花涼亭灌區(qū)經(jīng)濟檔案建設(shè)與管理探討

陳衛(wèi)國,程慧紅,張強民,黃 義,張安全,胡常海

(1.安慶市花涼亭灌區(qū)管理局,安徽 安慶 246411; 2.安慶市花涼亭灌區(qū)管理局渠首電站所,安徽 安慶 246412)

1 灌區(qū)檔案管理現(xiàn)狀

花涼亭灌區(qū)位于安徽西南丘陵,皖河流域長河與華陽河水域,是國家大Ⅱ型灌區(qū),灌溉區(qū)域控制面積1 407.6 km2,農(nóng)業(yè)灌溉面積105.83 km2,累計輸水169億m3,灌溉農(nóng)田約160萬hm2,共創(chuàng)造社會經(jīng)濟效益70多億元?；鐾す鄥^(qū)檔案始建于1962年,2005年按國家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)整改修訂、驗查、清理、編冊入檔。目前灌區(qū)有檔案庫房4間,檔案信息自動化大廳1間,柜架25個。現(xiàn)藏有檔案5 879卷(冊),工程繪圖約311張,計2 474件，其中工程、財務(wù)經(jīng)濟檔案3 700多卷(本)。設(shè)水管經(jīng)濟檔案分析室，檔案室面積106m2,庫房面積190m2,檔案庫保存了灌區(qū)建成以來的灌溉水利年鑒資料,初建、改擴建與節(jié)水改造、旱澇災(zāi)害等珍貴原始數(shù)據(jù)檔案資料。設(shè)置實物檔案柜和密集架，配備電腦、查詢機等設(shè)備以及自動化管理系統(tǒng)設(shè)施平臺，基本形成灌區(qū)經(jīng)濟業(yè)務(wù)檔案收集、整理、查詢一體化管理，檔案建設(shè)初具規(guī)模。2007年12月花涼亭灌區(qū)被評為省級檔案管理一級單位。

花涼亭灌區(qū)發(fā)展初期為粗放式經(jīng)營模式:水利建設(shè)投入不足、低水平重復(fù)建設(shè)、工程設(shè)施利用效率低下。這不僅制約灌區(qū)經(jīng)濟發(fā)展,也給檔案管理帶來一定束縛。灌區(qū)經(jīng)濟檔案建設(shè)與管理工作是一項服務(wù)性、專業(yè)性很強的工作,需要各級領(lǐng)導(dǎo)給予高度重視。然而,灌區(qū)經(jīng)濟檔案在農(nóng)業(yè)灌溉經(jīng)濟中的作用并未真正發(fā)揮,檔案規(guī)范建設(shè)起步晚、標(biāo)準(zhǔn)低、發(fā)展慢。灌區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后,資料歸檔率低,檔案中工程、統(tǒng)計、財務(wù)等指標(biāo)數(shù)據(jù)混雜,檔案咨詢服務(wù)不強、解釋不清、查詢不明,在農(nóng)業(yè)水利政策調(diào)整和灌區(qū)變化時檔案也未及時進(jìn)行修訂整理,沒有完全反映灌溉經(jīng)濟的特殊性,從而影響定量核算[1]。

