如何通過內(nèi)審實(shí)現(xiàn)審核的增值作用

李昱

中國石油吉林化建工程有限公司企劃部 （吉林 吉林 132021）

有人認(rèn)為組織質(zhì)量管理體系的內(nèi)部審核 （以下簡稱內(nèi)審）就是為了迎接第三方認(rèn)證審核（以下簡稱外審），獲取質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書。也有人認(rèn)為質(zhì)量管理體系內(nèi)審就是接受審核組檢查，走形式而已，并不認(rèn)為通過內(nèi)審可以改進(jìn)管理、提高質(zhì)量。之所以會(huì)有這樣的想法是因?yàn)閮?nèi)審起到的增值作用不大，不能讓人認(rèn)同。那么審核的增值體現(xiàn)在哪？如何實(shí)現(xiàn)增值呢？下面以施工企業(yè)為例進(jìn)行論述。

1 文件的增值

文件的作用是溝通意圖、統(tǒng)一行動(dòng)，即通過文件的編制下發(fā)與執(zhí)行，來規(guī)范管理行為、指導(dǎo)施工生產(chǎn)。文件形成本身不是目的，它應(yīng)是一項(xiàng)增值活動(dòng)。內(nèi)審恰恰可以通過對質(zhì)量管理體系的審核，驗(yàn)證體系文件是否充分、適宜、具有可操作性，并通過文件不斷的修訂完善來優(yōu)化管理流程，增強(qiáng)其適宜性、強(qiáng)化其指導(dǎo)作用，促進(jìn)并提高管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)文件的增值。

質(zhì)量管理體系文件主要包括質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)，質(zhì)量手冊，程序文件及支持性文件（包括記錄）。其中管理規(guī)定、管理辦法、質(zhì)量計(jì)劃、施工技術(shù)方案、技術(shù)交底、作業(yè)指導(dǎo)書等支持性文件是具體實(shí)施管理與指導(dǎo)施工的文件，或多或少存在著問題，增值空間相對較大。如，項(xiàng)目主要的策劃文件——質(zhì)量計(jì)劃，因三邊工程、圖紙滯后等原因，項(xiàng)目之初具體施工內(nèi)容不明確，項(xiàng)目部編制質(zhì)量計(jì)劃常靠施工經(jīng)驗(yàn)編寫，易出現(xiàn)機(jī)具、人力等資源投入計(jì)劃不準(zhǔn)確，關(guān)鍵工序的確認(rèn)及其質(zhì)量控制措施不完善等問題，隨著項(xiàng)目施工內(nèi)容的具體明確和外部環(huán)境變化，項(xiàng)目之初編制的質(zhì)量計(jì)劃甚至起不到指導(dǎo)施工作用。因此，內(nèi)審員應(yīng)多關(guān)注支持性文件中存在的問題，通過文件完善促使文件增值作用的充分發(fā)揮[1-2]。

首先，對于質(zhì)量計(jì)劃、施工技術(shù)方案等項(xiàng)目質(zhì)量策劃文件，審核時(shí)不僅要關(guān)注策劃文件的充分性、可行性與可操作性，還要關(guān)注文件的變更是否及時(shí)，以充分實(shí)現(xiàn)策劃文件的指導(dǎo)作用。如，項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃應(yīng)根據(jù)施工項(xiàng)目變化情況進(jìn)行必要的變更，如不涉及較大變更，細(xì)節(jié)問題可在專項(xiàng)施工技術(shù)方案中體現(xiàn)并完善，確保項(xiàng)目質(zhì)量策劃文件施工指導(dǎo)作用的真正發(fā)揮。例如:審核某項(xiàng)目部發(fā)現(xiàn)某反應(yīng)器吊裝方案未考慮吊車站位與吊裝設(shè)備之間有建筑物，易發(fā)生吊車能力不足導(dǎo)致安全質(zhì)量事故。內(nèi)審員與項(xiàng)目技術(shù)人員溝通得知，編寫方案時(shí)此建筑物未施工，技術(shù)員考慮欠周全。對此項(xiàng)目部根據(jù)施工現(xiàn)場實(shí)際情況，重新進(jìn)行了吊裝能力計(jì)算，變更了吊裝方案，避免了吊裝風(fēng)險(xiǎn)及事故的發(fā)生。此外，內(nèi)審還可以促進(jìn)質(zhì)量策劃文件內(nèi)容的優(yōu)化，提升項(xiàng)目管理質(zhì)量、提高效率、保障施工質(zhì)量、減少質(zhì)量損失，促進(jìn)文件的增值。如審核某項(xiàng)目部質(zhì)量計(jì)劃發(fā)現(xiàn)，項(xiàng)目部將所有工藝管線焊接過程識(shí)別為需要確認(rèn)的過程 （不能由后續(xù)的監(jiān)視或測量加以驗(yàn)證，致使問題在產(chǎn)品投入使用后或服務(wù)交付后才顯現(xiàn)的過程），而對合金鋼管線及設(shè)備焊接后熱處理過程卻未識(shí)別。按公司程序文件要求，對需要確認(rèn)的過程應(yīng)編制專項(xiàng)方案與交底，明確質(zhì)量控制措施、過程監(jiān)測參數(shù)及進(jìn)行必要的再確認(rèn)等。整個(gè)控制過程相對復(fù)雜，質(zhì)量控制要求嚴(yán)格，而對于給排水及冷卻水等常壓水線，材質(zhì)常見，公司焊接技術(shù)成熟，沒必要識(shí)別為需要確認(rèn)的過程，人為的將工藝復(fù)雜化，增加管理成本。而熱處理過程是公司已明確識(shí)別的需要確認(rèn)過程，因熱處理之后只進(jìn)行硬度測試，不能確保熱處理后的晶間組織變化是否滿足要求，通過對熱處理整個(gè)過程的控制來消除焊接應(yīng)力，確保焊接質(zhì)量。可見，在質(zhì)量策劃文件中確定哪些是需要確認(rèn)的過程，明確這類過程的質(zhì)量控制方法與措施，不僅可以確保施工質(zhì)量，還可以避免或減少返工與質(zhì)量損失。

