淺析老撾會蘭龐雅水電站物資管理臺賬問題及解決措施

(葛洲壩集團(tuán)第二工程有限公司，成都，610091)

1 概述

老撾HOUAY LAMPHAN GNAI水電站位于老撾南部的Bolaven高原的HOUAY LAMPHAN GNAI河流上，電站裝機(jī)容量86.7MW，水庫最高蓄水位820m，最低水位790m，最大庫容1.41億m3，有效庫容1.22億m3，粘土心墻堆石壩最大壩高70m。引水系統(tǒng)由低壓隧洞、調(diào)壓井、明管、豎井、高壓鋼管隧洞組成，廠房為地面式廠房，內(nèi)裝2臺沖擊式水輪機(jī)。

工程物資管理是企業(yè)管理中一項(xiàng)不可缺少的活動。施工項(xiàng)目中的物資管理，是為保證項(xiàng)目正常運(yùn)轉(zhuǎn)而為其所需各種物資的需求計(jì)劃、采購計(jì)劃、采購購買、運(yùn)輸組織、庫存保管、合理供應(yīng)、領(lǐng)發(fā)、回收、物資臺賬的制作等各項(xiàng)管理工作的總稱。本工程屬于國際工程項(xiàng)目，應(yīng)根據(jù)國際項(xiàng)目物資管理的特點(diǎn)，分析其物資臺賬管理易出現(xiàn)的問題，提出解決的措施。

2 國際工程的物資管理流程

國際工程的物資管理流程基本和國內(nèi)同步，但是由于工程地理位置的特殊性以及涉及到報(bào)關(guān)出口問題，所以和國內(nèi)物資管理又有較大的區(qū)別。由于國際公司對于涉及出口的設(shè)備物資都采用統(tǒng)一的合同模式，其中對于設(shè)備物資付款部分的規(guī)定一般是我方在收到生產(chǎn)廠家提供的增值稅發(fā)票后，再以電匯方式向其指定賬戶中匯款；又由于生產(chǎn)廠家開具增值稅發(fā)票時(shí)，其設(shè)備物資必須過關(guān)(關(guān)境)，在設(shè)備物資順利過關(guān)境后，再由集團(tuán)公司進(jìn)出口貿(mào)易部根據(jù)實(shí)際的設(shè)備物資清單通知廠家或供貨單位開具增值稅發(fā)票。其一切具體事宜由國內(nèi)設(shè)辦事處辦理。具體流程為：

設(shè)備物資合同訂立→設(shè)備物資生產(chǎn)準(zhǔn)備完前兩個(gè)月報(bào)批文→設(shè)備物資運(yùn)到磨憨口岸→設(shè)備物資報(bào)關(guān)→設(shè)備物資過關(guān)后直接運(yùn)輸至工地現(xiàn)場→廠家根據(jù)集團(tuán)公司進(jìn)出口貿(mào)易部的開票通知開具發(fā)票→項(xiàng)目部接收到發(fā)票根據(jù)其金額付第二部分款項(xiàng)(一般第一部分款項(xiàng)為預(yù)付款)

而國內(nèi)工程就不需要這么麻煩，一般在訂立采購合同時(shí)，供應(yīng)商就可以依據(jù)合同價(jià)款開具出相應(yīng)的發(fā)票，我們也能及時(shí)給予其相應(yīng)的款項(xiàng)，不用因出境而拖延工期。國內(nèi)的采購模式一般為：

設(shè)備物資合同訂立→我們給予預(yù)付款→廠家按照要求生產(chǎn)完畢并開具發(fā)票→貨物及發(fā)票到達(dá)現(xiàn)場→驗(yàn)收完畢無誤后按照發(fā)票金額給予第二部分款項(xiàng)。

3 國際工程的物資管理易出現(xiàn)的問題

由于在國內(nèi)采購時(shí)設(shè)備材料物資能及時(shí)到達(dá)，且發(fā)票也能及時(shí)到達(dá)，所以相應(yīng)賬款能及時(shí)入帳，不會出現(xiàn)爛帳和資金結(jié)余等問題。

