企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備檔案管理策略研究

李淑芳，劉 英

(1.山東理工大學(xué)檔案館，山東淄博255049；2.山東理工大學(xué)人事處，山東淄博255049)

引進(jìn)項(xiàng)目是目前多數(shù)國(guó)家在國(guó)際貿(mào)易中相互引進(jìn)技術(shù)設(shè)備，促進(jìn)技術(shù)進(jìn)步, 提高經(jīng)濟(jì)效益所普遍采用的重要形式之一。利用外資，引進(jìn)技術(shù)是大開放戰(zhàn)略的具體體現(xiàn)。我國(guó)自2001年12月11日，正式成為WTO成員國(guó)，經(jīng)濟(jì)逐步融入世界經(jīng)濟(jì)體系之中以來(lái)，國(guó)有企業(yè)從國(guó)外引進(jìn)的項(xiàng)目越來(lái)越多，促進(jìn)了我國(guó)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展。引進(jìn)項(xiàng)目中引進(jìn)的進(jìn)口設(shè)備是將其從存在的地方轉(zhuǎn)移到需要使用的地方，是科學(xué)知識(shí)的系統(tǒng)轉(zhuǎn)移過(guò)程。

檔案作為涉及信息、知識(shí)、專利等內(nèi)容的一種軟件產(chǎn)品，它的完整、準(zhǔn)確程度是衡量企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目工作效益的標(biāo)準(zhǔn)之一。引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備檔案是合作雙方在當(dāng)前及今后一段時(shí)間內(nèi)工作運(yùn)轉(zhuǎn)的重要依據(jù)，從另一個(gè)側(cè)面也能反映出一個(gè)國(guó)家、一個(gè)地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的規(guī)模和速度。所以，只有將引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備原始檔案收集齊全，規(guī)范化管理，才能更好地提供利用價(jià)值，長(zhǎng)久地發(fā)揮設(shè)備的經(jīng)濟(jì)效益，加速企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)。

一、企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備檔案的概念和作用

(一)引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備檔案的概念

引進(jìn)設(shè)備檔案是企業(yè)在引進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)行的全過(guò)程中伴隨設(shè)備而產(chǎn)生，并跟隨設(shè)備的整個(gè)使用壽命周期，收集、記錄、積累，按照歸檔制度作為真實(shí)的歷史記錄集中保管起來(lái)的具有保存價(jià)值的文書材料和技術(shù)文件。整個(gè)項(xiàng)目引進(jìn)工作主要包含三個(gè)階段。前期立項(xiàng)階段的檔案資料主要包括項(xiàng)目建議書及批復(fù)，可行性研究報(bào)告，出國(guó)考察和設(shè)計(jì)審查材料，技術(shù)改造方案，與外商技術(shù)交流、談判、簽約的合同、信函、會(huì)議記錄，商檢材料等。安裝試產(chǎn)階段的檔案資料主要包括設(shè)備安裝使用圖紙，使用說(shuō)明書，維修手冊(cè)，設(shè)備運(yùn)行、檢修記錄等與設(shè)備共存的隨機(jī)技術(shù)資料。改進(jìn)提高階段的檔案資料主要包括檢驗(yàn)與標(biāo)準(zhǔn)，生產(chǎn)工藝設(shè)計(jì)，材料配方，測(cè)試與檢修方法，生產(chǎn)管理等方面的技術(shù)資料。引進(jìn)設(shè)備的同時(shí)，雙方就有關(guān)引進(jìn)該設(shè)備的事宜要簽訂合同，合同檔案包括交接驗(yàn)收、合同生效時(shí)間、價(jià)格、交貨與支付條件、付款單據(jù)、索賠條款、仲裁、稅費(fèi)、技術(shù)培訓(xùn)等。這些技術(shù)資料與項(xiàng)目前期形成的可行性論證、項(xiàng)目鑒定、批復(fù)文件，以及合同檔案相互依存，相互滲透，相互聯(lián)系，相互作用，缺一不可,[1]是引進(jìn)項(xiàng)目的核心材料。

