高校圖書館期刊采購招標策略

孫圣迪 趙 莉

（1.吉林大學珠海學院 圖書館，廣東 珠海 519041；2吉林大學 圖書館，吉林 長春 130012）

圖書館期刊資源建設是長期連續(xù)逐漸積累的。由于國家采購法和招標投標法的頒布和實施，大多數高校根據本校情況相繼制定出本校的招標采購政策，成立了專門的采購招標管理部門。高校圖書館在文獻資源的采購中也隨之實施了招標采購方法，將高校圖書館文獻資源采購工作正式納入到學校的整體采購管理監(jiān)督中，規(guī)范了圖書館文獻資源采購招標和供應商的投標行為，是提高高校圖書館資源采集質量的有效措施。

1 期刊采購招標的內涵

1.1 摒棄供應商壟斷，節(jié)省購刊經費

由于期刊載體具有的特殊屬性，期刊供貨商總是憑借其在發(fā)行中的渠道優(yōu)勢，進行壟斷經營。如期刊的獨家代理商及一家壟斷等。在很多情況下期刊的價格和服務都是由期刊供應商定的。一些較大的期刊供應商在制訂訂購合同時，只單方面的約束圖書館，很少涉及自身應履行的責任和義務，如發(fā)刊的時間和方式、缺失期刊的賠償等問題。因此，期刊招標采購在圖書館采集期刊中確實是一種有效的方法，既打破了大公司的壟斷經營，有利于提高供應商的服務效益，使各書商在有序的競爭中提供價格的優(yōu)惠和有效的服務，也使圖書館能節(jié)省經費，實現(xiàn)投入產出最大化。

1.2 不斷規(guī)范市場競爭，促進行業(yè)清廉

由于期刊資源具有內容新穎、信息含量大、傳播速度快等特點，已成為高校讀者教學和科研的主要參考文獻。目前，一般高校圖書館每年期刊資源的訂購費用是幾十萬，有的甚至是幾百萬。利用采購招標的方式，由學校各職能部門共同參與，紀檢部門嚴格監(jiān)督。采購的透明度增加了，期刊采購中拿到的折扣，攤在桌面上、寫進合同里，體現(xiàn)了市場競爭中“公開、公平、公正”和誠實信用原則，圖書館的期刊采購工作也進入規(guī)范性的良性運作，在一定程度上避免了書商間盲目“殺價”而產生的不良經營，使圖書館與書商互惠互利。

1.3 加大期刊加工的附加功能，減輕期刊人員工作強度

期刊出版發(fā)行業(yè)的不斷競爭，使一些實力雄厚的供應商提高服務質量。在期刊采購招標中，對其供應商可提出一些配套方面的服務要求，而供應商為了獲得訂單，往往加大服務力度，增加期刊加工功能，如蓋館藏章、貼防盜磁條和書標、免費提供所采期刊數據編目等。實現(xiàn)提供期刊目錄、發(fā)訂迅速、送刊及時的一站式服務，減少圖書館在這方面投入的資金和人力，也減輕期刊工作人員的工作強度，有利于期刊工作人員開展深層次的工作。

2 期刊采購招標的形式及程序

2.1 期刊采購招標的不同形式

期刊采購招標的標準不同，其形式各異。常見的有邀請招標、公開招標、單一來源、競爭性談判和詢價采購等多種形式。高校圖書館在采購中文期刊時，由于市場經濟條件，加上一些期刊發(fā)行商（如北京國家圖書館和武漢三新書業(yè)、北京人天等）瓦解了郵局長期以來發(fā)行期刊的壟斷局面，發(fā)行渠道加大，所以一般都采取公開招標的方式。在采購外文期刊時，因需國家新聞出版總署授權，有進口外文原版期刊權的公司較少，只有“中國教育圖書進出口公司”、“中國圖書進出口（集團）總公司”和“北京中科進出口有限責任公司”等幾家，所以在采購中一般采取邀標的方式。而對于外文版權期刊的采購，因是國家出版授權的獨家代理，一般都是采取單一來源招標采購的方式。

2.2 期刊采購招標程序

通常，一個比較規(guī)范及完整的期刊采購招標程序如下：（1）圖書館提出采購項目，報請學校采購部門備案。（2）采購部門負責審定和修改采購招標書，確定采購招標時間和程序以及該項目的招標組成人員。一般高校都是由采購部門召集，財務、審計、監(jiān)察、圖書館領導、國有資產管理等部門人員共同參加組成評標工作組。（3）評標工作組負責審定和評議投標書商的資質、業(yè)績、價格、信譽及服務等綜合情況。（4）確定期刊供應商。

