榜樣的作用。

2.2 合理運(yùn)用規(guī)章制度，規(guī)范監(jiān)理行為

無規(guī)矩不成方圓。運(yùn)用企業(yè)的規(guī)章制度來規(guī)范監(jiān)理的行為，使監(jiān)理人員的行為合規(guī)。

2.3 穩(wěn)定的骨干人員隊(duì)伍

具有較高專業(yè)水平和職業(yè)道德的監(jiān)理人員，是完成監(jiān)理項(xiàng)目的主要力量。在有條件的情況下，保持一支呼之即來、來之能戰(zhàn)的監(jiān)理隊(duì)伍，對于監(jiān)理較大型項(xiàng)目是至關(guān)重要的。因此，穩(wěn)定的監(jiān)理骨干隊(duì)伍具有積極的意義。

3 做好監(jiān)理項(xiàng)目部的日常管理工作

要做到讓業(yè)主滿意，必須做好監(jiān)理項(xiàng)目部的日常管理工作。監(jiān)理項(xiàng)目部的日常管理分為內(nèi)部管理、現(xiàn)場監(jiān)理和對外協(xié)調(diào)三個(gè)方面。

3.1 內(nèi)部管理

“業(yè)精于勤荒于嬉，行成于思?xì)в陔S”。內(nèi)部管理只有多思、勤快才能做好，需要的是不怕繁瑣的耐心和踏實(shí)的態(tài)度。

3.1.1 內(nèi)業(yè)資料的編輯與整理

(1)規(guī)范《監(jiān)理日志》的填寫。①《監(jiān)理日志》填寫的內(nèi)容記錄應(yīng)包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、過程和結(jié)論(結(jié)果)“五要素”，詳實(shí)地記錄當(dāng)天主要施工情況、監(jiān)理過程、存在的問題、整改完成情況以及檢查驗(yàn)收的結(jié)論。②《監(jiān)理日志》首頁的填寫最好是項(xiàng)目概況。③《監(jiān)理日志》的版面。首先，在日記頁面右側(cè)增加一列備注欄。其目的：一是總監(jiān)定期對《監(jiān)理日志》進(jìn)行審閱簽字評語欄；二是可將當(dāng)天存在的問題及整改情況索引至整改完成時(shí)，形成閉環(huán)管理。其次，保持每頁行數(shù)和行高一致，字跡清楚，容易辨認(rèn)。

(2)注重影像資料的收集與整理。對關(guān)鍵工序、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、隱蔽部分和重要檢查應(yīng)盡可能多地拍照留影，現(xiàn)場存在問題要有整改前后的對比照；監(jiān)理將每天的影像進(jìn)行編輯，標(biāo)明時(shí)間、部位和內(nèi)容，指定專人負(fù)責(zé)并留有備份。

(3)管理臺賬的建立。建立健全項(xiàng)目管理臺賬并且分門別類，做到有目錄、有清單，收發(fā)文有簽收人和簽收時(shí)間。

3.1.2 內(nèi)部管理制度的建立和執(zhí)行

無論是監(jiān)理項(xiàng)目部的人員管理還是監(jiān)理工作的順利開展，都需要制度的保證。制度的建設(shè)一定要簡單實(shí)用，可執(zhí)行的制度才是好的制度。下面介紹一下監(jiān)理項(xiàng)目部常用的管理制度。

(1)約束機(jī)制。監(jiān)理項(xiàng)目部在總監(jiān)的主持下，每月根據(jù)各崗位監(jiān)理人員的職責(zé)，對其工作完成情況進(jìn)行考核，并對該月安全、質(zhì)量、進(jìn)度和投資控制以及信息管理和內(nèi)業(yè)完成情況分類打分，評出本月監(jiān)理人員的考核分?jǐn)?shù)，按照分?jǐn)?shù)高低給予獎(jiǎng)勵(lì)和處罰。

(2)工作管理。

①監(jiān)理指令。指令內(nèi)容應(yīng)言簡意賅，逐一指出；對存在問題的部位、范圍和數(shù)量要說明清楚，同時(shí)要有影像資料直觀說明；指令要有整改和回復(fù)，同時(shí)也要附整改后的影像資料；監(jiān)理在施工單位的回復(fù)單上要簽署意見形成閉環(huán)管理。