2 灌區(qū)檔案管理存在的問題

a. 歸檔率不高，資料不完整。盡管花涼亭灌區(qū)經(jīng)濟檔案建設(shè)與管理已取得一定效果,但還存在歸檔速度慢、內(nèi)容不全面、制度不規(guī)范,資料整理不夠全面,整理方法不科學(xué),檔案信息查詢、服務(wù)不力等問題。檔案間接性、潛在性、滯后性特點未得到充分地認(rèn)識,經(jīng)濟檔案管理工作往往被水管單位管理員忽視。例如:對涉及工程質(zhì)量驗收的經(jīng)濟檔案資料未能跟蹤和檢查,有的基層水管科室雖保存招投標(biāo)財務(wù)檔案文件,卻沒有保留該環(huán)節(jié)最重要評標(biāo)報告,并未及時送達(dá)歸檔[2]。檔案資料分類所設(shè)結(jié)構(gòu)、基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)平臺、語義注釋、業(yè)務(wù)流程、制度方法等不齊備,經(jīng)濟檔案數(shù)據(jù)資料質(zhì)量偏差，影響了工程檔案效果。灌區(qū)檔案缺少專職管理人員,兼職人員多,例如科室會計員兼管檔案文書與統(tǒng)計工作,一手多用,對會計檔案來龍去脈不清楚,籠統(tǒng)歸納,出現(xiàn)重復(fù)歸檔,增加檔案管理的難度,沒有制訂檔案管理規(guī)章制度,由于經(jīng)濟檔案管理方法落后嚴(yán)重影響了歸檔質(zhì)量,無法滿足灌區(qū)檔案管理建設(shè)發(fā)展要求。

b. 檔案管理分類及形式不全。經(jīng)濟檔案有多種,包括年度與季期經(jīng)濟變化、業(yè)務(wù)機構(gòu)與人員變動、分析附錄及備件說明、會計文件和會議紀(jì)要等類型,各分類法的編輯與選擇不充分、顯得混亂。灌溉經(jīng)濟檔案信息管理在多樣化、分段式方面,缺乏統(tǒng)一、協(xié)調(diào)、系統(tǒng)的管理,存在規(guī)則綜合空隙。在農(nóng)村灌溉經(jīng)濟管理中,許多變量因素是相互制約、相互關(guān)聯(lián)的,只有管理好灌區(qū)經(jīng)濟檔案，對其進(jìn)行科學(xué)分類，細(xì)化歸檔整理、優(yōu)化檔案信息,才能真實反映灌區(qū)灌溉供水實際情況。尤其是在防洪除澇、農(nóng)業(yè)灌溉、城鄉(xiāng)供水、水土保持等工程體系中,檔案信息的監(jiān)察等工作,還存在不全面、不細(xì)致、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、組卷凌亂、內(nèi)容單一等問題。

c. 基礎(chǔ)設(shè)施不完善。灌區(qū)改擴建及配套設(shè)施工程建設(shè)緩慢,影響了檔案管理建設(shè)工作,反映在檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后，檔案管理方式落后,標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度不高等方面。

3 加強灌區(qū)檔案管理的對策及建議

a. 創(chuàng)新管理模式,引領(lǐng)灌區(qū)經(jīng)濟檔案上臺階?？茖W(xué)管理花涼亭灌區(qū)水利經(jīng)濟檔案,大力開發(fā)檔案信息資源,多層次、多方位、多形式向各農(nóng)業(yè)部門和社會提供經(jīng)濟服務(wù),是實現(xiàn)灌區(qū)水利檔案自身價值和經(jīng)濟管理的根本目的。建立完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的農(nóng)業(yè)水利經(jīng)濟科技檔案,是花涼亭灌區(qū)檔案建設(shè)與管理根本要求,對檔案驗收監(jiān)督檢查顯得十分重要,尤其反映在農(nóng)業(yè)匯總整形上報的灌溉供水、財會、基建、水文、水資源、水土保持、勘測與規(guī)劃設(shè)計等灌區(qū)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)文件資料方面,按經(jīng)濟、工程、人事檔案分類，細(xì)化歸檔范圍，明確整編內(nèi)容，科學(xué)有效地規(guī)范管理經(jīng)濟檔案。實現(xiàn)灌區(qū)檔案資料的數(shù)據(jù)科學(xué)化管理和網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理手段的現(xiàn)代化、檔案咨詢業(yè)務(wù)智能化,滿足灌區(qū)農(nóng)業(yè)水利灌溉、渠道改擴建與節(jié)水工程多方位、多區(qū)域利用經(jīng)濟檔案資料的需求,為灌區(qū)水利發(fā)展和農(nóng)業(yè)經(jīng)濟提供方便、快捷、高效的經(jīng)濟檔案服務(wù)功能[3]。

