落實單位內部控制規(guī)范做好高校設備管理工作

趙志強，吳 兵，董君楓

（首都醫(yī)科大學 設備與實驗室管理處，北京 100069）

在總結我國行政事業(yè)單位內部控制建設經(jīng)驗的基礎上，國家于2014年1月1日起在所有的行政事業(yè)單位施行《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）》［1］，進一步規(guī)范和引導我國行政事業(yè)單位內部控制體系建設。該規(guī)范對于深化我國正在進行的行政事業(yè)單位改革，提高管理服務效益，將起到極大的促進作用，同時也為行政事業(yè)單位內部管理機制建設提供了強有力的政策支持和制度保障。

該規(guī)范對于作為事業(yè)單位重要組成部分的高校，加強預算管理、優(yōu)化資源配置、提高資金使用效率等方面提出了新的要求，也對提高高校內部管理水平、規(guī)范內部控制制度、加強廉政風險防控機制建設等都具有十分重要的意義［2］。

我校設備管理部門在內控機制建設方面工作起步較早，已經(jīng)進行了許多有益的探索與嘗試。“監(jiān)督工作中有我，我在監(jiān)督中工作”［3］的工作理念已經(jīng)形成，并已覆蓋于業(yè)務工作全口徑、貫穿于業(yè)務工作全過程。

1 應用信息管理平臺，實現(xiàn)痕跡化管理，全過程監(jiān)督

學校設備管理采取了許多控制措施，在主要職能中建立試劑耗材管理平臺、低值物資領用管理平臺、設備購置管理平臺、平臺組項目申報管理平臺、資產(chǎn)賬務管理平臺、實驗室管理平臺、設備維修管理平臺并陸續(xù)投入使用，逐步實現(xiàn)了全處所有工作職能的網(wǎng)絡管理、逐級審核、實時記錄、分級查詢、分類匯總和信息追溯。工作信息的實施共享，極大地提高了工作效率，提升了工作效果，體現(xiàn)了管理效益。

在上述7個工作信息化管理平臺中實現(xiàn)了采購節(jié)點、資金支付、物資設備的實時定位、過程追蹤、數(shù)據(jù)統(tǒng)計和節(jié)點報表等功能，節(jié)省了人力資源、物力資源和時間資源，提高了物資管理效率［4］。各信息管理平臺執(zhí)行信息內部公開，及時準確地提供了物品采購、使用情況的數(shù)據(jù)信息，提高了學校管理服務的效率與效益，為學校教學科研工作的開展提供了強有力的技術支撐和條件保障。

針對試劑耗材購置、使用及管理的特點，動態(tài)的網(wǎng)絡管理平臺將每一個項目的每一筆經(jīng)費支出都清晰地記錄下來，項目負責人可隨時掌握經(jīng)費執(zhí)行情況，因而可提高經(jīng)費使用的合理性，有效避免因為追求支付進度而盲目購置的現(xiàn)象。另外，學校職能管理人員將年度內各經(jīng)費購置試劑、耗材的品種、數(shù)量、價格、供應商等信息在校園網(wǎng)上公布，可以強化對試劑耗材的過程監(jiān)管，實現(xiàn)對購置經(jīng)費的規(guī)范化、科學化管理［4］。

通過設備采購管理平臺，各設備使用人員、項目負責人和職能部門相關人員都可以上網(wǎng)瀏覽或查詢采購信息，了解采購項目的執(zhí)行狀態(tài)；歷史數(shù)據(jù)為采購過程提供價格、已有設備數(shù)量等參照功能。統(tǒng)計分析功能可以根據(jù)用戶權限的不同對數(shù)據(jù)庫相應數(shù)據(jù)進行查詢和統(tǒng)計，并生成反映不同需求的統(tǒng)計報表［5］。信息化的管理平臺注重細節(jié)和實際應用，例如：自動檢驗分包內中標金額總額與分包中標金額相等，否則顯示錯誤等細節(jié)；在每個模塊內部設計了針對性強的查詢功能，力圖對設備采購的各個環(huán)節(jié)進行高速有效地管理。同時也能為學校節(jié)約管理成本，實現(xiàn)設備采購和管理環(huán)節(jié)的有序、高效、安全運轉［6］。

