工程技術(shù)檔案在監(jiān)理項目中的作用

萬彩霞

（中鐵大橋局股份公司， 湖北 武漢 430030）

工程技術(shù)檔案在監(jiān)理項目中的作用

萬彩霞

（中鐵大橋局股份公司， 湖北 武漢 430030）

摘 要：工程技術(shù)檔案是工程建設檔案的一個重要組成部分，是監(jiān)理項目工作開展過程的重要依據(jù)，工程技術(shù)檔案的整理水平體現(xiàn)了監(jiān)理工程師對工程建設的管理水平，規(guī)劃齊全的技術(shù)檔案資料來自于規(guī)范的建設管理和嚴格的質(zhì)量控制。

關(guān)鍵詞：工程技術(shù)檔案；監(jiān)理；管理

工程技術(shù)檔案是工程建設檔案的一個重要組成部分，是監(jiān)理項目工作開展過程的重要依據(jù)，工程技術(shù)檔案的整理水平體現(xiàn)了監(jiān)理工程師對工程建設的管理水平，規(guī)劃齊全的技術(shù)檔案資料來自于規(guī)范的建設管理和嚴格的質(zhì)量控制。因此，工程技術(shù)檔案作為工程建設中的基礎工作越來越受到重視，正確認識工程技術(shù)檔案在監(jiān)理項目中的作用很有必要。

1 建設工程監(jiān)理項目工程技術(shù)檔案管理的重要性

工程技術(shù)檔案是遵照國家有關(guān)工程檔案的政策和相應的標準規(guī)則要求，通過編制、整理、歸檔分級進行保管的工程技術(shù)文件，它是記載工程項目施工全過程的歷史記錄和技術(shù)資料，作為工程的投產(chǎn)、技術(shù)改造、維修和續(xù)建等起指導作用，因此，做好工程技術(shù)檔案工作具有重要的現(xiàn)實意義和長遠的歷史意義。

2 技術(shù)檔案管理工作的重要意義

做好工程監(jiān)理項目技術(shù)資料的管理工作可以完善監(jiān)理企業(yè)對工程項目監(jiān)督管理全過程的檔案，以便于深入和引用，為企業(yè)后續(xù)的監(jiān)理項目監(jiān)督管理的優(yōu)化做好檔案資料的儲備，有利于積累企業(yè)的項目管理經(jīng)驗；工程項目的技術(shù)檔案資料能夠如實反映在監(jiān)理工作開展全過程的情況，包括人員的調(diào)配、資料的配置、旁站監(jiān)理工作的開展情況、技術(shù)方案和措施審批等，有利于優(yōu)化企業(yè)的資料配置和提高企業(yè)的效益。

3 工程技術(shù)檔案是工程質(zhì)量評定的重要依據(jù)

作為工程項目建設的監(jiān)理單位，及時督促施工單位整理和收集工程項目各環(huán)節(jié)的文件資料，嚴格按照規(guī)定收集、整理、歸檔，確保質(zhì)量。一個項目的開工建設，施工單位從施工準備階段就已經(jīng)產(chǎn)生了大量文件材料，如：施工組織設計、工程開工報告、圖紙會審記錄等，隨著施工的進展，文件材料量會越來越大．加上有些建筑項目工程長達數(shù)年，如果都要等到工程收尾時再開始編制，那么工程技術(shù)檔案將很難保證質(zhì)量，會給工程質(zhì)量評定等級帶來一定的影響，因為國家施工規(guī)范和驗收標準都規(guī)定工程的內(nèi)在質(zhì)量是依據(jù)工程技術(shù)資料來評定的，所以如果平時收集及時、齊全，各個分項的評定等級都是合格以上，竣工的工程就可以及時交付建設單位使用；如果驗收時無原始的工程技術(shù)資料或是工程技術(shù)資料歸檔不完整，那么你的工程再好也無法評定質(zhì)量等級，你的產(chǎn)品就不會得到社會的承認，工程合同就無法履行，工程款也無法收回，企業(yè)效益會受到直接影響。充分說明工程技術(shù)檔案資料的收集和整理的重要性，體現(xiàn)了監(jiān)理單位在工程建設中的重要地位。

4 工程技術(shù)檔案是監(jiān)理企業(yè)工程項目管理的基礎

無論是工程項目施工的前期工作，還是工程項目的施工過程，都要由工程技術(shù)檔案提供項目的基本信息資料供項目管理層分析、決策。近幾年國際上推行的 ISO 9000 系列標準和 FIDIC 合同條款中都把文件資料管理列入重要的保證條款放在項目管理工作的首位。同時，對于施工企業(yè)，工程技術(shù)檔案的信息資源價值顯得更為突出，一個項目的工程技術(shù)檔案往往在會對其他項目的施工組織、設計、施工方案的編制、成本控制、質(zhì)量控制、施工管理等過程起到依據(jù)、借鑒、參考、套用作用。由此可以看出工程技術(shù)檔案在施工企業(yè)中所起的作用。如果說圖紙是設計師的語言。那么工程技術(shù)檔案就是工程項目管理的通用語言。

