談項(xiàng)目溝通管理的重要性

郝 彬

(山西省第二建筑工程公司第二分公司，山西太原 030006)

項(xiàng)目管理是項(xiàng)目整個(gè)活動(dòng)過(guò)程中的神經(jīng)中樞，而交流溝通是進(jìn)行項(xiàng)目各方面管理的紐帶。項(xiàng)目管理最講究的是協(xié)調(diào)配合，交流溝通、協(xié)調(diào)配合往往又是最困難的。協(xié)調(diào)配合分為內(nèi)部協(xié)調(diào)和外部協(xié)調(diào)，內(nèi)部協(xié)調(diào)要求每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員必須具備主動(dòng)溝通的能力，通常這種能力會(huì)直接給項(xiàng)目帶來(lái)利益和利益最大化。作為企業(yè)或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人而言，應(yīng)該創(chuàng)造這樣的環(huán)境和平臺(tái)，或者培養(yǎng)每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員養(yǎng)成這樣的習(xí)慣。外部協(xié)調(diào)要對(duì)建設(shè)單位、監(jiān)理單位及其他相關(guān)方進(jìn)行必要的信息交流，從而確保工程的順利施工。

項(xiàng)目溝通管理包括為了確保項(xiàng)目信息及時(shí)適當(dāng)?shù)漠a(chǎn)生、收集、傳達(dá)、保存和最終實(shí)施所必須的過(guò)程。項(xiàng)目溝通管理把成功所必須的因素——人、想法和信息之間提供了一個(gè)關(guān)鍵連接。涉及項(xiàng)目的任何人都應(yīng)準(zhǔn)備以項(xiàng)目“語(yǔ)言”發(fā)送和接收信息并且必須理解他們以個(gè)人身份參與的溝通怎樣影響整個(gè)項(xiàng)目。溝通就是信息交流。組織之間的溝通是指組織之間的下信息傳遞。對(duì)于項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，要科學(xué)的組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程，就必須進(jìn)行項(xiàng)目的信息溝通。好的信息溝通對(duì)項(xiàng)目的發(fā)展和人際關(guān)系的改善都有促進(jìn)作用。

我們現(xiàn)在的項(xiàng)目配置，一般都是按照施工工程的崗位需要或者按照以往的工作經(jīng)驗(yàn)組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，然后安排每個(gè)項(xiàng)目成員參與實(shí)施。在正常施工過(guò)程中，一道工序接著一道工序按部就班，但如果遇上進(jìn)度緊、任務(wù)重的時(shí)候，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)每個(gè)工序很難做到檢點(diǎn)到位，這樣勢(shì)必會(huì)造成某些工序在施工的時(shí)候發(fā)生問(wèn)題，這時(shí)候非常需要工序承擔(dān)人的主動(dòng)溝通，不要隱藏問(wèn)題或自行處理，或者自行處理后，也要及時(shí)溝通。有不少團(tuán)隊(duì)成員基本上遇到困難都是自行解決，然后完成工作。當(dāng)工作完成后，發(fā)現(xiàn)前一階段發(fā)生的問(wèn)題對(duì)后續(xù)工作影響太大，再協(xié)調(diào)時(shí)難度更大。如出現(xiàn)返工現(xiàn)象，無(wú)論企業(yè)還是具體操作人員，都會(huì)產(chǎn)生抵觸情緒，造成人力物力財(cái)力的浪費(fèi)、工期的延誤，更甚至對(duì)企業(yè)造成負(fù)面影響。如果直接問(wèn)責(zé)，也將會(huì)造成內(nèi)部矛盾，產(chǎn)生消極態(tài)度。所以，盡量做到事前控制、事中協(xié)調(diào)、不要等到事后解決。

針對(duì)以上幾種可能信息交流不暢的情況，提出幾點(diǎn)建議。

1 建立良好的溝通模式，采用方便有效的溝通工具

在溝通模式中，至少要有一條可以獨(dú)立進(jìn)行溝通的渠道，不一樣的人員會(huì)喜好不一樣的溝通方法，但至少應(yīng)該給每個(gè)人都提供一個(gè)獨(dú)立和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人面對(duì)面溝通的機(jī)遇，溝通管理工具應(yīng)隨團(tuán)隊(duì)所好，但至少應(yīng)該有兩個(gè)正式的共同工具——文件和會(huì)議。

1.1 信息交流——文件

1)文件的分類(lèi):按文件的功能可分為:a.管理體系文件，即《管理手冊(cè)》《程序文件》《管理評(píng)審報(bào)告》等文件。b.工程技術(shù)文件，包括國(guó)家地方行業(yè)頒發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)圖，業(yè)主提供施工圖紙、設(shè)計(jì)變更等，以及公司工程技術(shù)職能部門(mén)編制的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，項(xiàng)目部編制的質(zhì)量計(jì)劃、施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底等等。c.行政管理文件，公司機(jī)關(guān)職能各部室制定的以公司名義下發(fā)的文書(shū)文件。d.各部門(mén)文件。按文件的來(lái)源可分為:a.外來(lái)文件，包括上級(jí)機(jī)關(guān)的來(lái)文、函件;國(guó)家、地方行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和來(lái)文、來(lái)函;相關(guān)方的來(lái)文來(lái)函、電話記錄等。b.內(nèi)部文件，指公司及基層單位、項(xiàng)目部等企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生的文件。按文件的載體形式可分為:a.光盤(pán)、磁盤(pán)、錄像帶等電子文件;b.紙張文件。

