淺談文書檔案管理

韓坤

摘要：檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作又能為查考?xì)v史提供重要的憑據(jù)。如何做好文書和檔案是管理人員的歷史責(zé)任。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理

一、實(shí)施文檔管理現(xiàn)代化是加強(qiáng)文檔管理工作的必由之路

隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。

1、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

2、利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解同，對同一個(gè)文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時(shí)省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡化整理、深化檢索的目的。

二、電子檔案是近幾年的新生事物，以及電子檔案的發(fā)展、保存

首先，我們一定要樹立電子文檔時(shí)代的到來是一個(gè)“過程”的觀念。

從理論上來說，任何事物的產(chǎn)生都要經(jīng)歷一個(gè)從孕育到誕生的過程。單純地確定一個(gè)準(zhǔn)確而具體的時(shí)間來區(qū)別傳統(tǒng)檔案時(shí)代與電子文檔時(shí)代，雖然也有一定的學(xué)術(shù)價(jià)值，但它與對電子文檔時(shí)代產(chǎn)生發(fā)展過程的認(rèn)識(shí)相比要次要一些。原因在于，沒有對電子文檔從孕育到產(chǎn)生過程的正確認(rèn)識(shí)，就不可能有傳統(tǒng)文檔時(shí)代與電子文檔時(shí)代的準(zhǔn)確的時(shí)間劃分；對電子文檔時(shí)代從孕育到產(chǎn)生的過程的認(rèn)識(shí)，對深化電子文檔概念與特性的認(rèn)識(shí)、深化電子文檔管理原理與方法的認(rèn)識(shí)，指導(dǎo)電子檔案事業(yè)建設(shè)的實(shí)踐，都具有重要意義。我們要做的，不是單純地告訴人們電子文檔時(shí)代產(chǎn)生的時(shí)間，而是要告訴人們電子文檔時(shí)代是怎樣產(chǎn)生的。

其次，樹立電子文檔時(shí)代到來是一個(gè)過程的觀念，具有更為重要的實(shí)踐意義。我們常常說“迎接”電子文檔時(shí)代的到來，這里面存在著一個(gè)錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)：所謂“迎接”，是在電子文檔時(shí)代已經(jīng)到來的情況下，我們歡迎它、接納它。而事實(shí)上這樣是不行的，我們必須參與這個(gè)時(shí)代的創(chuàng)造。通過我們的參與、我們與相關(guān)部門的相關(guān)人士共同的工作把這個(gè)時(shí)代帶給人類社會(huì)?，F(xiàn)在，檔案界的大好多數(shù)人士是以這種“迎接”的態(tài)度來對待電子文檔時(shí)代的到來，他們是說的多，做的少。人們大多是在等待著這個(gè)時(shí)代到來，而對身邊產(chǎn)生的電子文檔視而不見、見而不管，使大量的電子文檔資源沒有得到積累。每一個(gè)檔案工作者，特別是已經(jīng)產(chǎn)生了電子文檔的基層單位的檔案工作者和對推進(jìn)電子文檔時(shí)代到來負(fù)有重要?dú)v史責(zé)任的檔案行政管理工作者，要積極主動(dòng)地參加到電子文檔時(shí)代產(chǎn)生、發(fā)展的“過程”中去，這就是我們強(qiáng)調(diào)電子文檔時(shí)代的產(chǎn)生是一個(gè)過程的實(shí)踐意義。

第二我們現(xiàn)在仍處于以紙質(zhì)檔案為主的傳統(tǒng)文檔時(shí)代，對紙質(zhì)檔案的管理仍是我們管理工作的重心。但是，這個(gè)重心已經(jīng)發(fā)生了傾斜，并逐漸地過渡到電子文檔管理作為檔案管理重心的時(shí)代——電子文檔時(shí)代。如果社會(huì)中現(xiàn)存的傳統(tǒng)文檔多于電子文檔，我們就說它仍然是傳統(tǒng)文檔時(shí)代；而如果電子文檔的數(shù)量已多于傳統(tǒng)文檔，我們就說電子文檔時(shí)代已經(jīng)到來。這個(gè)判斷標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)涵是檔案管理工作的量化標(biāo)準(zhǔn)，傳統(tǒng)文檔與電子文檔哪一種數(shù)量多，管理工作量大，那一種檔案的管理工作就是整個(gè)檔案管理工作的重心，也就規(guī)定了檔案工作的時(shí)代屬性。

