淺談施工單位竣工資料管理

(葛洲壩集團第二工程有限公司，成都，610091)

1 施工單位竣工資料管理的重要性

竣工資料是通過圖紙、文字數(shù)據(jù)及影音圖片等載體保留下來的即時行為記錄，是寶貴的施工技術(shù)資料，它是一組有內(nèi)在客觀聯(lián)系的文件與數(shù)據(jù)的總和。通過竣工資料，可以全面真實地記錄施工活動，反映施工各個環(huán)節(jié)是否符合有關(guān)工程建設(shè)的法律法規(guī)、規(guī)程規(guī)范、技術(shù)標準和設(shè)計文件、工程合同等。

1.1 提供技術(shù)分析的依據(jù)

對施工單位來說，工程竣工資料浸滿施工人員的汗水，更是施工人員智慧的結(jié)晶，因此施工單位應(yīng)充分利用竣工資料所涵蓋的信息。工程項目的各分項工程質(zhì)量驗收規(guī)范中偏差的真實數(shù)據(jù)直接有效地反映了施工人員的操作水平，這些數(shù)據(jù)體現(xiàn)了理論分析與實際操作的區(qū)別，涵蓋了實際生產(chǎn)中會發(fā)生的不可預(yù)見因素對生產(chǎn)的影響。如果對其采取科學(xué)的技術(shù)總結(jié)并及時反饋，有針對性地采取措施指導(dǎo)施工，可以提高工程施工質(zhì)量和企業(yè)的專業(yè)性。

1.2 服務(wù)企業(yè)發(fā)展

“建一項工程，立一座豐碑”，工程項目實體是豐碑，竣工資料就是記錄功績的碑文。竣工資料里涵蓋的各種文件，是企業(yè)后期形象宣傳和技術(shù)總結(jié)的資料來源，是獎項申報的重要支撐。竣工資料是展現(xiàn)企業(yè)面貌，服務(wù)企業(yè)發(fā)展最強有力的核心證明材料。

1.3 反映企業(yè)的項目管理水平，樹立良好企業(yè)形象

對施工單位而言，為保證企業(yè)的競爭力，不僅要有先進的技術(shù)能力，還應(yīng)有優(yōu)秀的項目管理水平。建設(shè)單位對竣工資料的質(zhì)量、內(nèi)容都有要求，優(yōu)秀的施工單位不應(yīng)停留于被動地接受建設(shè)單位的要求，應(yīng)該建立起自己的管理體系，加強自身競爭力。

1.4 解決竣工后糾紛的依據(jù)

項目建成后若發(fā)生事故，竣工資料是事故分析的重要資料，是確定事故責任人真實可靠的依據(jù)，且也有利于企業(yè)自查和進行事故分析，對于隱蔽工程和建成后不易檢測的項目具有不可替代的重要性。施工單位做好竣工資料的管理，有助于其掌握事故全面情況，在事故責任劃分時占據(jù)主動地位，規(guī)避部分風險。

2 施工單位竣工資料管理現(xiàn)狀及問題分析

2.1 竣工資料編制不及時、收集不全面

由于對竣工資料的重視不夠，多數(shù)施工單位在項目建設(shè)過程中，沒有編制竣工資料的管理辦法；為降低成本，未設(shè)置竣工辦公室或?qū)Ｂ毧⒐べY料管理員。兼職人員做這項細致、長期的工作，既沒有指導(dǎo)文件和充足的經(jīng)驗，也沒有足夠的時間和精力，必然造成收集的資料不全面、內(nèi)容不規(guī)范。

2.2 移交程序不規(guī)范

施工單位在項目竣工資料移交時，因接收人可能對工程項目的了解不全面、不透徹，難以因工程而異地對竣工資料做出具體要求。有時根據(jù)項目竣工資料移交人的要求放松對竣工資料的驗收標準，或因其它原因不嚴格按照對竣工資料的要求檢查驗收，移交的竣工資料可能就存在不完整、不規(guī)范的現(xiàn)象。

2.3 竣工資料歸檔混亂

竣工資料內(nèi)容繁多、數(shù)量巨大、整理周期長，在接收竣工資料后，無論是大型施工單位還是小型施工單位，其管理人員都很少登記、歸檔。大型施工單位承建項目多，竣工資料數(shù)量巨大，管理人員登記、歸檔的工作量太大；小型施工單位的竣工資料管理未形成規(guī)范，甚至并未設(shè)置專人做竣工資料管理工作。不對竣工資料進行登記歸檔，造成竣工資料混亂，容易遺失，一旦需要查找資料非常不便。

2.4 竣工資料借閱不正規(guī)

對于沒有專職竣工資料管理員或檔案管理者的單位，竣工資料的借閱常常十分隨意。借出時不登記，歸還時不核對，借閱之后竣工資料是否仍然完整得不到保障。即便設(shè)有專職人員，在借閱歸還時常常并未仔細核對是否有損壞和遺失，甚至借而不還，待下次查閱時發(fā)現(xiàn)資料缺失，也難以找回。

