關(guān)于構(gòu)建上海燃?xì)饧瘓F(tuán)物資管理中心的設(shè)想

上海燃?xì)馐斜变N售有限公司 諶國棟

關(guān)于構(gòu)建上海燃?xì)饧瘓F(tuán)物資管理中心的設(shè)想

上海燃?xì)馐斜变N售有限公司 諶國棟

針對(duì)上海燃?xì)饧瘓F(tuán)物資管理工作管理松散、效率不高的現(xiàn)狀，提出構(gòu)建物資管理中心的設(shè)想，對(duì)集團(tuán)的物資管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化整合與功能強(qiáng)化，并給出具體的方法、措施。

燃?xì)馄髽I(yè) 物資管理 整合 強(qiáng)化

0 前言

城市燃?xì)庑袠I(yè)在國民經(jīng)濟(jì)行業(yè)分類中被列入“社會(huì)公共服務(wù)業(yè)”，具有較強(qiáng)的社會(huì)公益性。過去由于過分強(qiáng)調(diào)城市建設(shè)行業(yè)的產(chǎn)品福利性和公益性，影響了燃?xì)庑袠I(yè)經(jīng)營者提高效益的主動(dòng)性和積極性。對(duì)此，燃?xì)馄髽I(yè)的經(jīng)營者要從方方面面降本增效、開源節(jié)流，在提高企業(yè)社會(huì)效益的前提下，努力提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

上海燃?xì)饧瘓F(tuán)公司在 “十二五”發(fā)展規(guī)劃中提出：“燃?xì)饧瘓F(tuán)要社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益并舉，為客戶提供整體解決方案，將政府導(dǎo)向與市場化運(yùn)作相結(jié)合，確保上海燃?xì)獍踩?yīng)，力爭成為領(lǐng)先的系統(tǒng)能源服務(wù)商?！币蛟祛I(lǐng)先的系統(tǒng)能源服務(wù)商，就需要從企業(yè)經(jīng)營管理上要效益。物資管理是企業(yè)管理的重要分支，優(yōu)質(zhì)的物資管理水平將直接降低企業(yè)成本，增加企業(yè)利潤和價(jià)值，有利于燃?xì)馄髽I(yè)在市場競爭中贏得優(yōu)勢(shì)。

目前，燃?xì)饧瘓F(tuán)的物資管理職能分散在各下級(jí)子公司物資部門中，呈現(xiàn)出物資采購、供應(yīng)工作管理松散、效率不高的狀況。為改變這種現(xiàn)狀，可以構(gòu)建一個(gè)物資管理中心，對(duì)整個(gè)集團(tuán)的物資管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化整合與功能強(qiáng)化。優(yōu)化整合與功能強(qiáng)化需要從落實(shí)集團(tuán)“十二五”發(fā)展規(guī)劃、系統(tǒng)發(fā)揮物資管理功能、提升物資管理工作水平出發(fā)，以現(xiàn)代物資管理理論、方法為手段，以強(qiáng)化物資供應(yīng)的內(nèi)部精細(xì)管理、基于物資特點(diǎn)和供應(yīng)商特點(diǎn)的外部采購管理、物資采購供應(yīng)在生產(chǎn)中的延伸管理為重點(diǎn)，實(shí)施一系列加強(qiáng)物資管理工作的辦法、制度和活動(dòng)，最終實(shí)現(xiàn)物資管理規(guī)模化、集約化，建立一個(gè)統(tǒng)一、規(guī)范、高效的物資采購供應(yīng)管理體系。

1 改變現(xiàn)有物資管理體制打造物資集中管控體系

1.1 實(shí)施五項(xiàng)整合實(shí)行五個(gè)統(tǒng)一

(1)實(shí)施機(jī)構(gòu)整合，建立物資管理中心。對(duì)各子公司的物資管理部門進(jìn)行整合，組建集團(tuán)的物資管理中心，對(duì)各子公司物資部門進(jìn)行管理。大宗物資材料（包括鋼管和PE管等各類管材及其零件）、主要設(shè)備（包括燃?xì)獗?、閥門、調(diào)壓器等）由物資管理中心統(tǒng)一采購、供應(yīng)。其他零散物資材料由各子公司物資部門自行采購、供應(yīng)。

(2)實(shí)施制度整合，統(tǒng)一物資管理制度。對(duì)現(xiàn)行物資管理規(guī)章制度進(jìn)行整合，形成統(tǒng)一的物資管理規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)以管理制度為支撐的統(tǒng)一管理。

(3)實(shí)施物資品種整合，統(tǒng)一物資編碼。對(duì)各子公司的物資品種進(jìn)行核對(duì)確認(rèn)，剔除重復(fù)品種。對(duì)最終確認(rèn)的品種重新統(tǒng)一編碼。

