新建本科院校人事檔案管理轉(zhuǎn)型探索

周鵬娜

（四川文理學院 人事處，四川 達州635000）

0 引言

隨著我國高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，本科院校由2000年的599所增加到2012年的1145所，[1]在新增的這446所本科院校中大部分是由原專科院校申請升本科，少數(shù)是直接興建的本科.隨著近年來我國高校招生人數(shù)持續(xù)擴招，大大增強了新建本科院校的快速發(fā)展.而人才是興辦本科院校的基本保證，這就意味著師資力量的不斷擴充.由此帶來的人事檔案管理成了新建本科院校人事檔案管理工作的重中之重.本文將探索在新時期新建本科院校的人事檔案管理如何在培養(yǎng)與發(fā)現(xiàn)師資人才、干部中起到重要作用.

1 新建本科院校的人事檔案現(xiàn)狀

高校人事檔案管理工作按照《干部管理工作條例》的要求，[2]經(jīng)過多年的發(fā)展已經(jīng)取得了很多成績，在組織人事部門選人和推動學校教育事業(yè)發(fā)展方面都發(fā)揮了一定的作用.特別是中組部《關(guān)于進一步開展人事檔案審核工作的通知》（組廳字[2006]5號）文件下發(fā)后，各高校堅持“以查促改，以查促建”的工作原則，積極認真地開展整改工作.這些成績主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，檔案設(shè)施標準化.檔案設(shè)施是人事檔案管理的重要物資基礎(chǔ)，是檔案保護技術(shù)中長期起著基礎(chǔ)性作用的因素.為此，高校都相應地加大了對檔案設(shè)施的投入，改善了檔案保存的條件.

第二，檔案管理人員的專職化.長期以來由于人事檔案工作不是顯效工作，校領(lǐng)導在思想上不重視，檔案管理人員多由人兼職，目前這種情況已有很大轉(zhuǎn)變，很多高校都在人事部門設(shè)置專門管理檔案的科室由專職老師來管理.

第三，檔案管理工作制度化.隨著學校管理工作制度化的推進，也同時加大了檔案管理工作的制度化進程.例如，人事檔案查閱、鑒別歸檔、檔案收集補充、檔案保管保密、檔案整理、檔案傳遞等都由相關(guān)的制度.隨著人才流動性的增強，人事檔案的流動基本保證了機要件的傳遞方式.大改以往由個人自帶傳遞的情況.

第四，檔案服務信息化.隨著信息化時代與現(xiàn)代辦公時代的到來，信息化系統(tǒng)也進入人事檔案管理中.并已經(jīng)起到一定的作用.很多高校定制了本校專用的人事檔案管理系統(tǒng)，進行信息的系統(tǒng)錄入.這樣可以系統(tǒng)的分析人員結(jié)構(gòu)、學源結(jié)構(gòu)等人事重要數(shù)字分析工作.為人事統(tǒng)計工作效率的提升提供了重要的支撐條件.

2 新建本科院校人事檔案面臨的新環(huán)境

隨著我國高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展與進步，高校人事檔案制度也不斷的在改革與發(fā)展，由此導致了人事檔案管理面臨著新的環(huán)境.

2.1 新的制度環(huán)境

近年來隨著我國事業(yè)單位改革，高校中也新增了人事代理等用人制度，而人事代理的檔案管理機構(gòu)是當?shù)卣娜瞬沤涣髦行墓芾頇C構(gòu)，目前各高校人事代理人員的檔案管理基本委托當?shù)厝瞬沤涣髦行拇鸀楸９?，每年度將該類人員的年度考核表以及職稱晉級等重要人事檔案信息轉(zhuǎn)交到人才交流中心裝入檔案內(nèi)，形成在職期間的重要人事檔案內(nèi)容.

2.2 新的技術(shù)環(huán)境

在管理方式上，除了傳統(tǒng)的紙制人事檔案管理方式外，還在辦公自動化系統(tǒng)中生成了電子化人事檔案.有些高校為了適應現(xiàn)代化辦公環(huán)境還將原來的紙制檔案逐步掃瞄，形成新的數(shù)字化檔案.有些高校還專門研發(fā)了人事檔案管理軟件，這樣以便于人事檔案的電子信息化.

