加強電子文件歸檔管理的措施

宋青霞

（濟鋼集團有限公司辦公室，山東濟南 250101)

經(jīng)濟與管理

加強電子文件歸檔管理的措施

宋青霞

（濟鋼集團有限公司辦公室，山東濟南 250101)

電子文件是檔案信息資源的重要組成部分，應從電子文件形成到歸檔管理的各個環(huán)節(jié)，采用切實可行的技術管理手段進行有效的歸檔管理。通過采取防寫技術、信息加密技術等數(shù)字信息安全技術及完善的管理措施，確保歸檔電子文件的真實性；從個體和整體兩個層次上，保證電子文件歸檔的齊全完整性；總結經(jīng)驗和教訓，做好邏輯歸檔和物理歸檔工作。

電子文件；歸檔管理；信息技術

1 前言

電子文件是信息化條件下文件和檔案的一種新型載體，是檔案信息資源的重要組成部分，加強歸檔管理的重要性不言而喻。目前，由于各企業(yè)辦公自動化應用水平參差不齊，對電子文件管理的手段也各不相同，在進行歸檔工作過程中或多或少地存在著若干問題和困擾，例如怎樣確保電子檔案的真實性、完整性及處理好邏輯歸檔和物理歸檔的關系等。在此，筆者以為應從電子文件形成到歸檔管理的各個環(huán)節(jié)，采用切實可行的技術管理手段，來進行有效的歸檔管理。

2 電子文件歸檔管理手段

電子文件歸檔，具有依賴計算機軟硬件系統(tǒng)、信息形態(tài)數(shù)字化、網(wǎng)絡化及可變性和不安全性等特點，所涉及的環(huán)節(jié)較多，受到的制約因素復雜，需要電子文件形成部門、檔案管理部門、檔案軟件公司和OA信息管理等部門協(xié)同強化歸檔管理手段。

2.1 確保歸檔電子文件的真實性

電子文件歸檔形成電子檔案，其行政效力及法律證據(jù)作用的發(fā)揮從根本上依賴其真實性的保證，因此能否應對電子檔案真實性的挑戰(zhàn)顯得極為重要。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案真實性威脅主要來自于未授權用戶的非法纂改，由于這種篡改極易被發(fā)現(xiàn)，檔案部門通過逐步完善并嚴格執(zhí)行管理制度就能解除威脅；而對電子檔案而言，不但未授權用戶非法篡改的幾率增加，而且出現(xiàn)了更多軟硬件網(wǎng)絡方面的威脅因素，僅靠傳統(tǒng)的管理方法無法保證其真實性。如今電子文件歸檔管理的核心目標之一就是如何維護電子檔案的真實性，無論電子文件的歸檔格式與其生成或收發(fā)格式是否相同，都必須能夠準確地表現(xiàn)原來生成或收發(fā)的內(nèi)容，使電子檔案具有與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一樣的法律憑證價值。對此，數(shù)字信息安全技術對于拯救電子檔案所面臨的真實性危機就顯得異常重要。

目前，對電子文件真實性的維護采取的技術措施主要有：防寫技術、信息加密技術、信息確認技術（數(shù)字簽名技術、報文認證技術、數(shù)字水印技術）、訪問控制技術（防火墻、身份驗證）、防病毒技術、審計技術。同時，維護電子檔案真實性同樣需要執(zhí)行一套完善的管理措施。目前主要管理措施：1）嚴格界定管理人員的職責權限；2）超前介入電子文件管理系統(tǒng)的開發(fā)；3）全程記錄電子文件生命周期的各項操作；4）建立真實性的驗證標準和認證體系。

2.2 保證歸檔電子文件的齊全完整性

維護電子檔案的完整，一方面要從數(shù)量上保證檔案的齊全，不要殘缺短少；另一方面從質(zhì)量上，即從系統(tǒng)性方面維護檔案的有機聯(lián)系，不要人為地割裂分散，或者零亂堆砌。紙質(zhì)檔案完整性包括單份檔案個體完整和相關檔案整體齊全完整，實際工作中單份檔案的完整性問題并不突出，更多的是具有有機聯(lián)系的相關檔案的齊全完整問題，可通過設置合理的歸檔范圍和完善的保管制度來實現(xiàn)維護。電子檔案的完整性具有個體和整體兩層含義。由于電子文件邏輯結構復雜，而且容易在傳輸、遷移的過程中發(fā)生信息丟失，所以檔案文件個體完整性在數(shù)字環(huán)境下就突顯出來，成為數(shù)字檔案完整性維護的重要內(nèi)容，與此同時，紙質(zhì)環(huán)境中強調(diào)的相關檔案文件的整體齊全性問題在數(shù)字環(huán)境中已變得越發(fā)復雜，同樣不容輕視。

個體層次的完整性維護是電子檔案完整性維護的重點和難點。個體的完整是指電子文件的內(nèi)容、結構、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。其中內(nèi)容、結構和背景信息是組成文件的三要素，通過元數(shù)據(jù)來進行具體定義、規(guī)定和描述并予以集中，因此要通過完整合理地采集上述三要素的相關數(shù)據(jù)并進行妥善保存，來實現(xiàn)電子檔案個體層次上的完整性要求，需要確定合理的元數(shù)據(jù)集，制定科學的數(shù)據(jù)采集標準。

