ERP系統(tǒng)在設(shè)備管理中的應(yīng)用

陸愛飛

（新疆石河子市長運(yùn)生化有限責(zé)任公司 新疆石河子）

對(duì)企業(yè)來說，設(shè)備價(jià)值在全部資產(chǎn)中占有極大的比重，而對(duì)于生產(chǎn)型企業(yè)來說，設(shè)備的穩(wěn)定性不但直接影響生產(chǎn)力，還制約著產(chǎn)品質(zhì)量。所以確保設(shè)備正常運(yùn)行，保障生產(chǎn)進(jìn)度的按期完成，是設(shè)備管理工作的主要內(nèi)容。采用先進(jìn)的管理軟件輔助設(shè)備管理工作，在充分利用現(xiàn)有資源，降低維護(hù)成本和減少設(shè)備停機(jī)時(shí)間方面，可起到很好的助動(dòng)作用。企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）作為一種新的管理理念和軟件系統(tǒng)，融合了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和管理領(lǐng)域的具體業(yè)務(wù)，它在企業(yè)資源最優(yōu)化配置的前提下，整合了企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、質(zhì)量、人力資源和銷售管理等所有的經(jīng)營活動(dòng)，可達(dá)到提高經(jīng)營與管理效率的目地，既利于實(shí)時(shí)控制經(jīng)營狀況和保持業(yè)務(wù)的穩(wěn)步發(fā)展，又可為企業(yè)參與激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)提供有力幫助。長運(yùn)生化公司于2006年6月啟動(dòng)ERP項(xiàng)目，經(jīng)過不懈努力，已建成公司級(jí)的設(shè)備管理信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了物流、資金流和信息流三流合一與信息高度共享的工作目標(biāo)，取得了較好效果。

一、ERP設(shè)備管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)

ERP與其說是一種成功的管理系統(tǒng)軟件，不如說是一種先進(jìn)的企業(yè)管理理念，而ERP系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)其先進(jìn)管理思想和方法的重要工具與手段。為更能貼近企業(yè)實(shí)際，在實(shí)施前應(yīng)首先進(jìn)行統(tǒng)一、全面的規(guī)劃與設(shè)計(jì)，并制定出明確的建設(shè)目標(biāo)，以確保各項(xiàng)計(jì)劃的按期實(shí)現(xiàn)。具體內(nèi)容如下。

（1）實(shí)現(xiàn)設(shè)備規(guī)范化管理。通過學(xué)習(xí)和采納先進(jìn)的管理思想和設(shè)備維修理念與模式，不斷提高設(shè)備檢維修水平，實(shí)現(xiàn)設(shè)備的科學(xué)修理和降低維修成本。

（2）提高資金周轉(zhuǎn)率。在保證正常安全生產(chǎn)的情況下，通過加強(qiáng)庫存管理等一系列方式與方法，不斷降低現(xiàn)有庫存數(shù)量和提高資金周轉(zhuǎn)速度。

（3）為決策制定提供可靠依據(jù)。根據(jù)跟蹤、記錄設(shè)備管理中相關(guān)數(shù)據(jù)發(fā)生變化的趨勢(shì)，以及相關(guān)費(fèi)用的支出情況等，按照既定方式進(jìn)行分析和統(tǒng)計(jì)后，能為企業(yè)制定相關(guān)決策提供可靠的依據(jù)。

（4）將運(yùn)行臺(tái)賬、交接記錄、設(shè)備管理數(shù)據(jù)處理等全面實(shí)現(xiàn)微機(jī)化作業(yè)，實(shí)現(xiàn)設(shè)備臺(tái)賬的自動(dòng)更新，避免繁瑣的數(shù)字處理等工作，提高設(shè)備管理工作效率，降低相關(guān)人員的工作強(qiáng)度等。

（5）建立完善的設(shè)備臺(tái)賬制度，實(shí)現(xiàn)設(shè)備從采購、使用到報(bào)廢整個(gè)生命周期的科學(xué)化管理，能夠?qū)崟r(shí)顯示設(shè)備的工作狀況，建立起設(shè)備與相關(guān)資產(chǎn)的對(duì)應(yīng)關(guān)系，確?！百~、卡、物”的一致性，形成使用單位、生產(chǎn)技術(shù)部、財(cái)務(wù)等各部門統(tǒng)一的設(shè)備資產(chǎn)管理目錄。

