基于方正書版2008和Foxit Reader的遠(yuǎn)程校對方法

■熊水斌

河海大學(xué)期刊部《水利水電科技進(jìn)展》編輯部，江蘇省南京市西康路1號 210098，E-mail：kkbxsb@hhu.edu.cn

目前，利用網(wǎng)絡(luò)采用PDF電子文檔實(shí)現(xiàn)期刊論文的遠(yuǎn)程校對已是期刊編輯部普遍采用的校對方式。相比傳統(tǒng)的郵寄紙質(zhì)校樣方式，利用網(wǎng)絡(luò)傳送電子校樣不僅效率高，還節(jié)省郵寄費(fèi)用，更重要的是節(jié)能環(huán)保，符合當(dāng)今綠色辦刊理念。國內(nèi)期刊特別是科技期刊大多采用北大方正書版系統(tǒng)排版，該系統(tǒng)采用的電子文檔格式缺乏通用性，如何將排版結(jié)果轉(zhuǎn)換為PDF文檔一直是期刊編輯部實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程校對討論的熱點(diǎn)問題[1-9]。北大方正在2008年推出了書版2008，有不少編輯部已采用或升級到該版本。書版2008可直接將排版結(jié)果輸出為PDF格式文檔，免去了編輯部將方正書版格式轉(zhuǎn)換為PDF格式的麻煩，可大大提高校對工作效率。馬云彤[10]專門探討了基于書版2008和Adobe Acrobat Perofessional生成可注釋PDF文檔用于遠(yuǎn)程校對的方法，但該方法涉及大型共享專業(yè)軟件Adobe Acrobat Perofessional，要專門針對Adobe Reader開啟PDF的注釋權(quán)限，使用較為煩瑣。本文介紹一種基于書版2008生成的PDF文檔、采用免費(fèi)軟件Foxit Reader實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程校對的簡單方法。

1 PDF文檔的制作

方正書版2008是繼書版10.x之后，運(yùn)行于Windows 2000/XP/Vista平臺上采用32位批處理排版方式的全新書刊組版軟件，該版本具備了直接將排版結(jié)果輸出為PDF文檔的功能，編輯部不必再費(fèi)心考慮如何將排版結(jié)果轉(zhuǎn)換為PDF文檔，到作者校對環(huán)節(jié)，可以根據(jù)需要直接將校樣輸出為PDF格式文檔。

書版2008輸出PDF文檔有兩種方式，一是在“工具”菜單欄中選“選擇大樣文件輸出PDF(Q)”，二是在打開小樣文件的情況下在“排版”菜單欄中選“正文直接輸出PDF(A)”，都會彈出如圖1所示的對話框，點(diǎn)“確定”按鈕即可得到所需的PDF文檔。通過在對話框中點(diǎn)選“全部”或“頁碼范圍”可選擇將排版文件全部生成PDF文檔或?qū)⑵渲械哪承╉摯a生成PDF文檔。

圖1 輸出PDF文檔

2 利用Foxit Reader注釋PDF校樣

一般來說，給作者的校樣中要進(jìn)行相關(guān)的注釋，將稿件編輯加工過程中遺留的問題、編輯部在校對過程中新發(fā)現(xiàn)的問題、需提請作者核對或著重注意的內(nèi)容等在文檔中加以標(biāo)注?？砷喿x、注釋、打印PDF文檔的軟件有多種[11-16]，常用的有Adobe Acrobat[11，14]、 Adobe Reader[12，14]、 Apabi Reader[13-14]、Foxit Reader(福昕閱讀器)[14-16]等，其中Foxit Reader以其軟件小巧(Foxit Reader3.3版只有11M)、綠色、免費(fèi)、運(yùn)行速度快、注釋功能強(qiáng)、通用性好等特點(diǎn)，相比其他軟件，更適合方便快捷地給PDF校樣添加注釋。本文以Foxit Reader3.3版為例進(jìn)行說明。