在以往重要檢查過程中，對于監(jiān)理已發(fā)出指令但施工現(xiàn)場未來得及整改的問題，因現(xiàn)場監(jiān)理未能及時(shí)提供監(jiān)理指令而受到過處罰，因此建議采用如下措施：現(xiàn)場監(jiān)理應(yīng)隨身攜帶監(jiān)理指令復(fù)印件以備對照檢查；監(jiān)理指令除按規(guī)定有發(fā)文簽收單外，還應(yīng)將監(jiān)理指令掃描后以附件的形式附在《監(jiān)理月報(bào)》后，這樣能將監(jiān)理指令以電子版和紙質(zhì)版同時(shí)呈交給業(yè)主和相關(guān)部門，在關(guān)鍵時(shí)能調(diào)閱，能夠有效地保護(hù)監(jiān)理，防止監(jiān)理成為業(yè)主推卸責(zé)任的替罪羊。

②技術(shù)攻關(guān)。對于較復(fù)雜的監(jiān)理項(xiàng)目要設(shè)立技術(shù)攻關(guān)小組，并輔以激勵(lì)機(jī)制。在項(xiàng)目開始前就要研修技術(shù)文件，充分分析和理解施工工藝，同施工單位、設(shè)計(jì)單位進(jìn)行技術(shù)交流，確定施工的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，對關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行重點(diǎn)卡控。

3.1.3 信息管理

指定專人定期或不定期地以信息(新聞)報(bào)道的形式，向監(jiān)理公司或其他部門介紹工程形象進(jìn)度、項(xiàng)目上的重要活動以及重要的檢查。

3.2 現(xiàn)場監(jiān)理

做好現(xiàn)場監(jiān)理，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目質(zhì)量、安全、進(jìn)度和投資有序可控，就必須始終堅(jiān)持“事前控制”、“事中控制”和“事后控制”相結(jié)合的工作方法，切實(shí)履行監(jiān)理職責(zé)。

3.2.1 事前控制

對于大型建設(shè)項(xiàng)目，由于參建單位多、周期長、工序多、投資大，工藝、工法復(fù)雜，新技術(shù)應(yīng)用多，對現(xiàn)場的控制重點(diǎn)宜采用事前控制的原則，且事前控制實(shí)現(xiàn)成本最小、實(shí)施起來效果最佳，是最容易控制階段。

(1)嚴(yán)把開工報(bào)告審核關(guān)，嚴(yán)格方案審查。主要審查施工組織設(shè)計(jì)中管理體系是否有效運(yùn)行，人員、設(shè)備是否到位；對重點(diǎn)、難點(diǎn)問題是否有針對性解決措施；新工藝、新技術(shù)是否經(jīng)過審批，工藝、工法是否符合強(qiáng)制條文等。

督促施工單位做好風(fēng)險(xiǎn)源識別，對于重大風(fēng)險(xiǎn)源應(yīng)編制專項(xiàng)方案，重點(diǎn)審查方案中工藝、工法以及實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的保證措施。同時(shí)督促做好應(yīng)急預(yù)案。

(2)督促施工單位做好技術(shù)交底工作。工序施工前，施工單位應(yīng)將工藝、工法、技術(shù)特點(diǎn)、注意事項(xiàng)對作業(yè)人員進(jìn)行技術(shù)交底，使作業(yè)人員明白其作業(yè)內(nèi)容的技術(shù)要求和制作方法。

(3)樣板引路，全面實(shí)施。工欲善其事，必先利其器。對于重要的工序、分項(xiàng)、分部或單位工程，督促施工單位按標(biāo)準(zhǔn)做好樣板，總結(jié)出各項(xiàng)技術(shù)參數(shù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，再推廣實(shí)施。

3.2.2 事中控制

(1)把好原材料進(jìn)場關(guān)，嚴(yán)禁未檢先用。把好了原材料進(jìn)場關(guān)，才能從源頭上控制好工程質(zhì)量。對于進(jìn)場材料，首先要檢查其質(zhì)保證明，然后按要求進(jìn)行見證取樣、見證試驗(yàn)和平行試驗(yàn)。對于不合格材料，堅(jiān)決清理出現(xiàn)場并留下影像和臺賬，嚴(yán)禁未檢先用。

(2)做好監(jiān)理巡視檢查，堅(jiān)持日常檢查和專項(xiàng)檢查相結(jié)合。做好監(jiān)理日常巡視檢查，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)施工現(xiàn)場存在的安全隱患和質(zhì)量問題，及時(shí)督促施工單位整改落實(shí)，寫好巡視檢查記錄。