(4)實(shí)施供應(yīng)商整合，統(tǒng)一供應(yīng)商體系。對(duì)各子公司全部供應(yīng)商進(jìn)行審查、整合，清理重復(fù)供應(yīng)商及不合格供應(yīng)商，對(duì)剩余合格供應(yīng)商重新評(píng)審和登記。

(5)實(shí)施物資賬務(wù)整合，統(tǒng)一賬務(wù)報(bào)表。由物資管理中心負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)、分析賬務(wù)報(bào)表，對(duì)上級(jí)主管部門匯報(bào)。

1.2 建立完善的物資采購供應(yīng)全過程流程化管理

按照管理制度化、業(yè)務(wù)流程化的管理要求，以物資管理業(yè)務(wù)為主線，建立并完善業(yè)務(wù)、物資、財(cái)務(wù)一體化管理流程，具體可以將物資管理信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)和工程信息系統(tǒng)、財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)集成，以更好地理順物資采購供應(yīng)全過程的流程，實(shí)現(xiàn)物流、業(yè)務(wù)流、資金流、信息流的“四流合一”。

2 建立牢固的低成本外部采購關(guān)系

2.1 與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系

主要物資(包括鋼管和PE管等各類管材)、主要設(shè)備(包括燃?xì)獗?、閥門、調(diào)壓器等)的特點(diǎn)是采購品種少、采購額比重大，并且供需矛盾突出，與生產(chǎn)關(guān)系密切。為緩解供需矛盾，可與重點(diǎn)供應(yīng)商建立了長期合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)信息共享(包括產(chǎn)品的生產(chǎn)成本、生產(chǎn)工藝和質(zhì)量控制等)，技術(shù)合作(可以直接讓供應(yīng)商參與我公司產(chǎn)品研發(fā))。

2.2 對(duì)資金占用量大的物資建立零庫存供應(yīng)關(guān)系

對(duì)于鋼管、燃?xì)獗淼荣Y金占用量大的物料、設(shè)備，實(shí)施零庫存采購管理，與戰(zhàn)略合作供應(yīng)商建立零庫存供應(yīng)關(guān)系，將所需物資存儲(chǔ)在供應(yīng)商的倉庫里，實(shí)現(xiàn)庫存占用和維護(hù)費(fèi)用的降低。

2.3 與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立包保合同關(guān)系

從打造穩(wěn)定的外部供應(yīng)鏈，促進(jìn)采購成本的不斷降低著手，可以與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商簽訂承包合同，合同標(biāo)的是單個(gè)工程項(xiàng)目的某大類物料，具體形式是招標(biāo)采購。由承包供應(yīng)商按承包項(xiàng)目提供消耗物料，并對(duì)承包物資的使用進(jìn)行維護(hù)指導(dǎo)，保證物資的質(zhì)量。

3 細(xì)化內(nèi)部供應(yīng)價(jià)值鏈管理深挖環(huán)節(jié)效益

3.1 提高計(jì)劃編制準(zhǔn)確率

物資管理中心匯總各子公司的年度物資采購計(jì)劃、預(yù)算，形成總的采購計(jì)劃、預(yù)算。在完善全面預(yù)算管控體系中，將物資采購預(yù)算管控列為重要組成內(nèi)容，包括預(yù)算的編制與審核、預(yù)算的審批與下達(dá)、預(yù)算的執(zhí)行與控制和預(yù)算的評(píng)價(jià)與考核四個(gè)方面。對(duì)這四個(gè)方面，物資管理中心要與財(cái)務(wù)部門及時(shí)進(jìn)行溝通，強(qiáng)化對(duì)物資預(yù)算的管控。為提高計(jì)劃的準(zhǔn)確率，可以考慮建立考核機(jī)制，對(duì)預(yù)算資金準(zhǔn)確率、計(jì)劃品種準(zhǔn)確率、年計(jì)劃數(shù)量偏差率、月執(zhí)行數(shù)量偏差率和年計(jì)劃外品種發(fā)生率等指標(biāo)進(jìn)行考核，納入績效考核。

3.2 完善采購詢價(jià)機(jī)制做到采購價(jià)格有據(jù)可依

凡是未采購過的新品種物料，不論采購量多大、采購額多少、采取什么方式采購，采購前必須經(jīng)過詢價(jià)。對(duì)沒有經(jīng)過詢價(jià)的物資需求，采購不應(yīng)實(shí)施。具體詢價(jià)方式有市場調(diào)查、網(wǎng)上查詢及供應(yīng)商調(diào)查，詢價(jià)依據(jù)是同類物資市場報(bào)價(jià)、網(wǎng)上價(jià)格、第三方合同價(jià)格以及供應(yīng)商制造成本構(gòu)成等。采購部門經(jīng)過詢價(jià)、比價(jià)后，選擇優(yōu)質(zhì)低價(jià)的供應(yīng)商，實(shí)施物資采購。