但是在國際工程采購材料物資的過程中，可能出現(xiàn)不同的情況，有的材料物資已到，但發(fā)票賬單未到；有的可能采取一次付款方式；有的可能采取分期付款的方式等等。這樣，在物資臺賬上常遇到的是何時(shí)確認(rèn)購入的資產(chǎn)，購入資產(chǎn)按什么金額入賬，何時(shí)確認(rèn)支出，支出按什么金額入賬等問題。在收付實(shí)現(xiàn)制下，單位只能在實(shí)際收到撥款單據(jù)時(shí)按撥款金額確認(rèn)和計(jì)量購入的材料物資，如果采購過程跨年度，則不能完整反映該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動；采購部門只能在實(shí)際撥款時(shí)按撥款確認(rèn)和計(jì)量支出，如果在年末時(shí)，采購已基本完成，但款項(xiàng)尚未付清，或按照采購合同須扣留部分保證金，則在年末會形成資金結(jié)余，這種會計(jì)處理不能真實(shí)反映預(yù)算執(zhí)行情況。

在這種方式下還極易出現(xiàn)付款糾紛問題。由于一般簽訂合同時(shí)預(yù)付款的比例較小，第二部分付款的比例較大，且付款之前按照規(guī)定，必須有發(fā)票。也就是說廠家在發(fā)貨之后，按照相應(yīng)程序走一遍才能拿到相應(yīng)的第二部分款項(xiàng)，其持續(xù)時(shí)間最長為2個(gè)月，所以經(jīng)常引起一些廠商不必要的誤會。

4 解決措施

4.1 對付款問題的解決措施

對于貨物付款問題，在物流管理中，有一種付款方式為OA付款方式，但是比較小眾，且對于供貨商來說有一定的風(fēng)險(xiǎn)，所以一直沒有被利用起來。筆者認(rèn)為這種付款方式，對于現(xiàn)在國際項(xiàng)目的利用價(jià)值非常大。因?yàn)樵摳犊罘绞絆A是Open Account Trade的簡寫，中文意思是指賒銷，即為貨到付款，是沒有正式單據(jù)證明的展期信用。說簡單點(diǎn)就是先發(fā)貨后收款。比如我們項(xiàng)目部一般是在貨物抵達(dá)之后的2個(gè)月之內(nèi)，才能付第二筆款項(xiàng)，所以在合同中就可以寫明OA60day，即為買方收到貨物后60天內(nèi)付款。雖然在合同中也可以說明，待拿到供貨商的發(fā)票后再給錢，但是此舉未做詳細(xì)時(shí)間要求，出現(xiàn)誤會在所難免。而OA付款方式出現(xiàn)很多年，其付款方式、糾紛處理也有一整套完整的體系，雙方之間的調(diào)節(jié)強(qiáng)度可以大大提高。

但是此種付款方式也有弊端，雖然其對我方有很大好處，但對于供貨方來說，卻意味著要承擔(dān)更大的風(fēng)險(xiǎn)。對于這類問題，其實(shí)也可以稍微調(diào)節(jié)。首先，公司應(yīng)該建立一個(gè)關(guān)于供貨商的平臺，把有信譽(yù)、有保證、信賴我們公司的供貨商集中在這個(gè)平臺上，詳細(xì)講解我公司的一些管理方向，使其了解我公司的一些做事方式。當(dāng)公司及其所屬單位需要采購設(shè)備物資時(shí)，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先考慮這個(gè)平臺上的一些供貨商。這樣建立起雙方信賴的關(guān)系，使事情做到最完美。其次，如果真讓供貨商全部貨到付款，對供貨商來說利益受到很大損失，也可在合同中規(guī)定先預(yù)付一部分款項(xiàng)，使其運(yùn)轉(zhuǎn)，但是第二部分款項(xiàng)必須用OA付款方式。采用此種付款方式，除必須扣留的質(zhì)保金款項(xiàng)外，付款最多付預(yù)付款和第二部分款項(xiàng)，付款期數(shù)少，利于臺賬的管理和減少財(cái)務(wù)等相關(guān)部門的工作量。

