對(duì)水利工程檔案管理現(xiàn)狀的反思

沈紅梅SHEN Hong-mei

（隨州市水利水電建筑工程處，隨州 441300）

（Suizhou Water Conservancy and Hydropower Construction Engineering Department，Suizhou 441300，China）

0 引言

檔案主要是指對(duì)過(guò)去歷史真實(shí)情況的一種投射，是綜合整理各類原始文件所得的最終成果，相對(duì)應(yīng)的水利工程檔案是指水利工程建設(shè)的涉及到的一切活動(dòng)記載，包括水利工程施工前階段形成的基礎(chǔ)設(shè)計(jì)文件、可行性研究任務(wù)書以及規(guī)劃設(shè)計(jì)文件等文件材料以及施工合同、招投標(biāo)以及審查等相關(guān)管理性文件；施工階段形成的施工過(guò)程鑒定書、來(lái)往文件、竣工圖、表格等文件材料以及監(jiān)理來(lái)往形成的檢驗(yàn)表格、文書、聲像以及報(bào)告等監(jiān)理材料；竣工驗(yàn)收階段形成的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、評(píng)審文件以及總結(jié)等文件材料。這些工程檔案記錄了水利工程建設(shè)的每一個(gè)階段、環(huán)節(jié)、細(xì)節(jié)，可以真實(shí)、全面的反映水利工程建設(shè)中具體的管理以及維護(hù)，在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，可作為追根究底、追責(zé)到人的重要依據(jù)，對(duì)于日后水利工程建設(shè)的生產(chǎn)、管理與維護(hù)都具有極其重要的意義。因此做好水利工程檔案管理工作顯得尤為重要，為了促進(jìn)水利工程建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展，應(yīng)盡量做到水利工程檔案的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化。

1 水利工程檔案管理的重要性

水利工程檔案管理的主要功能時(shí)真實(shí)的反映水利工程建設(shè)以及工程管理的全過(guò)程，真實(shí)、完整的水利工程檔案不僅可以全面、系統(tǒng)的反映水利工程在運(yùn)行管理過(guò)程中每一個(gè)細(xì)節(jié)的真實(shí)情況，同時(shí)在水利工程竣工后的工程質(zhì)量評(píng)定、維護(hù)以及管理工作中也起著重要作用，因此水利工程檔案管理水平直接體現(xiàn)著水利單位的綜合管理水平。在水利工程建設(shè)的整個(gè)過(guò)程中會(huì)有不同的階段，每一個(gè)階段會(huì)有很多細(xì)小的分支，不同專業(yè)技術(shù)人員會(huì)形成不同種類的檔案信息，只有確保檔案的形成環(huán)節(jié)以及檔案形成后的管理環(huán)節(jié)都沒(méi)有出現(xiàn)偏差，才可以確保整個(gè)施工環(huán)節(jié)的質(zhì)量以及安全。同時(shí)，健全、完善的水利工程檔案資料方便相關(guān)工作人員及時(shí)掌握工程的動(dòng)態(tài)，及時(shí)的做好維護(hù)及改造工作，從而確保整個(gè)水利工程的安全運(yùn)行。

2 當(dāng)前我國(guó)水利工程檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

自我國(guó)頒發(fā)《建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》以及《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》等相關(guān)檔案管理?xiàng)l例，我國(guó)工程建設(shè)檔案管理工作取得了一定的成效，檔案管理質(zhì)量有了很大提高，但由于水利工程與其他工程相比存在很多特殊性，外界自然狀態(tài)對(duì)于水利工程的影響較大，導(dǎo)致水利工程檔案管理工作中存在諸多不足之處。

