高職院校檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)研究
——以江蘇商貿(mào)職業(yè)學(xué)院為例

王秀峰

( 江蘇商貿(mào)職業(yè)學(xué)院，江蘇 南通 226011 )

高職院校檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)研究
——以江蘇商貿(mào)職業(yè)學(xué)院為例

王秀峰

( 江蘇商貿(mào)職業(yè)學(xué)院，江蘇 南通 226011 )

以剛升格的江蘇商貿(mào)職業(yè)學(xué)院為例，分析了目前學(xué)院檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，闡述檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)的重要性和必要性，并結(jié)合學(xué)院工作實(shí)際，探討檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)的措施。

高職院校；檔案管理；轉(zhuǎn)型升級(jí)

江蘇商貿(mào)職業(yè)學(xué)院(下簡稱學(xué)院)于2013年晉升為高職院，升格后，學(xué)院針對(duì)在辦學(xué)規(guī)模需要進(jìn)一步擴(kuò)大，管理水平需要進(jìn)一步提高的實(shí)際情況，學(xué)院正按照高校管理要求推進(jìn)各項(xiàng)改革，完善各項(xiàng)制度，規(guī)范各項(xiàng)管理，檔案管理作為學(xué)院的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，必然要與其他管理工作同步轉(zhuǎn)型升級(jí)。學(xué)院如何按照高校檔案管理工作的要求，做到檔案工作與學(xué)院建設(shè)同步發(fā)展，主動(dòng)服從和服務(wù)于學(xué)院中心工作，及時(shí)轉(zhuǎn)型升級(jí)，更好地為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)決策、為廣大師生、為社會(huì)提供更加便利的服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，是擺在學(xué)院檔案工作面前亟需解決的課題。

一、檔案工作的現(xiàn)狀和存在的問題

多年來，學(xué)院檔案工作在領(lǐng)導(dǎo)和部門的重視和支持下，在高職院校的建設(shè)發(fā)展過程中發(fā)揮了重要作用，為領(lǐng)導(dǎo)決策、為學(xué)院教育教學(xué)、評(píng)估工作及廣大師生員工提供了較好的服務(wù)。但是，檔案管理工作無論是在硬件建設(shè)方面還是在軟件建設(shè)方面離高校管理要求還存在一定差距，不能滿足高職院發(fā)展需求，亟需加快檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)。

目前，學(xué)院檔案工作存在的問題主要體現(xiàn)在：一是全員檔案意識(shí)還不強(qiáng)。教職工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)還不到位，多數(shù)認(rèn)為檔案工作僅僅是檔案工作人員的事，與自己沒有關(guān)系；二是現(xiàn)有檔案管理基礎(chǔ)還比較薄弱。學(xué)院正在建設(shè)之中，檔案硬件設(shè)施暫時(shí)還不能滿足現(xiàn)有檔案管理的各項(xiàng)要求；三是檔案人員隊(duì)伍建設(shè)還不夠穩(wěn)定。專業(yè)人員短缺，學(xué)院實(shí)行二級(jí)管理后，兼職檔案人員大多數(shù)是新手，對(duì)檔案工作還不了解，缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，檔案管理隊(duì)伍整體水平還亟待提高；四是檔案信息化管理水平還比較落后。學(xué)院檔案信息化建設(shè)和應(yīng)用還處于起步階段，檔案數(shù)字化建設(shè)還有待加快推進(jìn)；五是檔案資源的開發(fā)和利用還處于較低水平。學(xué)院有質(zhì)量的、深層次的檔案資料較少，不能滿足學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策和為部門主動(dòng)提供有價(jià)值資料的需求。

二、檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)的必要性

(一)檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)是學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的需要。檔案工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分，是維護(hù)歷史面貌、記載學(xué)校發(fā)展過程的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，科學(xué)、規(guī)范管理檔案是衡量學(xué)校辦學(xué)能力和管理水平的重要標(biāo)志，也是教學(xué)水平評(píng)估的重要內(nèi)容。伴隨著學(xué)校辦學(xué)水平提高，教育教學(xué)及行政管理工作進(jìn)一步規(guī)范，檔案工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。2013年升格為高職院后，學(xué)院在辦學(xué)規(guī)模、招生對(duì)象、管理模式等方面都發(fā)生了較大變化，無論從管理還是教學(xué)科研，對(duì)檔案工作的重視和關(guān)注越來越多。學(xué)院的各項(xiàng)改革正在逐步推進(jìn)和深化，同時(shí)學(xué)校的發(fā)展也給檔案工作提出了新的要求。檔案工作迫切需要轉(zhuǎn)型升級(jí)，并與學(xué)院各項(xiàng)工作同步建設(shè)、同步發(fā)展。

