信息化背景下高校人事檔案管理的創(chuàng)新研究

張 瑾

(山東女子學(xué)院，山東 濟南 250300)

一、高校人事檔案管理信息化的重要性

在高校人事管理工作中，人事檔案管理工作占據(jù)著非常重要的位置。其主要指對高校師生、工作人員等的人事檔案的存放與管理，這項工作的有效展開有利于高校的人事管理。但據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，高校人事檔案管理工作狀況并不理想，許多高校對人事檔案管理工作缺乏足夠的重視，管理模式、方法等陳舊落后，管理效率不高。為此，在信息化時代的發(fā)展背景下，創(chuàng)新高校人事檔案管理，構(gòu)建信息化的人事檔案管理模式，對于有效提高高校人事檔案管理的服務(wù)水平與效率十分有利。

針對高校人事檔案管理的堪憂現(xiàn)狀，高校人事檔案管理模式必須緊隨高校人事制度的變化而不斷進行革新，根據(jù)新形勢與新要求進行不斷的優(yōu)化與創(chuàng)新。伴隨計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，實現(xiàn)高校人事檔案管理信息化顯然十分重要，這是促進高校人事檔案管理進入現(xiàn)代化管理模式的必然趨勢。合理利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以大大提高高校人事檔案管理的工作效率，幫助高校檔案管理人員快速處理檔案的統(tǒng)計、檢索、編目等工作，減輕其工作壓力。同時，便捷的計算機網(wǎng)絡(luò)通訊，能夠有效實現(xiàn)對人事檔案信息資源的實時共享，這為高校人事管理工作提供了大量的信息依據(jù)，利于高校高層做出正確的決策判斷。由此可見，建立健全創(chuàng)新型信息化的高校人事檔案管理具有重要意義。

二、信息化背景下高校人事檔案管理的創(chuàng)新研究

(一)樹立創(chuàng)新意識，優(yōu)化制度保障

在信息化時代的發(fā)展背景下，高校人事檔案管理工作人員需要樹立創(chuàng)新意識，積極利用科學(xué)技術(shù)來優(yōu)化與提升高校的人事檔案管理，以實現(xiàn)高校人事檔案管理的信息化、自動化，促進高校人事檔案管理工作的有效性與及時性。創(chuàng)新高校人事檔案管理的工作理念，是推進高校人事檔案管理工作不斷取得進步的必然要求，但要實現(xiàn)高校人事檔案的信息化創(chuàng)新管理，還需要建立健全管理制度，以優(yōu)化制度保障來促進高校人事檔案管理工作的順利開展。管理制度的建立健全與創(chuàng)新需要考慮人事檔案管理工作的整個流程，包括前期工作的各方面(如材料收集、鑒別、歸檔、整理等)、后期工作的各方面(如保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞、保密等)，這些都需要在高校人事檔案的管理制度中有所涉及。同時，還需要包括工作細則、崗位職責(zé)等方面內(nèi)容。

(二)加強技術(shù)引進，建立信息化管理模式

實現(xiàn)高校人事檔案的信息化管理，加強技術(shù)引進是基本保障，這是建立信息化高校人事檔案管理模式的必要前提。高校的人事檔案管理主要是針對工作人員檔案的管理，他們的工作成績、工作能力都充分記錄在人事檔案中，這項工作的有效開展有利于高校選人用人與實現(xiàn)人才資源的優(yōu)化配置。在信息技術(shù)的支持下，為高校構(gòu)建一個人才資源共享平臺，科學(xué)、分類管理人事檔案材料，實現(xiàn)人事管理工作與檔案信息存儲的同步進行，以形成綜合性的人力資源信息庫。高校要建立科學(xué)的人事檔案管理信息體系，就需要借助計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)筑一個全面、系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)庫，對高校所有工作人員和學(xué)生的人事檔案進行統(tǒng)一管理、細致劃分。要以計算機為主要工具，充分實現(xiàn)高校人事檔案管理的信息化與自動化，擴大人事檔案信息服務(wù)范圍，以提高人事檔案管理的實用性。

(三)建立專業(yè)化管理隊伍，提升管理人員專業(yè)水平

當前，許多高校為節(jié)省開支并未組建一支專業(yè)化的人事檔案管理隊伍，大多由一般工作人員來進行人事檔案管理工作，甚至于有些高校直接選用兼職大學(xué)生來管理?？上攵?，這些都是造成高校人事檔案管理工作效率極低、問題突出的主要緣由。因此，為了提高高校人事檔案管理工作的效率，建立專業(yè)化的管理隊伍尤為重要，同時還需對管理隊伍中的工作人員進行思想與業(yè)務(wù)方面的雙重培訓(xùn)，以提高高校人事檔案管理人員的思想素質(zhì)與專業(yè)服務(wù)水平。要對高校人事檔案的管理人員進行思想政治教育、職業(yè)道德教育，以提高其思想政治水平，增強其職業(yè)道德、責(zé)任心、敬業(yè)精神等。同時，要加強對高校人事檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，使其掌握現(xiàn)代管理技術(shù)與方法，這也是加快實現(xiàn)高校人事檔案信息化管理的有效保障。

(四)創(chuàng)新個性化管理方式，完善管理監(jiān)督機制

高校人事檔案信息化管理為促進高校充分實施公開、公平、競爭、擇優(yōu)的人才選拔機制提供了可能的條件。而創(chuàng)新個性化管理方式，為高校各類人才提供個性化檔案服務(wù)，并完善人事檔案管理的監(jiān)督機制，利于發(fā)揮高校人事檔案信息化管理工作的最大作用。高校人事檔案管理工作人員可以從個性特征、專業(yè)技術(shù)、業(yè)務(wù)能力三個方面入手，對高校各種人才進行不同層次的檔案劃分與歸類，這樣能夠?qū)@些人才進行綜合的初步評價，以充分挖掘其優(yōu)勢，從而利于高校的高層領(lǐng)導(dǎo)全面了解人才，達到選好人才、用好人才的最佳效果。除此之外，高校人才檔案管理監(jiān)督機制的完善工作需要同步進行，對高校人事檔案管理部門的工作全過程進行合法化監(jiān)督，從而確保高校人事檔案管理合法化、公開化。

三、結(jié)語

科學(xué)、創(chuàng)新的管理是促進各個領(lǐng)域、各項工作順利有效落實與開展的保障，對于高校人事檔案管理工作也是如此。信息化、創(chuàng)新型的高校人事檔案管理，能夠有效推動高校人事工作的開展，對于高校的科學(xué)發(fā)展極為有利。順應(yīng)信息化時代的發(fā)展需求，高校應(yīng)注重建立人事檔案管理工作的信息化、創(chuàng)新化，這不僅能夠充分利用現(xiàn)代化管理技術(shù)提升高校人事檔案管理工作的效率，而且積極采取相應(yīng)的創(chuàng)新管理也利于促進高校人事檔案管理與人事工作的有效開展。