其次，審核應(yīng)加強(qiáng)對操作人員使用的施工技術(shù)交底、作業(yè)指導(dǎo)書設(shè)備操作規(guī)程等作業(yè)文件的關(guān)注。近年通過內(nèi)審發(fā)現(xiàn)施工技術(shù)交底等作業(yè)文件存在通用要求多、針對性要求少、可操作性不強(qiáng)，甚至出現(xiàn)計(jì)算錯(cuò)誤等問題。如審核某項(xiàng)目施工現(xiàn)場臨時(shí)用電交底，存在高峰期用電及其控制內(nèi)容錯(cuò)誤，接線系統(tǒng)不清楚且缺少平面布置圖等問題，這不僅不能起到指導(dǎo)施工的作用，同時(shí)可能造成觸電事故。類似這樣的問題，不僅要在出現(xiàn)問題的項(xiàng)目部進(jìn)行整改，同時(shí)通過內(nèi)審反饋，技術(shù)質(zhì)量主管部門從系統(tǒng)管理抓起，以文件抽查監(jiān)控結(jié)合現(xiàn)場檢查監(jiān)督等多種方式來強(qiáng)化作業(yè)文件的可操作性，切實(shí)起到指導(dǎo)作業(yè)人員施工的作用，減少不合格品及事件事故的發(fā)生。此外，審核還可促進(jìn)管理制度的完善。如，審核某作業(yè)單位發(fā)現(xiàn)由于公司近年組織機(jī)構(gòu)的重組導(dǎo)致操作崗位人員工作標(biāo)準(zhǔn)中缺少儀表工的工作標(biāo)準(zhǔn)。通過體系主管部門與相關(guān)部門溝通，補(bǔ)充完善了操作崗位人員工作標(biāo)準(zhǔn)，作為操作人員上崗、考核的依據(jù)，保障人員能力的同時(shí)，保障施工質(zhì)量。內(nèi)審員還應(yīng)強(qiáng)化對基層單位自編文件的審核，以切實(shí)提高管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)增值。如審核某現(xiàn)場材料庫房，庫房內(nèi)擺放著油漆、稀釋劑等危險(xiǎn)化學(xué)品，庫房內(nèi)掛有項(xiàng)目自編的倉庫管理制度，其中第9條對危化品、劇毒品僅要求按專項(xiàng)規(guī)定嚴(yán)格發(fā)放，未明確其儲(chǔ)存及應(yīng)急要求。與保管員溝通，并不清楚危險(xiǎn)化學(xué)品儲(chǔ)存要求，不知道泄露、爆炸等緊急情況該如何處理，也未見過專項(xiàng)規(guī)定，可見管理制度的不完善，不僅不能規(guī)范管理還存在職業(yè)健康及環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)。