b. 加強檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。運用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)支撐經(jīng)濟檔案建設(shè)與管理。經(jīng)濟業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)代化不僅僅是實現(xiàn)檔案的加工、存貯、檢索計算機化,還應(yīng)以經(jīng)濟服務(wù)為中心開發(fā)檔案系統(tǒng),提高灌區(qū)經(jīng)濟檔案綜合利用率,夯實檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。督促灌區(qū)各縣水利基層單位做好檔案管理工作，經(jīng)常性地開展綜合性檔案管理員業(yè)務(wù)技能培訓(xùn),培養(yǎng)農(nóng)業(yè)灌溉電子文檔會計員、經(jīng)濟分析員與電子檔案管理員是灌區(qū)的當(dāng)務(wù)之急。

c. 科技檔案一體化管理模式。信息智能化管理范制是經(jīng)濟檔案管理的發(fā)展趨勢。檔案管理業(yè)務(wù)分析服務(wù)硬件和軟件的采用,以及高科技設(shè)施引進(jìn)和普及是花涼亭灌區(qū)農(nóng)業(yè)灌溉檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)的首要任務(wù)。所謂科技檔案一體化管理是指水利工程業(yè)務(wù)檔案經(jīng)濟評價、分析與財務(wù)管理、圖書信息工作一體化,依托計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),從經(jīng)濟系統(tǒng)論的角度出發(fā),對檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學(xué)管理,使檔案管理系統(tǒng)化和規(guī)范化[4]發(fā)揮檔案及其總體最大效能,確保灌區(qū)經(jīng)濟檔案管理的高效和優(yōu)化,完成業(yè)務(wù)全程、集成、優(yōu)化、綜合的檔案管理程控系統(tǒng)?；鐾す鄥^(qū)檔案文件資料及數(shù)據(jù)質(zhì)量的監(jiān)管與控制、組卷模塊程控開發(fā)是連接農(nóng)業(yè)灌區(qū)自動化信息通道,進(jìn)行經(jīng)濟文檔一體化研究和開發(fā)的必備工作,集中體現(xiàn)在農(nóng)業(yè)經(jīng)濟系統(tǒng)轉(zhuǎn)庫、組卷上。

d. 著力夯實基層檔案基礎(chǔ),提高管理效率。實行水管檔案保密、統(tǒng)計檢索編研、監(jiān)督檢查制度。隨著農(nóng)村產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整變化,低碳高效農(nóng)業(yè)經(jīng)濟發(fā)展,種植更加集約化,農(nóng)民對用水的質(zhì)量要求越來越高，因此必須加快灌溉現(xiàn)代化建設(shè),提高花涼亭灌區(qū)基層單位經(jīng)濟檔案的服務(wù)水平,最大限度地提高供水的生產(chǎn)率和經(jīng)濟效率,對水量、水費和水信息的檔案實行科學(xué)管理。提高檔案管理效應(yīng)與灌區(qū)后勤基礎(chǔ)性工作是分不開的,如設(shè)置合理的檔案管理機構(gòu),配備高素質(zhì)的檔案管理員,嚴(yán)格做好灌區(qū)工程、會計檔案收集、保管、利用、設(shè)備管理維護,及時解決異構(gòu)檔案數(shù)據(jù)整合問題、檔案業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)設(shè)計、會計檔案的規(guī)范化管理等問題,是灌區(qū)經(jīng)濟檔案管理業(yè)務(wù)工作效率提高的關(guān)鍵。

4 結(jié) 語

經(jīng)濟檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是衡量檔案工作現(xiàn)代化的一個重要尺度[3],是提高灌區(qū)檔案工作效率的必由之路。加快花涼亭灌區(qū)經(jīng)濟檔案管理建設(shè)步伐,適應(yīng)現(xiàn)代大農(nóng)業(yè)經(jīng)濟信息化發(fā)展趨勢,是灌區(qū)檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求,也是花涼亭灌溉經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展的根本保證。

參考文獻(xiàn)：

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