二、ERP設(shè)備及備件管理業(yè)務(wù)流程

（1）制定需求計(jì)劃管理。使用單位根據(jù)生產(chǎn)需要，可在系統(tǒng)中錄入本單位設(shè)備及備件領(lǐng)用計(jì)劃申請(qǐng)單后上傳，運(yùn)行部對(duì)新增設(shè)備進(jìn)行編碼，形成設(shè)備及備件需求計(jì)劃。

（2）審批使用計(jì)劃管理。設(shè)備需求計(jì)劃在使用單位確認(rèn)和審批后上傳，再經(jīng)生產(chǎn)技術(shù)部及經(jīng)營副總審批后上傳。

（3）制定采購計(jì)劃管理。倉管部門從考慮安全庫存情況出發(fā)，利用系統(tǒng)自動(dòng)平衡利庫，將各單位設(shè)備及備件需求計(jì)劃在系統(tǒng)中錄入和匯總，形成采購計(jì)劃后上傳。

（4）審批設(shè)備及備件采購計(jì)劃管理。由公司規(guī)劃發(fā)展部和經(jīng)營副總審批后上傳。

（5）執(zhí)行設(shè)備及備件采購計(jì)劃管理。采購供應(yīng)部在系統(tǒng)中對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行分析后，組織完成招標(biāo)等工作，在確定采購方案后上傳。經(jīng)營副總審批后下傳至采購供應(yīng)部、倉庫和財(cái)務(wù)部。

（6）入庫管理。設(shè)備及備件到貨后，由生產(chǎn)技術(shù)部組織采購、使用單位等，根據(jù)合同及供應(yīng)商發(fā)貨單等對(duì)所購物品的種類、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、技術(shù)要求等進(jìn)行逐項(xiàng)驗(yàn)收，并在系統(tǒng)中予以確認(rèn)后上傳。倉庫確認(rèn)后即可辦理入庫手續(xù)。

（7）設(shè)備臺(tái)賬管理。生產(chǎn)技術(shù)部對(duì)入庫的每臺(tái)設(shè)備要進(jìn)行編號(hào)，同時(shí)錄入設(shè)備型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、使用日期、出廠編號(hào)、設(shè)備原值、使用年限等相關(guān)信息。

（8）出庫管理。使用單位在系統(tǒng)中根據(jù)領(lǐng)用計(jì)劃申請(qǐng)單的要求與內(nèi)容制定出領(lǐng)料申請(qǐng)單后上傳，生產(chǎn)技術(shù)部接到后審批并上傳，財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)可在系統(tǒng)中制定出物品出庫單和打印出領(lǐng)料單后上傳，倉庫按照領(lǐng)料單中的項(xiàng)目及內(nèi)容發(fā)放給使用單位，并在系統(tǒng)中予以確認(rèn)。

（9）設(shè)備維修及檢定計(jì)劃管理。使用單位根據(jù)設(shè)備運(yùn)行情況和維修計(jì)劃，提出設(shè)備維修書面申請(qǐng)后上傳，生產(chǎn)技術(shù)部審批后下達(dá)維修計(jì)劃并上傳，待經(jīng)營副總審批后執(zhí)行。使用單位根據(jù)維修計(jì)劃在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建設(shè)備維修訂單(附維修訂單號(hào))，同時(shí)查詢維修備件的庫存情況，如無庫存，則按備件采購流程提出采購申請(qǐng)并檢驗(yàn)入庫，大修時(shí)由維修人員根據(jù)工作領(lǐng)料單進(jìn)行領(lǐng)取。

（10）維修與驗(yàn)收管理。由使用單位自行修理的設(shè)備，應(yīng)在系統(tǒng)中錄入維修情況后上傳，包括故障原因、處理過程、處理結(jié)果、備件領(lǐng)用情況等，生產(chǎn)技術(shù)部予以審核。維修完成由生產(chǎn)技術(shù)部維修工程師等進(jìn)行確認(rèn)后，備件采購人員提交驗(yàn)收單和訂單到財(cái)務(wù)部，由其完成付款和發(fā)票校驗(yàn)工作。最后工程師對(duì)工單進(jìn)行技術(shù)關(guān)閉，會(huì)計(jì)進(jìn)行業(yè)務(wù)關(guān)閉。

