通信設(shè)計(jì)企業(yè)圖檔信息管理系統(tǒng)的建設(shè)探索

江蘇省郵電規(guī)劃設(shè)計(jì)院有限責(zé)任公司 劉琳 南京供電公司 何智平

通信設(shè)計(jì)企業(yè)圖檔信息管理系統(tǒng)的建設(shè)探索

江蘇省郵電規(guī)劃設(shè)計(jì)院有限責(zé)任公司 劉琳 南京供電公司 何智平

摘要：在剖析圖檔現(xiàn)狀問(wèn)題的基礎(chǔ)上，結(jié)合通信工程的設(shè)計(jì)需求和管理模式，建設(shè)了通信設(shè)計(jì)行業(yè)“以電子檔案為主，紙制檔案為輔”的圖檔信息管理系統(tǒng)。該平臺(tái)具體目標(biāo)是：電子打印歸檔、智能整編、百度和淘寶式查詢(xún)、圖檔編研，紙質(zhì)文本銷(xiāo)毀管理等，實(shí)現(xiàn)通信設(shè)計(jì)企業(yè)的實(shí)物檔案、過(guò)程資料、圖書(shū)期刊和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等圖文資源的“可收、可管、可用”，實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)文件“精準(zhǔn)采集、自動(dòng)歸檔、智能整編、多維檢索”等目標(biāo)。有效保護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，提高設(shè)計(jì)人員和管理人員的工作效率，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

關(guān)鍵詞：電子檔案；條形碼；自動(dòng)采集；智能整編

1　現(xiàn)狀分析

通信設(shè)計(jì)企業(yè)每天都在生產(chǎn)出大量的設(shè)計(jì)產(chǎn)品，有設(shè)計(jì)文本、設(shè)計(jì)藍(lán)圖、硫酸紙圖、過(guò)程資料等，這些文檔是公司的核心資產(chǎn)。目前檔案管理一般采用雙套制工作模式：紙質(zhì)產(chǎn)品存檔于檔案室，實(shí)行永久保管；電子文檔上傳于項(xiàng)目管理（PM）系統(tǒng)。隨著公司業(yè)務(wù)量的不斷增加，該模式越來(lái)越不能滿(mǎn)足生產(chǎn)管理的需要，主要問(wèn)題有：

1）檔案庫(kù)房空間的需求壓力日益加大，空調(diào)、電力等設(shè)備費(fèi)用和運(yùn)營(yíng)成本不斷增高；

2）電子檔案是由設(shè)計(jì)人員手工上傳至PM系統(tǒng)，尤其是硫酸紙圖，無(wú)法控制上傳文件的完整性，也無(wú)法保證其與出版文件的一致性；

3）項(xiàng)目的查勘紀(jì)要、會(huì)審紀(jì)要和地質(zhì)勘探報(bào)告等過(guò)程資料歸檔不及時(shí)、不完整；

4）紙質(zhì)檔案保管時(shí)易損壞，紙張易黃、易粘、易脆；

5）資源未得到充分利用，查詢(xún)效率低，多人不能同時(shí)調(diào)閱，不利于設(shè)計(jì)人員對(duì)公司優(yōu)秀項(xiàng)目設(shè)計(jì)理念的參考，影響了企業(yè)知識(shí)的傳承。

明確“以電子檔案為主，紙制檔案為輔”的項(xiàng)目文件歸檔機(jī)制，建立一套能涵蓋歷史檔案數(shù)字化，貫穿新檔案的出版歸檔、整編、編研、利用和銷(xiāo)毀全過(guò)程的管理，同時(shí)又基本符合現(xiàn)有實(shí)際工作流程的數(shù)字化圖檔信息管理系統(tǒng)，成為通信設(shè)計(jì)企業(yè)信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要工作。

2　項(xiàng)目目標(biāo)

