高職院校人事檔案信息化建設(shè)芻議

王 燕

(山東電子職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山東 濟南 250300)

高職院校人事檔案管理信息化的實現(xiàn)需要一個逐步推進的過程，不是短期內(nèi)就可以完成的。具體而言，可從以下幾個方面著手開展工作。

一、 加大宣傳力度，強化檔案意識

檔案意識是指人們對檔案、檔案工作的認知水平和了解程度，它在一定程度上反映了一個國家和民族的文明程度，是人事檔案賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。高職院校的人事檔案管理工作不是孤立的，其工作的開展受到各種條件的制約，如社會、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作人員等。

然而，大家目前并沒有認識到高職院校人事檔案工作的重要性。所以，檔案管理人員一定要加強與領(lǐng)導(dǎo)的溝通，引起領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的足夠重視，促使其將人事檔案管理工作納入學(xué)校的工作計劃，同時，要為檔案工作爭取足夠的經(jīng)費和資源，以確保檔案工作的高效運轉(zhuǎn)。要通過各種方式加大檔案工作的宣傳力度，如可利用廣播、海報、?？?、會議等，提高大家的檔案意識，要讓大家切實體會到，人事檔案是學(xué)校選拔人才及人員任用的可靠依據(jù)，同時也是維護職工權(quán)益、澄清相關(guān)問題、落實相關(guān)待遇的可靠憑據(jù)。要激發(fā)教職工關(guān)心人事檔案的熱情，積極引導(dǎo)其主動向?qū)W校移交重要人事檔案材料，提高他們的檔案意識，形成一個全員共同參與檔案建立、檔案管理和檔案應(yīng)用的和諧局面。

二、充實檔案內(nèi)容，提高利用價值

現(xiàn)在的高職院校人事檔案主要包含了一些履歷性內(nèi)容，是個人成長歷史的真實記載，為學(xué)校的黨組織工作和人事工作提供了可靠的信息參考。

但是隨著社會的發(fā)展 ，現(xiàn)行的人事檔案已經(jīng)越來越不適應(yīng)現(xiàn)行的人事體制，反映“德”的材料多，反映“能”“勤”“績”的材料少，不能很好地為學(xué)校人事工作和人事決策提供高質(zhì)量的服務(wù)?，F(xiàn)行人事檔案中應(yīng)該多加入反映干部本人知識結(jié)構(gòu)、科研水平、專業(yè)特長、興趣愛好和成績等方面的材料，多注重個性特征、職業(yè)偏好等,使人事檔案始終處于動態(tài)的過程，避免人事檔案沒有任何個性、特點，出現(xiàn)“千人一面”的情況。人事管理部門很難從這樣的人事檔案中提取有意義、有價值的信息，為了避免這種情況的出現(xiàn)，我們必須定期對人事檔案材料進行鑒別、更新，使人事檔案“活”起來，使人事檔案內(nèi)容處于不斷更新的狀態(tài)。

同時，要添加完善個人信用檔案的內(nèi)容。人事部門可以利用有關(guān)檔案信息，針對每個人的基本情況，如個人特長、喜好、現(xiàn)實需求等采取不同的激勵措施和管理辦法，在最大限度地滿足成員需求的同時，提高員工的工作效率，確保部門高效正常運轉(zhuǎn)。

三、高職院校人事檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)一化、標準化、規(guī)范化

高職院校人事檔案的統(tǒng)一化、標準化、規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。然而，現(xiàn)有的人事檔案信息化系統(tǒng)在統(tǒng)一化、標準化、規(guī)范化方面存在滯后和應(yīng)用軟件混亂的狀況。

因此，在檔案信息化建設(shè)過程中制定與推行相關(guān)的標準規(guī)范尤為重要。要研發(fā)標準統(tǒng)一規(guī)范、可以推廣使用的管理應(yīng)用軟件，首先要有規(guī)范的管理標準，包括：規(guī)定、規(guī)劃、標準、規(guī)范等。有了統(tǒng)一的標準就要執(zhí)行，使電子數(shù)據(jù)的整理、保存、轉(zhuǎn)發(fā)、使用等工作都實現(xiàn)有序化，避免出現(xiàn)不能兼容、各自為政、重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象。其次要有統(tǒng)一的技術(shù)標準規(guī)范，包括文件、檔案的數(shù)據(jù)存儲壓縮規(guī)范、數(shù)據(jù)交換標準規(guī)范、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)規(guī)范和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標準等。

同時，高職院校應(yīng)該根據(jù)學(xué)校自身的特點和工作需要，建立各項有效的規(guī)章制度，在規(guī)范使用人事檔案管理系統(tǒng)的同時，使人事檔案管理工作有章可循，科學(xué)規(guī)范。

四、建立人事檔案管理信息系統(tǒng)

要想建立人事檔案管理系統(tǒng)，就需要有一個存儲人事檔案基礎(chǔ)信息的數(shù)據(jù)庫，這些數(shù)據(jù)可以作為構(gòu)建人事檔案管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)。在建立信息數(shù)據(jù)庫的過程中，檔案管理人員首先要確保人事檔案信息的真實性，包括：出生年月、參加工作時間、加入黨、團的時間以及學(xué)歷學(xué)位等問題。特別是出生年月，出現(xiàn)的問題比較多，有的材料記載公歷生日，有的材料記載農(nóng)歷生日，有的僅出生年月這一問題，一份檔案中就有四五個版本，這種情況要特別注意，凡原始材料中記載不一致的，一定要仔細審查，以組織核定為準。