3 竣工資料管理建議

3.1 建立竣工資料管理體系

建立并嚴格執(zhí)行竣工資料管理體系，能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準確、齊全、規(guī)范，保證施工技術(shù)資料記錄齊全、簽署完備，原材料真實可靠。在項目點，合理設(shè)置竣工資料整編崗位或竣工辦公室，成立以項目經(jīng)理為第一責任人的竣工資料整編領(lǐng)導(dǎo)小組，根據(jù)竣工資料的類別明確責任人，通過激勵機制促進相關(guān)責任人認真對待竣工資料整編工作，確?？⒐べY料管理得到足夠的重視并有力展開；在企業(yè)機關(guān)，設(shè)置竣工資料管理崗，成立以總工程師為第一責任人的竣工資料管理領(lǐng)導(dǎo)小組，建立工程竣工資料歸檔總目錄，確保移交到企業(yè)機關(guān)的竣工資料得到妥善保管和充分利用。

3.2 做好在建過程中竣工資料的收集、整理

根據(jù)竣工資料管理體系和建設(shè)單位對竣工資料的要求及工程的具體特點，編制詳細的竣工資料目錄。在項目建設(shè)過程中，做到工程建設(shè)與資料整理同步進行，避免施工與資料整理脫節(jié)。通過建立過程控制獎罰制度，確保工程竣工資料的高質(zhì)完成。

為將竣工資料整編工作做好，施工單位可以在制定工程進度計劃時，將每個分部、分項工程竣工文件質(zhì)量檢查工作列入到該單項工程的進度計劃中，并作為重要的網(wǎng)絡(luò)節(jié)點來完成?？⒐べY料整編領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)嚴格把關(guān)，按照竣工資料管理體系的具體要求和編制的竣工資料目錄階段性自查，按照統(tǒng)一格式編制資料，做到字跡清晰、項目齊全、內(nèi)容完整，確保資料的真實性、準確性、完整性和可用性。在節(jié)點出現(xiàn)問題時，及時給予解決，避免工程竣工時資料無法彌補的情況發(fā)生，并在后期盡量避免同類問題。

3.3 嚴把關(guān)鍵環(huán)節(jié)

竣工資料的管理中，應(yīng)特別注意關(guān)鍵環(huán)節(jié)的把關(guān)。

竣工資料移交時，要嚴格按照竣工資料管理辦法的要求檢查。紙質(zhì)版資料必須分類別分項目分階段成冊成卷，有電子版和紙質(zhì)版的總目錄和卷內(nèi)目錄、卷、冊標題要清晰準確，電子版資料保存原件和備份。對竣工資料檢查或抽查，確保重要資料完整、準確、簽證完備，重點檢查隱蔽工程驗收記錄和工程變更單的完整性。檢查核對后，移交人和接收人需在有卷冊及電子文檔清單的移交單上簽字，同時注明缺損等情況。

竣工資料接收后，及時更新工程竣工資料歸檔總目錄。借出時無論時間長短嚴格執(zhí)行登記程序，限定歸還時限，借閱人承擔借出期間資料損壞、遺失的責任。歸還時，管理員應(yīng)按照移交接收的標準檢查資料的完好性。

3.4 對比分析同類或相似工程

竣工資料是企業(yè)寶貴的施工記錄資料，通過對多個同類或相似工程竣工資料的對比分析，企業(yè)可以從自身施工技術(shù)、經(jīng)營管理等多個方面總結(jié)經(jīng)驗，并在此基礎(chǔ)上展開過程優(yōu)化。施工企業(yè)應(yīng)充分利用竣工資料，提高單位的專業(yè)性和企業(yè)成熟度。

3.5 優(yōu)化竣工資料管理的方式方法

在科技迅猛發(fā)展的現(xiàn)代社會，信息技術(shù)已是工程行業(yè)管理必備的一項工具，在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，施工單位應(yīng)巧妙利用信息技術(shù)，力求做到信息化、無紙化檔案管理。

企業(yè)應(yīng)對資料整編員信息化培訓(xùn)，使其熟練使用相關(guān)辦公軟件，高效完成竣工資料的編制工作；需移交業(yè)主的驗收、簽證等重要原件資料，必須掃描存檔；重要節(jié)點的完成，影響工期、質(zhì)量的施工現(xiàn)場實況等，可以通過聲像文件記錄。

建立電子版竣工資料目錄和數(shù)據(jù)檢索庫，簡化資料查詢的過程。

分析施工實際數(shù)據(jù)時，建立數(shù)據(jù)庫，取點成圖，將動因素與結(jié)果的關(guān)系具象化。

3.6 嚴格國際工程的竣工資料管理

隨著國際市場的逐步打開，施工單位接觸境外工程的機會越來越多。國際工程與一般工程相比，往往還具有政治意義。在語言、文化差異大的背景下，國際工程的竣工資料管理將是施工單位面臨的一個新難題。國際工程的竣工資料整編在國內(nèi)項目竣工資料整編的基礎(chǔ)上，還應(yīng)注意語言的準確性，應(yīng)仔細研究當?shù)叵嚓P(guān)的規(guī)程規(guī)范及合同內(nèi)容，以最大程度地滿足業(yè)主要求。竣工資料整編領(lǐng)導(dǎo)小組對整編工作全過程嚴密監(jiān)控，確保資料真實、完整，展現(xiàn)出我國施工單位先進的工程管理水平和良好風貌。

4 結(jié)語

施工單位應(yīng)清晰地認識，竣工資料與實體工程是同樣重要。重視竣工資料的管理，形成體系化、全程性的管理模式，是做好這項工作的前提。在此基礎(chǔ)上，對竣工資料的科學(xué)、合理管理，在實際操作中經(jīng)驗積累，逐步優(yōu)化管理方式，施工單位項目管理的總體水平才能日漸提升，成為在市場競爭中的重量級砝碼。