重訂購庫存管理模式與分析研究

文/王曉東 岳從林 朱斌杰

重訂購庫存管理模式與分析研究

文/王曉東 岳從林 朱斌杰

摘 要：重訂購是一種先進(jìn)的庫存管理模式，筆者將對重訂購工作模型進(jìn)行深入地分析和研究，總結(jié)已有理論和實踐經(jīng)驗，合理分析和運(yùn)用各種理論方法，讓重訂購理念真正融入到現(xiàn)代倉儲管理中和企業(yè)運(yùn)行管理中，提高庫存周轉(zhuǎn)率和庫存服務(wù)水平，降低庫存資金占有率，對電力企業(yè)的庫存和采購管理具有現(xiàn)實指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：重訂購；庫存控制；補(bǔ)貨策略；狀態(tài)分析

在國家轉(zhuǎn)型升級的大背景下，電力企業(yè)作為資產(chǎn)密集型企業(yè)，應(yīng)該響應(yīng)國家號召，堅持轉(zhuǎn)型升級和可持續(xù)發(fā)展。因此電力企業(yè)應(yīng)該著力改變發(fā)展模式、提高企業(yè)運(yùn)行效率，在電力企業(yè)的生產(chǎn)環(huán)節(jié)中，設(shè)備的運(yùn)維消耗了大量的人力、物力，也是很多企業(yè)中最繁雜、最難管控的一個環(huán)節(jié)。為此需要對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理和優(yōu)化、實行精益化管理，達(dá)到快速高效低成本地完成工作任務(wù)。通過重訂購庫存管理模式，可以讓各專業(yè)人員從繁重的備件采購工作中解脫出來，簡化物資管理業(yè)務(wù)流程，提高資金利用率，同時也是提高工作效率和安全生產(chǎn)的重要保證。本文結(jié)合實踐經(jīng)驗，重新認(rèn)識重訂購庫存管理模式，或可為解決庫存管理中的問題提供參考。

1. 重訂購概述

重訂購管理模式是以庫存為核心，在定額管理和智能補(bǔ)庫理論的基礎(chǔ)上，綜合考慮物資的庫存數(shù)量、預(yù)留數(shù)量、在途數(shù)量、經(jīng)濟(jì)訂購量、重訂購點、補(bǔ)給策略等因素，形成的一種由系統(tǒng)自動發(fā)起并生成物資采購需求的采購方式。

主要解決的問題：(1)缺貨問題；(2)多采購問題；(3)采購流程長、效率低；(4)采購成本高；(5)庫存總量大，保管和損耗費(fèi)用大。

適用范圍：重訂購模式是通用的庫存管理方式，對行業(yè)、物資種類沒有特定的限制。當(dāng)然重訂購模式也有其擅長或者說更能發(fā)揮其功能的領(lǐng)域：(1)缺貨成本高、影響大；(2)需求量較大；(3) 需求頻繁且相對穩(wěn)定，需求波動大也同樣適用。

2. 電廠物資管理業(yè)務(wù)流程分析

本文以廣西長洲水電開發(fā)有限責(zé)任公司在物資重訂購實踐過程中的應(yīng)用為例，著重介紹這種管理模式在該企業(yè)MIS系統(tǒng)中得到貫徹的最佳實踐。同時為企業(yè)提高物資管理效率和減少庫存量發(fā)揮了重要作用。該公司的企業(yè)MIS系統(tǒng)主要包括設(shè)備資產(chǎn)管理、生產(chǎn)運(yùn)行、設(shè)備維修、安全管理、物流管理等十幾個子系統(tǒng)構(gòu)成，其中物資管理子系統(tǒng)主要包括如下模塊：物料申領(lǐng)管理、出入庫管理、倉庫日常管理、物資采購管理、財務(wù)核算管理、物資基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)、物資統(tǒng)計查詢等模塊。

主要功能描述如下：

物料申領(lǐng)管理：實現(xiàn)物資需求計劃和領(lǐng)料單的填寫和查詢。

物資出入庫管理：實現(xiàn)物資的到貨驗收、出入庫處理，以及出入庫的對賬查詢。

倉庫日常管理：日常倉儲管理是對倉庫的的日常工作進(jìn)行管理。主要功能有歷史庫存查詢、物資退料處理、財務(wù)紅單處理、物資貨位信息維護(hù)、物資庫存盤點及查詢。

物資采購管理：實現(xiàn)采購流程從需求計劃、需求匯總、采購詢價、采購訂單生成的過程管理。

財務(wù)核算管理：實現(xiàn)對入庫單和領(lǐng)料單進(jìn)行審核，并且對物資明細(xì)分類賬、材料收發(fā)存月報、項目成本核算等進(jìn)行統(tǒng)計。

