高校人事管理信息化建設(shè)之初探

張安安

(山西醫(yī)科大學(xué)汾陽(yáng)學(xué)院，山西 汾陽(yáng) 032200)

信息技術(shù)的飛速發(fā)展，已影響到各個(gè)管理領(lǐng)域，人事管理的信息化漸漸成為新的發(fā)展趨勢(shì)。高等院校成為人事管理信息化研究與實(shí)踐的重要基地之一，其涉及的范圍廣，涉及的人員多。在基本信息管理的內(nèi)容方面，有姓名、性別、年齡、學(xué)歷、學(xué)位、工資、福利、職稱等諸多信息，且高校人事的信息情況如工資福利的變動(dòng)、職稱的變動(dòng)、職務(wù)的變動(dòng)、人員的變換等時(shí)有發(fā)生。對(duì)于這些信息的改變，要求人事管理部門進(jìn)行及時(shí)、有效的準(zhǔn)確更新。這樣，傳統(tǒng)的管理手段，對(duì)于發(fā)展中的高校人事管理，已不能有效滿足，必須借助先進(jìn)技術(shù)，把人事管理規(guī)范化、高效化、無(wú)紙化、網(wǎng)絡(luò)化，以提高管理效率。

一、高校人事管理的特點(diǎn)及人事管理信息化建設(shè)的意義

人事管理是指透過人力資源規(guī)劃、招聘與培訓(xùn)、勞動(dòng)關(guān)系管理、薪酬福利、績(jī)效考核、職業(yè)生涯規(guī)劃等一系列工作，調(diào)動(dòng)員工積極性，確保組織戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。高校人事管理的信息不僅包括人事基本信息方面的數(shù)據(jù)，同時(shí)也涉及到高校廣大教職工所開展的課題、科研、教學(xué)等許多領(lǐng)域方面的信息。高校人事管理的對(duì)象就是以教師為主體的教職工，他們是高校核心競(jìng)爭(zhēng)力的保證[1]。同時(shí)，人事管理信息是高校領(lǐng)導(dǎo)作出決策的重要依據(jù)之一，因此高校人事管理是高校管理中不可或缺的重要內(nèi)容。

(一)高校人事管理的特點(diǎn)

高校人事管理的特點(diǎn)主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面是管理對(duì)象的獨(dú)特性，高校人事管理的管理對(duì)象主要是高校中開展教學(xué)活動(dòng)的教師以及教師與物、事、環(huán)境、組織的相互聯(lián)系，并且高校人事管理中的人力資源會(huì)隨著管理的效果得到提高、增值。另一方面是高校人事管理具有自身的客觀發(fā)展規(guī)律；同時(shí)，高校人事管理的理論、觀念、手段和方式也會(huì)隨著社會(huì)和時(shí)代的發(fā)展而不斷發(fā)展。

(二)高校人事管理信息化建設(shè)的意義

1.有利于提高人事管理工作的效率。以往，高校人事管理主要檔案的形式為紙質(zhì)檔案，需要人工去維持日常管理，其事務(wù)性工作具有機(jī)械性、重復(fù)性的特點(diǎn)。當(dāng)要查詢?nèi)耸沦Y料或者是人事資料有所變動(dòng)時(shí)，其工作量就會(huì)很大，占據(jù)工作人員的大量時(shí)間，效率相對(duì)低下。這樣，就需要大量的人力和資金來(lái)維護(hù)與日常管理人事信息。而人事管理信息化后，高?？梢越⒈拘５娜耸鹿芾硐到y(tǒng)，可以把全體教職工的人事信息錄入到系統(tǒng)內(nèi)。這樣，全部的信息皆為電子化管理，進(jìn)行人事檢索，跟蹤記錄教職工信息等工作，在速度和效率方面，傳統(tǒng)的管理方式是無(wú)法相比的。從而使相關(guān)工作人員從繁瑣的日常工作中解放出來(lái)，使他們有更多的時(shí)間、精力用到理論思考、戰(zhàn)略決策等方面。所以，人事管理的信息化，節(jié)約了管理時(shí)間成本，提高了管理效率[4]。

2.有利于吸引優(yōu)秀人才。建立一個(gè)可以最大限度發(fā)現(xiàn)人才，并且合理利用人才的機(jī)制是高等學(xué)校人事改革的目的。在高校實(shí)行人事管理信息化后，把人事信息采用先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行搜集、整理、存儲(chǔ)，方便了高校人事管理部門對(duì)人才的檢索與管理，實(shí)現(xiàn)人事信息資源共享，讓更多的人分享、參與，既有利于高校對(duì)人才的合理使用，真正做到人盡其才；更有利于吸引優(yōu)秀人才。

3.有利于增強(qiáng)全體教職工的凝聚力。目前，人事管理部門在信息的處理上，使用的是excel表格或簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)庫(kù)，但由于各種信息的概念、范圍、內(nèi)涵有所不同，使得信息資源難以共享。通過人事管理信息化，可以把各部門、各科室的信息串聯(lián)起來(lái)，在信息的錄入、儲(chǔ)存上具有一致性，使得人員的信息資源能夠共享。很多常規(guī)性事務(wù)，比如進(jìn)修申請(qǐng)、教職工信息校對(duì)、年度考核、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等事務(wù)都可以在網(wǎng)上進(jìn)行，為全體教職工、人事工作員工均帶來(lái)了便利，使全校上下融為一體，可增強(qiáng)全體教職工的凝聚力。