4.2 對物資臺賬方面的解決措施

對于國際工程來說，物資管理臺賬絕對是最讓人頭疼的。絕大部分的材料物資設(shè)備已到，但發(fā)票賬單未到，所以經(jīng)常在物資臺賬上遇到何時(shí)確認(rèn)購入的資產(chǎn)、購入資產(chǎn)按什么金額入賬等相關(guān)問題。即使做出來的帳有時(shí)候也會出現(xiàn)重帳、錯(cuò)賬等。

對于物資管理臺賬目前所面臨的問題，在經(jīng)濟(jì)學(xué)中有一個(gè)很好的解決辦法。在經(jīng)濟(jì)學(xué)的基本假設(shè)中，一方面假定企業(yè)要持續(xù)經(jīng)營下去，另一方面，又必須按照一定的時(shí)期分期進(jìn)行會計(jì)核算和報(bào)告。而在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中，交易或者事項(xiàng)的發(fā)生時(shí)間與相關(guān)貨幣收支時(shí)間有時(shí)并不完全一致。例如，款項(xiàng)已經(jīng)收到，但銷售并未實(shí)現(xiàn)；或者款項(xiàng)已經(jīng)支付，但并不是為本期生產(chǎn)經(jīng)營活動而發(fā)生的。對應(yīng)的，針對交易或者事項(xiàng)的發(fā)生時(shí)間與相關(guān)貨幣收支時(shí)間并不一致的情況，會計(jì)核算的處理分為收付實(shí)現(xiàn)制和權(quán)責(zé)發(fā)生制。收付實(shí)現(xiàn)制是以相關(guān)貨幣收支時(shí)間為基礎(chǔ)的會計(jì)，是以收到或支付的現(xiàn)金作為確認(rèn)收入和費(fèi)用的依據(jù)；權(quán)責(zé)發(fā)生制是以會計(jì)分期假設(shè)和持續(xù)經(jīng)營為前提的會計(jì)基礎(chǔ)。權(quán)責(zé)發(fā)生制基礎(chǔ)要求，凡是當(dāng)期已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的收入和已經(jīng)發(fā)生或應(yīng)當(dāng)負(fù)擔(dān)的費(fèi)用，無論款項(xiàng)(貨幣)是否收付，都應(yīng)當(dāng)作為當(dāng)期的收入和費(fèi)用，計(jì)入相應(yīng)臺賬；凡是不屬于當(dāng)期的收入和費(fèi)用，即使款項(xiàng)已在當(dāng)期支付，也不應(yīng)作為當(dāng)期的收入和費(fèi)用。

在國際項(xiàng)目中，大部分項(xiàng)目都滿足這種會計(jì)核算的基礎(chǔ)，因?yàn)樗械膰H工程都簽訂了合同，即滿足持續(xù)經(jīng)營的要求；且大部分項(xiàng)目部都會每月制作各種相關(guān)報(bào)表，也即滿足第二假設(shè)要求。

對于我們現(xiàn)在這個(gè)項(xiàng)目的物資臺賬管理來說，還是屬于支付實(shí)現(xiàn)制來做賬的，基本上不涉及到權(quán)責(zé)發(fā)生制。之所以采用支付實(shí)現(xiàn)制為主，大致為歷史原因。因?yàn)楸締挝粚儆趪螅谏鲜兰o(jì)90年代就已經(jīng)有了屬于自己的管理模式，而這一時(shí)期的物資供應(yīng)還是屬于計(jì)劃化，只需對所需物資進(jìn)行計(jì)劃采購，對其收支進(jìn)行記錄、計(jì)量即可。隨著時(shí)代的進(jìn)步，越來越多的經(jīng)濟(jì)管理理念和新興的合同模式，以及市場的完整性和嚴(yán)謹(jǐn)性，使得支付實(shí)現(xiàn)制已經(jīng)無法適應(yīng)做物資管理臺賬，而且國際工程還牽涉到匯率、材料價(jià)差浮動等因素，如果不及時(shí)處理相應(yīng)的賬務(wù)，就極容易出現(xiàn)錯(cuò)賬。通過兩年多的實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，在做物資臺賬時(shí)采用收付實(shí)現(xiàn)制為主的不足，已日益顯現(xiàn)。