物資基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)：功能包括物資編碼信息維護(hù)、物資類別名稱維護(hù)、倉庫編碼維護(hù)、計量單位編碼維護(hù)、物資類別維護(hù)、新增物資編碼、供應(yīng)商維護(hù)、倉庫權(quán)限維護(hù)等基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)維護(hù)。

統(tǒng)計查詢：提供統(tǒng)計查詢功能及相關(guān)統(tǒng)計報表，主要包括庫存資金分析、庫存數(shù)量分析、庫存周轉(zhuǎn)分析、物資價格分析等。

該物資管理系統(tǒng)基本滿足日常的物資管理需求，但是沒有注重對庫存的控制，無法根據(jù)不同的物資分類和生產(chǎn)需要制定出準(zhǔn)確的需求計劃，無法清楚地了解當(dāng)前庫存能否滿足基本和突發(fā)的生產(chǎn)需要，因此我們有必要借助重訂購管理模式來解決這些問題，下面是重訂購管理模式實施前后的業(yè)務(wù)流程圖：

主要問題：

(1) 容易出現(xiàn)庫存不足，影響工作的情況；

(2) 物資采購具有隨意性，或多或少，零散采購增加采購成本；

(3) 需求審批流程增加采購周期，對生產(chǎn)存在潛在風(fēng)險；

(4) 專業(yè)人員除了運(yùn)維工作，還需要分心去處理物資需求的工作；

3.重訂購信息定義與獲取方式

重訂購庫存管理理論的精髓在于重訂購各信息參數(shù)的定義與獲取，理解是否深刻，計算是否準(zhǔn)確對重訂購的實施起到?jīng)Q定性作用。重訂購模式的整體信息結(jié)構(gòu)和定義如下：

(1) 重訂購方式：包括自動重訂購、手動重訂購、不重訂購。

(2) 補(bǔ)貨提前期(RLT: Replenish Lead Time)：是指物資從申請采購到驗收入庫的間隔時間。

(3) 經(jīng)濟(jì)訂購量(EOQ：Economic Order Quantity)：是指某物資在綜合考慮訂購成本和存儲成本之后的最小批次采購數(shù)量；

(4) 重訂購單價(P：Price)：是指重訂購時的參考單價。

(5) 最高庫存量(MS：Maximum Stock)：是指某物資的最高儲備量；

(6) 最低庫存量/安全庫存(SS：Safe Stack)：是指某物資的最低儲備量；

(7) 補(bǔ)給策略(RS：Replenishment Strategy)：是指重訂購的目標(biāo)庫存量；

(8) 當(dāng)前庫存(S：Stock)：是指倉庫中的庫存數(shù)量。

(9) 預(yù)留數(shù)量(R：Reservation)：因未來工作需要，已批準(zhǔn)領(lǐng)用但未出庫的數(shù)量。

(10) 可用數(shù)量(A：Available)：是指當(dāng)前庫存扣除預(yù)留后，實際可以使用的數(shù)量。

(11) 在途數(shù)量(IT：In Transit)：是指某物資已申購且未入庫的數(shù)量。

(12) 實際庫存(PI：Physical Inventory)：是指倉庫庫存數(shù)量在扣除預(yù)留，再加上在途后的數(shù)量。

(13) 重訂購點(ROP：Reorder Point)：是指物資觸發(fā)采購的庫存數(shù)量，即當(dāng)物資的實際庫存降到該數(shù)量時有必要進(jìn)行采購。

(14) 是否需要重訂購：當(dāng)實際庫存RS小于重訂購點ROP時，需要重訂購。

(15) 計劃采購數(shù)量(PPQ：Proper Purchasing Quantities)：是指某物資要達(dá)到補(bǔ)貨策略最少需要采購的數(shù)量

(16) 重訂購數(shù)量(PQ：Purchasing Quantities)：是指考慮了經(jīng)濟(jì)訂購量之后的實際采購數(shù)量

4. 重訂購工作模型與補(bǔ)給策略

重訂購工作模式和補(bǔ)給策略是重訂購庫存管理模式的工作原理和理論依據(jù)，通過對庫存的變化，以及與主要參數(shù)(重訂購點和安全庫存)的關(guān)系，來表達(dá)其核心思想。在實際的運(yùn)用中，有以下兩個經(jīng)典模型。

(1) 對于需求較穩(wěn)定且頻繁的物資：當(dāng)庫存減少至重訂購點時，立即進(jìn)行采購，補(bǔ)給策略為最高庫存。由于物資庫存變化快，因此需要及時補(bǔ)貨。

(2) 對于需求頻率不高的物資：當(dāng)庫存減少到重訂購點以下時才進(jìn)行采購，補(bǔ)給策略為重訂購點。這樣庫存相對較低，又不低于安全庫存，降低了庫存又保證了生產(chǎn)需要。