2.1 Foxit Reader的使用

Foxit Reader3.3版是一款免費(fèi)、綠色軟件，只有一個可執(zhí)行文件，復(fù)制到計(jì)算機(jī)中就可以使用。

為方便使用Foxit Reader，應(yīng)將Foxit Reader設(shè)置為PDF文檔的默認(rèn)閱讀器，這樣用鼠標(biāo)雙擊PDF文檔，系統(tǒng)就會使用Foxit Reader打開該文檔。將Foxit Reader設(shè)置為PDF文檔默認(rèn)閱讀器的方法有兩種：一是在系統(tǒng)中設(shè)定，二是在Foxit Reader軟件中設(shè)定。

(1)在系統(tǒng)中設(shè)定

用鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊任一PDF文檔，在彈出的下拉菜單中選“打開方式→選擇程序”，會彈出如圖2所示的對話框，如果對話框中有“福昕閱讀器……”選項(xiàng)(如圖2中“推薦的程序”第二條)，選中該選項(xiàng)，并點(diǎn)擊“始終使用選擇的程序打開這種文件(A)”前的方框，在方框中打上勾，然后點(diǎn)“確定”按鈕即可；如果對話框中沒有“福昕閱讀器……”選項(xiàng)，則點(diǎn)擊“瀏覽”按鈕，在彈出的對話框中找到 Foxit Reader軟件所在的文件夾，選中Foxit Reader可執(zhí)行文件，點(diǎn)“打開”按鈕，就會回到圖2所示的對話框，再點(diǎn)“確定”按鈕即可完成PDF文檔默認(rèn)閱讀器的設(shè)置。

圖2 打開方式對話框

(2)在Foxit Reader軟件中設(shè)定

點(diǎn)擊Foxit Reader菜單欄中的“幫助”菜單命令，會彈出如圖3所示的下拉菜單，在“設(shè)為默認(rèn)的PDF閱讀器”前點(diǎn)擊打上勾即可。

圖3 Foxit Reader“幫助”下拉菜單

2.2 校樣的注釋

Foxit Reader采用標(biāo)準(zhǔn)化的視窗界面，操作簡便，具有豐富的注釋工具。其注釋工具主要包括附注工具、文本注釋工具、圖形標(biāo)注工具和打字機(jī)工具4類(圖4)，完全能滿足編輯標(biāo)注及作者校對的需要?？刹捎梦谋竟ぞ咧械母吡?、下劃線、波浪線等工具對要提請作者校對時著重注意的內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)注，采用文本工具中的替換工具可以標(biāo)注需要替換掉的內(nèi)容，插入工具可以標(biāo)注需插入的內(nèi)容；采用附注工具、不同的圖形標(biāo)注工具和打字機(jī)工具則可在校樣中將需要標(biāo)注的內(nèi)容、存在的問題、請作者核改的內(nèi)容加以注釋，將編輯的意圖、要提的問題和修改意見等標(biāo)注在校樣相應(yīng)的地方。有關(guān)Foxit Reader注釋工具在校樣注釋中的具體使用方法可參見文獻(xiàn)[15-16]，此處不再贅述。圖5為校樣注釋實(shí)例，使用了文本高亮工具、文本刪除線工具、附注工具及打字機(jī)工具注釋校樣。

圖4 Foxit Reade注釋工具

圖5 PDF校樣注釋實(shí)例

3 作者校對方式

由于作者年齡、知識結(jié)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)使用能力等差異很大，有的作者不一定具備使用PDF工具軟件對校樣進(jìn)行修改和批注的能力，編輯部也不應(yīng)強(qiáng)求作者因?yàn)樾σ黄撐亩W(xué)習(xí)和使用一款相關(guān)的軟件，因此應(yīng)允許作者采用不同的方式完成校對工作。編輯部可根據(jù)具體情況，規(guī)定幾種校對方式供作者選擇，在給作者發(fā)送PDF校樣郵件時，在郵件中附上校對要求，并對作者可選用的校對方式作一簡要說明。一般來說，編輯部可提供以下方式供作者選擇：