3 編撰期刊招標采購書

期刊采購招標書是投標和評標的主要依據，內容由學校采購部門統(tǒng)一編制期刊采購招標書。包括：招標項目和要求、投標人資格審核、投標報價要求、評標標準以及簽訂合同時的主要條款等。合同條款具體有以下4點：（1）給供應商的邀請函。（2）投標說明。進一步說明和規(guī)定投標書商的內容。如標書的編寫要求、采購項目的評審標準、定標的原則和評標方法等。（3）標書的編寫。這是期刊招標要求的說明，如期刊的供貨形式、期刊配套服務、期刊價格折扣以及書商違約需承擔的責任等。（4）合同主要條款的擬定。是從法律的角度對招投標雙方行為進行約束，提供權利保障，一般包括的條款有：期刊訂到的比例、價格及付款方式、送貨地點、驗收標準、售后服務以及違約責任等。主要條款要求詳細、科學和嚴謹，符合有關法律并避免發(fā)生糾紛。

4 開標、評標、定標流程

（1）學校期刊采購工作組人員在規(guī)定的時間和地點公開開標，宣布招標程序和評標原則；（2）各投標商分別介紹各自的投標情況；（3）采購工作組根據招標的具體要求和投標商的情況認真和嚴格地進行評議；（4）評標專家依照各項評分標準分別打分，綜合打分結果確定中標書商。

5 通知中標商并簽訂合同

中標書商評定后，學校采購部門及時將中標結果通知中標商和所有未中標的投標商。規(guī)定中標商應在中標通知書下發(fā)之日起30日內按照中標通知書上指定的時間、地點，按招投標書內容要求與采購部門簽訂期刊采購的書面合同。

6 現(xiàn)存的問題與對策

期刊采購通過招標的形式，其目的就是使圖書館投入和產出達到最優(yōu)比，既在價格和服務上獲得最優(yōu)化。因為期刊采購在總體上要求應具有一定的連續(xù)性、完整性和系統(tǒng)性，特別是能及時提供閱覽服務的需求，所以期刊是否訂到和到貨是否及時顯得尤為重要。現(xiàn)階段期刊已經采取招標采購的圖書館，普遍仍存在有以下問題。

6.1 行業(yè)間盲目的競爭，其服務質量必然下降

書商間有序的競爭是良好服務的前提。從現(xiàn)階段圖書館期刊招標采購中看，招標過程較多地考慮價格折扣成最大的誤區(qū)之一，這也是導致書商間惡性競爭的根本所在。有些書商為了獲得訂單，以最低報價中標。因為不考慮自身的成本和實際承受能力，供應商必然在服務等其他方面力不從心。如一些專業(yè)性很強的期刊，因其出版發(fā)行量較低，只有較少的折扣空間，個別書商會以漏訂、停刊或訂不到為由來降低成本。而這類專業(yè)期刊一般都是學校重點學科領域需要的核心刊，館藏不全嚴重影響到讀者對這些期刊的利用，也必將導致圖書館服務質量和館藏期刊質量的降低。

6.2 招標過程缺乏有效的監(jiān)管機制

從目前期刊采購招標的全過程看，在監(jiān)管方面缺乏有效的監(jiān)管機制。如在評標過程中，評標專家只能根據書商提供的標書和介紹來判斷，對投標商的服務能力和信譽等方面很難做出審查，更難判斷投標商的承諾能否踐行。對于中標的個別書商是否兌現(xiàn)承諾，自然就成了圖書館與供應商的事。

6.3 書商的服務承諾和違約責任

期刊由于內容新、傳播速度快且信息含量大而備受讀者的歡迎，是高校教學和科研的主要參考文獻。因此，訂購期刊質量的好壞不但直接影響到館藏期刊質量，更影響到學校教學科研工作。尤其是價格昂貴的外文期刊，一旦出現(xiàn)缺刊或漏訂等問題，會給圖書館造成極大的損失。因此，在期刊采購招標中，應特別注意將服務承諾內容和違約責任以書面合同的形式記錄下來，明確責任權利關系，詳細規(guī)定違約補救措施。

7 應對策略

細化具體評標方法和各項評分標準，為評標小組專家提供參考。以中文期刊為例，標準如下：

評標項目，包括評標值、評標項目及分值、評標說明、得分四項。

（1）資質（35 分）。 1）注冊資金：＞500 萬元（10 分）；＞300 萬元（5 分）；＜300 萬元（0 分）。 2）商務網站：功能完善、性能穩(wěn)定（5分）；無專業(yè)商務網站（0分）。3）財務狀況：財務狀況良好（5分）；財務狀況一般（3分）；財務狀況差（0分）。4）采購能力：及時提供刊目及價格（15分）；提供部分刊目及價格（10分）。

（2）服務（35 分）。 1）訂到率：98%以上（10 分）；92%以上（5分）；92%以下（0 分）。 2）到刊周期：7 天以內（10 分）；15 天以內（5分）；超過 20 天（0 分）。 3）送貨服務：專人免費送達（10 分）；郵寄送達（5 分）。 4）同行評議：第一名（5 分）；第二名（3 分）；第三名（1 分）。

（3）投標報價（30分）：折扣率正常刊價 20%以上（20分）；正常刊價20%以下（10分）。

總之，高校圖書館實行期刊采購招標制，從實踐看既能節(jié)省人力物力和財力、提高采購質量，又能規(guī)范行業(yè)和市場。隨著招標采購機制的建立和完善，高校圖書館在期刊招標采購中必將更為成熟和規(guī)范，從而不斷加強高校圖書館的期刊資源建設。