鑒于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力，節(jié)本增效成為企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中取得優(yōu)勢(shì)的重要因素，圖檔信息管理系統(tǒng)建設(shè)的整體目標(biāo)正是推動(dòng)公司提高工作質(zhì)量、縮短設(shè)計(jì)周期、降低生產(chǎn)成本，從而使企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中處于主導(dǎo)地位。該平臺(tái)具體目標(biāo)是：電子打印歸檔、智能整編、百度和淘寶式查詢(xún)、圖檔編研，紙質(zhì)文本銷(xiāo)毀管理等，實(shí)現(xiàn)通信設(shè)計(jì)企業(yè)的實(shí)物檔案、過(guò)程資料、圖書(shū)期刊和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等圖文資源的“可收、可管、可用”，為今后搭建知識(shí)管理平臺(tái)創(chuàng)造數(shù)據(jù)條件。

3　系統(tǒng)建設(shè)

3.1系統(tǒng)配置

系統(tǒng)新購(gòu)置2臺(tái)服務(wù)器，容災(zāi)方式采用異地主備用，滿(mǎn)足3 000人在線使用的需求，支持500用戶(hù)并發(fā)。拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)見(jiàn)圖1。

其中：

1）服務(wù)器：主頻2.4 GHz處理器，2 TB的磁盤(pán)空間，8 GB內(nèi)存。

操作系統(tǒng)要求：Windows server 2008。

數(shù)據(jù)庫(kù)要求：MS SQL（微軟結(jié)構(gòu)化查詢(xún)語(yǔ)言）server 2008 R2。

2）防火墻、VPN（虛擬專(zhuān)用網(wǎng)）服務(wù)器、防病毒系統(tǒng)等，利舊。

3.2系統(tǒng)功能

系統(tǒng)采用中望CAD（計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)）/server及C/S（客戶(hù)機(jī)/服務(wù)器）結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)功能見(jiàn)圖2。

3.2.1基本功能

1）可收：自動(dòng)采集。

設(shè)計(jì)人員無(wú)需登錄PM上傳成果文件，直接通過(guò)在office、CAD里無(wú)縫嵌入“電子打印管理”插件，在打印圖檔的同時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)在每套文檔或每張圖紙中加載唯一的條形碼，并將源文件及其關(guān)聯(lián)信息自動(dòng)上傳至圖檔信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，并具有斷點(diǎn)續(xù)傳的功能，從而實(shí)現(xiàn)圖檔資源的“可收”。

2）可管：智能整編。

對(duì)于設(shè)計(jì)文件，檔案人員通過(guò)掃描標(biāo)志型條形碼，每個(gè)單項(xiàng)的文件及其字段信息/過(guò)程資料會(huì)自動(dòng)按“年份—工程編號(hào)—單項(xiàng)編號(hào)”歸檔到檔案庫(kù)對(duì)應(yīng)的成果文件/過(guò)程資料目錄下；

對(duì)于圖書(shū)期刊，系統(tǒng)支持書(shū)刊的封面、扉頁(yè)、目次/目錄、正文等按“年份—專(zhuān)業(yè)—標(biāo)準(zhǔn)/圖書(shū)/期刊”歸檔到書(shū)刊庫(kù)對(duì)應(yīng)的目錄下。

后期通過(guò)補(bǔ)充錄入，實(shí)現(xiàn)電子文檔和紙質(zhì)檔案或紙質(zhì)書(shū)刊的有序存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)圖文檔資源的“可管”。

3）可用：靈活使用。

通過(guò)權(quán)限管理和搜索集合，保證適當(dāng)?shù)娜?、在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間、找到適當(dāng)?shù)馁Y料。其中主要檢索方式有關(guān)鍵字查找、全文索引、擴(kuò)展查找和邏輯查找等。

另外，做好歷史檔案的數(shù)字化入庫(kù)和銷(xiāo)毀工作。

3.2.2附加功能

為了更有效提高生產(chǎn)和管理效率，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)5項(xiàng)工具功能：自動(dòng)生成圖表目錄、多張圖紙的.dwg文件和文件夾的批量打印、標(biāo)準(zhǔn)模板檢查、出版結(jié)算和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范（尤其是強(qiáng)制性文件）按專(zhuān)業(yè)的推送。

4　運(yùn)作流程

在維持設(shè)計(jì)查勘、編制、審核、審定、出版、分發(fā)環(huán)節(jié)工作模式基礎(chǔ)上，系統(tǒng)對(duì)歸檔工作實(shí)施了自動(dòng)化和信息化，并進(jìn)一步降低相關(guān)人員的系統(tǒng)入口數(shù)量和減少管理流程內(nèi)容，其中：