(二)引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備檔案的作用

企業(yè)引進(jìn)的任何一個(gè)技術(shù)項(xiàng)目，都有對(duì)應(yīng)的設(shè)備引進(jìn)，設(shè)備檔案伴隨著設(shè)備生命周期的全過(guò)程，所以具有長(zhǎng)期的保存價(jià)值。設(shè)備檔案作為硬件技術(shù)，它的作用主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。

1.充分利用檔案資料進(jìn)行分析研究，避免在安裝調(diào)試過(guò)程中的重復(fù)勞動(dòng),有效節(jié)約時(shí)間和人力物力財(cái)力。

2.依據(jù)設(shè)備檔案資料加強(qiáng)科學(xué)管理，在生產(chǎn)過(guò)程中作為設(shè)備維修、技術(shù)更新和改造的依據(jù)。

3.通過(guò)技術(shù)交流，掌握設(shè)備故障發(fā)生的規(guī)律，便于排除故障，確保安全生產(chǎn)。

4.能夠保證企業(yè)科研的連續(xù)性，不會(huì)因?yàn)槠髽I(yè)的機(jī)構(gòu)和人員調(diào)整而中斷。

5.在涉外事務(wù)中具有重要的現(xiàn)實(shí)憑證作用，作為軟件技術(shù)的合同檔案在對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易往來(lái)中起到維護(hù)企業(yè)權(quán)益的重要作用。

6.引進(jìn)設(shè)備檔案不僅是引進(jìn)科學(xué)技術(shù)的一種存儲(chǔ)形式，同時(shí)也是企業(yè)在科研、生產(chǎn)技術(shù)改造、提高生產(chǎn)力水平等方面所必需的基礎(chǔ)工作，是保持設(shè)備在生產(chǎn)過(guò)程中高效率運(yùn)行的技術(shù)保障。因此，就設(shè)備檔案的性質(zhì)而言，它兼有文書檔案和科技檔案的雙重性。[2]

二、引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

(一)企業(yè)設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀

目前，對(duì)引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備檔案比較重視的企業(yè)，能夠設(shè)立專門的科技檔案室，配備專職檔案人員，并在項(xiàng)目前期就介入檔案的收集和管理，結(jié)合引進(jìn)技術(shù)設(shè)備檔案的特點(diǎn),進(jìn)行系統(tǒng)地分類，科學(xué)地組卷，高質(zhì)量地編目，有序地排列。引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備檔案資料的歸檔率高、利用效率高，為企業(yè)引進(jìn)設(shè)備，引進(jìn)技術(shù),不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量起到了一定的作用。

多數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于引進(jìn)項(xiàng)目關(guān)注度較高，但對(duì)設(shè)備檔案管理普遍重視程度不夠，其設(shè)備管理模式在一定程度上受到傳統(tǒng)管理模式的束縛和影響，尚未完全適應(yīng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的需要。仍存在許多問(wèn)題。[3]因而在項(xiàng)目進(jìn)展中，由于設(shè)備檔案缺乏科學(xué)整理，造成技術(shù)資料不完整，或者類目不清，無(wú)法科學(xué)地保管和統(tǒng)計(jì)，更不能迅速合理地利用。加之部分技術(shù)人員掌握技術(shù)要領(lǐng)不系統(tǒng)、不規(guī)范、使用不當(dāng)，致使一些引進(jìn)設(shè)備無(wú)法很好運(yùn)轉(zhuǎn)，有的被閑置庫(kù)存，甚至損壞報(bào)廢，給國(guó)家和企業(yè)造成了嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

(二)問(wèn)題的成因

1.有些企業(yè)沒(méi)有設(shè)立專門的科技檔案室，檔案管理制度不健全，設(shè)備檔案缺乏科學(xué)性的專業(yè)化集中統(tǒng)一管理。有的單位把項(xiàng)目前期形成的論證報(bào)告、項(xiàng)目設(shè)計(jì)書、項(xiàng)目批準(zhǔn)書、立項(xiàng)批復(fù)文件等文書檔案歸入上級(jí)行政部門，設(shè)備檔案則被隨意掛靠給一個(gè)從屬單位管理，引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備檔案資料連最起碼的齊全與完整性都無(wú)法保證，更談不上規(guī)范化、科學(xué)化管理。