(二)檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)是檔案工作自身發(fā)展的需要。檔案工作有其自身特點(diǎn)和發(fā)展規(guī)律，“隨著社會(huì)的進(jìn)步而進(jìn)步，隨著社會(huì)發(fā)展而發(fā)展，必須與社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)”。[1]改革創(chuàng)新是檔案不斷發(fā)展的必然趨勢(shì)，2014年全國檔案工作會(huì)議明確要求，檔案工作要在改革創(chuàng)新，把握規(guī)律、強(qiáng)化管理、科技強(qiáng)檔、人才興檔等方面有提升，努力推動(dòng)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展跨越發(fā)展，體現(xiàn)了檔案工作主動(dòng)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，也是實(shí)現(xiàn)檔案工作為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)的職責(zé)所需。因此高校檔案必須不斷創(chuàng)新工作思路，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理，豐富檔案資源，拓寬服務(wù)功能，努力提高檔案利用服務(wù)的質(zhì)量和水平，使檔案工作與其他各項(xiàng)工作互相促進(jìn)，協(xié)調(diào)發(fā)展。

(三)檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)是社會(huì)服務(wù)的需要?！岸嗄陙淼膶?shí)踐證明，圍繞中心、服務(wù)大局是檔案工作的永恒主題，也是檔案部門的價(jià)值所在，是任何時(shí)候都必須堅(jiān)持的一條基本原則?！盵2]學(xué)校升格后，在人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和社會(huì)服務(wù)方面將承擔(dān)更重要的責(zé)任，檔案工作需要實(shí)施“服務(wù)先行”的理念，把“后臺(tái)”服務(wù)功能向“前臺(tái)”推進(jìn)，更好的變被動(dòng)為主動(dòng)，以服務(wù)統(tǒng)領(lǐng)檔案業(yè)務(wù)工作，以服務(wù)指導(dǎo)提升業(yè)務(wù)水平。高職院校檔案工作也只有盡快轉(zhuǎn)型升級(jí)，把滿足服務(wù)需求作為檔案工作的出發(fā)點(diǎn)，不斷改進(jìn)服務(wù)方法，創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)能力，才能更好發(fā)揮作用、實(shí)現(xiàn)價(jià)值。

三、檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)的思路

根據(jù)高校檔案管理要求，結(jié)合學(xué)院實(shí)際，高職院檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)要做好以下幾方面的工作：

(一)轉(zhuǎn)變思想觀念，把“三線”服務(wù)轉(zhuǎn)為“一線”工作。黨的十八大報(bào)告指出，“文化實(shí)力和競(jìng)爭力是國家富強(qiáng)、民族振興的重要標(biāo)志，要堅(jiān)持把社會(huì)效益放在首位、社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益相統(tǒng)一，推動(dòng)文化事業(yè)全面繁榮、文化產(chǎn)業(yè)快速發(fā)展”[3]。高校是知識(shí)與文化的重要載體，并越來越多地被全社會(huì)所關(guān)注，不能再把檔案工作當(dāng)作高校內(nèi)部管理的末端，而應(yīng)該視為高校服務(wù)的起點(diǎn)。

檔案的價(jià)值在于提供利用，檔案人員首先要轉(zhuǎn)變思想觀念，通過提高檔案的查考利用價(jià)值，將“死”資料變成“活”資源，告別“坐等上門”，“看攤守業(yè)”的思想，要主動(dòng)地從“三線”走向“一線”，面向社會(huì)、服務(wù)大眾，面向當(dāng)前、服務(wù)未來，“努力把檔案室建設(shè)成為學(xué)院信息資源的中心、校情教育的基地和對(duì)外服務(wù)的窗口”，使檔案工作“有為有位”，為學(xué)院黨政管理、教學(xué)科研提供服務(wù)，為社會(huì)作出貢獻(xiàn)。[4]

(二)轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。檔案工作要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，要逐步轉(zhuǎn)變以重學(xué)校利用、輕個(gè)人利用，重為組織服務(wù)、輕為師生服務(wù)的傳統(tǒng)觀念，立足利用服務(wù)是宗旨，做到學(xué)校中心工作在哪里，檔案工作就延伸到哪里，服務(wù)工作就跟進(jìn)到哪里，改變過去“坐等服務(wù)”“等人上門”的被動(dòng)方式，積極主動(dòng)尋求創(chuàng)新，抓住學(xué)院數(shù)字化校園建設(shè)的機(jī)遇，突出檔案對(duì)外提供服務(wù)的窗口功能建設(shè)，為校內(nèi)外人員查詢提供更加方便快捷的服務(wù)，達(dá)到主動(dòng)服務(wù)的目的。

檔案收集、整理、立卷、歸檔，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，這是基礎(chǔ)工作，還必須重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)開發(fā)利用，要在服務(wù)上下工夫。如何主動(dòng)做好服務(wù)？檔案室必須要做好以下具體工作：一是除了做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、組織沿革、大事記等一次性的編沿資料外，還要對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行深層次的研究探索，對(duì)有價(jià)值的資料進(jìn)行二次加工，充分挖掘檔案信息資源；二是針對(duì)高校對(duì)科研檔案工作的要求，要重新認(rèn)識(shí)科研檔案工作的重要性，在科技開發(fā)、科研成果的推廣使用中發(fā)揮檔案的作用，為學(xué)院建設(shè)和教師成長提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和理論研究；三是加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，為檔案現(xiàn)代化管理，提供主動(dòng)便捷服務(wù)打下基礎(chǔ)。信息化是檔案工作主動(dòng)服務(wù)社會(huì)的平臺(tái)，檔案人員要掌握現(xiàn)代管理手段，把最新的技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中去，更好的發(fā)揮檔案主動(dòng)服務(wù)的功能。

