政府招標采購下公共圖書館圖書采購質(zhì)量控制

邱潔媛

摘 要：政府招標采購能使圖書館的文獻采訪工作進行得更加順利，保證圖書的質(zhì)量。通過對政府招標采購形式的產(chǎn)生進行介紹，分析了招標采購對圖書館文獻采訪的積極影響和其存在的問題。在討論如何解決這些問題的基礎(chǔ)上，對在政府招標采購模式下保證圖書館圖書采購質(zhì)量進行了深入探討。

關(guān)鍵詞：政府招標；圖書采購；質(zhì)量控制；招標采購文件

中圖分類號：G253.1 文獻標識碼：A 文章編號：2095-6835（2014）03-0116-02

圖書館一直承擔著保存和傳播知識、弘揚文化的責任，在建設(shè)社會主義文化上有著重要的作用。隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，圖書館的工作也在不斷創(chuàng)新和發(fā)展。近年來，我國圖書館圖書采購興起了政府招標采購的模式，由于這種模式出現(xiàn)的時間還比較短，所以，還存在著不少問題。現(xiàn)就如何解決此模式的不足進行討論。

1 政府招標采購的產(chǎn)生

市場經(jīng)濟的產(chǎn)生和發(fā)展，使圖書供貨商和出版社如雨后春筍般發(fā)展起來，出現(xiàn)了許多民營、私營的圖書供貨商，打破了過去由新華書店一統(tǒng)天下的格局。圖書館如何在眾多的出版、發(fā)行商中作出選擇，如何使圖書館的采購經(jīng)費得到更好的利用，規(guī)范采購渠道和市場運作，保證圖書采購質(zhì)量，這些都是需要解決的問題。因此，許多圖書館都按照政府規(guī)定，實行了招標采購的辦法。

圖書招標采購是圖書館將書刊采購的要求、方式、條件和程序等向有潛力的書商發(fā)出公告、通告或邀請函，然后由招標人對投標人的應(yīng)標書進行公正、公平的評價，最后選定中標人，并與之簽訂采購合同的一種采購方式。

2 招標采購對文獻采訪的影響

2.1 積極影響

具體有以下幾方面：①健全了圖書館的財務(wù)制度，使購書經(jīng)費效益最大化；②有利于選擇資質(zhì)優(yōu)良的書商，保證圖書質(zhì)量；③加大文獻采訪活動的透明度，遏制了腐敗現(xiàn)象；④擴大了采訪范圍，提升了采訪水平；⑤簡化了采訪過程，提高了采訪工作效率。

2.2 存在問題

2.2.1 招標采購文件編制不規(guī)范

招標采購文件是招投標雙方簽訂合同的依據(jù)，它涉及供應(yīng)商的產(chǎn)生、圖書采訪方式、采訪數(shù)據(jù)和圖書質(zhì)量等。標書編制的質(zhì)量高低、合理與否，關(guān)系到招標采購的成敗，而選擇什么樣的供應(yīng)商，將直接影響到后續(xù)采訪工作的開展和圖書采購的質(zhì)量。但是，由于招標采購是個新鮮事物，一些圖書館對它還不是十分了解，因此，標書編制不規(guī)范的情況較多。主要表現(xiàn)有：①沒有明確標的，圖書作為商品有其特殊性，編制標書時無法注明標的，只能注明經(jīng)費額度或應(yīng)標資格；②沒有形成統(tǒng)一的評標規(guī)范。

2.2.2 招標采購程序復(fù)雜、效率低下

圖書館招標采購工作，從擬定標書、公布招標項目、投標方遞交標書、評標委員會開標、評標、選定供應(yīng)商和簽訂相關(guān)合同等一系列法定程序完成，需要相當長的時間，快則3個月，慢則半年。在這段時間里，因為供應(yīng)商未確定，日常采購業(yè)務(wù)只能暫停，現(xiàn)采工作暫停、訂單積壓等影響了圖書館文獻采訪的連續(xù)性。一年一次的招標活動，使得中標供應(yīng)商更換頻繁。