2.很多企業(yè)的檔案管理人員還是以一種靜態(tài)的方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，設(shè)備檔案管理存在滯后性，造成了很多重要設(shè)備檔案資料歸檔后沒(méi)有系統(tǒng)性，不符合引進(jìn)設(shè)備檔案管理具有動(dòng)態(tài)性、補(bǔ)充性的特點(diǎn)和標(biāo)準(zhǔn)。甚至有的資料與設(shè)備本身脫節(jié)，比如設(shè)備安裝記錄不完整，數(shù)量不等，或者計(jì)量單位不規(guī)范，不能準(zhǔn)確有效地反映出設(shè)備的基本數(shù)據(jù)。特別是檔案管理人員進(jìn)行變更調(diào)整后，致使企業(yè)對(duì)復(fù)雜的設(shè)備檔案管理工作難以進(jìn)行處理，也對(duì)日后的檔案利用、設(shè)備更新、索賠等工作造成了很大的困難。

3.多數(shù)企業(yè)負(fù)責(zé)設(shè)備檔案管理的人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的訓(xùn)練，檔案意識(shí)不強(qiáng)。對(duì)設(shè)備檔案的收集和管理過(guò)程不熟悉，歸檔、編目、立卷不規(guī)范，因而不能準(zhǔn)確、高效地提供利用。

4.企業(yè)檔案人員沒(méi)有在項(xiàng)目前期介入檔案的收集和管理，失去了引進(jìn)設(shè)備檔案的前期管理，致使有些設(shè)備在后期的項(xiàng)目進(jìn)行中才發(fā)現(xiàn)有的與圖紙不符，有的圖紙上有零配件而設(shè)備本身卻沒(méi)有，有的說(shuō)明書與實(shí)際操作情況不符，等等。造成安裝、試產(chǎn)中、以及后期維護(hù)的困難。

5.由于引進(jìn)工程項(xiàng)目周期長(zhǎng)，特別是一些對(duì)應(yīng)的外文技術(shù)資料沒(méi)有及時(shí)翻譯，或者翻譯不準(zhǔn)確，致使設(shè)備投產(chǎn)后不能及時(shí)運(yùn)用、消化。有的設(shè)備外文技術(shù)文件材料借出時(shí)間過(guò)長(zhǎng), 有丟失、刪節(jié)、破損現(xiàn)象，甚至有的技術(shù)人員把涉外文件材料據(jù)為己有。

6.受檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的局限,對(duì)跟蹤管理、積極開發(fā)利用引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備檔案,很少作進(jìn)一步研究，直接影響著引進(jìn)技術(shù)設(shè)備檔案在項(xiàng)目建設(shè)中實(shí)現(xiàn)價(jià)值的最大化。

三、如何對(duì)引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備檔案加強(qiáng)管理

為做好引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備檔案管理工作，檔案部門要從工程項(xiàng)目立項(xiàng)前期就介入接收、收集技術(shù)資料，將設(shè)備檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都程序化，一直到竣工、驗(yàn)收，實(shí)行全過(guò)程跟蹤管理。為加強(qiáng)對(duì)引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備檔案管理，筆者認(rèn)為應(yīng)采取如下應(yīng)對(duì)措施。

(一)制定引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備檔案的分階段收集方案

1. 立項(xiàng)階段。這部分內(nèi)容主要包括立項(xiàng)的專題報(bào)告、項(xiàng)目申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目設(shè)計(jì)書、項(xiàng)目批準(zhǔn)書、立項(xiàng)批復(fù)文件等。

2.簽約階段。從項(xiàng)目批準(zhǔn)到簽訂合同期間的所有活動(dòng)所形成的資料，包括談判紀(jì)要、技術(shù)座談、出國(guó)考察、委托書、協(xié)議書、確認(rèn)書、報(bào)價(jià)書、合同等文件材料(及其附件、批復(fù)文件)，以及與外商來(lái)往電函、外事活動(dòng)照片等。