定期對重大危險(xiǎn)源和事故易發(fā)點(diǎn)的情況進(jìn)行檢查，便于將問題隱患消滅在萌芽狀態(tài)。

(3)對重點(diǎn)部位、關(guān)鍵工序監(jiān)理人員實(shí)行全過程旁站。

3.2.3 事后控制

嚴(yán)格工序驗(yàn)收，注重對成品、半成品的保護(hù) 做好事后控制。對于工序過程監(jiān)理應(yīng)加強(qiáng)驗(yàn)收，執(zhí)行“三檢制度”。只有經(jīng)過施工單位自檢、復(fù)檢和監(jiān)理檢查合格后，方可進(jìn)入下道工序；凡是上道工序未經(jīng)驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的，不允許進(jìn)入下道工序。對于施工已完成的成品或半成品，監(jiān)理應(yīng)督促施工單位做好保護(hù)。

3.2.4 開好工地會議

工地會議是監(jiān)理規(guī)范約定的最重要的監(jiān)理會議之一，由施工單位和監(jiān)理項(xiàng)目部參加(有時(shí)會邀請?jiān)O(shè)計(jì)單位和業(yè)主參加)。對于開好工地會議，通常的做法是：針對施工現(xiàn)場存在的問題，監(jiān)理匯總已編輯好的影像資料，在工地會議上以幻燈片的形式播放。要盡可能以圖片說話，清晰地表達(dá)存在問題的部位、形式以及整改完成的情況。只有事實(shí)依據(jù)明顯、有理有力，才能有較強(qiáng)的震撼力，才能督促施工單位對存在的問題進(jìn)行切實(shí)的整改落實(shí)。

3.3 做好對外協(xié)調(diào)工作

3.3.1 加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)

良好的溝通能夠拉近人與人之間的距離，為監(jiān)理工作順利開展創(chuàng)造有利的條件。目前對監(jiān)理的定位是：監(jiān)理工作是業(yè)主工作的延伸。因此，處理好與業(yè)主的關(guān)系，同時(shí)取得業(yè)主對工作的支持，是項(xiàng)目總監(jiān)溝通工作的主線，是順利完成項(xiàng)目目標(biāo)的關(guān)鍵。

3.3.2 做好迎檢工作

迎檢工作是項(xiàng)目總監(jiān)重要工作之一。如信用評價(jià)、重要檢查等的迎檢工作的好壞，直接影響監(jiān)理公司的評級，因此做好迎檢工作就顯得相當(dāng)重要。

除了在思想上給予足夠的重視外，還應(yīng)做好以下四項(xiàng)工作。

(1)迎來送往。檢查團(tuán)來時(shí)要?dú)g迎，走時(shí)要送往，給予其足夠的禮儀以愉悅其心。

(2)匯報(bào)材料。為檢查團(tuán)準(zhǔn)備好書面的匯報(bào)材料，以示對這項(xiàng)工作的足夠重視；實(shí)際匯報(bào)發(fā)言時(shí)則簡明扼要即可。

(3)扎實(shí)的內(nèi)業(yè)。重點(diǎn)檢查的是：監(jiān)理指令的閉環(huán)管理、《監(jiān)理日志》的清晰詳實(shí)、原材料檢測資料和重點(diǎn)工序的檢測報(bào)告完成情況、現(xiàn)場監(jiān)理人員響應(yīng)標(biāo)書情況、關(guān)鍵方案的論證情況以及臺賬的建立情況等。

(4)井然有序的現(xiàn)場管理。施工現(xiàn)場從適度的條幅宣傳；材料堆放合規(guī)，標(biāo)牌、標(biāo)識達(dá)標(biāo)、規(guī)范、齊全；安全措施落實(shí)到位，文明施工；工程實(shí)體質(zhì)量可控、觀感質(zhì)量好以及成品、半成品保護(hù)到位等方面準(zhǔn)備。

4 結(jié) 語

要適應(yīng)現(xiàn)有的建設(shè)機(jī)制和取得業(yè)主的認(rèn)可，既要圓滿實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目合同目標(biāo)，又能有效地保護(hù)監(jiān)理自身，是項(xiàng)目總監(jiān)管理好監(jiān)理項(xiàng)目部必須面對和解決的問題。