2 過程的增值

由上論述可以看出，通過內(nèi)審發(fā)現(xiàn)質(zhì)量管理體系文件存在問題并實(shí)施改進(jìn)，可以提高管理質(zhì)量、降低風(fēng)險(xiǎn)、減少質(zhì)量損失以達(dá)到增值的目的。但文件的增值不僅是編制下發(fā)與完善，更重要的是落實(shí)到各個(gè)管理與操作過程中，通過過程的不斷改進(jìn)真正實(shí)現(xiàn)增值。質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)鼓勵(lì)組織采用 “過程方法”，強(qiáng)調(diào)使用“過程方法”時(shí)，從增值的角度考慮過程。因此，要實(shí)現(xiàn)審核增值作用，內(nèi)審員不僅要關(guān)注單個(gè)過程的管理及其效果，同時(shí)要關(guān)注過程之間的接口是否合理順暢，才能更好地改進(jìn)過程管理，實(shí)現(xiàn)增值。

2.1 關(guān)注單個(gè)過程的審核

內(nèi)審時(shí)，審核員多按質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)條款進(jìn)行審核，比較關(guān)注單個(gè)過程及某個(gè)子過程，通過審核發(fā)現(xiàn)過程的問題實(shí)施整改、進(jìn)行過程改進(jìn)從而實(shí)現(xiàn)增值。如，審核某項(xiàng)目部質(zhì)量控制過程發(fā)現(xiàn)，項(xiàng)目部的質(zhì)量通病預(yù)防措施計(jì)劃中，對連續(xù)澆筑混凝土容易出現(xiàn)的質(zhì)量問題制定了預(yù)防措施。但在施工中，混凝土澆筑系統(tǒng)出現(xiàn)故障，導(dǎo)致了連續(xù)澆筑失敗，影響了混凝土質(zhì)量。經(jīng)查，質(zhì)量通病預(yù)防措施計(jì)劃中雖制定了連續(xù)澆筑混凝土的質(zhì)量控制措施，但未針對可能影響連續(xù)澆筑混凝土質(zhì)量的問題分析原因，僅采取了一些常規(guī)質(zhì)量控制措施，未考慮現(xiàn)場攪拌混凝土?xí)r石子不均勻，存在較大石子，長時(shí)間連續(xù)澆筑，泵管堵塞影響了混凝土連續(xù)澆筑質(zhì)量的問題。內(nèi)審后項(xiàng)目部對質(zhì)量通病預(yù)防措施計(jì)劃中可能影響施工質(zhì)量的問題逐個(gè)進(jìn)行了原因分析，制定了針對性強(qiáng)、可行有效的質(zhì)量控制措施，強(qiáng)化了質(zhì)量過程控制，有效保障了項(xiàng)目施工質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)了增值。

要實(shí)現(xiàn)過程的增值，審核員不僅要關(guān)注過程控制是否滿足策劃要求，還應(yīng)關(guān)注過程的結(jié)果是否達(dá)到策劃的控制效果，從而發(fā)現(xiàn)問題，改進(jìn)過程管理。如，審核發(fā)現(xiàn)某項(xiàng)目的年度質(zhì)量通病預(yù)防措施計(jì)劃中對“控制砼鋼筋保護(hù)層”制定了質(zhì)量控制措施，但在2013年5月3日《監(jiān)理工程師通知單》卻顯示主廠房12m層面?zhèn)瓤蚣芰旱撞夸摻钔饴?，且?jīng)監(jiān)理多次督促亦未落實(shí)整改。這說明“控制砼鋼筋保護(hù)層”質(zhì)量通病的控制措施不到位或措施未落實(shí)，且“控制砼鋼筋保護(hù)層”質(zhì)量控制過程未達(dá)到控制效果。由此不難看出，審核員如果僅看關(guān)注是否有控制措施，是否有過程控制記錄，并不足以證明過程控制效果達(dá)到策劃要求。因此審核員應(yīng)結(jié)合過程管理的內(nèi)容，從過程的控制效果入手，發(fā)現(xiàn)過程管理存在問題，促進(jìn)過程改進(jìn)，以保障施工質(zhì)量，起到審核的增值作用。此外，通過審核促使項(xiàng)目部優(yōu)化施工方案，改進(jìn)施工工序等過程改進(jìn)都可以實(shí)現(xiàn)增值作用。如項(xiàng)目部采納內(nèi)審員意見優(yōu)化吊裝方案，改變吊車站位及吊車選型，減少了吊車使用臺(tái)班，直接節(jié)約施工成本，這都是非常直觀的增值。當(dāng)然，要實(shí)現(xiàn)這樣的增值對內(nèi)審員的專業(yè)要求也比較高。