3.交付使用階段。這是引進(jìn)項(xiàng)目合同實(shí)施的關(guān)鍵性階段, 是引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備檔案的核心，也是對(duì)引進(jìn)技術(shù)資料在數(shù)量和質(zhì)量上的驗(yàn)收和測(cè)試。賣方會(huì)提供設(shè)備安裝、使用操作說(shuō)明書及全套與設(shè)備共存的隨機(jī)文件、開箱記錄、裝箱單等一系列關(guān)于發(fā)貨的單據(jù)等。要在完全熟悉、消化引進(jìn)技術(shù)資料的基礎(chǔ)上，根據(jù)本企業(yè)的生產(chǎn)現(xiàn)狀,進(jìn)行合理的改造、更改，使引進(jìn)技術(shù)軟件合理轉(zhuǎn)化,以順利地適應(yīng)并運(yùn)用于生產(chǎn)。

4.安裝調(diào)試階段。此階段是現(xiàn)場(chǎng)收集檔案、設(shè)計(jì)圖紙、更改圖文資料的最重要階段。包括設(shè)備安裝調(diào)試資料，有關(guān)檢測(cè)數(shù)據(jù)，性能鑒定，驗(yàn)收記錄，索賠、分析評(píng)價(jià)材料等。這些也是今后設(shè)備保養(yǎng)、檢修、生產(chǎn)裝置改造、更新的基礎(chǔ)資料和依據(jù)。

5. 交接驗(yàn)收階段?？⒐よb定、驗(yàn)收形成的文件，有設(shè)備試產(chǎn)記錄，產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告，賣方提供的修改或補(bǔ)充資料，如考核產(chǎn)品測(cè)試、買賣雙方簽署的交接證書及文件等。企業(yè)提供的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告以及政府或有關(guān)部門批準(zhǔn)的中外雙方交接驗(yàn)收的主要依據(jù),也是對(duì)引進(jìn)設(shè)備的生產(chǎn)能力、質(zhì)量水平進(jìn)行綜合考核的有效憑證。

6. 其它應(yīng)歸檔的材料。如上級(jí)有關(guān)指示、決策、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、錄音、錄像、照片、圖表等。外文資料的翻譯原稿、翻譯整理件等。同時(shí)也包括設(shè)備引進(jìn)過(guò)程消化、改進(jìn)階段產(chǎn)生的對(duì)設(shè)備進(jìn)行必要的改進(jìn)、更新產(chǎn)生的文件材料。

上述6個(gè)階段是設(shè)備引進(jìn)過(guò)程中資料收集和歸檔的范圍，也是引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備檔案管理的重要基礎(chǔ)性工作，對(duì)于了解引進(jìn)項(xiàng)目全過(guò)程和日后生產(chǎn)運(yùn)行過(guò)程中處理可能發(fā)生的有關(guān)涉外糾紛都是極為重要的。

(二)設(shè)計(jì)科學(xué)規(guī)范的歸檔管理程序

引進(jìn)設(shè)備投入使用后，檔案專職人員收集齊全檔案材料，保持檔案的原始憑證作用和法律價(jià)值，這是引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備檔案管理工作的第一步。[4]在材料收集齊全的情況下，檔案管理人員要將這些檔案資料根據(jù)內(nèi)容、形式、載體的不同進(jìn)行梳理、分類。由于引進(jìn)過(guò)程中存在引進(jìn)的國(guó)度不同，引進(jìn)方式的不同，致使形成引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備檔案呈現(xiàn)多元性的特點(diǎn)。從引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備檔案文件材料形成的復(fù)雜性來(lái)看，有圖紙、外文譯稿、照片、光盤等不同的載體，具有形式的多樣性。引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備檔案從立項(xiàng)到驗(yàn)收投產(chǎn)，一般經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)的時(shí)間，各階段的實(shí)施中不斷的補(bǔ)充、更新，這樣形成的檔案內(nèi)容與數(shù)量都具有動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)。同時(shí)引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備檔案不同于一般的科技檔案，具有非成套性的特征。如何將這些繁雜無(wú)序的非成套性的隨機(jī)技術(shù)資料實(shí)行分類歸檔，高質(zhì)量地編目，有序地排列、組卷，建立原始檔案，這是引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備檔案管理的重要基礎(chǔ)工作。