3 新建本科院校人事檔案管理轉(zhuǎn)型的必要性

近年來我國高校人事檔案管理在很大程度上取得了不小的進步，但在發(fā)展過程中也存在不少問題.

3.1 新建本科院校人事檔案基礎(chǔ)工作差異比較大

新建本科院校由于原來的辦學層次不同，人事檔案管理規(guī)范程度也各不相同，升為本科院校后，由于師資力量的擴充，人事檔案卷數(shù)量猛增，人事檔案工作也出現(xiàn)了不少問題.由于原來教職工人數(shù)相對較小，而且人事檔案管理工作也相對不夠重視，有些資料多年未整理入檔.如，不少學校很多年的年度考核連續(xù)沒有及時裝入個人檔案.隨著本科教學的師生比要求，新建本科的師資在短時間內(nèi)得到了巨大的擴充.由于升本工作的需要各項檔案工作也要求規(guī)范化，這樣檔案管理人員在短期內(nèi)要完成大量歸檔工作.這種情況下，檔案管理人員一般采用借用其他部門人員或者學生才能在短期內(nèi)整理好所有需要歸檔的檔案.由于整理檔案的人員并不都是專業(yè)人員，或者說不都熟悉檔案人員的情況，加之中華漢字有很多型近字，在工作任務量超大的時候，難免出現(xiàn)張冠李戴的情況.

3.2 人事檔案材料質(zhì)量不高

人事檔案材料不完整，前后不銜接.人事檔案的不完整性大體體現(xiàn)在兩方面.一方面是形式上的，手續(xù)不齊全，有的缺少印章，有的缺少簽名，有用圓珠筆、鉛筆填寫的，或用復印件代替的，都不符合檔案材料完整的要求.另外一方面是內(nèi)容上.內(nèi)容上主要因為有些學校造表滯后，工作完成后才補做表格造成材料堆積，來不及第一時間裝入檔案，如，2006年工資套改時需要核實大量翔實的個人信息，這項工作還沒有完成又趕上了2007年、2008年的工資調(diào)整，有些學校的工資部門就是在2008年工資變動時才一起補做出的2006年、2007年、2008年的工資變動審批表，一人一次產(chǎn)生三份工資表，致使材料容易混亂，容易造成打印錯誤或裝入錯誤.

3.3 人事檔案內(nèi)容不全面

高校人事檔案重政治輕業(yè)務，千人一面流于統(tǒng)一形式，反映不了教師的個人教學特點.受傳統(tǒng)人事檔案工作的影響，高校人事檔案注重記載教師的政治思想以及政治表現(xiàn)，較多體現(xiàn)個人政治素質(zhì)跟個人社會關(guān)系.各種政治表格都基本填寫一些政治套話，如“希望繼續(xù)努力，爭取更大進步”等，對于教師的業(yè)務培訓以及科研著作以及論文發(fā)表記載幾乎為零.這樣的內(nèi)容造成大部分人的檔案都千篇一律，在組織想培養(yǎng)干部的環(huán)節(jié)中失去了“知人善用”的重要依據(jù)作用.

3.4 人事檔案分類與先進高教事業(yè)發(fā)展不適應

我國干部人事檔案工作按照《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》等文件規(guī)定，制定了具體的管理辦法、細則，高校人事檔案工作基本也是遵照兩項文件來具體執(zhí)行.目前高校人事檔案分十大類：第一類履歷材料，第二類自傳，第三類鑒定考核材料，第四類職稱評聘、學籍學歷和進修材料，第五類政治歷史證明，第六類黨團材料，第七類獎勵材料，第八類處分材料，第九類工資職務任免出國出境和各種代表會登記材料，第十類其他材料.此十類材料紀錄了教職工學習和工作情況以及政治情況，但是不足系統(tǒng)準確的概括出該教師在教書育人方面或科研方面的特點.高校教師以人才培養(yǎng)、科研研究和服務社會為職責，高校里又很多教師是多方面的能手.以現(xiàn)有的檔案分類已經(jīng)不能滿足當代高校教師的人生履歷以及工作能力的系統(tǒng)歸納了.再如第二類自傳，現(xiàn)在基本單位已經(jīng)不以這種方式來總結(jié)個人的履歷了.