2 確立工作流程標準，強化復核環(huán)節(jié)，形成工作閉環(huán)

業(yè)務工作程序標準控制，形成標準化業(yè)務處理流程。只有嚴格按照工作流程執(zhí)行，才能確保內部控制能夠真正深入到日常工作中去。對學校設備管理的每項業(yè)務活動，按申報、審批、執(zhí)行、驗收和復核5個步驟建立標準化業(yè)務處理程序［7］，并強化復核環(huán)節(jié)。

基于標準化的流程管理手段，使得物資管理的每個工作節(jié)點和每個工作環(huán)節(jié)都得以在網(wǎng)絡管理平臺中體現(xiàn)，換而言之，物資設備項目支出的真實性、及時性、必要性也都因為系統(tǒng)管理平臺的設計得以充分的體現(xiàn)。經(jīng)費負責人可以及時了解項目的進展過程，及時發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行、資金結算等環(huán)節(jié)出現(xiàn)的各種問題，減少因供貨不及時或經(jīng)費問題對學校教學科研的影響。

基于全流程的標準化工作管理平臺設計，清晰地界定了時間責任，有效地避免了工作環(huán)節(jié)之間的相互推諉，提升購置項目執(zhí)行效率。信息化的管理服務平臺完善了物資采購、驗收、出入庫管理［8］等各環(huán)節(jié)的標準化管理機制，擴大了對各管理環(huán)節(jié)的監(jiān)督力度和監(jiān)督范圍，在完善部門內控機制建設的同時有效避免隨意行為，積極創(chuàng)建規(guī)范、廉潔的管理服務工作環(huán)境。

嚴格建立并完善了工作數(shù)據(jù)月報平衡表制度。各個工作節(jié)點、各個工作環(huán)節(jié)將當月工作數(shù)據(jù)統(tǒng)計、匯總、上報，進入平衡表管理，形成工作閉環(huán)復核程序。對數(shù)據(jù)信息進行準確的細節(jié)分析和綜合判斷，工作數(shù)據(jù)異常，即可實時反映，以便在最短的時間內發(fā)現(xiàn)問題，及時處理與糾正，避免管理漏洞和工作死角［9］。做到嚴格按照預算批復和項目明細清單，組織政府采購業(yè)務工作；嚴格按照法律法規(guī)和上級文件，組織實施政府采購活動；嚴格合同履約管理，認真執(zhí)行驗收程序；嚴格按照相關規(guī)定保存政府采購業(yè)務相關檔案。這“四嚴”是使內部控制成為設備管理工作中的必不可少的一個要素，將各個工作流程融合在一起，最終達到建立一個流程標準、制約性強的內部控制體系［10］。

3 實現(xiàn)不相容崗位分離，合理設置崗位，形成有效監(jiān)督

在完善內部控制過程中需要保證不同崗位的制約平衡，需要保證崗位的權責對等，需要規(guī)范和完善規(guī)章制度建設［11-12］。

實現(xiàn)不相容崗位分離，合理設置內部控制關鍵崗位，明確劃分職責權限，實現(xiàn)相應的分離措施，形成相互制約、相互監(jiān)督的工作機制。對學校內部不相容的職務進行分離，通過明確的崗位劃分實現(xiàn)有效的內部控制［1］。

我們在工作內容上實現(xiàn)資金、賬、物分離，出庫、入庫分離，預算與執(zhí)行分離，驗收與執(zhí)行分離，購置與管理分離。崗位設置上分工明確，設備管理辦公室負責購置執(zhí)行，資產(chǎn)管理辦公室負責驗收、賬、物管理，確認復核后，設備管理辦公室按照資產(chǎn)管理辦公室的意見再進行資金結算。人員安排上做到設備管理辦公室與資產(chǎn)管理辦公室主管處領導分離，資產(chǎn)賬務管理人員與實物庫房管理人員分離，購置工作人員與驗收工作人員分離。