1.歸檔、編目。根據(jù)設(shè)備檔案實(shí)體分類法，結(jié)合科技檔案管理的原則，歸檔可針對(duì)引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備檔案的特點(diǎn),采取必要的靈活手段?？傮w的目標(biāo)是要體現(xiàn)檔案價(jià)值，為近期和將來(lái)使用提供便利。具體在組卷中要盡量維護(hù)引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備檔案的系統(tǒng)性原則，按照設(shè)備檔案自然形成的規(guī)律和材料之間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)的梳理，使引進(jìn)設(shè)備的全部技術(shù)資料便于查找。科學(xué)的分類編號(hào)方法可以采取以下兩種方式，一是依據(jù)科技檔案的實(shí)體分類法，屬于文字材料，包括合同在內(nèi)，可歸入并存放在綜合類。如2013—SB11—1，屬于設(shè)備隨機(jī)技術(shù)資料可以按引進(jìn)的時(shí)間順序分類排列，編制檔號(hào)。又如2013—SB12—1，這里二級(jí)類目代號(hào)11表示綜合類，12表示設(shè)備隨機(jī)技術(shù)資料。二是按引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備的種類或型號(hào)編制,單獨(dú)設(shè)立二級(jí)類目進(jìn)行專題整理、編目,例如一級(jí)類目是引進(jìn)設(shè)備類,標(biāo)識(shí)采用引進(jìn)設(shè)備名稱的漢語(yǔ)拼音的首字母YJSB表示，二級(jí)類目代號(hào)的確定是根據(jù)設(shè)備的型號(hào)或種類,標(biāo)識(shí)采用雙位制阿拉伯?dāng)?shù)字表示,可以事先確定類別代碼每?jī)蓚€(gè)數(shù)字所代表的類別。例如11代表機(jī)械類設(shè)備，12代表電工電子類設(shè)備等等。又如一臺(tái)引進(jìn)的機(jī)械類設(shè)備檔案編號(hào)2013—YJSB—11—6，這個(gè)檔號(hào)表示，2013年引進(jìn)的第六臺(tái)機(jī)械類設(shè)備檔案的編號(hào)。這種編制方法能夠保持引進(jìn)項(xiàng)目檔案資料原有的系統(tǒng)性、完整性的特點(diǎn),利用起來(lái)更便捷。這種編制方法更適合規(guī)模大、資料多的引進(jìn)全套生產(chǎn)線裝置的設(shè)備。

2. 科學(xué)組卷。分類編號(hào)的方法確定后,將引進(jìn)項(xiàng)目過(guò)程中形成的設(shè)備管理性材料進(jìn)行合理排序，按問(wèn)題組卷。綜合文字材料按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度來(lái)排列。一般批復(fù)文件在前，請(qǐng)示在后；正文在前，底稿在后；有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。圖紙與文字材料組成一卷的，文字在前，圖紙?jiān)诤?。設(shè)備項(xiàng)目文件材料，應(yīng)將最能反映設(shè)備購(gòu)置概況的文件材料，如申購(gòu)報(bào)告、批復(fù)文件、論證文件、投資文件、定購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、索賠文件等整理組成案卷。其余按時(shí)間順序，如立項(xiàng)的專題報(bào)告、項(xiàng)目申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目設(shè)計(jì)書、設(shè)備開箱驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等材料放在前面。其余設(shè)備技術(shù)資料如設(shè)備安裝調(diào)試記錄及保修單、商檢證書、設(shè)備結(jié)構(gòu)原理圖、線路圖、操作手冊(cè)、說(shuō)明書等所有隨機(jī)文件按內(nèi)容的構(gòu)成、形成的特點(diǎn)、儀器設(shè)備的工作程序及重要程度依次系統(tǒng)排列，對(duì)號(hào)入座。形成以紙質(zhì)載體為主的檔案原始資料。

在對(duì)引進(jìn)設(shè)備項(xiàng)目檔案分類編目的同時(shí)也要注意保存國(guó)外原文資料的編號(hào),翻譯完成后的中英文檔案資料要及時(shí)編目，組成單獨(dú)的案卷，在案卷題名或卷內(nèi)目錄注明，也可編制一份《中英文資料對(duì)照編號(hào)表》,這樣既保持了國(guó)外非成套性資料的特點(diǎn),又符合國(guó)內(nèi)設(shè)備檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)提高檔案的查閱利用率都有重要的作用。