3.3 對(duì)采購價(jià)格進(jìn)行監(jiān)控、調(diào)整和預(yù)測

為實(shí)現(xiàn)采購成本降低，從完善、細(xì)化內(nèi)部供應(yīng)鏈管理出發(fā)，建立價(jià)格追蹤、監(jiān)控和調(diào)整機(jī)制?？梢圆扇∪缦伦龇ǎ簩?duì)銅、鋁、鋅、鋼板、鋼管和鑄鐵等大宗物資市場價(jià)格進(jìn)行追蹤，編制“供應(yīng)商原材料市場行情表”，從國內(nèi)比較權(quán)威的網(wǎng)站上查詢價(jià)格定期填制，并繪制價(jià)格走勢(shì)圖。在走勢(shì)圖上，設(shè)定基準(zhǔn)價(jià)格和可以承受的價(jià)格波動(dòng)范圍，如果價(jià)格走勢(shì)超出規(guī)定范圍一定時(shí)間，那么就觸發(fā)了調(diào)價(jià)要求。根據(jù)走勢(shì)圖還可以進(jìn)行價(jià)格走勢(shì)分析、預(yù)測。

3.4 采取多種方式實(shí)現(xiàn)降低采購成本

(1)優(yōu)化采購方式結(jié)構(gòu)。原則上，物資管理中心采購的物料、設(shè)備都采取招標(biāo)采購的方式進(jìn)行。為促進(jìn)物資采購成本的降低，可以采取如下優(yōu)化采購措施：一是逐步開始實(shí)行采購公開招標(biāo)，壓縮邀請(qǐng)招標(biāo)，如采用邀請(qǐng)招標(biāo)則要對(duì)投標(biāo)方資格進(jìn)行嚴(yán)格審批；二是努力減少比價(jià)采購和單一來源采購，對(duì)比價(jià)采購、單一來源采購的物資品種要尋找、考察多家供應(yīng)商，盡量轉(zhuǎn)化為招標(biāo)采購。

(2)集中、分散招標(biāo)采購相結(jié)合。對(duì)于原材料市場行情波動(dòng)不大的大宗、通用物料、設(shè)備，可以實(shí)施年度集中招標(biāo)采購，充分發(fā)揮批量采購優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)采購價(jià)格降低。對(duì)于市場價(jià)格變化大、波動(dòng)頻繁的物資，可以根據(jù)市場變化情況，將招標(biāo)次數(shù)增加到每年兩、三次，降低投標(biāo)供應(yīng)商對(duì)價(jià)格上漲的預(yù)期，防止高估平均價(jià)格投標(biāo)，實(shí)現(xiàn)采購價(jià)格降低。

(3)進(jìn)口產(chǎn)品國產(chǎn)化替代。燃?xì)庠O(shè)備中有一部分是進(jìn)口產(chǎn)品，雖然質(zhì)量性能優(yōu)越，但是價(jià)格高昂。對(duì)此，可以尋找、考察優(yōu)質(zhì)的國產(chǎn)品牌，通過技術(shù)、質(zhì)量檢測確認(rèn)后，實(shí)現(xiàn)進(jìn)口設(shè)備的國產(chǎn)化替代。

(4)實(shí)施性價(jià)比采購?？梢詫?duì)物料、設(shè)備的全生命周期進(jìn)行跟蹤，包括物資計(jì)劃編制管理、計(jì)劃的執(zhí)行進(jìn)度跟蹤、入庫出庫信息管理、使用跟蹤、故障分析、報(bào)廢記錄、維修管理等流程，形成供應(yīng)商產(chǎn)品分析、設(shè)備故障分析、物資生命周期統(tǒng)計(jì)等分析報(bào)表，對(duì)物料、設(shè)備的性能、質(zhì)量有一個(gè)綜合分析結(jié)論。通過綜合分析結(jié)論與采購價(jià)格的比對(duì)，對(duì)一部分物資實(shí)施性價(jià)比采購，促進(jìn)了綜合采購成本的降低。

3.5 減少庫存占用資金和場地

在庫存占用方面建立管控機(jī)制：明確庫存占用管理責(zé)任人。責(zé)任人對(duì)分管物資庫存結(jié)構(gòu)的合理性負(fù)責(zé)；對(duì)庫存資金占用額負(fù)責(zé)；對(duì)分管物資超儲(chǔ)、積壓、報(bào)廢負(fù)責(zé)。考慮對(duì)責(zé)任人實(shí)施考核，納入所在單位績效考核，與其工資掛鉤。