3.1 PDF工具軟件注釋方式

對于具備使用PDF工具軟件能力的作者，可使用PDF工具軟件直接在PDF校樣上修改，校對完成后附上電子簽名，然后通過E-mail返回編輯部，如有不能在PDF校樣上直接修改的問題，可在E-mail郵件中或附加Word文檔說明。

編輯部使用Foxit Reader注釋PDF校樣，作者也使用Foxit Reader或其他PDF工具軟件在PDF校樣上直接修改，這是最標(biāo)準(zhǔn)的電子遠(yuǎn)程校對方式。編輯部將需作者修改或校核的問題標(biāo)注在PDF校樣上，作者直接在PDF校樣上回復(fù)校對意見或?qū)π舆M(jìn)行修改，一目了然，便于編輯核改，可充分發(fā)揮電子文檔校對的優(yōu)勢，是最佳的遠(yuǎn)程校對方式。圖6為作者回復(fù)的校對實(shí)例，該作者使用了文本刪除線工具、文本插入工具和打字機(jī)工具中的標(biāo)注工具對校樣進(jìn)行修改和標(biāo)注，并附上了電子簽名。

圖6 采用PDF工具軟件校對實(shí)例

3.2 傳真與數(shù)碼轉(zhuǎn)換方式

對于不習(xí)慣或不熟悉PDF工具軟件使用的作者，在收到PDF校樣后，可將其打印出來，按傳統(tǒng)的校對方式在紙質(zhì)校樣上校對修改，校完后按編輯部要求簽字后將校樣返回編輯部。可選擇傳真或數(shù)碼轉(zhuǎn)換的方式將校對結(jié)果快速返回編輯部，從而實(shí)現(xiàn)快速遠(yuǎn)程校對。

(1)傳真

電話傳真目前仍是現(xiàn)實(shí)中普遍采用的一種傳輸信息的方式，其實(shí)質(zhì)是將原件復(fù)印后通過電話線路發(fā)送到接收方，其優(yōu)點(diǎn)是即時，缺點(diǎn)是需要編輯部和作者雙方都配備傳真機(jī)，且傳真效果和編輯部接收傳真后的打印方式有關(guān)。目前大部分傳真機(jī)采用激光打印方式，一般來說都能滿足校樣的打印要求。

(2)掃描或數(shù)碼拍照

掃描儀和數(shù)碼相機(jī)已是使用非常普遍的數(shù)碼產(chǎn)品，將校對好的紙質(zhì)校樣通過掃描儀掃描或數(shù)碼相機(jī)拍照的方式轉(zhuǎn)為電子圖片文件，壓縮打包后通過E-mail返回編輯部，效果和PDF工具軟件注釋方式基本相同。該方法的優(yōu)點(diǎn)是使用簡單，只需使用普通的數(shù)碼產(chǎn)品就可將傳統(tǒng)紙質(zhì)校樣轉(zhuǎn)換為電子文檔，缺點(diǎn)是生成的圖片文件一般都比較大，占用存儲空間，效果也不如PDF文檔或紙質(zhì)校樣清晰。

這兩種方式和PDF工具軟件注釋方式從遠(yuǎn)程校對角度區(qū)別不大，都能滿足快速遠(yuǎn)程校對的需要。對于作者來說，直接使用PDF工具軟件注釋方式最方便快捷，在計(jì)算機(jī)上就可完成校對的所有工作，但前提是作者熟悉相關(guān)軟件的使用。打印后校對再傳真或生成電子文檔相對要煩瑣一些，還需要有相關(guān)的硬件(打印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等)支撐，好在現(xiàn)在數(shù)碼產(chǎn)品已十分普及，滿足其中一項(xiàng)要求一般不難。圖7為作者采用數(shù)碼拍照方式返回的校樣實(shí)例。