3. 確定保管期限。一般文件比如申請(qǐng)報(bào)告、計(jì)劃、請(qǐng)示與批復(fù)以及在引進(jìn)或購(gòu)置設(shè)備過(guò)程中有關(guān)的技術(shù)商務(wù)文件的保管期限是長(zhǎng)期；技術(shù)改造和開發(fā)過(guò)程形成的技術(shù)文件材料，重大事故的調(diào)查分析、處理意見以及設(shè)備說(shuō)明書及全套隨機(jī)文件材料與設(shè)備共存。

4. 歸檔驗(yàn)收。檔案部門根據(jù)設(shè)備檔案的規(guī)范管理進(jìn)行驗(yàn)收。(1)歸檔時(shí)間：一般設(shè)備檔案的歸檔時(shí)間為設(shè)備驗(yàn)收完畢投入使用后二個(gè)月，引進(jìn)設(shè)備為索賠期滿后二個(gè)月。管理性材料，應(yīng)在次年3月底前完成歸檔任務(wù)。(2)移交手續(xù)：移交檔案時(shí)，交接雙方當(dāng)面檢查，要有移交清冊(cè)，立卷人、接收人分別簽字。

5. 裝具統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。引進(jìn)項(xiàng)目的檔案整理按照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)立卷后，需經(jīng)項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人和技術(shù)負(fù)責(zé)人審閱，并在每卷檔案的備考表中簽名。選購(gòu)具有防塵、防蟲、防腐的無(wú)酸紙的檔案盒裝好編排上架。最后編制統(tǒng)一的檢索工具——案卷目錄。

6. 保證設(shè)備檔案的保管環(huán)境。檔案保管要有專用庫(kù)房并保持適當(dāng)溫濕度,對(duì)一些不宜長(zhǎng)時(shí)間暴露在光線下的檔案需要進(jìn)行防光處理。同時(shí)要具備防火、防潮、防盜等“十防”安全措施。

7. 建立計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。在以紙質(zhì)載體為主的檔案原始資料體系的基礎(chǔ)上，建立一個(gè)引進(jìn)項(xiàng)目檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理系統(tǒng)。中英文兩個(gè)版本是引進(jìn)設(shè)備檔案與其他檔案的主要不同之處，對(duì)外商提供的一些電子檔案文本要請(qǐng)懂專業(yè)的人員幫助整理、翻譯。賣方提供與紙質(zhì)對(duì)應(yīng)的兩套電子版圖紙，所有貫穿于儀器設(shè)備的申購(gòu)、驗(yàn)收、使用、改造、開發(fā)等各個(gè)管理環(huán)節(jié)形成的錄音、錄像、照片、圖表等各種載體的機(jī)讀文件要設(shè)置專門的保護(hù)措施，比如一些重要圖紙經(jīng)數(shù)字化處理，需要配備讀取軟硬件配置好的計(jì)算機(jī)，具體可以采用光盤形式作為設(shè)備檔案歸檔的載體。光盤的編號(hào)和紙質(zhì)檔案要對(duì)應(yīng)起來(lái)，在案卷題名中相互注明，便于查閱利用。在系統(tǒng)里可以根據(jù)密級(jí)設(shè)置利用權(quán)限，這樣有關(guān)科研人員可以隨時(shí)查詢利用，為以后方便快捷查找利用提供了可能，避免了原件的頻繁利用，也有效地保護(hù)了原始檔案資料。

(三)項(xiàng)目竣工后設(shè)備檔案的跟蹤管理及其利用服務(wù)

1. 建立嚴(yán)格的檔案查借閱制度。根據(jù)引進(jìn)設(shè)備在安裝和調(diào)試階段檔案使用頻次高的特點(diǎn)，不論是外方的還是中方的技術(shù)人員，使用設(shè)備檔案資料時(shí)都要辦理檔案借閱手續(xù)，避免資料遺失和損壞，并實(shí)行借閱檔案保管責(zé)任制。工作任務(wù)再急再忙也不能忽視了檔案的安全性和保密性。