2)文件的管理:文件的發(fā)放和簽收:a.文件發(fā)放按分級(jí)、分層原則進(jìn)行，分公司綜合辦發(fā)至項(xiàng)目部，項(xiàng)目部關(guān)鍵崗位的人員必須持有效文件的現(xiàn)行版本。b.文件的發(fā)放范圍由項(xiàng)目部自行確定、文件領(lǐng)用人在發(fā)放單位《文件發(fā)放記錄表》上簽名，領(lǐng)取文件。文件領(lǐng)取后應(yīng)在本崗位的《文件簽收記錄表》給予登記。c.在施工過(guò)程中相關(guān)方的來(lái)文、來(lái)函由項(xiàng)目部統(tǒng)一登記保存。文件的歸檔與管理:a.每年年初，依據(jù)公司《有效文件清單》，分公司工程科負(fù)責(zé)有效工程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等發(fā)放管理。b.項(xiàng)目部電子文件要作好標(biāo)識(shí)、統(tǒng)一編目、設(shè)立電子文件臺(tái)賬、專人保管。

1.2 信息交流——會(huì)議

通過(guò)每日碰頭會(huì)、每周例會(huì)、項(xiàng)目旬檢制度、季度檢查、年終總結(jié)等交流方式，讓團(tuán)隊(duì)成員對(duì)項(xiàng)目成本、進(jìn)度、技術(shù)、質(zhì)量、安全等方面做闡述，開(kāi)展問(wèn)題的溝通與發(fā)現(xiàn);或者設(shè)立建議箱，書(shū)面?zhèn)鬟f溝通信息。通過(guò)前面的這些工作可以發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，提升團(tuán)隊(duì)成員的管理水平，但不能解決所有問(wèn)題，團(tuán)隊(duì)成員必須以認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對(duì)待工作，掌握施工現(xiàn)場(chǎng)的第一手資料，從而為溝通奠定基礎(chǔ)，取得溝通的最好效果。溝通工具選擇得當(dāng)，會(huì)事半功倍。

2 項(xiàng)目經(jīng)理要起到溝通表率作用

項(xiàng)目施工管理層的核心是項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目經(jīng)理是施工項(xiàng)目全過(guò)程所有工作的總負(fù)責(zé)人。工程項(xiàng)目溝通管理的是否有效與項(xiàng)目經(jīng)理溝通意識(shí)的高低是息息相關(guān)的，如果項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)工程項(xiàng)目信息交流薄弱，不強(qiáng)調(diào)、不嚴(yán)格要求全體項(xiàng)目管理人員按照計(jì)劃的工程目標(biāo)去工作，那么所在項(xiàng)目溝通管理一定不會(huì)成為“暢通工程”。項(xiàng)目經(jīng)理一定要有積極的溝通欲望，從而才有可能帶動(dòng)團(tuán)隊(duì)成員的溝通，起到拋磚引玉的作用，這樣才能發(fā)揮每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的主觀能動(dòng)性;如果項(xiàng)目經(jīng)理不渴望溝通協(xié)調(diào)，遇到問(wèn)題或困難自行解決，團(tuán)隊(duì)成員就不再主動(dòng)解決問(wèn)題，都等著解決問(wèn)題的辦法，不想著主動(dòng)去溝通協(xié)調(diào)，應(yīng)付了事，他們也就得不到長(zhǎng)進(jìn)。

3 項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)對(duì)每位團(tuán)隊(duì)成員的反饋意見(jiàn)開(kāi)展及時(shí)響應(yīng)

項(xiàng)目經(jīng)理不但要直面瞬息萬(wàn)變的情況，還要解決錯(cuò)綜復(fù)雜的問(wèn)題;來(lái)自上級(jí)的要落實(shí)，來(lái)自現(xiàn)場(chǎng)的要解決，來(lái)自外部的要協(xié)調(diào)，來(lái)自內(nèi)部的要權(quán)衡。因此，項(xiàng)目經(jīng)理不但要有較高的自身素質(zhì)，還要具備善于交流溝通的能力。作為項(xiàng)目經(jīng)理必須積極協(xié)調(diào)管理人員工作的兼容性，讓每位管理人員真正體會(huì)到自己是項(xiàng)目中不可缺少的一員;充分激發(fā)管理人員的積極性，促使每位管理人員自身價(jià)值得到最大限度的實(shí)現(xiàn)。項(xiàng)目經(jīng)理不論事情再多、再忙，這種響應(yīng)也不可缺少。否則會(huì)嚴(yán)重影響大家的積極性，讓人感到傷了自尊，導(dǎo)致以后不再提出自己獨(dú)到的見(jiàn)解，不再主動(dòng)地去溝通，形成事不關(guān)己、高掛起的態(tài)度。

4 建立相互制約的管理制度

特殊工序必須由兩人以上復(fù)核驗(yàn)收，通過(guò)不同方法進(jìn)行制約，如果一個(gè)人不合理變動(dòng)直接影響到另一個(gè)人的工作，必須通過(guò)項(xiàng)目部來(lái)溝通協(xié)調(diào)，在溝通的過(guò)程中找到與別人的合作點(diǎn)，確定完善的對(duì)接方法將損失降到最低點(diǎn)。項(xiàng)目管理離不開(kāi)溝通協(xié)調(diào)，溝通協(xié)調(diào)滲透于項(xiàng)目管理。建設(shè)項(xiàng)目中采取有效的溝通措施，組織好工程管理，對(duì)提高工程質(zhì)量、縮短工期、控制工程造價(jià)都具有十分重要的意義。研究項(xiàng)目管理，探索各種途徑。得到了提高之后，就能為完美履約和項(xiàng)目管理達(dá)到領(lǐng)先水平打好先決基礎(chǔ)。