2.2.3 招標采購過程不規(guī)范

引進招標采購的核心目的就是充分運用市場競爭機制，在公開、公平、公正的環(huán)境中開展“陽光下的交易”。但在當代社會環(huán)境中，陽光底下也存在暗箱操作、泄漏標底、評標過程不公開等不良現(xiàn)象，某些評標委員會也存在著專業(yè)人員所占比例過小等結(jié)構(gòu)性問題。

2.2.4 招標采購一味追求經(jīng)濟效益最大化

實施招標采購的目的之一是防止腐敗并實現(xiàn)經(jīng)濟效益最大化。在整個評標過程中，圖書折扣是一個硬性指標，也是招標組織機構(gòu)非?？粗氐闹笜?。由于專業(yè)人員介入不足，往往會忽視相關(guān)的選擇指標，比如采訪數(shù)據(jù)、編目數(shù)據(jù)、到書率、到書周期和訂準率。

2.2.5 供應(yīng)商自身的局限性

一旦供應(yīng)商中標，圖書館絕大部分圖書都由特定供應(yīng)商提供。每個供應(yīng)商都有自己的經(jīng)營特點和進貨渠道，但未必適合圖書館館藏發(fā)展的需求。由此可見，圖書館的資源建設(shè)反受中標供應(yīng)商的書源限制。此外，一些圖書館還增加了外出現(xiàn)采，但因時間緊張、現(xiàn)場繁雜，容易出現(xiàn)重復(fù)購置、多卷書短缺和圖書質(zhì)量難以保證等問題，最終還是會影響圖書館的入藏文獻質(zhì)量。

3 保障圖書采訪質(zhì)量的應(yīng)對思考

3.1 提前做好圖書采購計劃

年度文獻購置費預(yù)算一般是在年初下達，圖書館在上報年度圖書經(jīng)費使用方案時，應(yīng)緊跟相關(guān)職能部門，讓其盡快審批。同時，圖書館要變被動為主動，做好圖書招標采購的準備和招標書的起草，待圖書經(jīng)費使用方案批準之后，馬上啟動圖書招標采購申請，爭取在最短的時間內(nèi)開始年度圖書采購工作。

3.2 選擇合適的招標方式和評分方法

圖書館要了解各種招標活動的類型、方式、特點和評標方法，分析這些類型、方式或方法對圖書類商品采購的利弊，選擇合適的招標方式和評標方法?！墩少徹浳锖头?wù)招標投標管理辦法》規(guī)定，“貨物服務(wù)招標采購的評標方法為最低評標價法、綜合評分法和性價比法?！眻D書采購選擇的方法，對投標人能否中標有關(guān)鍵影響，也會影響其后圖書采購工作和館藏建設(shè)的質(zhì)量。如果選擇最低評標價法，報價折扣最低者會占很大優(yōu)勢。在這種評分方法中，折扣分占80%，商務(wù)分和技術(shù)分只占20%，實際就是最低折扣中標；如果招標采購簡單貨物時，價格作為評標考慮的唯一因素時，就比較適合。但對于復(fù)雜貨物，比如圖書，最低折扣中標就不適合。綜合評標法是按照價格標準和非價格標準進行總體評價和比較，除了折扣因素外，還對相關(guān)因素給予加權(quán)計算，然后確定最佳投標。在圖書采購招標中，評標時，除了考慮折扣外，還需要考慮供應(yīng)商的資質(zhì)和綜合能力，選擇質(zhì)優(yōu)、信良的供應(yīng)商。因此，選擇綜合評分方法對圖書館資源建設(shè)更為有利。

3.3 加強對競標方的資格審查

招標管理機構(gòu)要認真審查競標方的資質(zhì)、信譽和能力，采用專業(yè)方法確定競標方的服務(wù)質(zhì)量，比如要求競標方提供其曾經(jīng)服務(wù)過的圖書館對其服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)能力的反饋意見表，圖書館據(jù)此進行相關(guān)咨詢，以把握真實情況；還可以利用不同的渠道從側(cè)面了解競標方的信譽和服務(wù)質(zhì)量，為確定中標對象提供完整的參考資料。