5. 重訂購實施與展示

重訂購的實施重點在于數(shù)據(jù)模型的設(shè)計開發(fā)以及對流程的梳理，因此對于原系統(tǒng)功能和操作習(xí)慣的改變較少，重訂購庫存管理模式的實施過程如下：

(1) 需求分析：分析當(dāng)前系統(tǒng)業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。

(2) 數(shù)據(jù)模型設(shè)計和優(yōu)化：實時取得物資狀態(tài)，實時計算物資在途數(shù)量， 重訂購效率和準(zhǔn)確性的平衡，實現(xiàn)領(lǐng)料觸發(fā)、自動觸發(fā)、手動觸發(fā)。

(3) 軟件開發(fā)和業(yè)務(wù)流程調(diào)整

(4) 模擬數(shù)據(jù)試運(yùn)行

(5) 正式數(shù)據(jù)導(dǎo)入

(6) 試運(yùn)行：在此過程中對重訂購點和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行修正。

(7) 正式上線。

6.重訂購模式實踐經(jīng)驗

按照重訂購庫存管理模式的理論和模型，結(jié)合各企業(yè)的實際情況和特定需求，對重訂購模式實踐中需要注意和重點應(yīng)對的問題進(jìn)行分析：

(1) 重訂購點的制定：

① 分析過去一段時間的出入庫次數(shù)和頻率、出入庫數(shù)量、平均庫存。

② 綜合考慮各專業(yè)的需求；

③ 結(jié)合安全庫存(最低庫存)和概率需求模型；

④ 時領(lǐng)時買的物資，設(shè)置為0，即實際庫存小于0時才采購；

⑤ 重訂購點的指定是知識積累和逐步完善的過程，需專業(yè)人員和物資人員的共同參與。

(2) 重訂購模式上線前后的變化：

① 剛上線時，一般會有不少物資需要補(bǔ)庫，來達(dá)到重訂購點隨著系統(tǒng)的運(yùn)行庫存會慢慢減少并趨于穩(wěn)定。

② 專業(yè)人員不再填寫物資需求計劃，但仍然關(guān)注工作單對應(yīng)物資的采購狀態(tài)。

③ 倉庫或者采購人員需要做一部分物資需求計劃的整理檢查工作。

④ 倉庫和采購人員需要經(jīng)常查看物資的重訂購信息及預(yù)留在途詳情，尤其是上線初期需要一段時間的驗證和心理接受期。

(3) 物資分類：

因為電廠的物資種類繁多，全部精確重訂購的工作難度較大，并且會影響算法的高效性，應(yīng)該采取有重點有步驟的方法實現(xiàn)庫存的管理。

① 重要物資(20%～30%)：重點討論重訂購點的設(shè)置，并將其設(shè)置成自動采購，例如：重要備件、生產(chǎn)常用必需物資；

② 一般物資(30%～50%)：建議自動采購，重訂購點設(shè)置應(yīng)盡量低；

③ 次要物資(20%～30%)：一般頻率較低，可以手動需求采購，也可以手動重訂購；如：辦公物資、勞保用品等。

④ 建議分類方法：

(4) 重訂購實施過程中的難點：

① 業(yè)務(wù)流程調(diào)整和確定；

② 相關(guān)人員對重訂購思想的正確理解；

③ 物質(zhì)重訂購點的確定；

④ 結(jié)合重訂購思想和自身實際情況，完成基本功能的同時進(jìn)行創(chuàng)新與拓展；

⑤ 新的物質(zhì)管理模式的適應(yīng)；

7. 結(jié)束語

重訂購庫存管理模式與現(xiàn)行倉儲管理相結(jié)合，能為企業(yè)帶來具體價值體現(xiàn)在以下方面：

(1) 實現(xiàn)采購需求的標(biāo)準(zhǔn)化和自動化，實現(xiàn)專業(yè)分工，各盡所能；

(2) 提高庫存質(zhì)量比率，即提高庫存周轉(zhuǎn)率；

(3) 提高庫存服務(wù)水平，即降低缺貨率，保證生產(chǎn)運(yùn)行和設(shè)備維護(hù)的正常進(jìn)行；

(4) 降低庫存資金占用量，即提高企業(yè)資金利用率，降低企業(yè)運(yùn)行成本；

(5) 積累運(yùn)維經(jīng)驗，即逐步完善備品備件的重訂購點；

(6) 提高物資采購的準(zhǔn)確性和及時性；

(7) 貫通物流管理各環(huán)節(jié)，方便狀態(tài)跟蹤和統(tǒng)計分析。

作者單位：（中電投南方電力有限公司/科大國創(chuàng)軟件股份有限公司）