其次，在人事檔案材料從紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變過程中，要確保人事檔案信息本身的準確性和完整性，如需要將紙質(zhì)的檔案文件通過掃描儀、微縮影像等數(shù)字設(shè)備轉(zhuǎn)化為易于復(fù)制的電子格式時要及時轉(zhuǎn)換。同時要做到對各條檔案信息逐一核對，確保檔案材料本身真實、無誤。

再次，人事檔案的內(nèi)容要全面詳實、信息準確，不僅要包括人員基本情況，而且要包括人員的學(xué)習經(jīng)歷、工作情況、職務(wù)、職稱、工資的演變情況，科研成果及家庭成員關(guān)系情況等。通過數(shù)據(jù)庫建立人事檔案部門便于查找、比較、分析、統(tǒng)計的檢索工具，這個系統(tǒng)要具有良好的操作界面，便于工作人員對相關(guān)人事數(shù)據(jù)的輸入和輸出，同時還應(yīng)具備簡便的搜索、改正、統(tǒng)計分析等功能。為了提供信息檢索的效率，當相關(guān)人員人事信息變動時，系統(tǒng)要及時更新。一些基本的人事信息，如工資調(diào)整、職位變化、組織關(guān)系等，可作為人事部門的決策參考，同時，該系統(tǒng)還可以對現(xiàn)有的人事信息進行分析、總結(jié)，并可對將來的人事情況走勢做必要的前瞻分析，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供最大限度的數(shù)據(jù)支持。

五、做好人事檔案數(shù)據(jù)資料的保密和安全工作

人事檔案不是孤立的，它既具有個人性，又具有社會性，既是個人學(xué)習經(jīng)歷、崗位變動、獎懲信息的記錄，又是每個人社會活動的一個縮影，因此，從某種意義上講，檔案屬于個人隱私，同時又屬于國家和黨組織的秘密。然而，在當前檔案系統(tǒng)的條件下，由于對檔案使用者、使用范圍、使用目的等的管理均不甚規(guī)范，因此具有很大的安全隱患，存在較大的安全風險。

故而，檔案管理人員一定要重視檔案信息安全，將信息安全放在突出位置，強化安全保密意識，制定積極有效的檔案查閱制度。人事檔案的查閱可以包括公開的信息和非公開的信息兩個組成部分。公開的信息可以包括姓名、性別、籍貫、出生年月、參加工作時間、學(xué)習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷以及崗位和職稱變化等。非公開的信息可以包括個人鑒定、薪級變化、評價、懲罰、處分等涉及個人隱私的材料。

對于在互聯(lián)網(wǎng)上公開提供相關(guān)服務(wù)的檔案信息，對查閱人要進行嚴格的身份權(quán)限認證，同時，對于保密范圍的人事信息，一定要嚴格禁止網(wǎng)上共享，確保管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全可靠。平時對數(shù)據(jù)庫要及時進行備份，處理好信息數(shù)據(jù)庫公開使用、限制使用和內(nèi)部使用的界限，嚴把人事檔案利用審查關(guān)，不該提供的內(nèi)容絕不提供。要對高職院校人事檔案進行信息化，同時又要切實保證相關(guān)信息的安全，要正確處理好開發(fā)和保密、利用與安全的關(guān)系。

建立安全技術(shù)保障體系，根據(jù)檔案信息使用者的不同目的，設(shè)定使用權(quán)限，根據(jù)不同密級，確定控制訪問的許可范圍。

六、加強學(xué)習，增強檔案管理人員素質(zhì)

首先，要提高人事檔案管理人員的政治素質(zhì)，一方面，在思想政治上要與黨中央保持高度一致，以科學(xué)發(fā)展觀和創(chuàng)新的理念武裝頭腦。另一方面，要嚴格遵守保密制度，提高責任心，同時還應(yīng)具有良好的職業(yè)操守，絕不出現(xiàn)檔案資料的漏歸、錯歸現(xiàn)象，虛假材料要一律剔除，讓其無處藏身，以飽滿的工作熱情、嚴格謹慎的做事態(tài)度、良好的專業(yè)素養(yǎng)服務(wù)于人事檔案事業(yè)。

其次，要建立良好的學(xué)習機制，定期對檔案工作人員進行各種形式的培訓(xùn)，通過講座、知識小競賽等對人事檔案的新政策、新制度進行學(xué)習。同時，對其要增強業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，在拓寬其知識面的基礎(chǔ)上，提高其綜合分析能力，還要加強計算機基礎(chǔ)知識和人事檔案管理系統(tǒng)的掌握和運用，努力使高職院校人事檔案工作人員成為既具備檔案專業(yè)素養(yǎng)，又熟練掌握計算機相關(guān)信息技術(shù)的復(fù)合型專業(yè)人才。

高職院校的人事檔案管理主要是以高校的改革發(fā)展為中心，為高校的人力資源開發(fā)、信息利用等提供服務(wù)。而高校是以教學(xué)和科研為主要業(yè)務(wù)的事業(yè)機構(gòu)，有著得天獨厚的軟硬件環(huán)境條件，為建設(shè)和實現(xiàn)檔案信息化創(chuàng)造了條件。我們應(yīng)該充分發(fā)揮高校自身的特點，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，立足現(xiàn)在，規(guī)劃未來，更好地為高職院校服務(wù)，為教職工服務(wù)，從而推動高校人事檔案工作的健康、順利發(fā)展。