2.2 審核綜合考慮過程之間的相互作用

內(nèi)審組審核員各有分工，一個(gè)人很難發(fā)現(xiàn)體系運(yùn)行各個(gè)過程之間相互關(guān)系是否存在問題，這就需要審核組長組織審核組成員進(jìn)行充分的溝通討論。如果是多個(gè)審核組，應(yīng)由體系主管人員綜合考慮各審核組發(fā)現(xiàn)的問題和意見，才能發(fā)現(xiàn)過程之間的接口是否合理順暢。過程之間相互作用的改進(jìn)多半是系統(tǒng)性或區(qū)域性的改進(jìn)，通常是通過內(nèi)審的總結(jié)與分析發(fā)現(xiàn)，以內(nèi)審糾正措施計(jì)劃的形式落實(shí)實(shí)施，這種改進(jìn)一般來講增值空間較大[3-5]。

透過問題表面看過程的相互關(guān)系。如，通過審核發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目部存在檢測設(shè)備配備計(jì)劃不完善，使用過期未檢，缺少檢定證書的檢測設(shè)備等問題，表面看是檢測設(shè)備管理過程存在問題，但綜合分析各項(xiàng)目存在此問題的情況發(fā)現(xiàn)，大多檢測設(shè)備的問題都是分包單位的檢測設(shè)備，說明分包的管理存在問題。經(jīng)分析確認(rèn)，項(xiàng)目部以包代管的意識(shí)依然存在，對分包方管理要求不明確，對分包方的監(jiān)控力度以及分包方的考核等方面都有待于進(jìn)一步改進(jìn)完善。對此，組織制定了糾正措施計(jì)劃，針對上述原因采取完善分包管理制度，加大主管部門管控力度，加強(qiáng)對項(xiàng)目部及分包的雙向考核、定期對分包方進(jìn)行評價(jià)，擇優(yōu)去劣等方式來實(shí)施改進(jìn)，逐步的完善分包管理，提高分包工程質(zhì)量，保障整個(gè)項(xiàng)目的施工質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)過程的增值。

關(guān)注過程接口，理順接口關(guān)系。如，審核某項(xiàng)目了解到該項(xiàng)目出現(xiàn)了供貨時(shí)間長、延誤工期，并有材料采購錯(cuò)誤、重復(fù)采購現(xiàn)象發(fā)生，增加了材料及人工成本。經(jīng)內(nèi)審員與項(xiàng)目人員溝通、分析得知，項(xiàng)目沒有采購權(quán)，由上級(jí)公司派駐采購人員到項(xiàng)目部實(shí)施采購，且材料需求計(jì)劃存在材料技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不明確問題。由于材料需求方和采購方分屬于項(xiàng)目部和上級(jí)公司，因此采購需求與采購實(shí)施接口出現(xiàn)了溝通不暢，信息不能及時(shí)反饋等問題。對此，內(nèi)審員提出，首先項(xiàng)目部要加強(qiáng)材料需求計(jì)劃的準(zhǔn)確性，嚴(yán)格項(xiàng)目內(nèi)部審核，明確材料技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等采購需求，盡量避免重復(fù)采購現(xiàn)象。其次加強(qiáng)與派駐采購人員的溝通，明確到貨時(shí)間，并將采購周期長的問題上報(bào)公司主管部門，由公司與上級(jí)公司采購中心協(xié)調(diào)解決，盡量壓縮材料審批及采購周期，減少誤工成本的發(fā)生。

綜上所述，通過內(nèi)審可以實(shí)現(xiàn)文件及過程兩大方面的增值。內(nèi)審不僅可以驗(yàn)證質(zhì)量管理體系的符合性和有效性，同時(shí)內(nèi)審員可以提出改進(jìn)建議，促進(jìn)內(nèi)審增值作用的實(shí)現(xiàn)。內(nèi)審員作為內(nèi)審的實(shí)施主體其專業(yè)能力和審核態(tài)度也決定了審核質(zhì)量、審核深度及審核后的分析總結(jié)與改進(jìn)，同樣影響內(nèi)審增值作用的大小。因此，組織應(yīng)大力培養(yǎng)內(nèi)審員，提高其專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，從提高內(nèi)審質(zhì)量做起，不斷完善文件、改進(jìn)過程，實(shí)現(xiàn)內(nèi)審的增值。

[1]GB/T 19001-2008質(zhì)量管理體系要求[S].

[2]GB/T 19004-2011追求組織的持續(xù)成功 質(zhì)量管理辦法[S].

[3]GB/T 50430-2007工程建設(shè)施工企業(yè)質(zhì)量管理規(guī)范[S].

[4]GB/T 1900-2008質(zhì)量管理體系 基礎(chǔ)和術(shù)語[S].

[5]GB/T 19011-2013管理體系審核指南[S].