淺議檔案管理信息化

趙立軍

摘 要：本文詳細地介紹了玉米種子貯藏管理技術(shù)的各項技術(shù)措施，供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；途徑措施

隨著社會的發(fā)展，經(jīng)濟、文化事業(yè)都在高速發(fā)展，檔案管理規(guī)范化也隨之受到人們的廣泛關(guān)注。人事檔案是企業(yè)員工信息的重要載體，全面記載員工基本情況，反映著員工個人經(jīng)歷、能力和德才綜合表現(xiàn)；是企業(yè)全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)，對單位和個人都有舉足輕重的作用。隨著社會的發(fā)展，經(jīng)濟文化社會和高等教育也隨之快速的發(fā)展，特別是信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案工作也隨之賦予更多的意義，不再是傳統(tǒng)的文件收集的作用，開始有了更廣闊的作用，檔案的傳統(tǒng)管理模式也要進行改革來適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的步伐，既面臨著機遇也面臨著挑戰(zhàn)。

1 檔案管理信息化的必要性

檔案安全管理在公司的管理建設(shè)中起著舉足輕重的作用，立檔單位、檔案館對館藏檔案資料和信息內(nèi)容采取有效保護措施，避免受到自然災(zāi)害或人為侵害，并使其處于安全狀態(tài)的管理工作，與公司各單位、各部門甚至是個人都息息相關(guān)，檔案安全管理問題是隨著公司的建立而產(chǎn)生的，也在公司的發(fā)展中不斷的發(fā)展進步，有著歷史的痕跡，是公司存在的歷史見證，在公司管理中提供做原始的資料保證，使管理得到更好的控制。在此特殊的情況下，檔案室歷史記錄的第一材料，在公司管理中有著無以比擬的重要性作用，同時也是公司發(fā)展中必不可少的重要環(huán)節(jié)，有利于促進公司管理的建設(shè)，促進公司的發(fā)展。檔案安全管理規(guī)范化有利于指導(dǎo)公司的工作進程，使公司管理建設(shè)連續(xù)有序的進行，也是公司管理工作的前提條件。

2 實現(xiàn)檔案管理信息化的具體措施

2.1 收集和歸檔 在公司中公司所有資料的收集，歸檔，然后將公司有價值的資料、有保存價值的資料經(jīng)過安全整理，確保在以后的工作活動資料不會丟失，確保資料的完整、準確，有利于公司工作的完好進行。

2.2 備份管理 公司各單位、各部門應(yīng)該有計劃的將自己有價值的資料、檔案進行備份管理或者放到公司的檔案庫保存。建立健全檔案歸檔制度，使檔案管理進行得安全、規(guī)范，在管理中要對檔案提供借閱登記，保證資料的安全，做到檔案的安全管理，為公司的發(fā)展做長遠的打算。

2.3 對檔案進行定期核查 需要檔案室管理的工作人員定期對檔案進行清點核對，是否符合檔案的原始記錄，做到萬無一失，機密資料不被盜取，保障公司的權(quán)益不受侵害。

2.4 對檔案進行定期修復(fù)完善 檔案特別是紙質(zhì)檔案，容易出現(xiàn)老化、破損、霉變等問題，這個時候就需要定期檢查，做到及時發(fā)現(xiàn)，及時修復(fù)完善，電子檔文件記得定期備份，電子檔案的儲存媒介要及時修檢。

2.5 安全存放 不同載體的、不同材質(zhì)的檔案應(yīng)按照其特殊的情況進行分門別類規(guī)范保存。電子檔案要注重儲存媒介的有效保存時間，紙質(zhì)檔案又要注意防霉防潮，需要對特殊載體檔案的進行特殊存放，根據(jù)其特性和要求，安全、規(guī)范、合理存放。

2.6 珍貴、有價值的檔案的保管 公司建立相應(yīng)的檔案室，對珍貴、有價值的檔案進行特殊保存，可以放到檔案室或者遞交別的地方進行保管，同時進行備份，對原件進行保存，復(fù)印件拿來使用，保障原始文件的安全，真正保障公司的安全。

3 檔案管理信息化建設(shè)途徑

3.1增強檔案管理現(xiàn)代化意識 檔案管理現(xiàn)代化首要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護和管理設(shè)施，不能稱其檔案管理現(xiàn)代化。在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進步和科學(xué)管理的觀念，建立和時代合拍的檔案意識，切實轉(zhuǎn)變計劃經(jīng)濟時代的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現(xiàn)檔案管理的被動式服務(wù)為主動式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式服務(wù)，使檔案工作更好適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展的需要。

3.2 加快硬件設(shè)施建設(shè) 要及時配備檔案管理現(xiàn)代化所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。檔案部門充分利用存有大量檔案資源的優(yōu)勢，重點加強檔案的提供利用工作，及時開發(fā)出豐富的檔案信息以滿足社會各界的需要，將各類檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟利益。而現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案部門的廣泛運用，又將為檔案工作注入新的活力，將及大地提高檔案利用工作的水平，創(chuàng)造出更為可觀的社會效益和經(jīng)濟效益，為檔案工作現(xiàn)代化的發(fā)展提供有力保證。

3.3 建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍 檔案管理人員隊伍建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。提高檔案管理人員的信息化意識，信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強化自我學(xué)習(xí)意識，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理部門應(yīng)有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識。endprint