（11）維修合同的簽訂與管理。需外委修理的設(shè)備，由有關(guān)人員創(chuàng)建工單，需表明應(yīng)修理的內(nèi)容及外委方的相關(guān)信息，并下達(dá)工單。設(shè)備科按照審批后的維修計(jì)劃，與修理單位鑒定維修合同。

（12）設(shè)備使用狀況監(jiān)控管理。設(shè)備科按照使用單位申請(qǐng)開出設(shè)備交接單，發(fā)現(xiàn)設(shè)備損壞時(shí)，應(yīng)依據(jù)不同情況開出相應(yīng)罰款單。內(nèi)部修復(fù)的，開出零部件更換單；外委修理的，按照合同中的相關(guān)要求處理。交接設(shè)備時(shí)，要記錄事故情況、事故率統(tǒng)計(jì)等，并制定綜合考核月報(bào)。

（13）設(shè)備報(bào)廢管理。經(jīng)設(shè)備科鑒定屬報(bào)廢的設(shè)備，需開出報(bào)廢申請(qǐng)單，由資產(chǎn)鑒定報(bào)廢小組鑒定后上報(bào)相關(guān)業(yè)務(wù)部門審批后執(zhí)行。

（14）設(shè)備出售管理。設(shè)備科對(duì)欲出售的設(shè)備，首先要開出設(shè)備出售單后上傳，買方憑經(jīng)營部門領(lǐng)導(dǎo)審批后的出售單到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行結(jié)算。

三、收到的效果與體會(huì)

采用ERP系統(tǒng)7年多來，通過采取管理創(chuàng)新和得到信息化支持后，公司的經(jīng)濟(jì)效益得到明顯提升，各方面工作均取得明顯效果，主要體現(xiàn)在以下方面：

（1）ERP設(shè)備管理系統(tǒng)，有效整合了設(shè)備管理中的業(yè)務(wù)流、資金流和信息流，能夠?qū)崟r(shí)集成設(shè)備、倉庫、采購、財(cái)務(wù)等各種信息，使查詢、統(tǒng)計(jì)功能更加簡(jiǎn)便，應(yīng)用范圍更為廣泛。做到產(chǎn)、供、銷等部門物料信息的高度集成，既不會(huì)出現(xiàn)短缺，又不會(huì)造成庫存積壓。例如，物料信息同資金信息的集成，財(cái)務(wù)賬與實(shí)物賬的同步生成，客戶、供應(yīng)商、制造商信息的集成等，既優(yōu)化了供應(yīng)鏈，實(shí)現(xiàn)協(xié)同合作競(jìng)爭(zhēng)。又能實(shí)時(shí)監(jiān)控設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)和員工的作業(yè)情況，可使歷史資料保存完整、查詢方便，記錄時(shí)間保持原始化，內(nèi)容修改痕跡清晰等，實(shí)現(xiàn)了公司內(nèi)設(shè)備管理信息化的高度共享。

（2）由于ERP系統(tǒng)的透明化、制度化和規(guī)范化，不但能對(duì)本單位設(shè)備管理流程進(jìn)行合理優(yōu)化，去除不必要崗位的設(shè)置，壓縮人員的編制。還可對(duì)其他單位的職責(zé)和管理權(quán)限加以整合與固化，使各項(xiàng)業(yè)務(wù)的處理與工作開展更加順暢，能最大限度地減少人為因素的干涉。各級(jí)設(shè)備管理的部門分工，也更加科學(xué)、專業(yè)和明確化，極大提高了團(tuán)隊(duì)的工作效率。

（3）ERP系統(tǒng)的設(shè)備維護(hù)子系統(tǒng)，能將維護(hù)經(jīng)驗(yàn)加入到維護(hù)任務(wù)中來，并列出注意事項(xiàng)和操作步驟，大大減少了維護(hù)中的盲目性，縮短了維護(hù)時(shí)間。設(shè)備維護(hù)系統(tǒng)還建立了常見故障的診斷數(shù)據(jù)庫，可列出故障癥狀、可能發(fā)生原因、解決方法等。能不斷積累維護(hù)工作成果與經(jīng)驗(yàn)，提高后期維護(hù)的工作效率。