3.5 人事檔案內(nèi)容利用率不高

隨著自動化辦公的進程，大部分學校已經(jīng)建立了數(shù)字人事檔案，但多數(shù)停留在只是把數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)或者把紙質(zhì)文檔掃瞄成電子版本.對于這些數(shù)據(jù)的系統(tǒng)分析還基本沒有實現(xiàn).而要利用好這些檔案內(nèi)容不進行數(shù)據(jù)分析是很難實現(xiàn)的.在近千人甚至更多的人的檔案里手工查詢各種數(shù)據(jù)不僅要用大量的時間也要大量的人力.嚴重拖延了工作效率.現(xiàn)在的數(shù)據(jù)電子化還只停留在“看攤守攤”上，重管理輕利用，大多滿足于看好不丟失，缺乏創(chuàng)新意識，對人才信息開發(fā)利用缺乏主動性.檔案人員只是忙于整理工作，并沒有充足的時間和精力開展人事檔案信息的研究工作.學校人事檔案管理人員一般只配備一名老師，最多兩名，在這種情況下，只能忙于應付每年需要裝入的幾千份個人信息，如剛裝入了年終考核又來了職稱評審，學術(shù)帶頭人等資料.往往光是裝訂檔案就已經(jīng)忙的不亦樂乎了.這樣無疑是限制了人事檔案作用的發(fā)揮，延緩了高校人事檔案工作的快速發(fā)展.

4 高校人事檔案管理轉(zhuǎn)型的有效舉措

4.1 廣泛宣傳，做好相關(guān)培訓講座，提高檔案意識

中組部在《關(guān)于加強干部檔案工作的意見》中指出：“干部檔案是一項政策性、機密性很強的工作，各級黨委和主管部門應予關(guān)心和加強指導.”人事檔案管理工作是人事工作的重要組成部分，是人事工作中必不可少的基礎(chǔ)性工作，各級領(lǐng)導應該提高重視度，并組織好相關(guān)的宣傳工作.由于高校的重心工作側(cè)重于教學和科研，同時檔案工作不具有明顯的顯效經(jīng)濟效益，使得檔案管理工作出現(xiàn)“說起來十分重要，做起來可以推后再做”的工作現(xiàn)狀.在高校人事制度改革不斷深入的今天，師資力量已經(jīng)成為新建本科院校在下一輪的競爭中的一個非常重要的指標.管好用活人事檔案，才能真正發(fā)揮人事檔案的真正作用，為學校培養(yǎng)發(fā)現(xiàn)人才做好參謀.

4.2 利用各種評估有效機會，完善現(xiàn)有檔案的完整性

新建本科院校在申請升為本科院校時或者升為本科院校后四年的教學評估都要經(jīng)過教育部的評估，在評估中有很多硬性指標是必須達到的.這里面就包括各種教學檔案、人事檔案、辦公檔案的要求.各學校往往在這個階段異常的重視檔案工作.因為這個時候檔案工作的好壞往往決定著升本的成敗.我們檔案工作人員要充分發(fā)揮這個階段性的工作，“以評促建，重在建設(shè)”充分做好檔案工作重要性的宣傳工作，更重要的是在這個時候可以更容易協(xié)調(diào)各部門將缺少的人事檔案及時的補充或者整理出來.平日里不好協(xié)調(diào)的工作，在這個階段各層領(lǐng)導都會積極重視與配合.此外評職稱時也是對外宣傳檔案工作重要性的重點時機，而且每年都有一次評職稱的工作.因為我國評職稱中有一個重要指標就是要匯總參評人員近三年的年度考核結(jié)果.這個年度考核結(jié)果是個人檔案中的重要個人考評信息.參評人員這個時候是非常關(guān)注檔案中的考評信息的.可以就這個時機向廣大教師宣傳例如填寫檔案表格需要正楷書寫，用黑色或者藍黑色墨水，不能用圓珠筆等注意事項.