由于傳統(tǒng)檔案經(jīng)過長期的歷史積累，電子文檔在數(shù)量上超過它需要的時(shí)間較長，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)不利于檔案工作的未來發(fā)展。

電子文檔的發(fā)展要經(jīng)歷一個(gè)自上而下的過程，以時(shí)間的先后經(jīng)歷兩個(gè)階段——檔案室階段與檔案館階段。電子文檔首先在基層單位的工作實(shí)踐中產(chǎn)生。因此，我們首先解決的是檔案室階段的問題。目前，由于許多機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位已經(jīng)使用了計(jì)算機(jī)，有的還建立了局域網(wǎng)。因此，電子文件與電子檔案在這些機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位已經(jīng)大量產(chǎn)生。在這些單位中加強(qiáng)電子文件與電子檔案的管理已經(jīng)是“當(dāng)務(wù)之急”。

3如何保存、維護(hù)電子審計(jì)檔案，使之安全、可靠并永久處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，是基層審計(jì)檔案工作者急需解決的問題。1）要保證電子審計(jì)檔案載體物理上的安全。2.）要保證電子審計(jì)檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確。電子審計(jì)檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴干電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)將電子審計(jì)檔案的內(nèi)容，還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。3）.要堅(jiān)持電子審計(jì)檔案和紙質(zhì)檔案保管的“并存”制度。 4）.要保證電子審計(jì)檔案的可理解性。要保存與檔案內(nèi)容相關(guān)的信息。這些信息應(yīng)包括：元數(shù)據(jù)；物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的關(guān)系；相關(guān)的電子審計(jì)檔案名稱、存儲(chǔ)位置及相互關(guān)系；與電子審計(jì)檔案內(nèi)容相關(guān)的背景信息等。5）.要對電子審計(jì)檔案載體進(jìn)行有效的檢測與維護(hù)。電子審計(jì)檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響。因此，對所保存的電子審計(jì)檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測和拷貝，以確保電子審計(jì)檔案信息的可靠性。定期檢測，應(yīng)每年一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式進(jìn)行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜。

三、加強(qiáng)在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)

文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動(dòng)性和例行性，努力提高文檔人中販知識(shí)水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以，必須對文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識(shí)的人才。

1、進(jìn)一步提高文檔管理人員對文檔工作的認(rèn)識(shí)。增強(qiáng)管理意識(shí)。文檔管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，開拓視野、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學(xué)》和國家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用作為檔案人員的職責(zé)范圍，建立一個(gè)文檔管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。 轉(zhuǎn)

2、加強(qiáng)制度建設(shè)，建立長效培訓(xùn)機(jī)制。首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓(xùn)班；其次，要建立在職教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以保全文檔管理工作人員產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，積極主動(dòng)地參加在職教育，努力更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的聘資格，激勵(lì)礦床澆花奧地利增強(qiáng)參加在職教育的主動(dòng)性和積極性。

3、明確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容。相對于正規(guī)學(xué)校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實(shí)性和時(shí)效性。在職教育應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進(jìn)行。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)有所用、用有所長的原則。第一，學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識(shí)。為文檔專業(yè)人員提供系統(tǒng)學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識(shí)的新理論、新方法、新觀念的機(jī)會(huì)，彌補(bǔ)一次性教育的不足；第二，相關(guān)學(xué)樣知識(shí)。文書和檔案工作融會(huì)了許多相關(guān)學(xué)科知識(shí)，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等；在職教育應(yīng)注重對相關(guān)科學(xué)知識(shí)的補(bǔ)充和更新；第三，現(xiàn)代科技知識(shí)。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是文檔工作的特征之一，也是文檔現(xiàn)代化管理的標(biāo)志之一，文檔工作者應(yīng)加強(qiáng)對信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)。