（4）設(shè)備主管部門根據(jù)設(shè)備維修保養(yǎng)的需求分析，能夠進(jìn)一步細(xì)化維修與保養(yǎng)的內(nèi)容，將其科學(xué)的分為內(nèi)修和外委，預(yù)防性維護(hù)，節(jié)能改造等模塊，可有針對(duì)性地根據(jù)設(shè)備狀況，設(shè)置從下而上的上報(bào)、審批流程，保證每個(gè)階段都有監(jiān)督和審批功能，保證了設(shè)備維修保養(yǎng)的全過程控制。

（5）維修計(jì)劃管理功能，能將緊急的維修任務(wù)、到期的預(yù)維護(hù)任務(wù)及生產(chǎn)或使用部門提出的維護(hù)申請(qǐng)等進(jìn)行綜合考慮，確定優(yōu)先級(jí)，安排好人力資源。由于能和生產(chǎn)子系統(tǒng)相集成，可將維護(hù)工作和生產(chǎn)計(jì)劃綜合起來考慮，確定出雙方滿意的工作安排，避免發(fā)生沖突，確保維修計(jì)劃的可行性。

（6）能降低維修成本，減少故障停機(jī)情況的發(fā)生。通過預(yù)先做好的維護(hù)計(jì)劃，充分利用先前的修理經(jīng)驗(yàn)，使故障排除時(shí)間極大縮短；維護(hù)工作能夠嚴(yán)格按照計(jì)劃執(zhí)行，使備件庫存和采購資金大大降低。另外，設(shè)備維護(hù)系統(tǒng)的 BOM結(jié)構(gòu)還可做到按各級(jí)歸結(jié)和分析成本。

（7）利用系統(tǒng)的寄存庫管理功能，處理現(xiàn)場(chǎng)及倉庫歷年來積壓的賬外物資，實(shí)現(xiàn)對(duì)賬外備件及設(shè)備的有效管理。在系統(tǒng)中可看到現(xiàn)有庫存?zhèn)溆脭?shù)和賬外存放數(shù)，而資金不計(jì)入庫存貯備資金，避免了重復(fù)記賬問題，減少了庫存貯備資金。同時(shí)也加速了庫存資金的回籠，提高了備件計(jì)劃的準(zhǔn)確性。

（8）庫存自動(dòng)補(bǔ)貨功能，使采購工作更加及時(shí)與準(zhǔn)確，能以最合理的速度準(zhǔn)時(shí)送達(dá)。全面預(yù)算控制得到了加強(qiáng)，項(xiàng)目拖延現(xiàn)象大為減少。實(shí)現(xiàn)了從采購、領(lǐng)用、修復(fù)、報(bào)廢的全過程管理，做到賬、卡、物相一致。通過集中管理，杜絕了設(shè)備在基層單位的停滯時(shí)間，提高了利用率。不但實(shí)現(xiàn)了集成化應(yīng)用，還可建立企業(yè)決策完善的數(shù)據(jù)體系和信息共享機(jī)制。

四、結(jié)束語

對(duì)企業(yè)來講，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用是一個(gè)需要不斷完善與發(fā)展的過程。在ERP的實(shí)施過程中，要正確理解ERP的含義，并結(jié)合本系統(tǒng)的管理實(shí)際，解決好可操作性和實(shí)用性問題。如根據(jù)企業(yè)規(guī)模、行業(yè)特征、管理模式、人員素質(zhì)、經(jīng)濟(jì)支付能力等情況，設(shè)計(jì)出適合本企業(yè)特色的信息化建設(shè)實(shí)施方案，并針對(duì)存在的問題進(jìn)行必要的調(diào)整，以深入開發(fā)和最大限度地利用內(nèi)外部資源，建立適合自身發(fā)展的企業(yè)信息系統(tǒng)，與其他模塊緊密集成以后，能使設(shè)備維護(hù)管理納入到公司的統(tǒng)一規(guī)劃之中，最大限度地發(fā)揮出設(shè)備管理的優(yōu)勢(shì)。