2.拓展檔案功能、提高利用價(jià)值。項(xiàng)目竣工驗(yàn)收之后，這些設(shè)備就成了企業(yè)自己所有的寶貴資產(chǎn)，企業(yè)面臨著不僅僅是對(duì)引進(jìn)設(shè)備技術(shù)的掌握，而重要的是成功地利用和吸收引進(jìn)技術(shù)，根據(jù)本企業(yè)各種需要對(duì)原有的設(shè)備改進(jìn)、更新、發(fā)展。設(shè)備檔案自身不會(huì)如同設(shè)備一樣創(chuàng)造價(jià)值,但是通過(guò)對(duì)設(shè)備檔案的利用能夠提高設(shè)備的性能,這就是間接地讓設(shè)備檔案創(chuàng)造出了價(jià)值。[5]這就需要處理好設(shè)備檔案“管”和“用”的矛盾，拓展檔案功能，開發(fā)利用、推廣交流引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備檔案的成果，讓巨額外匯和昂貴代價(jià)換來(lái)的引進(jìn)技術(shù)設(shè)備最大限度地發(fā)揮效益。從而也真正體現(xiàn)了引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備檔案的利用價(jià)值。

3.跟蹤管理、優(yōu)質(zhì)服務(wù)。引進(jìn)設(shè)備技術(shù)工程項(xiàng)目一般周期長(zhǎng)，從立項(xiàng)到竣工投產(chǎn),短則半年，長(zhǎng)則數(shù)年，在后期設(shè)備檔案的作用尤為顯著。在引進(jìn)技術(shù)的消化和開發(fā)中，工程技術(shù)人員根據(jù)設(shè)備運(yùn)行記錄、檢修記錄等進(jìn)行綜合分析可制定合理的設(shè)備檢修周期，確定企業(yè)設(shè)備年檢計(jì)劃。同時(shí)對(duì)設(shè)備的改造和開發(fā)提供可靠依據(jù)。在產(chǎn)品性能、質(zhì)量得以保證的前提下，按最經(jīng)濟(jì)的方法核算、設(shè)計(jì)零部件，這樣可杜絕盲目采購(gòu)備品配件，減少浪費(fèi)，有效地利用資金。應(yīng)用推廣新技術(shù)，使設(shè)備的功能最大限度地發(fā)揮。檔案的收集歸檔是為日后設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)，所以要加強(qiáng)督促檢查，及時(shí)查漏補(bǔ)缺，隨時(shí)滿足技術(shù)人員對(duì)資料的利用需求。

綜上所述，引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，設(shè)備的運(yùn)轉(zhuǎn)就象征著企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展的規(guī)模和速度，企業(yè)引進(jìn)設(shè)備的構(gòu)造也更加精密和復(fù)雜，設(shè)備的管理、維護(hù)，以及吸收、消化的難度也進(jìn)一步加大，所以設(shè)備檔案管理工作需要得到企業(yè)高層的重視，同時(shí)要有相應(yīng)的規(guī)章制度保證，建立健全一套完善的引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備檔案管理制度，依靠科學(xué)規(guī)范的建檔理論、方法能使引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備檔案收集齊全，合理科學(xué)利用，跟蹤管理，才能保證引進(jìn)設(shè)備安全、穩(wěn)定、長(zhǎng)期、優(yōu)質(zhì)的運(yùn)行，使引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備檔案達(dá)到為企業(yè)創(chuàng)造更大經(jīng)濟(jì)效益的目的。

[1]申金山.對(duì)引進(jìn)設(shè)備檔案情況的調(diào)查[J].檔案管理， 1991，(4).

[2]張莉.設(shè)備檔案管理存在的問(wèn)題[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)， 2010，(12).

[3]劉亞洲，常軍.企業(yè)設(shè)備管理新思路探索[J].科技資訊，2011，(15).

[4]郭敬丹.引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備檔案要把好五關(guān)[J].檔案管理， 2002，(2).

[5]李助華.企業(yè)設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策分析[J].科技創(chuàng)業(yè)家，2013，(1).