在實現(xiàn)分離控制的同時也要考慮成本效益原則。單位內部控制人員、層次增加，單位內部問題出現(xiàn)的可能性會減少，控制效果會好一些，但控制成本會相應加大。所以在實際工作中不能過于追求單位內部控制的層次和人員，要以高效、實用為出發(fā)點，根據(jù)單位的工作實際，有重點地、合理地設置內控層次和人員崗位，明確各個層次的職責權限，強化各相應層次的責任，才能提高單位內部控制的有用性和效率性。

4 審計監(jiān)察工作前置，全程參與，全程監(jiān)督

審計監(jiān)察是對內部控制執(zhí)行情況的一種十分有效的監(jiān)督形式，是對內部控制的再控制。在當前的內部控制體系中，內部控制的審計監(jiān)察職能已經(jīng)不僅僅局限在事后角色，為了適應新形勢新情況，它已經(jīng)發(fā)展成為事前研判、事中監(jiān)督、事后反饋的全方位參與功能。因此，對于設備管理部門內部控制體系而言，內部控制的審計監(jiān)察職能也將起著舉足輕重的作用。工作中，我們采取審計監(jiān)察提前介入，變事后檢查糾正為事前規(guī)范執(zhí)行。大型儀器設備選型論證、參數(shù)論證、進口論證、供應商遴選、招投標，均采取設備處組織實施、專家組意見決定、審計監(jiān)察全程監(jiān)督的模式開展工作。

我們從“預警、監(jiān)督、檢查”3個層面對工作進行遞進式控制。“預警”是內部控制的首要環(huán)節(jié)，是事前控制，具有告知提醒、避免決策失誤的作用；“監(jiān)督”是事中控制，是對各項工作執(zhí)行中可能出現(xiàn)的失誤和偏差，及時糾正，確保既定的標準工作流程正確有效地實施；“檢查”是事后控制，是在相關業(yè)務工作完成后，對其實施情況進行總結和評價，提出建設性管理意見。

5 結束語

我校設備管理部門經(jīng)過不斷的工作研究與實踐，在內控機制建設方面進行了富有成效的探索與實踐。但我們也清楚地認識到內控機制建設是一項長效機制，需要我們不斷努力總結、提高和完善。定期地、系統(tǒng)地對內部控制機制的符合性和有效性進行梳理、分析和評價，及時發(fā)現(xiàn)薄弱環(huán)節(jié)及可能存在的問題，提出內部控制機制的改進和優(yōu)化意見，以便不斷完善內部控制機制，推動高校設備管理水平的持續(xù)提高。

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［1］財政部.行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）［Z］.2012.

［2］楊存田.抓住關鍵提高政府采購工作水平［J］.實驗技術與管理，2005，22（3）：126-129.

［3］趙志強，吳兵.引入監(jiān)督機制，強化固定資產(chǎn)報廢處置管理［J］.實驗技術與管理，2010，27（9）：212-213.

［4］王喆.優(yōu)化高校資產(chǎn)配置的精細化管理方法［J］.實驗技術與管理，2013，30（4）：221-223.

［5］黃松.實驗設備采購管理平臺在醫(yī)學院校中的應用［J］.中國醫(yī)學裝備，2014（4）：75-77.

［6］吳兵.低值易耗品的超市化和信息化管理模式探索［J］.實驗技術與管理，2012，29（7）：205-208.

［7］毛程連.國有資產(chǎn)管理學［M］.上海：復旦大學出版社，2005.

［8］黃雪麗.內部控制在學校國有資產(chǎn)管理當中的重要作用［J］.現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2010（24）：13-14.

［9］劉永澤.我國政府部門內部控制框架體系的構建研究［J］.會計研究，2012（1）：10-19.

［10］張慶龍.政府部門內部控制研究述評與改革建議［J］.會計研究，2011（6）：50-56.

［11］財政部.事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理暫行辦法［Z］.2006.

［12］常環(huán).略談《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范》［J］.現(xiàn)代商業(yè)，2012（3）：250-250.