5 嚴格落實監(jiān)理項目技術(shù)檔案資料的臺賬

形成建立規(guī)范的監(jiān)理臺賬，一是便于統(tǒng)一公司各項目監(jiān)理部的監(jiān)理資料編制整理以及技術(shù)資料的收集，不會因為各項目監(jiān)理部的人員素質(zhì)差異而導致工程資料的不統(tǒng)一，甚至不同步、漏項、遺失等方面問題的發(fā)生。二是便于公司及上級有關(guān)業(yè)務主管部門對項目監(jiān)理部監(jiān)理工作的檢查，同時也便于明確責任。三是減少重復浪費事情的發(fā)生。施工監(jiān)理過程中，每發(fā)生一次資料的報送傳遞，不論是監(jiān)理單位向建設單位報送，還是施工單位向監(jiān)理單位報送，都在相應臺賬資料名稱后填寫時間、份數(shù)及經(jīng)辦人等；對監(jiān)理日志之類的資料，每填寫完一本，則在臺賬上面記載一次。這樣即使監(jiān)理單位沒有保存相關(guān)的資料，也知道這些資料有沒有，經(jīng)辦人是誰。

工程技術(shù)檔案在工程建設中起著越來越重要的作用，它同企業(yè)的經(jīng)濟效益密切相關(guān)。隨著工程監(jiān)理制度的全面推行和質(zhì)量體系認證的展開．工科技術(shù)檔案的作用會更加明顯。作為企業(yè)的基礎管理工作，在建立現(xiàn)代企業(yè)制度中，第一項基礎工作就是檔案資料管理，它是企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的必要手段和基本依據(jù)。要做到工程監(jiān)理技術(shù)檔案管理的完整性、系統(tǒng)性、可追溯性，進而實現(xiàn)公司內(nèi)部的資源共享、有效利用、總結(jié)經(jīng)驗。作為檔案資料管理人員，需進一步解放思想實事求是，改革創(chuàng)新，抓住工程技術(shù)檔案管理的發(fā)展規(guī)律，認真分析技術(shù)檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，找對策，改進工作思路和方法，充分發(fā)揮工程技術(shù)檔案在監(jiān)理項目中的作用

6 加強建設工程監(jiān)理檔案管理工作的重要性

工程項目實行建設監(jiān)理是國際通行的一種較為科學的基本建設管理制度。建設監(jiān)理可以簡單地理解為對工程項目建設實行監(jiān)督和管理，它是指對工程建設參與者的行為所進行的監(jiān)控、督導和評價，并采取相應的管理措施，保證建設行為符合國家法律、法規(guī)和有關(guān)政策，制止建設行為的隨意性。

隨著社會的進步，科技的發(fā)展，體制的不斷完善，建筑行業(yè)不斷產(chǎn)生新興部門，建筑監(jiān)理就是這些新興行業(yè)中的一員。從 1998 年開始，在我國建設領域?qū)嵭辛艘豁椫卮蟾母?，這就是參照國際慣例，建設有中國特色的監(jiān)理制度，使建設監(jiān)理成為一個大的產(chǎn)業(yè)，并于 1998 年 3 月納入《中華人民共和國建筑法》的規(guī)定范疇。2000 年 12 月國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、建設部聯(lián)合發(fā)布 GB 50319—2000《建設工程監(jiān)理規(guī)范》；2000 年 1 月國務院頒布《建設工程質(zhì)量管理條例》(國務院第 279 號令)、2002 年 1 月國家技術(shù)監(jiān)督局、建設部聯(lián)合發(fā)布 GB/T 50328—2001《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》，對工程監(jiān)理單位質(zhì)量責任和義務以及監(jiān)理檔案的歸檔范圍、質(zhì)量要求都作了具體的規(guī)定。至此，我國實行建設工程監(jiān)理制度已日趨成熟，并全面引入工程建設的全過程。

所謂建設工程監(jiān)理，是指具有相應資質(zhì)的監(jiān)理單位受工程項目建設單位的委托，依照法律、法規(guī)以及有關(guān)技術(shù)標準、設計文件和建設工程承包合同，對工程建設實施的專業(yè)化監(jiān)督管理。其任務主要是“控制、管理、協(xié)調(diào)”?？刂浦饕侵竿顿Y控制、進度控制以及質(zhì)量控制；管理涉及合同管理和消息管理；協(xié)調(diào)是指業(yè)主和承包商之間出現(xiàn)各種矛盾和問題時，作為監(jiān)理工程師應及時、公正地進行協(xié)調(diào)和仲裁，維護雙方利益。由于業(yè)主與承包商具有各自的經(jīng)濟利益，對問題有著不同的理解，因此協(xié)調(diào)是經(jīng)常性的任務。

建設工程監(jiān)理資料管理，是指監(jiān)理工程師受建設單位委托，在進行建設工程監(jiān)理工作期間，對建設工程實施過程中形成的與監(jiān)理相關(guān)的文件進行收集積累、加工整理、立卷歸檔和檢索利用等一系列工作。監(jiān)理資料是在工程監(jiān)理過程中逐漸形成的，工程的工期越長，規(guī)模越大，技術(shù)越復雜，監(jiān)理資料就越多。由于在監(jiān)理活動中形成和產(chǎn)生了大量的進度控制信息、質(zhì)量控制信息、投資控制信息及合同管理信息等文件材料，這些有價值的各類信息經(jīng)過收集和加工，成為完整、準確、系統(tǒng)的監(jiān)理信息資源(檔案)，為今后的工程建設、運行、管理維護和領導決策提供可靠的依據(jù)。因此，做好監(jiān)理資料管理工作是做好監(jiān)理工作的前提和重要保障。

中圖分類號：F407.9

文獻標識碼：B

文章編號：1007-4104(2014)10-0027-02

收稿日期：2014-08-05

作者簡介：萬彩霞，女，畢業(yè)于湖北工業(yè)大學行政管理專業(yè)，現(xiàn)任職于中鐵大橋局集團有限公司辦公室檔案科。

通信地址：湖北省武漢市漢陽大道36號。