在庫存占用管理基礎(chǔ)上，建立聯(lián)儲(chǔ)制度。按各子公司的具體情況，確定各倉庫必要儲(chǔ)備量，實(shí)行聯(lián)合儲(chǔ)備，由物資管理中心統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一補(bǔ)充，進(jìn)一步增加管理效益。

4 推進(jìn)物資管理總成本降低

4.1 實(shí)施物資消耗專業(yè)管控

以降低成本為根本出發(fā)點(diǎn)，將物資消耗管理納入企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)，實(shí)施專業(yè)管理。按照燃?xì)馐┕さ墓に嚭凸ば颍瑢?duì)所有物資進(jìn)行定額物資和非定額物資分類，按定額物資、非定額物資分別采取不同方法實(shí)施消耗管控。

這項(xiàng)工作需要燃?xì)庠O(shè)計(jì)單位和審計(jì)部門的協(xié)助、支持。設(shè)計(jì)單位按照消耗定額進(jìn)行工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)，施工結(jié)束后審計(jì)部門按照消耗定額對(duì)項(xiàng)目結(jié)算進(jìn)行審計(jì)。物資部門需要注意的是，要根據(jù)設(shè)計(jì)單位的工程預(yù)算進(jìn)行材料供應(yīng)，避免短缺，更重要的是避免浪費(fèi)。

4.2 規(guī)范管理廢舊物資的處置

完善廢舊物資處置管理制度。一是每年由物資管理部門根據(jù)固定資產(chǎn)技改項(xiàng)目計(jì)劃、燃?xì)獗砟晗薇碚{(diào)換計(jì)劃、管網(wǎng)更新改造計(jì)劃等編制廢舊物資處置計(jì)劃，有計(jì)劃的對(duì)燃?xì)獗怼④囕v、電腦、燃?xì)夤艿兰霸O(shè)備等進(jìn)行報(bào)廢處置；二是建立專門的廢舊物資回收管理隊(duì)伍，在物資管理部門和基層單位設(shè)置專門管理崗位，對(duì)專門崗位和相關(guān)崗位都需要明確處置管理責(zé)任；三是建立廢舊物資處置獎(jiǎng)勵(lì)制度，對(duì)完成回收計(jì)劃任務(wù)和對(duì)廢舊物資實(shí)施有效利用的單位，按完成量和利用效益給予一定比例獎(jiǎng)勵(lì)。

5 完善物資管理信息系統(tǒng)，以信息流促進(jìn)物流

5.1 統(tǒng)一擴(kuò)展物資管理信息系統(tǒng)

統(tǒng)一各子公司物資管理信息系統(tǒng)，將系統(tǒng)擴(kuò)展至儲(chǔ)存一定數(shù)量物資的基層單位(包括各辦事處、管線管理站和調(diào)度車間等)，并開發(fā)物資管理中心的專用功能模塊，以實(shí)現(xiàn)物資管理信息平臺(tái)的全覆蓋，實(shí)現(xiàn)物資管理賬務(wù)工作的統(tǒng)一化。

5.2 將系統(tǒng)前伸至供應(yīng)商，后延至用料單位

可以考慮將物資管理信息系統(tǒng)向前延伸至各主要供應(yīng)商，實(shí)現(xiàn)詢價(jià)、招標(biāo)邀請(qǐng)和采購合同等的直接信息交互。還可以考慮將物資管理信息系統(tǒng)向后延伸至施工用料單位，實(shí)現(xiàn)材料領(lǐng)用、賬款結(jié)算等的直接信息交互。

運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)替代電話和傳真，達(dá)到采購供應(yīng)費(fèi)用降低、信息數(shù)據(jù)及時(shí)交互，實(shí)現(xiàn)信息鏈的全貫通。

強(qiáng)化外部采購管理、內(nèi)部精細(xì)管理及其在生產(chǎn)中的延伸管理，實(shí)現(xiàn)物流、業(yè)務(wù)流、資金流、信息流的“四流合一”，達(dá)成物資采購供應(yīng)的規(guī)?；⒓s化，形成一個(gè)統(tǒng)一、規(guī)范、高效的物資管理體系，設(shè)想的物資管理中心可助力燃?xì)饧瘓F(tuán)成為國內(nèi)同行業(yè)領(lǐng)先的系統(tǒng)能源服務(wù)商。

Thinking of Establishing Materials Management Center of Shanghai Gas Group

North Shanghai Gas Business Co., Ltd. Shen Guodong

The paper puts forward the idea of establishing materials center of Shanghai Gas Group to integrate and optimize the existing inefficiency materials management system, and provides the concrete methods as well. Keywords: gas enterprise, materials management, integrate, strengthen