1）設(shè)計(jì)人員在office/CAD軟件平臺(tái)中設(shè)計(jì)出產(chǎn)品后，直接通過(guò)“電子打印管理”插件，觸發(fā)成果文件上傳至圖檔管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，再遵照原有的管理流程，登錄PM系統(tǒng)，無(wú)需上傳文檔，直接觸發(fā)提交標(biāo)檢；

2）標(biāo)檢人員登錄PM系統(tǒng)，在PM中標(biāo)檢鏈接的成果文件；

3）檔案人員/資料管理員只需登錄圖檔管理系統(tǒng)，實(shí)施電子歸檔、實(shí)物整編、資料借閱管理；

4）設(shè)計(jì)人員可以直接在office/CAD或登錄圖檔管理系統(tǒng)，查閱資料；

5）系統(tǒng)管理員登錄圖檔管理系統(tǒng)，定義人員權(quán)限和設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)模板。

整個(gè)系統(tǒng)的主要工作流程見(jiàn)圖3。

1）自動(dòng)采集：審定修改完成后，設(shè)計(jì)人員直接在office/CAD軟件中操作，系統(tǒng)“自動(dòng)采集”完成設(shè)計(jì)成果文件及其關(guān)聯(lián)信息上傳至圖檔管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，并關(guān)聯(lián)鏈接至PM，供標(biāo)檢人員電子核定。

2）實(shí)物交付：存檔的文件均在公司本部出版，由公司本部出版人員在系統(tǒng)上直接打印文件再出版交至檔案人員。其中：經(jīng)核定的硫酸紙圖打印后，生產(chǎn)部門(mén)專(zhuān)人統(tǒng)一實(shí)施簽字蓋章工作；允許設(shè)計(jì)人員此時(shí)在硫酸紙圖上做細(xì)微修改，要求將經(jīng)審定后的最新版本的資料重新采集至數(shù)據(jù)庫(kù)。

3）電子歸檔：檔案人員通過(guò)掃描標(biāo)志性條形碼，先后實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)成果文件、過(guò)程資料（主要是前期資料，如項(xiàng)目查勘紀(jì)要等）的電子歸檔，然后系統(tǒng)自動(dòng)向PM系統(tǒng)返回信息，結(jié)束PM歸檔流程。

4）實(shí)物整編。

成果文件：白圖不掃描；檔案人員批量掃描硫酸紙圖（藍(lán)圖不存檔），系統(tǒng)自動(dòng)標(biāo)記成“出版”后，補(bǔ)充上傳入對(duì)應(yīng)項(xiàng)目的成果文件庫(kù)中。

檔案人員將架位信息錄入對(duì)應(yīng)的文件的實(shí)物位置字段，對(duì)實(shí)物打孔/縫邊，上架歸檔。

過(guò)程資料：設(shè)計(jì)人員提交過(guò)程資料（主要是后期資料，如項(xiàng)目會(huì)審紀(jì)要等、允許繼續(xù)補(bǔ)充前期資料）。

電子文件：檔案人員直接上傳至該單項(xiàng)工程的過(guò)程資料目錄下。

紙質(zhì)文件：檔案人員按照“電子掃描”“上傳歸檔”、“錄入架位”“實(shí)物上架”的步驟實(shí)現(xiàn)其歸檔工作。

5　結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)“圖檔信息管理系統(tǒng)一期工程”的建設(shè)，企業(yè)實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)文件“精準(zhǔn)采集、自動(dòng)歸檔、智能整編、多維檢索”等目標(biāo)，并增加生產(chǎn)工具助手，切實(shí)保證了歸檔文件的完整性和可靠性，有效保護(hù)了企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，充分挖掘提升圖檔的再利用價(jià)值，顯著提高著設(shè)計(jì)人員和管理人員的工作效率，有力提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。在信息時(shí)代的今天，檔案管理模式應(yīng)從以“檔案實(shí)體”向以“檔案信息”為中心的轉(zhuǎn)變，該系統(tǒng)為通信設(shè)計(jì)企業(yè)的圖檔信息化建設(shè)提供了首家成功的范例，起著重要的示范作用，并為今后建立大數(shù)據(jù)環(huán)境下的知識(shí)管理平臺(tái)奠定下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)?！?/p>