3.4 健全評標委員會

圖書館在招標采購過程中，一定要把握主動權(quán)。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，圖書館作為招標人，有權(quán)自行選擇招標代理機構(gòu)，具有編制招標文件和組織評標能力的可以自行辦理招標事宜。各省市圖書館擁有大量專業(yè)的專家，應(yīng)該積極爭取由圖書館牽頭組織招標，保證評標委員會中2/3以上為本行業(yè)專家。同時，圖書館還需要主動與評標機構(gòu)成員進行業(yè)務(wù)溝通，讓評標人員清晰了解圖書采購的相關(guān)服務(wù)要求，以保證評標機構(gòu)能夠以客觀、公正的科學(xué)標準為判斷依據(jù)。

3.5 明確招標項目的要求

在制訂招標文件時，要保證具體明確各項要求：①所購圖書必須是有規(guī)定資質(zhì)出版機構(gòu)的正式出版物，重點保證“核心出版社”圖書的采購，不得搭配圖書館需求之外的圖書，明確訂單到貨時間和現(xiàn)采到貨時間，列明到書率、訂準率、送貨地點、包裝要求和送貨清單樣式等；②關(guān)于圖書管理數(shù)據(jù)的要求，比如免費配送采訪數(shù)據(jù)和編目數(shù)據(jù)，采訪數(shù)據(jù)應(yīng)涵蓋全國采訪信息的95%以上，編目數(shù)據(jù)完整（其中國家圖書館數(shù)據(jù)應(yīng)占95%以上），配送數(shù)據(jù)應(yīng)該能夠與本館書目系統(tǒng)兼容，可以自動鏈接本館的集成管理系統(tǒng)；③圖書加工的要求，比如蓋館藏章、貼條形碼和書標、鑲嵌磁條等服務(wù)。

3.6 同時遴選兩家以上的書商

不同書商的圖書來源各有不同，有的偏重京版、滬版，有的偏重地方版或高校出版社。圖書館在選標時，要考慮各競標方的特點，選擇兩三個服務(wù)內(nèi)容與特點能夠平衡互補的商家。采訪人員在圖書配額上要向有不同優(yōu)勢的書商提供適當?shù)膬A斜，以最大限度地保證圖書館入藏文獻的質(zhì)量。

3.7 嚴把驗收質(zhì)量關(guān)

圖書館員在進行圖書驗收時，要仔細檢查圖書是否有污損，到書與清單是否一致，清單列出的各種項目是否齊全，總價與到書的數(shù)量是否相符。對于污損圖書、盜版書、錯發(fā)書、重復(fù)配書和非本館訂購的圖書等，應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)并當場拒絕。如果商家有惡意搭配情況出現(xiàn)，可以按照合同約定，執(zhí)行扣除其履約保證金等措施。最重要的是，必須要堅持先驗收完畢，然后轉(zhuǎn)賬的原則。

3.8 注意與中標商溝通

嚴格執(zhí)行合同，就需要供應(yīng)商的配合。圖書館采訪人員要與書商密切溝通，就本館采編工作流程、采訪和編目數(shù)據(jù)、圖書質(zhì)量、本館集成管理系統(tǒng)、館藏等問題隨時進行溝通，盡量減少磨合的時間。良好的溝通不僅能提高書商的服務(wù)效率，也能讓圖書館和供應(yīng)商獲得雙贏，達到招標采購的美好意愿。

4 結(jié)束語

綜上所述，政府招標是一種值得推廣和使用的圖書采購模式，但是它仍存在著不少的問題。圖書館在采購圖書時，要做好圖書采購計劃，確定合適的方法來選定圖書商，選好圖書商后，要嚴格驗收圖書的質(zhì)量，與中標的圖書商保持良好的溝通，保證圖書館的圖書質(zhì)量，為圖書館工作的順利開展打下基礎(chǔ)。

參考文獻

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[2]陳偉.圖書采購招標過程中的問題及解決方法[J].新世紀圖書館，2008（02）.

〔編輯：白潔）