二、高校人事管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

(一)對(duì)人事管理信息化不夠重視

許多高校在人力、財(cái)力等方面對(duì)人事管理信息化給予了一定的投入，已經(jīng)開始重視、關(guān)注其發(fā)展。但有些高校對(duì)其目的、目標(biāo)的認(rèn)知還是不夠清晰，甚至認(rèn)為，人事管理信息化就是方便統(tǒng)計(jì)信息，有幾臺(tái)電腦，存儲(chǔ)一些數(shù)據(jù)就可以了，對(duì)于人事管理信息化建設(shè)的重要性、緊迫性沒有充分的認(rèn)識(shí)。

(二)采集人事信息較為困難

教職工信息意識(shí)薄弱，沒有良好的信息習(xí)慣，在采集信息時(shí)，信息量少且準(zhǔn)確性差；系統(tǒng)建立時(shí)，沒有與教職工及時(shí)、有效地溝通，從而導(dǎo)致制定出來(lái)的規(guī)定缺乏一定的群眾基礎(chǔ)，不能及時(shí)對(duì)教職工的信息變動(dòng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤，不能準(zhǔn)確地反映外部的變化，從而影響到了人事管理的效果[2]。

(三)管理分散，效率低下

在我國(guó)高校的機(jī)構(gòu)設(shè)置中通常職能部門較多，對(duì)于廣大教職工而言，人事處、教務(wù)處等是與他們密切相關(guān)的部門，而這些部門均有管理教職工的權(quán)限，但又相對(duì)獨(dú)立，各部門各司其職的情況較為常見。如人事處需要教務(wù)處為其提供教師代課情況的有關(guān)數(shù)據(jù)，由于數(shù)據(jù)表格的格式不一致，僅能通過手工方式轉(zhuǎn)換，繁瑣且容易出錯(cuò)[3]。因無(wú)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)管理，人事管理信息的分散、冗余，使已有的信息不能形成共享。

三、高校人事管理信息化建設(shè)的措施

(一)加大人事管理工作者信息化素質(zhì)的培養(yǎng)

人事信息管理的工作冗雜、繁瑣，在人事管理信息化管理過程中，其信息系統(tǒng)僅是輔助的管理工具，人的作用是必不可少的。要充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的使用價(jià)值，就必須加強(qiáng)人事工作者的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提升人事專職人員的能力及其信息敏感度，拓寬其信息視野，從而建設(shè)一支具有過硬的相關(guān)技術(shù)、高效的經(jīng)驗(yàn)管理、優(yōu)良的作風(fēng)等的信息化人才隊(duì)伍。同時(shí)，引導(dǎo)、培養(yǎng)廣大教工的信息敏感度，使之養(yǎng)成關(guān)注實(shí)時(shí)信息的習(xí)慣?？傊?，人事管理信息化勢(shì)在必行，這樣，可以使工作效率得以提高，高校的人力資源得到充分整合，還可以使人事管理信息通暢。

(二)建立真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的信息數(shù)據(jù)

實(shí)現(xiàn)全員參與管理，使得人事信息數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。真實(shí)、準(zhǔn)確、完整是人事管理賴以發(fā)揮作用的基礎(chǔ)，這就需要校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、院系領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人及所有教職工的共同參與，提供有效的人事信息。同時(shí)也要求在錄入人事信息時(shí)，根據(jù)人事檔案的有關(guān)內(nèi)容，具體存入數(shù)據(jù)庫(kù)，并且校對(duì)核實(shí)，保證人事信息管理系統(tǒng)中的人事信息具有完整性[5]。

(三)有效整合人事信息數(shù)據(jù)

有意識(shí)地加強(qiáng)與教務(wù)處、科技處等部門的溝通，統(tǒng)一文件儲(chǔ)存格式等，為學(xué)校統(tǒng)一整合各部門信息系統(tǒng)做好充分準(zhǔn)備。

(四)加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

人事管理部門要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，要同廣大教職工時(shí)常保持聯(lián)絡(luò)，對(duì)他們職稱、榮譽(yù)、課題及進(jìn)修學(xué)習(xí)等情況變化及時(shí)準(zhǔn)確地掌握，以保持內(nèi)容的動(dòng)態(tài)更新和系統(tǒng)的時(shí)效性。同時(shí)，在更新系統(tǒng)信息后，也應(yīng)采取多種方式告知廣大教職工，從而規(guī)范高校人事信息化管理，促進(jìn)其發(fā)展。

社會(huì)信息化程度和高校人事管理信息化起著互相促進(jìn)、相輔相成的作用，高校人事管理信息化的特殊地位決定了高校人事管理必須適應(yīng)社會(huì)信息化的發(fā)展而做出相應(yīng)的改變。

[參考文獻(xiàn)]

[1] 房曉莉.談推行高校人事管理信息化建設(shè)的必要性[J].統(tǒng)計(jì)與管理，2012(6)：184-185.

[2] 劉 敏,李 翠,王培寧.高校人事管理信息化初期建設(shè)的思考[J].華章,2012(24).

[3] 金 靜.高校人事管理信息化進(jìn)程探析[J].科技信息,2012(15)：327.

[4] 魏 霞，金凌虹，陳建林，等.高校人事管理信息化的戰(zhàn)略意義與系統(tǒng)設(shè)計(jì)[J].中國(guó)醫(yī)學(xué)教育技術(shù),2013,27(2)：208-209.

[5] 姚 媚.淺析高校人事管理的信息化建設(shè)[J].佳木斯教育學(xué)院學(xué)報(bào),2012(2)：129-130.