當(dāng)采用權(quán)責(zé)發(fā)生制做賬時(shí)，是按收入和費(fèi)用是否應(yīng)計(jì)入本期損益為標(biāo)準(zhǔn)來處理有關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的一種會計(jì)處理基礎(chǔ)。例如，當(dāng)項(xiàng)目部某一批物資運(yùn)抵施工現(xiàn)場后，由于物資發(fā)票還未到，也就無法付款，如果按照以往的支付實(shí)現(xiàn)制，就無法列入臺賬，只能等兩個(gè)月發(fā)票到了再按照發(fā)票做賬。但是如果這批不做帳的話，就有可能造成物資已經(jīng)在工程上使用，而臺帳上沒有相關(guān)記錄，而且如果推后入賬的話，就會影響經(jīng)營結(jié)算，造成每期結(jié)算價(jià)款不均(工程上大部分物資都要價(jià)撥給外協(xié)隊(duì)伍或項(xiàng)目部自己領(lǐng)料)、時(shí)高時(shí)低；同時(shí)對項(xiàng)目的損益研究也造成信息不準(zhǔn)；且由于涉及到國際工程，匯率每個(gè)月都不同，還可能造成做賬時(shí)用錯(cuò)匯率，從而導(dǎo)致項(xiàng)目損失。如果用權(quán)責(zé)發(fā)生制來做相應(yīng)賬目，因?yàn)槲镔Y設(shè)備已經(jīng)運(yùn)抵現(xiàn)場，所以就應(yīng)當(dāng)屬于本期收支，而且價(jià)款在合同中已有規(guī)定，這就具備了做賬的基本條件，每當(dāng)有一批設(shè)備物資運(yùn)進(jìn)現(xiàn)場，就及時(shí)利用合同價(jià)款及補(bǔ)充協(xié)議上價(jià)款來進(jìn)行做賬，且領(lǐng)料出庫也應(yīng)當(dāng)及時(shí)做好臺賬記錄，并計(jì)入當(dāng)期損益。如此即可避免錯(cuò)賬、漏帳及重帳等相關(guān)問題，每期的經(jīng)營結(jié)算和經(jīng)營預(yù)估也就有了很好的依據(jù)，真實(shí)、準(zhǔn)確地解決新形勢下實(shí)施采購制度和資金集中支付制度后出現(xiàn)的問題。

4.3 權(quán)責(zé)發(fā)生制的實(shí)施方式

由于公司利用支付實(shí)現(xiàn)制做賬已有很長時(shí)間，且已有一套完整的體系，而權(quán)責(zé)發(fā)生制是另一種不同的方式，其中就有這樣一個(gè)確認(rèn)基礎(chǔ)區(qū)間。這個(gè)區(qū)間的范圍從收付實(shí)現(xiàn)制基礎(chǔ)這一端到完全權(quán)責(zé)發(fā)生制基礎(chǔ)的另一端，在這兩個(gè)極端的中間有很多變化，這些變化實(shí)際上是對收付實(shí)現(xiàn)制基礎(chǔ)或者權(quán)責(zé)發(fā)生制基礎(chǔ)的修正。

所以應(yīng)當(dāng)采用“逐漸擴(kuò)展”的方式。即先根據(jù)實(shí)際情況對一部分收入支出臺帳或?qū)Σ糠仲Y產(chǎn)、負(fù)債帳目實(shí)行權(quán)責(zé)發(fā)生制，之后再逐步推廣擴(kuò)大。

5 結(jié)語

隨著公司的日益強(qiáng)大，國際項(xiàng)目已經(jīng)越來越多，很多在國內(nèi)十分管用的管理模式，已經(jīng)漸漸不能滿足國際工程的需要，這時(shí)候就應(yīng)當(dāng)努力突破，努力去尋找新的管理模式，新的管理方法。實(shí)際上，很多管理方式都是相通的，并非一個(gè)管理知識只能適用于某一工作。公司應(yīng)該大膽革新、勇于進(jìn)取，如此才能強(qiáng)企富民。