2.1 缺乏一定的管理意識(shí)。隨著我國(guó)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革與完善，國(guó)家政府的職能慢慢轉(zhuǎn)變，水利工程建設(shè)管理體制改革也不斷深入，相關(guān)的質(zhì)量終身制度、建設(shè)監(jiān)理制度、項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制度以及竣工驗(yàn)收備案制度等正在逐步趨于完善，因此新時(shí)期下的水利工程檔案的載體、形式、內(nèi)容以及相關(guān)制度也發(fā)生了很大變化，對(duì)于水利工程檔案信息的收集、整理、建檔以及驗(yàn)收等工作流程也有了新的要求。但是很多管理者一直以來(lái)都存在重工程輕檔案的現(xiàn)象存在，并沒(méi)有正確、全面的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致水利工程檔案管理工作一直處于被動(dòng)狀態(tài)，很多水利工程檔案的收集、整理都不及時(shí)，水利工程檔案管理沒(méi)有充分發(fā)揮其作用。

2.2 檔案管理體系不健全。水利工程檔案管理的專業(yè)要求較強(qiáng)，但很多單位只是將檔案管理的職能納入綜合部門里，并沒(méi)有設(shè)置專門的獨(dú)立檔案管理部門，導(dǎo)致檔案管理工作的地位低下，并沒(méi)有得到員工的重視。雖然國(guó)家及單位也制定了相關(guān)的管理?xiàng)l例，但大部分都是形同虛設(shè)，并沒(méi)有起到實(shí)質(zhì)性的監(jiān)督管理作用。因此，在實(shí)際的工作中，缺乏相應(yīng)的操作性較強(qiáng)的管理制度來(lái)規(guī)范實(shí)際的水利工程檔案管理工作，導(dǎo)致水利工程綜合管理部門以及建設(shè)部門工作較隨意，各自為營(yíng)，經(jīng)常出現(xiàn)人員流動(dòng)現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案的收集、管理工作難以順利開(kāi)展。

2.3 缺乏專業(yè)性的管理人才。由于很多單位管理者并沒(méi)有意識(shí)到水利工程檔案管理的重要性，并沒(méi)有投入過(guò)多的人力、物力，很多水利工程檔案管理人員并非班科出身，缺乏一定的專業(yè)性，都是由工程技術(shù)人員來(lái)?yè)?dān)任兼職，只懂得水利工程的施工技術(shù)，對(duì)于檔案管理知識(shí)缺乏一定的認(rèn)識(shí)和了解，之前也并未接受過(guò)相應(yīng)的專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并不熟悉了解水利工程檔案管理的基本流程、相關(guān)的管理制度以及法律法規(guī)，很多水利工程檔案管理工作都只是在資料保管方面原地踏步，導(dǎo)致水利工程檔案管理質(zhì)量低下。同時(shí)水利檔案管理部門中普遍存在的現(xiàn)象是檔案專業(yè)人員較少，新來(lái)的工作人員以及工程技術(shù)人員較多，工作人員的專業(yè)素質(zhì)水平參差不齊，水利工程檔案管理工作缺乏一定的規(guī)范性。

3 加強(qiáng)水利工程檔案管理措施的思考

3.1 加強(qiáng)水利工程檔案管理意識(shí)。思想決定行為，想要提高水利工程檔案管理水平，首先必須要求單位管理者應(yīng)正確認(rèn)識(shí)水利工程檔案管理的意義及其重要性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，應(yīng)將水利工程檔案管理納入水利工程的整體格局中進(jìn)行規(guī)劃，并將其作為工程管理的重要內(nèi)容，將水利工程檔案管理貫穿于工程建設(shè)全過(guò)程，滲透到工程建設(shè)的方方面面。同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)施工前的設(shè)計(jì)人員、施工人員、管理人員、技術(shù)人員這些重要工作人員的檔案管理意識(shí)，積極參與檔案管理工作中，進(jìn)而確保水利工程檔案收集的完整性、真實(shí)性、全面性。