電子檔案整體的完整是指圍繞某一項社會活動所形成的所有電子檔案的數(shù)量齊全，著眼于電子檔案之間的有機聯(lián)系，要求將同一社會活動中形成的具有有機聯(lián)系的所有電子檔案進行有序集合，完整客觀地再現(xiàn)該社會活動的總體面貌和全部過程。由于同一社會活動形成的電子檔案可能存在于不同的信息系統(tǒng)中，不能忽略它們之間的有機聯(lián)系，應一并歸檔管理。

在通過接口程序進行電子文件歸檔的實踐中，一方面，由于技術上的問題可能造成某些簽名或文件丟失現(xiàn)象，這需要對照紙質(zhì)文件進行完整性檢測。但由于目前電子檔案的完整性檢測主要是靠人工完成的，而人工監(jiān)測又受到監(jiān)測條件及其業(yè)務水平和責任心等的制約，其質(zhì)量較難得到保證，所以有必要把歸檔環(huán)節(jié)提前到文件形成階段。在OA系統(tǒng)中對電子文件實施前端控制和全程規(guī)范化管理，提高系統(tǒng)的自動化水平。另一方面，在一個有著幾十個全宗的公司檔案管理系統(tǒng)中，如果各二級單位檔案員不能做到按規(guī)定要求歸檔，極易造成一份文件在一個系統(tǒng)里充重復歸檔，存儲設備就有可能被垃圾文件所充斥，所以必須及時清除，真正做到該歸檔的必須歸檔，不該歸檔的堅決不歸檔。

2.3 做好邏輯歸檔和物理歸檔工作

邏輯歸檔是指將電子文件的管理權從網(wǎng)絡上轉移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時保持不變。物理歸檔是指把計算機及其網(wǎng)絡上的電子文件集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上，并向檔案部門移交的過程。

物理歸檔按傳輸方式又可分為網(wǎng)絡歸檔和介質(zhì)歸檔兩種。網(wǎng)絡歸檔是指將歸檔電子文件通過網(wǎng)絡直接傳輸?shù)綑n案部門規(guī)定的服務器地址中，并存儲在檔案部門本地載體的過程，也稱在線式歸檔；介質(zhì)歸檔是指電子文件存儲在一定的介質(zhì)上移交給檔案部門，也稱卸載式歸檔。

總結實際工作中的管理經(jīng)驗，電子文檔歸檔工作可采取以下方式：1）凡在網(wǎng)絡中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔。2）要求歸檔的電子文件進行標準化管理后，刻錄到耐久性較好的只讀光盤載體上，制作3套分別用于封存保管、查閱使用、異地保存。加密電子文件，應在解密后再制作拷貝。存儲電子檔案的載體或裝具應貼明標簽，注明載體參數(shù)及序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期、硬件環(huán)境、軟件環(huán)境等信息，歸檔后的電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態(tài)。3）特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存儲相應的查看軟件。相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等也應一同歸檔。歸檔電子文件應以盤為單位填寫歸檔電子文件登記表首頁，以件為單位填寫續(xù)頁。對需要長期保存的電子文件，應在每一個電子文件的載體中同時存有相應的機讀目錄。4）對歸檔電子文件的基本技術條件進行檢測，檢測各電子文件所依賴的硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。電子文件歸檔前應當進行歸檔鑒定，對電子文件的真實性、完整性、有效性進行檢驗和審核，確定密級和保管期限。

3 結語

電子文件歸檔工作是一項管理和技術相結合的較為復雜和細致的重要工作，雖然在實際工作過程中難免會遇到一些問題，但是只要檔案部門管理人員與檔案軟件公司和OA信息管理部門的技術人員能夠高度重視，加強工作溝通協(xié)調(diào)，密切合作，及時總結經(jīng)驗，吸取教訓，持續(xù)改進，電子文件歸檔工作一定會更加科學規(guī)范，管理水平隨之不斷提升，以發(fā)揮其應有的價值。

Measuresof Enhancing Electronic Filing Management

SONG Qingxia

（The Administrative Office of Jinan Iron and Steel Group Corporation,Jinan 250101,China）

Electronic documents are important components of archive information resource,for which effective filing management should be carried out by adopting practical technological measures.To ensure authenticity of the filing electronic files by adopting digital information security as writing protection technology,encipherment protection and perfect management measures;to ensure completeness and integrity of the filing electronic files individually and generally;to draw lessons and accumulate experiences to do a good job in logical and physical filings.

electronic documents;filing management;authenticity;integrity

G275.7

B

1004-4620（2014）03-0065-02

2014-04-28

宋青霞，女，1967年生，2006年畢業(yè)于北京科技大學控制工程專業(yè)。現(xiàn)為濟鋼辦公室檔案館高級工程師，從事計算機應用工作。