(三)轉(zhuǎn)變管理模式，堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理，實(shí)行分層分類指導(dǎo)。按照國家制定的檔案法規(guī)對(duì)檔案和檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則，檔案工作必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，學(xué)院要在分類方案的制定、檔案管理制度建設(shè)、檔案實(shí)體的統(tǒng)一保管、檔案人員的統(tǒng)一管理等方面為檔案工作的開展提供平臺(tái)和制度保障。

隨著學(xué)院辦學(xué)規(guī)模和辦學(xué)水平進(jìn)一步提高，內(nèi)部管理體制改革進(jìn)一步深化，檔案資料的生成主體逐漸分散，管理重心下移到二級(jí)管理部門，如與原來相對(duì)集中的行政部門管理相比，檔案收集工作的重心明顯要下移，提供決策服務(wù)的對(duì)象也更多地從校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層面擴(kuò)大到各個(gè)系部。因此檔案工作不能只依靠檔案室的少數(shù)人，而更多的是需要通過建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，完善檔案管理辦法，形成人人參與檔案建設(shè)，人人關(guān)心檔案工作，檔案工作服務(wù)人人的良好局面。

在堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理原則下，按照檔案管理工作規(guī)范要求，針對(duì)不同的管理層面、不同的檔案類型進(jìn)行分層分類指導(dǎo)，使重要工作、重點(diǎn)項(xiàng)目檔案資料能及時(shí)完整收集整理，專門檔案資料有專人整理移交，做到不同渠道、不同部門形成的檔案資料都能有序按時(shí)收集整理歸檔。

(四)轉(zhuǎn)變管理手段，變手工管理為現(xiàn)代化管理。管理手段現(xiàn)代化的重要標(biāo)志就是現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備在檔案管理中得到應(yīng)用，隨著我院數(shù)字化校園建設(shè)的啟動(dòng)，要借助OA系統(tǒng)電子文件的歸檔管理，實(shí)現(xiàn)電子文件的在線歸檔和接收，推進(jìn)檔案信息資源共享工程，有序推進(jìn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文檔案數(shù)據(jù)庫、聲像檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，初步建立校園數(shù)字化檔案室，實(shí)現(xiàn)各部門與檔案室之間互聯(lián)互通和檔案信息資源共建共享的功能。

在日常檔案管理中可利用校園網(wǎng)，幫助建立檔案人員工作群，及時(shí)溝通交流部門檔案工作情況，研究探討檔案工作中遇到的問題，為各部門做好檔案工作提供業(yè)務(wù)交流平臺(tái)。

綜上所述，加強(qiáng)高職院校檔案管理工作，促進(jìn)檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)，既是形勢(shì)發(fā)展的需要，也是學(xué)校自身發(fā)展的需要，我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到高校的工作離不開檔案，檔案工作更不能脫離學(xué)校和社會(huì)，促進(jìn)高職院校檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)，推動(dòng)檔案事業(yè)快速發(fā)展，對(duì)促進(jìn)文化事業(yè)的繁榮將起到積極的作用。

[1]王信功.關(guān)于檔案工作與社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)問題的思考[J].檔案學(xué)研究，2005，(6)：15-19.

[2]自貢市人民政府網(wǎng).石岷嘉副市長在2011年全市檔案工作會(huì)議上的講話[EB/OL].http://www.zg.gov.cn/news/articles/2011/04/21/20110421094711-587696-00-000.aspx.

[3]中國共產(chǎn)黨新聞網(wǎng).增強(qiáng)文化整體實(shí)力和競(jìng)爭力[EB/OL].http://theory.people.com.cn/n/2012/1217/c49157-19918170.html.

[4]檀竹茂.大眾化背景下的高校檔案管理模式創(chuàng)新思考[J].科技信息，2009，(24):681.

(責(zé)任編輯：孫建華)

Studies on Transformation of Archive Management in Higher Vocational Colleges：Taking Jiangsu Vocational College of Business as an Example

WANG Xiu-feng

( Jiangsu Vocational College of Business, Nantong, Jiangsu 226011, China )

Taking the newly upgraded Jiangsu vocational college of business as an example, and combined with the actual work of school archives work of transformation and upgrading measures, this thesis analyzes the present situation of college archives management and the existing problems, and puts forward the archives work of transformation and upgrading of the importance and necessity.

higher vocational colleges; file management; transformation and upgrading

2014-04-16

王秀峰(1967- )，女，江蘇通州人，館員，副主任，研究方向?yàn)闄n案學(xué)。

G718.5

A

1671-4385(2014)04-0054-03