3.2 建立完善的管理制度?？茖W(xué)、完善的水利工程檔案管理制度是確保水利工程檔案管理工作順利實(shí)施的重要前提，首先應(yīng)時(shí)刻掌握水利工程建設(shè)市場(chǎng)的動(dòng)態(tài)發(fā)展變化，根據(jù)實(shí)際的發(fā)展動(dòng)態(tài)及時(shí)的調(diào)整、修正檔案制度，努力做到與時(shí)俱進(jìn)。首先應(yīng)制定完善的水利工程檔案日常管理辦法，規(guī)范水利工程檔案管理人員的工作行為，加強(qiáng)工程審計(jì)、監(jiān)督、質(zhì)檢、管理以及施工部門的工作執(zhí)行力度和強(qiáng)度，實(shí)現(xiàn)水利工程檔案管理部門的有效監(jiān)督職能，進(jìn)而確保水利工程檔案管理的規(guī)范性、有序性。同時(shí)應(yīng)制定科學(xué)合理的管理激勵(lì)機(jī)制，將水利工程檔案管理工作目標(biāo)盡量細(xì)化到每一個(gè)部門、崗位及個(gè)人，并將檔案管理目標(biāo)納入單位的年度整體計(jì)劃中，納入領(lǐng)導(dǎo)日常工作議事環(huán)節(jié)中，納入到單位職工的崗位責(zé)任制以及經(jīng)濟(jì)責(zé)任制中。制定嚴(yán)格的考核評(píng)分機(jī)制，做到獎(jiǎng)罰分明，為檔案管理工作創(chuàng)造一個(gè)良性的管理運(yùn)行環(huán)境。

3.3 建立專門的水利工程管理機(jī)構(gòu)。單位管理者應(yīng)指派專人來(lái)負(fù)責(zé)水利工程的檔案管理工作，努力實(shí)現(xiàn)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”、“協(xié)調(diào)配合”、“專人負(fù)責(zé)”的管理模式，如果是尚未具備設(shè)置專門的檔案管理部門，可以先行安排一名專業(yè)的工程檔案管理人員進(jìn)行管理；若完全有實(shí)力創(chuàng)建一個(gè)專門獨(dú)立的水利工程檔案管理部門的單位，應(yīng)全部按照專業(yè)的專職檔案管理人員。同時(shí)應(yīng)注意與施工部門人員做好協(xié)調(diào)工作，將水利工程檔案管理工作真正的融入到施工建設(shè)的全過(guò)程中。

3.4 應(yīng)加強(qiáng)水利工程檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。水利工程檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、綜合性較強(qiáng)的工作，涉及的范圍比較廣，內(nèi)容非常的繁雜、瑣碎，同時(shí)要求檔案管理應(yīng)具備技術(shù)性、服務(wù)性以及科學(xué)性，因此對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)有較高的要求。尤其是在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理人員應(yīng)該不斷提升自身素質(zhì)，不斷更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，做到與時(shí)俱進(jìn)，與時(shí)代的發(fā)展同步。對(duì)于水利工程檔案管理人員不僅要求具備扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要求熟練掌握現(xiàn)代先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，不斷的吸收、借鑒先進(jìn)的管理手段以及管理理念。其次，應(yīng)注意培養(yǎng)檔案管理部門工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及愛(ài)崗敬業(yè)的良好服務(wù)意識(shí)，進(jìn)而滿足現(xiàn)代化水利工程管理的實(shí)際需求和要求。

總而言之，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及水利事業(yè)的不斷發(fā)展，水利工程檔案管理工作的重要性也日益突出，單位管理者應(yīng)加強(qiáng)檔案管理的意識(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，建立完善的檔案管理制度以及專門的管理機(jī)構(gòu)，同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)建設(shè)，進(jìn)而全面提高水利工程檔案管理水平。

[1]李永強(qiáng).水利工程檔案管理手冊(cè)[R].北京:中國(guó)水利水電出版社，2011.

[2]王文華.論水利工程檔案的管理[J].人力資源管理（學(xué)術(shù)版），2011（6）：34.

[3]張書亞.水利工程監(jiān)理的檔案管理[J].中小企業(yè)管理與科技，2011（36）：4.