3.3 快遞郵寄方式

一般來說，絕大多數(shù)作者都能通過上述兩類方式完成校對工作，從而實(shí)現(xiàn)編輯部期望的遠(yuǎn)程快速校對。對于少數(shù)不具備使用PDF工具軟件能力又不能將打印后的紙質(zhì)校樣轉(zhuǎn)換為電子文檔的作者，也可采取傳統(tǒng)的方式將紙質(zhì)校樣寄回編輯部。郵寄方式和遠(yuǎn)程快速校對理念不相吻合，但對于不具備采用電子方式完成遠(yuǎn)程校對的作者來說，不失為一種按編輯部要求完成校對工作的有益補(bǔ)充方式，而且相比于傳統(tǒng)的郵寄，目前普遍采用的快遞方式在時效上也完全能滿足遠(yuǎn)程快速校對的要求。

4 與其他PDF遠(yuǎn)程校對方法的比較

(1)PDF文檔的制作

遠(yuǎn)程校對首先需要制作PDF清樣文檔，基于書版2008的遠(yuǎn)程校對，可直接從書版2008得到PDF清樣文檔，為遠(yuǎn)程校對提供了極大的方便。

圖7 數(shù)碼拍照校樣實(shí)例

(2)PDF校樣的注釋

幾款常用PDF工具軟件中，Adobe Acrobat功能強(qiáng)大，但作為一款大型共享軟件，臃腫龐大，系統(tǒng)資源占用多；Adobe Reader雖然是免費(fèi)軟件，但也體積龐大，且只能對開啟了注釋權(quán)限的PDF文檔進(jìn)行標(biāo)注[12，14]；而 Apabi Reader注釋的 PDF文檔只能用Apabi Reader來查看注釋，通用性較差[13-14]。相比而言，用Foxit Reader注釋PDF文檔有較大的優(yōu)勢：軟件小巧、綠色、免費(fèi)、運(yùn)行速度快、注釋功能強(qiáng)、通用性好。

(3)作者校對方式

一般采用PDF遠(yuǎn)程校對的編輯部都要求作者采用PDF工具軟件完成校對工作[10-12，15]，不少還要求作者和編輯部使用相同的軟件[10-11，15]，有的在給作者發(fā)送PDF校樣的同時還將PDF工具軟件一同發(fā)送給作者[10]，甚至給作者提供軟件使用說明[17]。由于采用PDF工具軟件注釋PDF文檔并不是大多數(shù)人都會的簡單技能，而臨時學(xué)習(xí)且要用好一款軟件也不是很容易的事情，編輯部強(qiáng)勢要求作者采用PDF工具軟件完成校對任務(wù)，甚至指定校對使用的軟件都是不合適的，這種做法方便了編輯部的工作但沒有考慮作者具體情況，會給作者增加負(fù)擔(dān)甚至造成麻煩，不符合以作者為本的精神。本文所述遠(yuǎn)程校對方法在作者校對環(huán)節(jié)提供多種方式供作者根據(jù)自身情況選擇，體現(xiàn)了編輯部的服務(wù)意識和人性化服務(wù)的精神。就筆者工作經(jīng)驗(yàn)而言，采用PDF工具軟件校對回復(fù)的比例很低，以打印校對后采用數(shù)碼相機(jī)拍照或掃描最為普遍。大多數(shù)作者并不采用PDF工具軟件注釋校樣這種最佳的遠(yuǎn)程校對方式，從側(cè)面說明能熟練應(yīng)用PDF工具軟件的作者不多，也證明了給作者提供多種校對方式選擇更符合實(shí)際情況。

5 結(jié)語

書版2008直接輸出PDF文檔的功能為編輯部實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程校對提供了極大的便利條件，編輯部可采用免費(fèi)軟件Foxit Reader注釋PDF校樣，通過E-mail發(fā)給作者，作者在收到PDF校樣后，既可使用PDF工具軟件直接在PDF校樣上修改，也可打印出紙質(zhì)校樣按傳統(tǒng)方式校對，然后再轉(zhuǎn)為電子文檔(掃描或數(shù)碼拍照)發(fā)回編輯部，或采用傳真和快遞返回編輯部，從而實(shí)現(xiàn)快速遠(yuǎn)程校對。隨著書版2008使用的普及，相信會有越來越多的期刊編輯部采用此種校對工作模式來實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程快速校對，從而提高編校對工作的效率。

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