4.3 整理方式上的改革，以及建立適應人才發(fā)現(xiàn)的新內(nèi)容

老檔案里面的材料是16k紙張規(guī)格，現(xiàn)在檔案國家已經(jīng)要求統(tǒng)一為A4紙張規(guī)格.老檔案基本經(jīng)過裁減、糊裱、折疊、對齊、打孔、裝卷等步驟.[3]裝訂需要大量的人力、物力、以及時間.有時候一天只能裝訂整理一本檔案，效率及其低.而在查找資料或者需要復印某些資料時候非常的不方便.裝訂完的檔案看起來外表美觀整齊，但檔案員的大部分時間都用于裝訂工作，對于檔案信息的完整度、準確性、動態(tài)管理等收效甚微.我們需要一種簡單的裝訂方式，檔案分類，每頁檔案編號后用邊上有彈簧夾子的檔案整理夾進行裝訂，或者直接裝入檔案盒，在封面上寫明檔案的順序內(nèi)容.這樣便于日后增加檔案內(nèi)容，也便于檔案內(nèi)容的查找以及復印.

隨著新時代的到來我們檔案原有分類已經(jīng)不能滿足時代的要求.[4]例如自傳，現(xiàn)在組織部門已經(jīng)不做要求.而教師的教學能力，教學成果等如果紀錄在案的話，在教學上就有了客觀的說明，而不是靠以往的只能在相關(guān)部門了解情況而造成的很多人為主觀性.科研成果更是一目了然，更便于考察該教師的科研能力，這樣檔案里面就真實客觀的紀錄了該教師的教學科研能力.為原來的檔案增添了更多選拔人才所需真實有效客觀的材料.更便于我們科學民主的選拔與培養(yǎng)人才.為高校建設(shè)提供源源不斷的動力.[5]

4.4 變靜態(tài)檔案為動態(tài)檔案，進行及時科學的數(shù)據(jù)分析

受檔案工作老習慣的影響，檔案管理人員重視檔案的歸檔，而忽視了檔案的動態(tài)信息統(tǒng)計與分析，我們在檔案工作信息數(shù)字化時代的到來，可以將這一狀態(tài)徹底的改變.適當增加檔案管理人員，這樣完成了繁重的檔案歸檔工作后就有時間對形成的電子檔案進行適時動態(tài)的分析，而這些數(shù)據(jù)決不緊緊是原來的教育部以及各上級交派給的統(tǒng)計各種人數(shù)學源數(shù)等數(shù)據(jù)統(tǒng)計，更重要的是分析統(tǒng)計現(xiàn)有教師的師資結(jié)構(gòu)，以及師資突出特點，分析短期以及長期所需要的類型人才.我們說一所好的大學是有好的老師.而師資力量不是一蹴而就，而是需要我們長期的規(guī)劃發(fā)展得來的.在人才興邦的今天，尤其是高校本身就是一個人才匯聚地的情況下，我們只有做到知才并善于培養(yǎng)發(fā)現(xiàn)人才，才能把我們的高校發(fā)展的更好.而只有做好檔案內(nèi)容的跟進與分析才能及時的發(fā)現(xiàn)與培養(yǎng)人才.才是高?？沙掷m(xù)發(fā)展的最終動力.

[1]張 藥，胡 瑛.新建本科院校人事檔案管理對策研究[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2013（9）：142-144.

[2]四川省人社廳.事業(yè)單位文件匯編[M].成都：四川省教育出版社，1998：26.

[3]宋玉源，周耀林.人事檔案管理原理與方法[M].武漢：武漢大學出版社，2004：38.

[4]羅 軍.中國檔案管理體制改革研究[M].北京：世界圖書出版公司，2011：86.

[5]趙金波.普通本科院校人事檔案信息資源開發(fā)利用之我見[J].廣西師范學院學報：哲學社會科學版，2009（2）：151-154.